การฝึกอบรมออนไลน์ส่วนใหญ่มีปัญหาที่มองไม่เห็นอยู่ประการหนึ่ง คือ ผู้เข้าร่วมมาเข้าร่วมโดยปิดกล้อง ปิดเสียง และใจไม่จดจ่ออยู่กับเรื่องอื่น
คุณส่งเนื้อหาไปแล้ว คุณถามว่าทุกคนติดตามอยู่หรือเปล่า ความเงียบเข้ามา มีเพียงคำว่า "ใช่" อย่างสุภาพในแชท และคุณก็ไม่รู้เลยว่าเนื้อหานั้นได้ผลหรือไม่
ต้นทุนนั้นสามารถวัดได้: งานวิจัย AhaSlides ผลการศึกษาพบว่า 66.1% ของผู้เชี่ยวชาญระบุว่า การถูกรบกวนสมาธิลดประสิทธิภาพในการจดจำข้อมูล และ 63.3% รายงานว่าส่งผลให้ผลการเรียนรู้ลดลง
คู่มือนี้ครอบคลุมแนวทางปฏิบัติเฉพาะ 20 ข้อที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาและฝึกอบรม (L&D) และผู้ฝึกอบรมในองค์กรสามารถนำไปใช้เพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบดังกล่าว ตั้งแต่การเตรียมการก่อนการอบรมไปจนถึงการวัดผล
💡เคล็ดลับด่วน: ใช้สิ่งเหล่านี้ เคล็ดลับห้าข้อที่นำไปใช้ได้จริง สำหรับการฝึกอบรมเสมือนจริงแบบโต้ตอบสำหรับทีมของคุณ
การฝึกอบรมเสมือนจริงคืออะไรกันแน่
การฝึกอบรมเสมือนจริงคือการเรียนรู้ที่นำโดยผู้สอน ซึ่งดำเนินการแบบสดๆ ผ่านการประชุมทางวิดีโอ โดยที่ผู้สอนและผู้เข้าร่วมเชื่อมต่อกันจากระยะไกลแบบเรียลไทม์ ไม่เหมือนกับการเรียนรู้ด้วยตนเองผ่านระบบออนไลน์
ความแตกต่างนี้มีความสำคัญ การฝึกอบรมเสมือนจริงยังคงรักษาปฏิสัมพันธ์แบบเรียลไทม์ของการเรียนการสอนในห้องเรียนไว้ เช่น การถามตอบสด การอภิปรายกลุ่ม การฝึกฝนทักษะ และการให้ข้อเสนอแนะทันที สิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปคือสื่อในการส่งมอบ และสื่อนั้นก็ก่อให้เกิดความท้าทายเฉพาะที่ต้องการการตอบสนองเฉพาะเจาะจง
สำหรับทีมพัฒนาและฝึกอบรมส่วนใหญ่ การฝึกอบรมเสมือนจริงจะดำเนินการผ่าน Zoom Microsoft Teamsหรือ Google Meet พร้อมเครื่องมือเสริมที่ช่วยจัดการโพล กระดานไวท์บอร์ด และการตอบรับจากผู้ชม
เหตุใดองค์กรต่างๆ จึงยังคงใช้การฝึกอบรมออนไลน์ต่อไปแม้หลังจากการแพร่ระบาดสิ้นสุดลงแล้ว
การระบาดใหญ่เร่งให้เกิดการนำไปใช้ แต่ข้อโต้แย้งเรื่องต้นทุนและขนาดทำให้การนำไปใช้ยังคงอยู่ในระดับเดิม
ในแง่ของต้นทุนนั้นเข้าใจง่าย การลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง ค่าเช่าสถานที่ และสื่อสิ่งพิมพ์ จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมต่อหัวได้อย่างมาก สำหรับองค์กรที่ฝึกอบรมพนักงานหลายร้อยหรือหลายพันคนต่อปี ความแตกต่างนี้จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
ขนาดของสินค้าเป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่ง ผู้ฝึกสอนที่สามารถให้ความรู้แก่ผู้เรียน 30 คนในห้องเรียน สามารถให้ความรู้แก่ผู้เรียน 300 คนในการอบรมออนไลน์ได้โดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนหรือความพยายามในสัดส่วนที่มากขึ้นสำหรับการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และการพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับพนักงานที่กระจายตัวอยู่ตามสถานที่ต่างๆ การจัดอบรมผ่านระบบออนไลน์นั้นมีความเหมาะสมและใช้งานได้จริงมากกว่าวิธีการแบบดั้งเดิม
