Digital Onboarding คืออะไร? | 10 ขั้นตอนที่เป็นประโยชน์ในการทำให้สำเร็จ

เราอยู่ในยุคที่การสื่อสารทางดิจิทัลเป็นตัวเลือกที่มีความต้องการมากขึ้น และถึงแม้จะต้องการปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ แต่ก็มีผลลัพธ์ในเชิงบวกอยู่บ้าง

หนึ่งในนั้นคือการปรับปรุงความสามารถทางดิจิทัลของบริษัทต่างๆ เนื่องจากบริษัทจำเป็นต้องเปลี่ยนการดำเนินงานทางออนไลน์และรักษาประสิทธิภาพไว้

แม้ว่าการโต้ตอบแบบตัวต่อตัวจะยังคงอยู่ในอันดับต้น ๆ ของรายการ แต่การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลยังคงเป็นแนวทางปฏิบัติที่แพร่หลายสำหรับหลาย ๆ องค์กรเนื่องจากความสะดวกสบาย

Digital Onboarding คืออะไร? หน้าที่ของมันคืออะไร? ทำไมจึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ? ลองสำรวจสิ่งนี้ในบทความนี้

Rมีความสุข: กระบวนการออนบอร์ด ตัวอย่าง

สารบัญ

• Digital Onboarding คืออะไร?
• ประโยชน์ของการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลมีอะไรบ้าง
• คุณจะสร้างการเริ่มต้นใช้งานเสมือนได้อย่างไร?
• Digital Onboarding แตกต่างจาก Onboarding แบบดั้งเดิมอย่างไร
• ตัวอย่างของ Digital Onboarding คืออะไร
• แพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลที่น่าลองดู
• บรรทัดด้านล่าง
• คำถามที่พบบ่อย

เคล็ดลับเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น

Digital Onboarding คืออะไร?

ต้องการเพิ่มความเร็วในการนำลูกค้า ลูกค้า หรือผู้ใช้รายใหม่ๆ มาสู่กลุ่มหรือไม่ จากนั้นการเริ่มต้นระบบดิจิทัลคือหนทางที่จะไป

การเตรียมความพร้อมทางดิจิทัลหมายถึงการควบคุมพลังของเทคโนโลยีเพื่อต้อนรับผู้คนสู่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณทางออนไลน์

แทนที่จะใช้แบบฟอร์มกระดาษยาวๆ และการประชุมแบบเห็นหน้ากัน ผู้ใช้ใหม่สามารถดำเนินการขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานทั้งหมดจากความสะดวกสบายบนโซฟา โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้

โดยจะเกี่ยวข้องกับการยืนยันตัวตน เช่น การสแกนใบหน้าโดยใช้กล้องหน้า การจดจำเสียง หรือลายนิ้วมือไบโอเมตริกซ์

ลูกค้าจะต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยใช้บัตรประจำตัวประชาชน หนังสือเดินทาง หรือหมายเลขโทรศัพท์

ประโยชน์ของการเริ่มต้นใช้งานระยะไกลมีอะไรบ้าง

การเริ่มต้นใช้งานระยะไกลให้ประโยชน์หลายประการแก่ทั้งลูกค้าและองค์กร มาดูกันว่ามันคืออะไร:

สำหรับลูกค้า

• ประสบการณ์ที่เร็วขึ้น – ลูกค้าสามารถทำงานเตรียมความพร้อมได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายผ่านแบบฟอร์มและเอกสารดิจิทัล

• ความสะดวกสบาย – ลูกค้าสามารถดำเนินการออนบอร์ดได้ทุกที่ทุกเวลาจากทุกอุปกรณ์ การดำเนินการนี้ช่วยลดความจำเป็นในการปฏิบัติตามเวลาทำการและทำให้มั่นใจได้ถึงประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยาก

• เทคโนโลยีที่คุ้นเคย – ลูกค้าส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการใช้เครื่องมือดิจิทัลและอินเทอร์เน็ตอยู่แล้ว ดังนั้นกระบวนการจึงรู้สึกคุ้นเคยและใช้งานง่าย

• ประสบการณ์ส่วนบุคคล – เครื่องมือดิจิทัลสามารถปรับแต่งประสบการณ์การต้อนรับตามความต้องการและบทบาทเฉพาะของลูกค้า

• ความยุ่งยากน้อยลง – ลูกค้าไม่ต้องจัดการกับการพิมพ์ การเซ็นชื่อ และส่งเอกสารที่จับต้องได้ ข้อมูลการเริ่มต้นใช้งานที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้รับการจัดระเบียบและเข้าถึงได้ในพอร์ทัลออนไลน์เดียว

