Ang Ultimate All-Hands Meeting Guide: Agenda + Libreng Template!

Nawawala ang malalaking memo? Bagong staff na naghihintay na ipakilala? Mga koponan na sinisira ang kanilang mga layunin ngunit walang pagkilala? Mukhang isang all-hand meeting nasa agenda!

Ang isang kumpanyang all-hands ay posibleng ang pinakamahusay na paraan upang pagsamahin ang iyong buong koponan sa isang kaswal ngunit masidhing produktibong pagpupulong.

Narito kung paano ito gawin nang tama, na may isang halimbawang agenda at isang libre, interactive na template!

Ano ang isang All-Hands Meeting?

An all-hand meeting ay simpleng pagpupulong na kinasasangkutan lahat ng staff ng isang kumpanya. Ito ay isang regular na pagpupulong - nangyayari marahil isang beses sa isang buwan - at karaniwang pinamamahalaan ng mga pinuno ng kumpanya.

Sinusubukan ng all-hand meeting na magawa ang ilang mahahalagang bagay...

• upang i-update ang mga kawani sa anumang mga bagong anunsyo hindi akma para sa email.
• upang i-set mga layunin ng kumpanya at subaybayan ang pag-unlad patungo sa mga umiiral na.
• upang gantimpalaan natitirang mga tagumpay mula sa mga indibidwal at pangkat.
• sa kilalanin ang mga tauhan na sumali pati na rin ang mga umalis.
• upang sagutin mga tanong ng empleyado mula sa bawat sulok ng negosyo.

Ayon sa isang 2013 pag-aaral, ang mga all-hand meeting ay maaaring magbigay ng inspirasyon sa mga tapat na pag-uusap. Ang mga pinuno ay may pagkakataong direktang makarinig mula sa mga tao sa iba't ibang antas sa loob ng isang organisasyon.

Sa lahat ng iyon, ang tunay layunin ng isang all-hand meeting ay mag-iniksyon isang pakiramdam ng pagkakaisa sa isang kumpanya. Hindi kataka-taka, sa mga araw na ito, iyon ay isang bagay na higit na hinihiling, at ang mga all-hand na pagpupulong ay tinatangkilik ang pagtaas ng katanyagan sa mga kumpanyang nagnanais na panatilihing matatag ang mga koneksyon sa kanilang hanay.

fun Fact ⚓ Ang kahulugan ng 'all-hands meeting' ay nagmula sa lumang naval call, 'all hands on deck', na ginagamit upang dalhin ang lahat ng crewmember ng isang barko sa tuktok na deck upang tumulong sa pag-navigate sa isang bagyo.

Bakit Magpatakbo ng All-Hands Meeting?

Naiintindihan ko; lahat tayo ay sinusubukang iwasan ang 'not another meeting' syndrome. Ang pagdaragdag ng isa pa sa roster ng lingguhan, buwanan, at taunang pagpupulong ay maaaring mukhang isang magandang paraan para isuko ang iyong mga tauhan laban sa iyo, ngunit sa totoo lang, maaari itong bawasan ang bilang ng mga pulong na iyong gaganapin.

Paano? Dahil ang isang all-hand meeting ay all-encompassing. Ito ay tumatagal ng mga mahahalagang bahagi ng marami sa iba pang mga pagpupulong na gagawin mo sa iyong buwan ng pagtatrabaho at i-condensed ito sa isang masikip na 1 oras na puwang ng oras.

Ayon sa isang 2013 pag-aaral, ang mga all-hand meeting ay maaaring magbigay ng inspirasyon sa mga tapat na pag-uusap. Ang mga pinuno ay may pagkakataong direktang makarinig mula sa mga tao sa iba't ibang antas sa loob ng isang organisasyon.

Sa huli, makakapagbakante talaga ito ng ilang oras sa iyong iskedyul. Narito ang ilan sa iba pang mga benepisyo ng isang all-hand meeting...