ความยืดหยุ่นก็สำคัญเช่นกัน ผู้เข้าร่วมที่อยู่ในเขตเวลาต่างกัน สำนักงานต่างกัน หรือตารางการทำงานต่างกัน สามารถเข้าถึงการประชุมเดียวกันได้ การบันทึกการประชุมช่วยขยายขอบเขตการเข้าถึงให้กว้างขึ้นไปอีก: ผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมสดได้สามารถรับชมย้อนหลังได้ และเนื้อหาจะกลายเป็นทรัพย์สินที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ แทนที่จะเป็นเพียงกิจกรรมครั้งเดียว
ข้อเสียคือ การนำเสนอผ่านช่องทางออนไลน์นั้นทำได้ยากกว่าในการสร้างความน่าสนใจ ซึ่งเป็นปัญหาที่คู่มือนี้จะกล่าวถึง
ความท้าทายที่พบได้ทั่วไปและวิธีรับมือ
ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดจากการสอนในห้องเรียนคือ การไม่มีการปรากฏตัวทางกายภาพและการใช้ภาษากาย วิดีโอคุณภาพสูง การเปิดกล้องเป็นประจำ และการตรวจสอบความเข้าใจบ่อยครั้ง ช่วยชดเชยสิ่งที่อ่านไม่ออกในห้องเรียนได้
สิ่งรบกวนทั้งที่บ้านและที่ทำงานเป็นสิ่งที่คาดเดาได้ การกำหนดบรรทัดฐานการมีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้น การจัดให้มีช่วงพักเป็นประจำ และการใช้กิจกรรมที่ต้องอาศัยการตอบสนองอย่างกระตือรือร้นมากกว่าการฟังอย่างเฉยๆ ล้วนช่วยลดแรงดึงดูดของความสนใจที่แย่งชิงไปได้
ปัญหาทางเทคนิคย่อมเกิดขึ้นได้ การทดสอบทุกอย่างล่วงหน้า 48 ชั่วโมงก่อนเริ่มการประชุม การวางแผนสำรองสำหรับองค์ประกอบแบบโต้ตอบแต่ละส่วน และการเตรียมวิธีการติดต่อสำรองไว้ จะช่วยให้ปัญหาทางเทคนิคกลายเป็นเพียงความล่าช้าเล็กน้อย แทนที่จะทำให้การประชุมต้องหยุดชะงัก
การมีส่วนร่วมต่ำมักเป็นปัญหาเชิงโครงสร้าง ไม่ใช่ปัญหาด้านแรงจูงใจ การเพิ่มช่วงเวลาโต้ตอบทุกๆ 10 นาที แทนที่จะเป็นทุกๆ 45 นาที จะเปลี่ยนค่าเริ่มต้นจากแบบรับฟังเป็นแบบมีส่วนร่วม
การจัดการสนทนากลุ่มใหญ่ผ่านระบบออนไลน์ทำได้ยาก การใช้ห้องย่อยที่มีการกำหนดงานและบทบาทที่ชัดเจนจะให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าการสนทนาแบบเปิดที่มีคน 20 คนและปุ่มเปิดปิดเสียงเพียงปุ่มเดียว
ความเหนื่อยล้าจากการจดจ่อเกิดขึ้นได้เร็วกว่าในระบบออนไลน์เมื่อเทียบกับการเรียนแบบตัวต่อตัว การจำกัดเวลาเรียนไว้ที่ 90 นาที และแบ่งเนื้อหาที่ยาวกว่าออกเป็นหลายช่วงเรียนสั้นๆ ไม่ใช่การประนีประนอม แต่เป็นการออกแบบการเรียนการสอนที่ดีกว่า
การเตรียมตัวก่อนการประชุม
1. ผู้เข้าร่วมควรเรียนรู้การใช้งานแพลตฟอร์มให้ชำนาญก่อนเข้าสู่ระบบ
ความผิดพลาดบนแพลตฟอร์มจะบั่นทอนความน่าเชื่อถือของผู้ฝึกสอนอย่างรวดเร็ว ควรทำการซ้อมใหญ่บนแพลตฟอร์มจริงอย่างน้อยสองครั้งก่อนเริ่มการสอน ทดสอบทุกองค์ประกอบแบบโต้ตอบ ทุกการฝังวิดีโอ และทุกการเปลี่ยนภาพ เตรียมคู่มือการแก้ไขปัญหาแบบหน้าเดียวสำหรับข้อผิดพลาดทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นได้มากที่สุดห้าประการไว้ระหว่างการสอน
การศึกษาวิจัยของ ResearchGate เกี่ยวกับการฝึกอบรมออนไลน์พบว่าความยากลำบากทางเทคนิคระหว่างการสอนทำให้มีอัตราการลาออกสูงขึ้นและลดการถ่ายทอดความรู้ [1]
2. ลงทุนในอุปกรณ์ที่ไม่ก่อให้เกิดความขัดแย้งกับคุณ
คุณภาพเสียงที่ไม่ดีเป็นสาเหตุที่ทำให้ผู้เข้าร่วมห้องประชุมเสมือนจริงหมดความสนใจได้เร็วที่สุด ผู้เข้าร่วมจะทนดูวิดีโอที่ไม่ชัดได้นานกว่าเสียงที่กระตุกเสียอีก