ที่เกี่ยวข้อง กระบวนการเริ่มต้นใช้งานลูกค้า

สำหรับองค์กร

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น – การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลช่วยเพิ่มความคล่องตัวและทำให้งานเป็นแบบอัตโนมัติ ประหยัดเวลาและทรัพยากร

• ลดค่าใช้จ่าย – ด้วยการขจัดความจำเป็นในการใช้กระดาษ การพิมพ์ การส่งจดหมาย และการประชุมด้วยตนเอง ค่าใช้จ่ายจะลดลงอย่างมาก

• อัตราความสมบูรณ์ที่สูงขึ้น – แบบฟอร์มดิจิทัลทำให้มั่นใจได้ว่าฟิลด์ที่จำเป็นทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ ลดข้อผิดพลาดและการเริ่มต้นใช้งานที่ไม่สมบูรณ์

• การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ได้รับการปรับปรุง – เครื่องมือดิจิทัลสามารถทำงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้โดยอัตโนมัติ ปฏิบัติตามข้อผูกพันของ KYC, CDD และ AML สำหรับบางประเทศที่บริษัทเข้าไปดำเนินการ และให้แนวทางการตรวจสอบ

• เข้าถึงข้อมูลได้ดีขึ้น – ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในระบบส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงและรายงานได้ง่าย

• การติดตามที่ได้รับการปรับปรุง – สามารถติดตามงานและเอกสารได้โดยอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะเสร็จสิ้นตรงเวลา

• การวิเคราะห์ – เครื่องมือดิจิทัลให้การวิเคราะห์เพื่อระบุปัญหาคอขวด ปรับปรุงกระบวนการ และวัดความพึงพอใจของลูกค้า

คุณจะสร้างการเริ่มต้นใช้งานเสมือนได้อย่างไร?

ขั้นตอนเหล่านี้จะให้ภาพรวมที่ดีเกี่ยวกับวิธีการวางแผนและดำเนินการโซลูชันการเริ่มต้นใช้งานเสมือนที่มีประสิทธิภาพสำหรับลูกค้าของคุณ:

#1 – กำหนดเป้าหมายและขอบเขต. กำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุด้วยการเริ่มต้นระบบดิจิทัลสำหรับลูกค้า เช่น ความเร็ว ความสะดวก ต้นทุนที่ต่ำกว่า ฯลฯ ชี้แจงสิ่งที่ต้องทำระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน

#2 – รวบรวมเอกสารและแบบฟอร์ม. รวบรวมข้อตกลงของลูกค้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด แบบสอบถาม แบบฟอร์มยินยอม นโยบาย ฯลฯ ที่ต้องกรอกระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน

#3 – สร้างแบบฟอร์มออนไลน์ แปลงแบบฟอร์มกระดาษเป็นแบบฟอร์มดิจิทัลที่แก้ไขได้ซึ่งลูกค้าสามารถกรอกออนไลน์ได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องที่ต้องกรอกทั้งหมดถูกทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจน

#4 – ออกแบบพอร์ทัลออนบอร์ด สร้างพอร์ทัลที่ใช้งานง่ายซึ่งลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูล เอกสาร และแบบฟอร์มการเริ่มต้นใช้งาน พอร์ทัลควรมีการนำทางที่ง่ายและแนะนำลูกค้าในแต่ละขั้นตอน

#5 – รวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ รวมโซลูชัน e-Signature เพื่อให้ลูกค้าสามารถเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในเอกสารที่จำเป็นในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์และจัดส่งเอกสารทางไปรษณีย์

#6 – ทำให้งานและเวิร์กโฟลว์เป็นแบบอัตโนมัติ ใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อทริกเกอร์งานติดตามผล ส่งเอกสารให้ลูกค้า และแจ้งให้ลูกค้าดำเนินการตามรายการที่ค้างอยู่ในรายการตรวจสอบ

#7 – เปิดใช้งานการยืนยันตัวตน ใช้เครื่องมือการตรวจสอบเพื่อยืนยันตัวตนของลูกค้าแบบดิจิทัลในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน เพื่อความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

#8 – ให้การเข้าถึงและการสนับสนุนตลอด 24/7 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าสามารถเริ่มต้นใช้งานได้ตลอดเวลาจากอุปกรณ์ใดก็ได้ นอกจากนี้ยังมีการสนับสนุนหากลูกค้ามีคำถามหรือปัญหาใดๆ