1. Maging inklusibo - Mahirap ipahayag kung gaano kahalaga sa iyong koponan na handa kang umupo sa kanila bawat linggo o buwan. Ang pagbibigay sa kanila ng pagkakataong magtanong sa kanilang mga tanong sa pamamagitan ng isang Q&A at pagiging bukas at tapat sa kanila hangga't maaari ay bubuo ng magandang kultura ng kumpanya.
2. Maging isang koponan - Kung paanong ang sarap pakinggan mula sa amo, ang sarap din makita ang mga mukha ng mga kapwa empleyado. Ang malayuang trabaho at mga naka-segment na opisina ay kadalasang maaaring ihiwalay ang mga tao na dapat ay pinaka-gelling. Ang isang all-hand meeting ay nag-aalok sa kanila ng isang impormal na pagkakataon upang makita at makipag-chat muli sa isa't isa.
3. Huwag palampasin ang sinuman - Ang buong ideya sa likod ng isang all-hand meeting ay iyon nga lahat ng mga kamay sa deck. Bagama't maaari kang magkaroon ng ilang mga pagliban, maaari mong ihatid ang iyong mga mensahe nang may kaalaman na ang lahat, kabilang ang mga malalayong manggagawa, ay naririnig ang kailangan nilang marinig.

Taas kamay para sa Lahat ng kamay!

Kung lahat ay pupunta doon, maglagay ng palabas. Kunin ang libre, interactive na template ng presentasyon para sa iyong susunod na all-hand meeting!

Agenda ng All-Hands Meeting

Kailangan ng isang all-hand meeting agenda halimbawa upang tunay na ibalot ang iyong ulo sa kung ano talaga nangyayari sa isang all-hands?

Narito ang 6 na tipikal na item na maaari mong makita sa agenda, pati na rin ang mga inirerekomendang limitasyon sa oras upang mapanatiling maayos ang lahat. 1 hour.

1. Mga Ice Breaker

⏰ 5 minuto

Bilang isang pulong sa buong kumpanya na may potensyal na ilang mga bagong mukha, malaki ang posibilidad na ang ilang mga kasamahan ay hindi nagkaroon ng pagkakataong maupo at makipag-chat sa isa't isa nang ilang sandali. Gumamit ng 1 o 2 ice breaker para panatilihin Pagkakaisa malakas at painitin ang magagandang utak bago magsimula ang pagpupulong.

Mahalaga ang mga ito sa simula ng mga all-hand meeting, dahil sinisira nila ang pormal na kapaligiran na maaaring makaapekto sa pakikipag-ugnayan ng mga empleyado habang tinutulungan ang mga kasamahan na tumuklas ng mga hindi inaasahang koneksyon sa mga departamento.

Subukan ang ilan sa mga ideyang ito:

• Aling GIF ang naglalarawan sa iyong kalooban? - Ipakita sa lahat ang ilang GIF at hilingin sa kanila na bumoto para sa isa na pinakamahusay na naaangkop sa kung ano ang kanilang nararamdaman.
• Magbahagi ng nakakahiyang kwento - Narito ang isa na napatunayang makabuo ng magagandang ideya. Hilingin sa lahat na magsulat ng isang maikli, nakakahiyang kuwento at isumite ito nang hindi nagpapakilala. Ang pagbabasa ng mga ito ay maaaring maging isang masayang simula sa iyong all-hand meeting agenda.
• Biglaang pagsusulit! - Walang sitwasyon na hindi maaaring taasan ng kaunting trivia. Ang isang mabilis na 5 minutong pagsusulit sa mga kasalukuyang kaganapan o mga kasanayan ng kumpanya ay maaaring magbigay ng inspirasyon sa pagkamalikhain at simulan ang iyong lahat-ng-kamay na may ilang magandang malinis na saya.

💡 Mag-check out 10 mga ice breaker para sa anumang pagpupulong - online o kung hindi man!

2. Mga Update ng Koponan

⏰ 5 minuto

May posibilidad na titingnan mo ang ilang bagong mukha sa pulong na ito, pati na rin ang nawawalang ilang kamakailang pag-alis. Ito ay pinakamahusay na tugunan ito nang maaga sa agenda para walang nakaupo na awkward na naghihintay na ipakilala.

Ang pagbibigay ng malaking pasasalamat sa mga kawani na kakaalis ay hindi lamang mabuting pamumuno, ito ay nagpapakatao sa iyo sa harap ng iyong mga tao. Gayundin, ang maagang pagpapakilala ng mga bagong mukha sa kumpanya ay isang mahusay na paraan upang matulungan silang madama na kasama sila at maging komportable ang lahat para sa natitirang bahagi ng pulong.