อุปกรณ์ขั้นต่ำสำหรับการนำเสนอแบบมืออาชีพ: เว็บแคมความละเอียด 1080p ที่วางในระดับสายตา ชุดหูฟังหรือไมโครโฟนภายนอกที่มีระบบตัดเสียงรบกวน การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแบบใช้สายที่เสถียรพร้อมฮอตสปอตมือถือเป็นตัวสำรอง และพื้นที่ที่มีแสงสว่างเพียงพอโดยให้แหล่งกำเนิดแสงอยู่ด้านหน้าคุณ ไม่ใช่ด้านหลัง การเพิ่มจอภาพหรืออุปกรณ์ตรวจสอบการสนทนาและปฏิกิริยาของผู้เข้าร่วมโดยไม่ต้องสลับหน้าต่างเป็นสิ่งที่ควรพิจารณาหากคุณจัดเซสชันเป็นประจำ
คุณภาพเสียงสำคัญที่สุด ผู้เข้าร่วมจะทนกับวิดีโอที่คุณภาพต่ำเล็กน้อยได้นานกว่าเสียงที่กระตุกหรือมีเสียงสะท้อน หากคุณต้องเลือกว่าจะลงทุนกับอะไร ควรลงทุนกับไมโครโฟน
3. ส่งเอกสารเตรียมความพร้อมก่อนการเรียนการสอน เพื่อกระตุ้นการเรียนรู้
การสร้างความมีส่วนร่วมสามารถเริ่มต้นได้ก่อนที่ใครจะล็อกอินเข้ามา การสำรวจความคิดเห็นสั้นๆ ก่อนเริ่มการประชุม โดยขอให้ผู้เข้าร่วมประเมินระดับความมั่นใจในหัวข้อนั้นๆ จะเป็นข้อมูลพื้นฐานและกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมคิดเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าวล่วงหน้า
ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ วิดีโออธิบายการใช้งานแพลตฟอร์มความยาวสองนาที คำถามสะท้อนความคิดเพียงข้อเดียวที่ส่งทางอีเมล หรือบทอ่านสั้นๆ ที่ช่วยให้กลุ่มมีคำศัพท์ร่วมกัน
4. จัดทำแผนการประชุมโดยคำนึงถึงเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น
แผนการดำเนินงานเป็นแผนที่แสดงรายละเอียดแบบนาทีต่อนาที ซึ่งบอกคุณว่าส่วนต่อไปคืออะไร กิจกรรมที่วางแผนไว้คืออะไร และคุณควรทำอย่างไรหากการดำเนินงานใช้เวลานานเกินไปหรือเทคโนโลยีล้มเหลว
แผนการสอนประกอบด้วยห้าส่วน ส่วนแรกคือวัตถุประสงค์การเรียนรู้: ผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงและวัดผลได้ ซึ่งกำหนดว่าผู้เข้าร่วมควรจะสามารถทำหรืออธิบายอะไรได้บ้างเมื่อจบการอบรม วัตถุประสงค์ที่คลุมเครือ เช่น 'เข้าใจหัวข้อ' นั้นไม่มีประโยชน์ แต่ 'อธิบายขั้นตอนทั้งสามของกระบวนการและระบุว่าขั้นตอนใดมีความเกี่ยวข้องกับบทบาทของตนมากที่สุด' นั้นมีประโยชน์มากกว่า
ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดเวลาสำหรับแต่ละส่วน: กำหนดระยะเวลาที่วางแผนไว้สำหรับแต่ละส่วน พร้อมด้วยช่วงเวลายืดหยุ่นที่รองรับกรณีที่ใช้เวลาเกินกำหนดโดยไม่บีบอัดทุกอย่างที่ตามมา ส่วนวิธีการนำเสนอ: ไม่ว่าแต่ละส่วนจะเป็นการนำเสนอ การอภิปราย กิจกรรม หรือการประเมินผล จะต้องเขียนออกมาอย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้เกิดความคลุมเครือเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละช่วงเวลา
องค์ประกอบแบบโต้ตอบจำเป็นต้องมีคอลัมน์เฉพาะ: เครื่องมือและข้อความแจ้งเตือนเฉพาะสำหรับแต่ละจุดสัมผัส ไม่ใช่แค่ "ทำแบบสำรวจที่นี่" ข้อความที่เขียนไว้ล่วงหน้ามักจะคมชัดกว่าข้อความที่คิดขึ้นมาอย่างเร่งรีบภายใต้ความกดดัน
สุดท้ายนี้ ควรมีแผนสำรองสำหรับทุกขั้นตอนที่อาจเกิดความผิดพลาดทางเทคโนโลยี จะเกิดอะไรขึ้นถ้าแบบสำรวจไม่โหลด? จะเกิดอะไรขึ้นถ้าผู้เข้าร่วมไม่สามารถเข้าห้องย่อยได้? การวางแผนก่อนเริ่มการประชุมใช้เวลาเพียงสองนาที แต่การตอบสนองแบบฉับพลันระหว่างการประชุมใช้เวลาสิบนาทีและทำให้เสียสมาธิของทุกคนในห้อง