#9 – รวบรวมความคิดเห็น ส่งแบบสำรวจให้ลูกค้าหลังจากเริ่มใช้งานเพื่อรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงประสบการณ์ดิจิทัล ทำซ้ำตามอินพุตนี้

#10 – สื่อสารการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน อธิบายให้ลูกค้าทราบล่วงหน้าว่ากระบวนการเริ่มต้นระบบดิจิทัลจะทำงานอย่างไร จัดเตรียมสื่อคำแนะนำและวิดีโอการฝึกอบรมตามความจำเป็น

แม้ว่าแต่ละองค์กรอาจมีความต้องการเฉพาะ กุญแจสำคัญคือต้องมั่นใจว่ามีการรวบรวมแบบฟอร์ม/เอกสารที่เหมาะสม มีการออกแบบพอร์ทัลและเวิร์กโฟลว์ที่ใช้งานง่าย และลูกค้ามีการสนับสนุนที่จำเป็นเพื่อให้งานออนบอร์ดเสร็จสมบูรณ์อย่างมีประสิทธิภาพ

Digital Onboarding แตกต่างจาก Onboarding แบบดั้งเดิมอย่างไร

ตัวอย่างของ Digital Onboarding คืออะไร

บริษัทจำนวนมากกำลังใช้การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลในขณะนี้ ซึ่งเป็นวิธีสำหรับพนักงานใหม่หรือลูกค้าในการเริ่มต้นโดยไม่ต้องใช้เอกสารทั้งหมดและรอ ง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องและประหยัดเวลาด้วย!

• บริการทางการเงิน – ธนาคาร ผู้ให้กู้จำนอง บริษัทประกัน และบริษัทด้านการลงทุนใช้การเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลสำหรับการเปิดบัญชีใหม่และการรับรองลูกค้า ซึ่งรวมถึงการรวบรวม KYC (รู้จักลูกค้าของคุณ) ข้อมูล การยืนยันตัวตน และการลงนามในข้อตกลงอิเล็กทรอนิกส์

• ผู้ให้บริการด้านสุขภาพ – โรงพยาบาล คลินิก และเครือข่ายด้านสุขภาพใช้พอร์ทัลดิจิทัลเพื่อต้อนรับผู้ป่วยรายใหม่ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลประชากรและการประกันภัย ประวัติการรักษาพยาบาล และแบบฟอร์มยินยอม เครื่องมือดิจิทัลช่วยปรับปรุงกระบวนการนี้

• บริษัทอีคอมเมิร์ซ – ผู้ค้าปลีกออนไลน์จำนวนมากใช้ระบบดิจิทัลเพื่อต้อนรับลูกค้าใหม่อย่างรวดเร็ว ซึ่งรวมถึงการสร้างโปรไฟล์ลูกค้า ตั้งค่าบัญชี เสนอคูปองดิจิทัล/โปรโมชัน และให้รายละเอียดการติดตามคำสั่งซื้อ

• โทรคมนาคม – บริษัทโทรศัพท์มือถือ อินเทอร์เน็ต และเคเบิลมักจะมีพอร์ทัลออนบอร์ดดิจิทัลสำหรับสมาชิกใหม่ ลูกค้าสามารถตรวจสอบแผน ป้อนข้อมูลบัญชีและการเรียกเก็บเงิน และจัดการตัวเลือกบริการออนไลน์

• บริษัทท่องเที่ยวและการบริการ – สายการบิน โรงแรม และบริษัทจัดการที่พักให้เช่าใช้โซลูชันดิจิทัลเพื่อต้อนรับแขกและลูกค้าใหม่ ซึ่งรวมถึงการจอง การกรอกโปรไฟล์ การลงนามการสละสิทธิ์ และการส่งข้อมูลการชำระเงิน

• สถาบันการศึกษา – โรงเรียน วิทยาลัย และบริษัทฝึกอบรมใช้พอร์ทัลดิจิทัลสำหรับนักเรียนและผู้เรียน นักศึกษาสามารถสมัครออนไลน์ ส่งเอกสาร ลงทะเบียนเรียน ตั้งค่าแผนการชำระเงิน และลงนามในข้อตกลงการลงทะเบียนแบบดิจิทัล