Ang isang mabilis na pasasalamat at pagbati ay magagawa para dito, ngunit maaari kang gumawa ng karagdagang milya sa pamamagitan ng paggawa ng isang maikling pagtatanghal.

Mahalagang ilagay ito nang maaga sa agenda (sa loob ng unang 10 minuto) upang ipakita ang paggalang sa mga dating kasamahan habang nagbibigay ng pagsasara para sa mga natitirang miyembro ng koponan.

Nakakatulong din ito sa mga bagong empleyado na makaramdam ng tunay na tinatanggap sa halip na tulad ng mga naiisip, sa huli ay nagtatakda ng positibong tono na nagpapababa ng pagkabalisa para sa lahat ng naroroon.

3. Balita ng Kumpanya

⏰ 5 minuto

Ang isa pang mabilis ngunit mahalagang item sa iyong all-hand meeting agenda ay ang pag-update ng iyong team sa mga aktibidad ng kumpanya. Bakit ito mahalaga? Ito ay upang panatilihing nakahanay at may kaalaman ang lahat tungkol sa mas malawak na pagpapaunlad ng kumpanya, mga kaganapan, at mga tala sa logistik na nakakaapekto sa lahat.

Tandaan na hindi ito tungkol sa mga proyekto at layunin (na darating sa isang minuto), ngunit higit pa tungkol sa mga anunsyo na nakakaapekto sa buong kumpanya. Ito ay maaaring tungkol sa mga bagong deal na ginawa, mga bagong plano sa pagbuo ng team at gayundin sa lahat ng kinakailangang nakakainip na bagay, tulad ng kung anong araw darating ang tubero para kunin ang coffee mug na iniwan niya noong huling pagkakataon.

Ang aktibidad na ito ay naglalayong tiyakin ang transparency at pagkakahanay sa kung ano ang nangyayari sa buong kumpanya, habang pinapanatili din ang tono ng maliwanag at nagbibigay-kaalaman.

4. Pag-unlad ng Layunin

⏰ 20 minuto

Ngayon kami ay nasa tunay na laman ng iyong lahat-ng-kamay. Dito mo ipapakita ang mga layunin at ipagmalaki (o iiyak sa publiko) ang pag-unlad ng iyong koponan patungo sa kanila.

Karaniwang nanggagaling ang segment na ito pagkatapos ng mga pangkalahatang anunsyo at kadalasang pinamumunuan ng mga pinuno ng departamento o mga pinuno ng koponan, na ginagabayan ng host o moderator ang daloy.

Ito marahil ang pinakamahalagang seksyon ng iyong pagpupulong, kaya tingnan ang mga mabilisang tip na ito...

• Gumamit ng visual na data - Ito ay maaaring hindi nakakagulat, ngunit ang mga graph at chart ay gumagawa ng isang magkano mas mahusay na trabaho ng paglilinaw ng data kaysa sa teksto. Ipakita ang pag-unlad ng bawat departamento bilang isang punto sa isang graph upang mabigyan sila ng mas malinaw na indikasyon kung saan sila nanggaling at kung saan sila (sana) pupunta.
• Batiin at yumakap - Para sa iyong koponan, ito ay maaaring ang pinaka-nakakatakot na bahagi ng buong agenda ng all-hand meeting. Alisin ang takot sa pamamagitan ng pagbati sa mga koponan sa kanilang mahusay na trabaho, at malumanay na pag-udyok sa mga koponan na hindi maganda ang pagganap sa pamamagitan ng pagtatanong sa kanila kung ano ang kailangan nila upang magkaroon ng mas magandang pagkakataon na maabot ang kanilang mga layunin.
• Gawin itong interactive - Bilang pinakamahabang bahagi ng iyong all-hand meeting, at sa maraming aspeto na hindi direktang nalalapat sa lahat, maaaring gusto mong panatilihin ang pagtuon sa kuwarto nang may ilang interaktibidad. Subukan ang isang poll, scale rating, isang word cloud o kahit isang pagsusulit upang makita kung paano sa track sa tingin ng iyong koponan ay sila.