ถ้าคุณมีเวลา 90 นาที ให้วางแผนเนื้อหาไว้ 75 นาที เวลาเผื่อ 15 นาทีนี้ใช้สำหรับตอบคำถาม แก้ไขปัญหาทางเทคนิค และการสนทนาที่น่าสนใจ
5. เข้าสู่ระบบก่อนเวลา 15 นาที
ควรมาถึงก่อนผู้เข้าร่วม การมาถึงในช่วงนาทีแรกๆ จะช่วยให้คุณทดสอบเสียงและวิดีโอ ช่วยผู้เข้าร่วมแก้ไขปัญหาการเชื่อมต่อก่อนเริ่มการอบรม และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีอย่างไม่เป็นทางการ ผู้เข้าร่วมที่รู้สึกว่าได้รับการเอาใจใส่ก่อนเริ่มการอบรม มีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อการอบรมเริ่มขึ้น
โครงสร้างเซสชัน
6. กำหนดความคาดหวังภายในห้านาทีแรก
นาทีแรก ๆ จะเป็นตัวกำหนดรูปแบบการมีส่วนร่วมสำหรับทุกสิ่งที่จะตามมา หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการพูดบรรยายให้ผู้ฟังฟัง คุณจะสร้างประสบการณ์แบบรับฟังอย่างเดียว แต่ถ้าคุณจัดกิจกรรมแบบโต้ตอบ คุณก็จะสร้างประสบการณ์ตรงกันข้าม
เริ่มต้นด้วยวาระการประชุม วิธีที่ผู้เข้าร่วมควรมีส่วนร่วม เครื่องมือที่จะใช้ และกฎพื้นฐานสำหรับการอภิปราย การประชุมที่เริ่มต้นด้วยบรรทัดฐานการมีส่วนร่วมที่ชัดเจนจะส่งผลให้มีการมีส่วนร่วมสูงขึ้นอย่างมีนัยสำคัญตลอดทั้งการประชุม [2]
7. จำกัดระยะเวลาของแต่ละช่วงไม่เกิน 90 นาที
ผู้เข้าร่วมกำลังจัดการสภาพแวดล้อมภายในบ้าน การแจ้งเตือน และภาระทางความคิดจากการใช้เวลาอยู่หน้าจอนานขึ้น สำหรับเนื้อหาที่ต้องใช้เวลามากกว่า 90 นาที ให้แบ่งออกเป็นหลายช่วงสั้นๆ ในช่วงหลายวันติดต่อกัน การแบ่งเป็น 4 ช่วง ช่วงละ 60 นาที จะช่วยให้จดจำได้ดีกว่าการแบ่งเป็นช่วงเดียว 4 ชั่วโมง เพราะการเรียนรู้แบบเว้นช่วงจะช่วยให้สมองมีเวลาในการรวบรวมข้อมูลระหว่างการรับชม [3]
8. ควรพักเบรกทุกๆ 30-40 นาที
การหยุดพักเป็นสิ่งจำเป็นทางด้านการรับรู้ ไม่ใช่การเพิ่มเวลาในตารางเวลา สมองจะรวบรวมข้อมูลในระหว่างการพักผ่อน และการจดจ่ออยู่กับสิ่งใดสิ่งหนึ่งโดยไม่หยุดพักจะทำให้การจดจำลดลง [3] อย่างน้อยที่สุดคือการหยุดพัก 5 นาทีทุกๆ 30-40 นาที แจ้งตารางเวลาการหยุดพักให้ผู้เข้าร่วมทราบล่วงหน้า เพื่อให้พวกเขาสามารถวางแผนได้ และให้จบตรงเวลา
9. บริหารจัดการเวลาอย่างแม่นยำ
เมื่อวิทยากรใช้เวลานานเกินไปอย่างสม่ำเสมอ ผู้เข้าร่วมจะเริ่มหมดความสนใจก่อนที่การอบรมจะจบลง เพราะพวกเขารู้ว่าตนเองจะไปทำธุระอื่นต่อสาย ควรจัดสรรเวลาที่เหมาะสมให้กับแต่ละส่วน ใช้เครื่องจับเวลาแบบเงียบ ระบุส่วนที่ยืดหยุ่นได้สองหรือสามส่วนที่สามารถย่นระยะเวลาได้หากจำเป็น และแจ้งผู้เข้าร่วมอย่างชัดเจนเมื่อคุณขยายเวลาการสนทนาและคุณจะตัดส่วนใดออกเพื่อชดเชย
10. นำกฎ 10/20/30 มาใช้ในการนำเสนอ
ไม่เกิน 10 สไลด์ไม่เกิน 20 นาที ห้ามใช้ฟอนต์ขนาดเล็กกว่า 30 พอยต์ [4] ข้อจำกัดเรื่องฟอนต์จะจำกัดความหนาแน่นของสไลด์โดยธรรมชาติ: หากฟอนต์ของคุณมีขนาดใหญ่พอที่จะอ่านได้บนหน้าจอแล็ปท็อปขนาดเล็ก คุณจะไม่สามารถใส่ข้อความเป็นย่อหน้าได้ ซึ่งจะบังคับให้คุณนำเสนอแนวคิดแทนที่จะถอดความ ใช้สไลด์เพื่อกำหนดกรอบแนวคิด จากนั้นจึงทำกิจกรรมเพื่อนำไปประยุกต์ใช้
การขับเคลื่อนการมีส่วนร่วม
11. สร้างช่วงเวลาแห่งการมีปฏิสัมพันธ์ภายในห้านาทีแรก