กล่าวโดยสรุปคือ องค์กรที่นำลูกค้าใหม่เข้ามา ลูกค้าใหม่ ผู้ป่วย นักเรียน หรือผู้สมัครสมาชิกสามารถใช้เครื่องมือดิจิทัลเพื่อลดความซับซ้อนของกระบวนการ ประโยชน์ของความเร็วที่เร็วขึ้น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และต้นทุนที่ลดลงซึ่งการเตรียมความพร้อมของพนักงานแบบดิจิทัลยังนำไปใช้กับการเตรียมความพร้อมของลูกค้าอีกด้วย

เช็คเอาท์: ขั้นตอนการวางแผนโครงการ และ ขั้นตอนการประเมินโครงการ

แพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลที่น่าลองดู

แพลตฟอร์มดิจิทัลสำหรับการรับพนักงานใหม่ต้องใช้งานง่าย ใช้งานง่าย และใช้งานง่าย และบูรณาการเข้ากับขั้นตอนการทำงานที่มีอยู่ ด้วยเหตุนี้ ต่อไปนี้คือคำแนะนำของเราสำหรับแพลตฟอร์มการเริ่มต้นใช้งานดิจิทัลกระแสหลักที่องค์กรต่างๆ ชื่นชอบ:

• BambooHR – HRIS ครบชุดพร้อมเครื่องมือการเริ่มต้นใช้งานที่แข็งแกร่ง เช่น รายการตรวจสอบ ลายเซ็น เอกสาร ฯลฯ ผสานรวมกับกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลอย่างแนบแน่น
• บทเรียน – เชี่ยวชาญด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการฝึกอบรมทักษะทางอารมณ์ในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน เสนอบทเรียนวิดีโอที่น่าสนใจและการเข้าถึงผ่านมือถือ
• UltiPro – แพลตฟอร์มขนาดใหญ่สำหรับการบริหารทรัพยากรบุคคล บัญชีเงินเดือน และสวัสดิการ โมดูลการเริ่มต้นใช้งานจะทำให้งานเอกสารและการลงนามเป็นไปโดยอัตโนมัติ
• วันทำงาน – ระบบ HCM บนคลาวด์อันทรงพลังสำหรับทรัพยากรบุคคล บัญชีเงินเดือน และสวัสดิการ ชุดปฐมนิเทศมีเอกสารคัดกรองและฟีเจอร์โซเชียลสำหรับพนักงานใหม่
• เรือนกระจก – ซอฟต์แวร์การสรรหาบุคลากรพร้อมเครื่องมือเตรียมความพร้อม เช่น การยอมรับข้อเสนอ การตรวจสอบการอ้างอิง และแบบสำรวจการจ้างงานใหม่
• Coupa – แพลตฟอร์ม Source-to-pay ประกอบด้วยโมดูลออนบอร์ดสำหรับงานทรัพยากรบุคคลที่ไร้กระดาษและการกำกับการจ้างงานใหม่
• ZipRecruiter – นอกเหนือจากการประกาศรับสมัครงานแล้ว โซลูชัน Onboard มุ่งหวังที่จะรักษาพนักงานใหม่ไว้ด้วยรายการตรวจสอบ การให้คำปรึกษา และข้อเสนอแนะ
• Sapling – แพลตฟอร์มการเตรียมความพร้อมและการมีส่วนร่วมแบบพิเศษที่ออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานง่ายสำหรับผู้จ้างใหม่
• Ahaสไลด์ – แพลตฟอร์มการนำเสนอแบบอินเทอร์แอคทีฟที่ทำให้การฝึกอบรมน่าเบื่อน้อยลงผ่านโพลสด แบบทดสอบ คำถามและคำตอบที่สนุกสนานและใช้งานง่าย และอื่นๆ อีกมากมาย

บรรทัดด้านล่าง

เครื่องมือและกระบวนการเตรียมความพร้อมแบบดิจิทัลช่วยให้บริษัทปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าใหม่และปรับปรุงประสิทธิภาพ ตั้งแต่การเปิดบัญชีธนาคารใหม่ไปจนถึงการลงทะเบียนอีคอมเมิร์ซไปจนถึงพอร์ทัลสุขภาพของผู้ป่วย แบบฟอร์มดิจิทัล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และการอัปโหลดเอกสารกำลังกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับลูกค้าส่วนใหญ่ที่เริ่มต้นใช้งาน

อบรมพนักงานของคุณด้วย Ahaสไลด์.

ทำให้พวกเขาคุ้นเคยกับทุกสิ่งด้วยการนำเสนอที่สนุกสนานและมีส่วนร่วม เรามีเทมเพลตการเริ่มต้นใช้งานเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้🎉

คำถามที่พบบ่อย