Kapag naihatid mo na ang bahaging ito ng usapan, magandang ideya na ilagay ang mga team sa mga breakout room para makapag-brainstorm sila ng 3-pronged na tugon...

1. Ano ang nagustuhan nila sa kanilang pag-update sa pag-unlad.
2. Ano ang hindi nila nagustuhan sa kanilang pag-update sa pag-unlad.
3. Isang blocker na humahadlang sa mas mahusay na pag-unlad.

Ang aktibidad na ito ay naglalayong pasiglahin ang transparency at pananagutan habang nag-uudyok sa mga koponan na may pagkilala o nakabubuo na paghihikayat.

5. Pagkilala sa Tauhan

⏰ 10 minuto

Ang pagkilala ay isang makapangyarihang motivator, at ang iyong all-hand meeting ay ang perpektong sandali upang i-highlight ang mga hindi kilalang bayani sa iyong organisasyon.

Hindi mo kailangang gumawa ng isang buong kanta at sayaw (maaaring hindi pa rin kumportable ang marami sa iyong mga tauhan dito), ngunit malaki ang magagawa ng ilang pagkilala at posibleng maliit na premyo, hindi lamang para sa indibidwal, kundi para sa iyong pagpupulong bilang isang buo.

Sa pangkalahatan, mayroong dalawang paraan upang gawin ito:

1. Bago ang pulong, lahat ng mga pinuno ng koponan ay nagsusumite ng pangalan ng isang tao sa kanilang koponan na higit pa sa kanilang tungkulin. Gamitin ang pulong upang kilalanin ang pinakamaraming isinumiteng pangalan mula sa bawat koponan.
2. Sa panahon ng pagpupulong - Maghawak ng live na word cloud para sa 'silent hero' ng lahat. Ang pinakamaraming isinumiteng pangalan mula sa iyong audience ay makikita sa gitna ng salitang cloud, na magbibigay sa iyo ng pagkakataong kilalanin sa publiko kung sino man ito.

Ang ritwal ng pagkilala ng staff ay maaaring magpalakas ng moral, bumuo ng paggalang sa cross-team, at magdagdag ng positibong emosyonal na pagtaas sa iyong all-hand meeting.

Tip 💡 Ang spinner wheel ay ang perpektong tool sa pamimigay ng premyo. Walang katulad nito para sa pakikipag-ugnayan ng madla!

6. Buksan ang Q&A

⏰ 15 minuto

Tapusin kung ano ang itinuturing ng marami na pinakamataas na priyoridad sa isang all-hand meeting: ang live na Q&A.

Ito ay isang pagkakataon para sa sinuman mula sa alinmang departamento na magpalabas ng mga tanong sa nangungunang brass. Asahan ang anuman at lahat mula sa segment na ito, at salubungin din ito, dahil maaaring pakiramdam ng iyong team na ito lang ang pagkakataong makakakuha sila ng direktang sagot sa isang wastong alalahanin.

Kung mayroon kang malaking team, ang isang paraan upang mahusay na makitungo sa Q&A ay ang magtanong ng mga tanong ilang araw bago ang iyong all-hand meeting, pagkatapos ay salain ang mga ito upang mahanap ang mga sulit na sagutin sa harap ng karamihan.

Ang layunin ng segment na ito ay hindi lamang magbigay ng mga sagot—ito ay upang bigyan ang iyong koponan ng boses, ipakita na ang pamumuno ay nakikinig, at isara ang pulong nang may tono ng pagiging bukas at paggalang.

Ngunit, kung gusto mong maging mas transparent tungkol sa buong proseso, hayaan lang ang iyong team na magtanong sa iyo sa pamamagitan ng live na platform ng Q&A. Sa ganitong paraan, maaari mong panatilihin ang lahat naayos, pinapabago at 100% magiliw para sa mga malalayong manggagawa.

Paano Magsagawa ng All-Hands Meeting Gamit ang AhaSlides

1. Ihanda ang Iyong Presentasyon

• Gumawa ng bagong presentasyon sa AhaSlides.
• Buuin ang iyong mga slide gamit ang mga pangunahing paksa na gusto mong saklawin: mga update ng kumpanya, mga nagawa ng koponan, mga anunsyo, Q&A, atbp.
• Gumamit ng halo ng mga slide na nagbibigay-kaalaman (teksto, mga larawan, mga tsart) at interactive slide (mga botohan, mga pagsusulit, mga ulap ng salita, Q&A).