แบบสำรวจสั้นๆ กิจกรรมสร้างกลุ่มคำหรือเพียงแค่ข้อความแจ้งเตือนสั้นๆ ก็ทำให้ผู้เข้าร่วมตอบกลับทันที ผู้เข้าร่วมที่แสดงความคิดเห็นในช่วงแรกๆ มีแนวโน้มที่จะเข้าร่วมอย่างต่อเนื่องตลอดโครงการมากกว่าอย่างเห็นได้ชัด
12. เพิ่มจุดปฏิสัมพันธ์ทุกๆ 10 นาที
การมีส่วนร่วมลดลงอย่างรวดเร็วหลังจากเนื้อหาที่ไม่โต้ตอบเป็นเวลา 10 นาที ปัญหานี้จะยิ่งรุนแรงขึ้นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง: งานวิจัย AhaSlides จากการศึกษาพบว่า 41.9% ของผู้เข้าร่วมระบุว่าอาการเมื่อยล้าจากการใช้หน้าจอเป็นสาเหตุหลักของการเสียสมาธิ ทำให้การฝึกอบรมทางไกลมีความเสี่ยงสูงต่อการสูญเสียสมาธิ จึงควรใช้จังหวะที่เหมาะสม: มีปฏิสัมพันธ์หนึ่งครั้งในห้านาทีแรกเพื่อสร้างการมีส่วนร่วม จากนั้นจึงมีปฏิสัมพันธ์ทุกๆ 10 นาทีตลอดช่วงการฝึกอบรม นั่นหมายความว่าการฝึกอบรม 60 นาทีจะมีจุดติดต่อประมาณห้าถึงหกจุด ไม่ใช่แค่การสำรวจความคิดเห็นครั้งเดียวในตอนท้าย
รูปแบบอาจแตกต่างกันไป เช่น การสำรวจความคิดเห็นอย่างรวดเร็ว การสร้างกลุ่มคำ การสนทนา การทำกิจกรรมในห้องย่อย หรือการส่งคำถามและคำตอบแบบไม่ระบุชื่อ การหมุนเวียนรูปแบบจะช่วยป้องกันไม่ให้การมีปฏิสัมพันธ์กลายเป็นสิ่งที่คาดเดาได้ ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้การมีปฏิสัมพันธ์นั้นสูญเสียผลกระทบไปเมื่อเวลาผ่านไป
13. ใช้ห้องย่อยสำหรับการประยุกต์ใช้ ไม่ใช่แค่การสนทนา
การแบ่งกลุ่มเล็กๆ ประมาณสามถึงห้าคน จะสร้างความปลอดภัยทางจิตใจให้กับผู้เข้าร่วมที่มักไม่ค่อยพูดในกลุ่มใหญ่ ข้อผิดพลาดที่ผู้ฝึกอบรมส่วนใหญ่ทำคือการส่งผู้เข้าร่วมไปยังห้องย่อยโดยมีหัวข้อสนทนาที่ไม่ชัดเจน ควรให้ภารกิจที่มีผลลัพธ์ที่จับต้องได้ เช่น กรณีศึกษาที่ต้องแก้ไข ปัญหาที่ต้องวิเคราะห์ หรือร่างเอกสาร มอบหมายบทบาท ให้เวลาอย่างน้อย 10 นาที จากนั้นสรุปผลลัพธ์กับกลุ่มใหญ่
14. ขอให้เปิดกล้อง โดยไม่บังคับ
การมีวิดีโอช่วยเพิ่มความรับผิดชอบ แต่การบังคับให้เปิดกล้องอาจสร้างความไม่พอใจเมื่อผู้เข้าร่วมมีเหตุผลที่ถูกต้องในการปฏิเสธ เช่น พื้นที่บ้านที่ใช้ร่วมกัน ข้อจำกัดด้านแบนด์วิดท์ หรือการสนทนาทางวิดีโอต่อเนื่องกัน อธิบายว่าทำไมการเปิดกล้องจึงมีประโยชน์ ถามแทนที่จะบังคับ และเสนอช่วงพักกล้องระหว่างการประชุมที่ยาวนาน การประชุมที่มีผู้เข้าร่วม 70% ขึ้นไปเปิดกล้องมักจะก่อให้เกิดการอภิปรายมากขึ้นและคะแนนความพึงพอใจหลังการประชุมสูงขึ้น [2]
15. ใช้ชื่อเรียก
การเรียกชื่อผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะเปลี่ยนการออกอากาศให้เป็นการสนทนา เช่น "เป็นประเด็นที่ดีมากเลย ซาร่าห์ มีใครเคยเจอปัญหานี้บ้างไหม?" เป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณกำลังสังเกตสถานการณ์ ผู้เข้าร่วมที่รู้สึกว่าได้รับการยอมรับเป็นรายบุคคลมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมอีกครั้ง
เครื่องมือและกิจกรรม
16. ใช้กิจกรรมสร้างความคุ้นเคยในเชิงวิชาชีพ
กิจกรรมละลายพฤติกรรมมักได้รับความสงสัย เพราะหลายๆ กิจกรรมดูไร้สาระ แต่กิจกรรมที่ได้ผลดีนั้นจะต้องเชื่อมโยงโดยตรงกับหัวข้อการฝึกอบรม
สำหรับหัวข้อเกี่ยวกับทักษะการสื่อสาร: 'อธิบายรูปแบบการสื่อสารของคุณด้วยคำเพียงคำเดียว' นำเสนอคำตอบในรูปแบบกลุ่มคำ (word cloud) การกระจายของคำตอบจะแสดงให้กลุ่มเห็นทันทีว่าแต่ละคนมีวิธีการสื่อสารที่แตกต่างกัน ซึ่งเป็นพื้นฐานของหัวข้อทั้งหมด
สำหรับการอบรมเรื่องการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง: 'มีการเปลี่ยนแปลงอะไรในที่ทำงานบ้างที่ผลลัพธ์ดีกว่าที่คุณคาดไว้?' รวบรวมคำตอบโดยไม่ระบุชื่อ คำตอบเหล่านั้นจะช่วยกระตุ้นให้ผู้คนคิดถึงการเปลี่ยนแปลงในแง่บวกก่อนที่คุณจะนำเสนอแนวคิดต่างๆ
สำหรับการอบรมเรื่องการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: 'ในระดับ 1 ถึง 5 คุณมั่นใจแค่ไหนว่าคุณจะสามารถอธิบายระเบียบนี้ให้เพื่อนร่วมงานใหม่ฟังได้?' ข้อมูลพื้นฐานนี้จะช่วยกำหนดจังหวะการอบรม และผู้เข้าร่วมที่ให้คะแนนตัวเองต่ำจะพร้อมที่จะตั้งใจฟังอยู่แล้ว
หลักการนั้นเหมือนกันในทุกกรณี: กิจกรรมสร้างความคุ้นเคยเป็นการทำกิจกรรมจริง ไม่ใช่แค่การวอร์มร่างกาย
17. จัดทำแบบสำรวจสดเพื่อปรับเปลี่ยนสถานการณ์แบบเรียลไทม์
โพลล์จะมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณนำผลลัพธ์ไปปฏิบัติจริง โพลแบบโต้ตอบ การที่ผู้เข้าร่วม 60% ให้คะแนนความมั่นใจของตนเองที่ 3 จาก 10 แสดงให้เห็นว่านี่เป็นสัญญาณเตือนให้ชะลอการดำเนินการก่อนที่จะก้าวต่อไป ช่วงเวลาที่เหมาะสมในการสำรวจความคิดเห็น ได้แก่ การประเมินระดับความมั่นใจก่อนการฝึกอบรม การตรวจสอบความเข้าใจระหว่างการฝึกอบรม คำถามประยุกต์ใช้ตามสถานการณ์ และการตรวจสอบความมั่นใจและข้อสรุปหลังการฝึกอบรม
18. ใช้คำถามปลายเปิดเพื่อดึงความคิดที่แท้จริงออกมา
แบบสำรวจช่วยรวบรวมข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ คำถามปลายเปิดเผยให้เห็นว่าผู้คนคิดเกี่ยวกับปัญหาอย่างไรจริงๆ คำถามเช่น "คุณคาดการณ์ว่าจะเจอปัญหาอะไรบ้างเมื่อนำไปใช้?" เผยให้เห็นอุปสรรคที่แท้จริงซึ่งการตรวจสอบความเข้าใจแบบมาตรฐานอาจมองข้ามไป คำถามปลายเปิดใช้ได้ผลดีในแชท บนกระดานไวท์บอร์ดแบบร่วมมือ หรือเป็นจุดเริ่มต้นการสนทนากลุ่มย่อย
19. เพิ่มช่วงถามตอบแบบไม่ระบุชื่อเข้าไปในโครงสร้างการประชุม
ประโยค "มีคำถามอะไรไหม?" ตอนท้ายมักทำให้เกิดความเงียบเสมอ ความกลัวที่จะดูไม่รู้เรื่องเป็นเรื่องจริง และความกลัวนี้จะรุนแรงขึ้นในโลกออนไลน์ เพราะคำถามดูเหมือนจะเด่นชัดกว่า ฟีเจอร์ถาม-ตอบของ AhaSlides แพลตฟอร์มนี้เปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมส่งคำถามโดยไม่ระบุชื่อ และโหวตคำถามที่เกี่ยวข้องมากที่สุด การส่งคำถามโดยไม่ระบุชื่อมักก่อให้เกิดคำถามมากกว่ารูปแบบการถามด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว และการสร้างจุดตรวจสอบถามตอบตลอดช่วงการประชุมหมายความว่าข้อกังวลต่างๆ จะได้รับการแก้ไขในขณะที่หัวข้อยังคงปรากฏอยู่บนหน้าจอ
20. ใช้แบบทดสอบย่อยเป็นเครื่องมือในการเรียนรู้ ไม่ใช่การทดสอบ
ผลการทดสอบ ซึ่งเป็นหนึ่งในผลการค้นพบที่ทำซ้ำมากที่สุดในจิตวิทยาการรู้คิด แสดงให้เห็นว่าการดึงข้อมูลจากความทรงจำช่วยเสริมสร้างความทรงจำได้มากกว่าการทบทวนเนื้อหาเดิมอีกครั้ง [5] แบบทดสอบสองคำถามหลังจากแนวคิดหลักแต่ละข้อช่วยให้จดจำได้ดีกว่าการสรุปแนวคิดเป็นครั้งที่สอง