2. Magdagdag ng Interactive Elements

• Mga Botohan: Magtipon ng mga opinyon o mabilis na feedback sa mga bagong inisyatiba.
• Mga slide ng Q&A: Pahintulutan ang mga empleyado na magsumite ng mga tanong nang live, na maaari mong sagutin sa panahon o pagkatapos ng pagtatanghal.
• Word Clouds: Kunin ang mga damdamin ng koponan o i-highlight ang mga pangunahing tema.
• Mga pagsusulit: Himukin ang koponan gamit ang mga nakakatuwang pagsusuri sa kaalaman o trivia ng kumpanya.

3. Ibahagi ang Access

• Bago ang pulong, ibahagi ang natatanging link o code sa pagsali kasama ng lahat ng dadalo para makasali sila gamit ang kanilang mga smartphone o device.
• Hikayatin ang lahat na sumali ng ilang minuto nang maaga upang maiwasan ang mga pagkaantala.

4. Sa panahon ng Pagpupulong

• Ipakita ang iyong mga slide, magpalipat-lipat sa pagitan ng nilalamang nagbibigay-kaalaman at mga interactive na aktibidad.
• Gumamit ng mga live na resulta ng poll at mga tugon sa Q&A upang pasiglahin ang mga talakayan.
• Panatilihing dynamic ang session sa pamamagitan ng pagsali sa lahat sa halip na one-way na komunikasyon.

5. Makipag-ugnayan at Mag-follow Up

• Gamitin ang mga insight mula sa mga botohan at Q&A para tugunan ang mga alalahanin at ipagdiwang ang mga nagawa.
• I-save ang mga tugon at resulta para sa sanggunian sa hinaharap o upang ibahagi sa mas malawak na koponan.
• Opsyonal, ibahagi ang buong presentasyon o buod pagkatapos ng pulong.

Mga Karagdagang Tulong para sa All-Hands Meeting

Kung gusto mong gawing mas mahaba kaysa sa 1 oras ang iyong mga kamay, subukan ang mga karagdagang aktibidad na ito...

1. Mga Kwento ng Customer

Ang mga pagkakataon, kapag nahawakan ng iyong kumpanya ang isang customer, ay maaaring maging isang napakalakas na motibasyon para sa iyong koponan.

Bago man o sa panahon ng pulong, hilingin sa iyong team na magpadala sa iyo ng anumang kumikinang na mga review mula sa mga customer. Basahin ang mga ito para sa buong team, o kahit na magkaroon ng pagsusulit para mahulaan ng lahat kung sinong customer ang nagbigay ng review.

2. Usapang Pangkatang

Maging tapat tayo, ang mga miyembro ng koponan ay kadalasang mas malapit sa kanilang mga pinuno ng koponan kaysa sa kanilang CEO.

Hayaang marinig ng lahat mula sa isang pamilyar na boses sa pamamagitan ng pag-imbita sa mga pinuno ng bawat koponan na pumunta sa entablado at ihatid ang kanilang bersyon ng pag-unlad ng layunin hakbang. Ito ay mas malamang na maiugnay at tumpak, at nagbibigay ito sa iba ng pahinga mula sa iyong boses!

3. Oras ng Pagsusulit!

Pagandahin ang iyong lahat ng kamay sa isang mapagkumpitensyang pagsusulit. Maaari mong ilagay ang bawat koponan sa... mga koponan, pagkatapos ay hamunin sila para sa leaderboard sa pamamagitan ng mga tanong na nauugnay sa trabaho.

Ano ang aming inaasahang output ng nilalaman sa taong ito? Ano ang rate ng pag-aampon ng aming pinakamalaking feature noong nakaraang taon? Ang mga tanong na tulad nito ay hindi lamang nagtuturo ng ilang mahahalagang sukatan ng kumpanya, pinasisigla din nila ang iyong pagpupulong at nakakatulong na bumuo ng mga team na gusto mo.