รูปแบบที่ใช้งานได้จริงสำหรับแบบทดสอบตรวจสอบความรู้ ได้แก่ แบบทดสอบปรนัยสองหรือสามข้อหลังจากแต่ละแนวคิดหลัก คำถามแบบพิมพ์คำตอบที่ผู้เข้าร่วมต้องนึกถึงคำศัพท์หรือกรอบความคิดเฉพาะโดยไม่มีคำใบ้ คำถามตามสถานการณ์ที่ขอให้ผู้เข้าร่วมประยุกต์ใช้สิ่งที่เพิ่งเรียนรู้กับสถานการณ์จริง หรือกิจกรรมจับคู่ที่ผู้เข้าร่วมเชื่อมโยงแนวคิดกับคำจำกัดความหรือตัวอย่าง
ควรทำให้แบบทดสอบแต่ละครั้งสั้น สองคำถามหลังจากบทเรียนแต่ละหัวข้อก็เพียงพอที่จะกระตุ้นการทบทวนโดยไม่ต้องเปลี่ยนบทเรียนให้กลายเป็นการสอบ เป้าหมายคือการเสริมสร้างความจำ ไม่ใช่การประเมินผล ดังนั้นการกำหนดกรอบที่ไม่กดดันจึงสำคัญ การพูดว่า "มาดูกันก่อนว่าเราจะเรียนต่ออย่างไร" จะดีกว่าการพูดว่า "ถึงเวลาทำแบบทดสอบแล้ว"
การวัดว่าการฝึกอบรมได้ผลหรือไม่
การเก็บรวบ feedback ทันทีหลังจากการอบรมจะช่วยเก็บข้อมูลความพึงพอใจ แต่ไม่ได้บอกว่าความรู้ที่ได้รับนั้นนำไปใช้ในการทำงานได้หรือไม่
แนวทางการวัดผลที่สมบูรณ์ครอบคลุมสี่ระดับ โดยดึงมาจากแบบจำลองของเคิร์กแพทริก ซึ่งยังคงเป็นกรอบการทำงานที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุดสำหรับการประเมินผลการฝึกอบรม
ประการแรกคือปฏิกิริยาตอบสนอง: ผู้เข้าร่วมคิดว่าการอบรมครั้งนี้มีประโยชน์หรือไม่? แบบสอบถามสั้นๆ หลังการอบรม ซึ่งครอบคลุมความเกี่ยวข้องของเนื้อหา ประสิทธิภาพของวิทยากร และความพึงพอใจโดยรวม จะช่วยวัดผลนี้ได้ นี่เป็นระดับที่วัดได้ง่ายที่สุดและคาดการณ์การเรียนรู้ที่แท้จริงได้น้อยที่สุด
ประการที่สองคือการเรียนรู้: ความรู้หรือความมั่นใจเปลี่ยนแปลงไปหรือไม่? การประเมินความมั่นใจก่อนและหลังเรียนในหัวข้อหลัก ควบคู่กับการตรวจสอบความรู้สั้นๆ จะช่วยให้คุณเปรียบเทียบผลก่อนและหลังได้ AhaSlides ทำให้เรื่องนี้ง่ายขึ้น: ทำแบบสำรวจเดียวกันในตอนเริ่มต้นและตอนท้ายของการเรียน และเปรียบเทียบการกระจายของผลลัพธ์
ประการที่สามคือพฤติกรรม: ผู้เข้าร่วมได้นำสิ่งที่เรียนรู้ไปใช้หรือไม่? อย่างน้อยที่สุดควรทำแบบสำรวจติดตามผลหลังจาก 30 วัน โดยถามคำถามเฉพาะเจาะจงหนึ่งหรือสองข้อเกี่ยวกับการนำไปใช้ในงาน การสังเกตของผู้จัดการหรือข้อเสนอแนะจากเพื่อนร่วมงานจะช่วยให้ได้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์มากขึ้น
ประการที่สี่คือผลลัพธ์: การฝึกอบรมได้เปลี่ยนแปลงตัวชี้วัดทางธุรกิจหรือไม่? นี่เป็นระดับที่วัดได้ยากที่สุด เนื่องจากมีตัวแปรหลายอย่างที่ส่งผลต่อผลลัพธ์ ถ้าเป็นไปได้ ให้ระบุตัวชี้วัดหนึ่งตัวที่การฝึกอบรมมุ่งหวังจะส่งผลกระทบ กำหนดค่าพื้นฐานก่อนเริ่มโปรแกรม และตรวจสอบอีกครั้งใน 90 วันต่อมา
โปรแกรมฝึกอบรมส่วนใหญ่จะวัดผลแค่ระดับแรกเท่านั้น การเพิ่มระดับที่สองใช้เวลาแค่ 10 นาที การเพิ่มระดับที่สามใช้เวลาแค่ส่งอีเมลติดตามผลเพียงฉบับเดียว ช่องว่างระหว่างสิ่งที่องค์กรวัดผลกับสิ่งที่บอกได้จริง ๆ ว่าการฝึกอบรมได้ผลหรือไม่นั้น แทบจะเป็นเรื่องของความเคยชินมากกว่าความพยายาม
การติดตามผลใน 30 วันและ 90 วัน คือจุดที่โปรแกรมวัดผลการฝึกอบรมส่วนใหญ่ยังทำได้ไม่ดีพอ การสำรวจติดตามผลเพียงครั้งเดียวใช้ความพยายามน้อยและแสดงให้เห็นว่าการฝึกอบรมครั้งนั้นมีผลกระทบที่ยั่งยืนหรือไม่
การใช้ AhaSlides สำหรับการจัดอบรมออนไลน์
วิธีการมีส่วนร่วมที่กล่าวมาข้างต้นจะได้ผลดีที่สุดเมื่อบูรณาการเข้ากับการประชุมโดยตรง แทนที่จะให้ผู้เข้าร่วมต้องสลับไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่างๆ การใช้เครื่องมือหลายอย่างพร้อมกันจะสร้างความยุ่งยากและบั่นทอนปฏิสัมพันธ์ที่ควรจะเกิดขึ้น
AhaSlides รวบรวมแบบสำรวจความคิดเห็น กลุ่มคำ การถามตอบ และแบบทดสอบความรู้ไว้ในที่เดียว วิทยากรสามารถสร้างองค์ประกอบแบบโต้ตอบควบคู่ไปกับเนื้อหาการนำเสนอ ผู้เข้าร่วมสามารถตอบกลับจากอุปกรณ์ใดก็ได้แบบเรียลไทม์ และแดชบอร์ดวิเคราะห์จะแสดงการกระจายของคำตอบทันทีที่ได้รับ เมื่อผลการสำรวจความคิดเห็นแสดงว่าผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่มีความมั่นใจ 4 จาก 10 คุณจะเห็นและตอบกลับได้ทันที แทนที่จะต้องรอรายงานผลตอบรับอีกสามวันต่อมา
คำถามที่พบบ่อย
ระยะเวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการฝึกอบรมออนไลน์คือเท่าใด?
60 ถึง 90 นาที สำหรับเนื้อหาที่ต้องใช้เวลามากขึ้น ให้แบ่งออกเป็นหลายช่วงสั้นๆ ในวันติดต่อกัน การส่งแบบเว้นช่วงจะช่วยเพิ่มการจดจำเมื่อเทียบกับการส่งแบบยาวครั้งเดียว [3]
ฉันจะกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมที่เงียบๆ มีส่วนร่วมได้อย่างไร?
จัดให้มีช่องทางการมีส่วนร่วมที่หลากหลายนอกเหนือจากการพูดคุย เช่น การแชท โพลล์แบบไม่ระบุชื่อ การแสดงความคิดเห็นด้วยอิโมจิ กระดานไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกัน การแบ่งกลุ่มย่อยออกเป็น 3-4 คน ยังช่วยกระตุ้นการมีส่วนร่วมจากผู้ที่มักเงียบในกลุ่มใหญ่ได้อีกด้วย
ฉันควรกำหนดให้เปิดกล้องวงจรปิดหรือไม่?
ควรขออนุญาตมากกว่าบังคับ อธิบายถึงประโยชน์ ยอมรับเหตุผลที่สมควรในการปฏิเสธ และเสนอช่วงพักกล้องในระหว่างการถ่ายภาพที่ยาวนาน การเป็นแบบอย่างที่ดีโดยการเปิดกล้องของคุณไว้ตลอดเวลา มีประสิทธิภาพมากกว่านโยบายใดๆ
ฉันต้องใช้อุปกรณ์อะไรบ้าง?
อุปกรณ์ที่จำเป็นได้แก่ เว็บแคมความละเอียด 1080p, ชุดหูฟังหรือไมโครโฟนภายนอกที่มีระบบตัดเสียงรบกวน, การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียรพร้อมการสำรองข้อมูลผ่านมือถือ, แสงสว่างที่เพียงพอ และอุปกรณ์อีกเครื่องสำหรับตรวจสอบการสนทนา
แหล่งที่มา
[1] Sitzmann, T., Ely, K., Brown, KG, & Bauer, KN (2010). ผลกระทบของปัญหาทางเทคนิคต่อการเรียนรู้และการลาออกระหว่างการฝึกอบรมออนไลน์ จิตวิทยาบุคลากร ResearchGate
[2] อุตสาหกรรมการฝึกอบรม การวิจัยเกี่ยวกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการอำนวยความสะดวกเสมือนจริงและอัตราการมีส่วนร่วมของกล้อง trainingindustry.com
[3] Cepeda, NJ, Pashler, H., Vul, E., Wixted, JT, & Rohrer, D. (2006). การฝึกฝนแบบกระจายในงานเรียกคืนคำพูด: การทบทวนและการสังเคราะห์เชิงปริมาณ ประกาศทางจิตวิทยา, 132 (3), 354-380 เอพีเอ ไซค์เน็ต
[4] Kawasaki, G. กฎ 10/20/30 ของ PowerPoint guykawasaki.com
[5] Roediger, HL, & Karpicke, JD (2006). การเรียนรู้ที่เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการทดสอบ: การทดสอบความจำช่วยปรับปรุงการจดจำในระยะยาว วิทยาศาสตร์ทางจิตวิทยา, 17 (3), 249-255 PubMed
