Mga Minuto ng Meeting: Pinakamahusay na Gabay sa Pagsulat, Mga Halimbawa (+ Libreng Template) sa 2024

Ang mga pagpupulong ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa mga negosyo at organisasyon, na nagsisilbing isang plataporma para sa pagtalakay at pagtugon sa mga isyu at pamamahala sa mga panloob na gawain upang himukin ang pag-unlad. Upang makuha ang esensya ng mga pagtitipon na ito, virtual man o personal, Mga Meeting Minutes or minuto ng pagpupulong (MoM) ay mahalaga sa pagkuha ng mga tala, pagbubuod ng mga pangunahing paksang tinalakay at pagsubaybay sa mga desisyon at resolusyong naabot.

Gagabayan ka ng artikulong ito sa pagsulat ng epektibong mga minuto ng pagpupulong, na may mga halimbawa at template na gagamitin, pati na rin ang mga pinakamahusay na kagawian na dapat sundin.

Talaan ng nilalaman

• Ano ang Mga Minuto ng Pagpupulong?
• Sino ang Minute-Taker?
• Paano Sumulat ng Minuto ng Pagpupulong
• Mga Halimbawa ng Minuto ng Pagpupulong (+ Mga Template)
• Mga Tip para Gumawa ng Magandang Minuto ng Pagpupulong
• Key Takeaways

Sana, ang artikulong ito ay makakatulong sa iyo na hindi na madama ang hamon sa pagsulat ng mga minuto ng pulong. At huwag kalimutang maging malikhain at interactive sa bawat isa sa iyong mga pagpupulong kasama ang:

• AhaSlides Pampublikong Template
• Project Kickoff Meeting
• Strategic Management Meeting
• Mga Pagpupulong Sa Negosyo |10 Mga Uri at Pinakamahuhusay na Kasanayan
• Agenda ng Pulong | 8 Mahahalagang Hakbang, Mga Halimbawa, at Libreng Template
• Email ng Imbitasyon sa Pagpupulong | Pinakamahusay na Mga Tip, Mga Halimbawa, at Mga Template
• AI Online Quiz Creator | Gawing Live ang Mga Pagsusulit | 2024 Nagpapakita
• Live Word Cloud Generator | #1 Libreng Word Cluster Creator sa 2024
• 14 Pinakamahusay na Tool para sa Brainstorming sa Paaralan at Trabaho sa 2024
• Ano ang Rating Scale? | Libreng Survey Scale Creator
• Random na Tagabuo ng Koponan | 2024 Random Group Maker Reveals

Ano ang Mga Minuto ng Pagpupulong?

Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang nakasulat na rekord ng mga talakayan, desisyon, at mga bagay ng aksyon na nagaganap sa panahon ng isang pulong. 

• Ang mga ito ay nagsisilbing sanggunian at mapagkukunan ng impormasyon para sa lahat ng mga dadalo at sa mga hindi makadalo.
• Tumutulong sila na matiyak na ang mahalagang impormasyon ay hindi malilimutan at ang lahat ay nasa parehong pahina tungkol sa kung ano ang tinalakay at kung anong mga aksyon ang dapat gawin.
• Nagbibigay din sila ng pananagutan at transparency sa pamamagitan ng pagdodokumento ng mga desisyon at pangakong ginawa sa panahon ng pulong.

Sino ang Minute-Taker?

Ang Minute-Taker ay responsable para sa tumpak na pagtatala ng mga talakayan at desisyon na ginawa sa panahon ng pulong.

Maaari silang maging isang administratibong opisyal, isang kalihim, isang katulong o tagapamahala, o isang boluntaryong miyembro ng pangkat na gumaganap ng gawain. Mahalaga na ang tagakuha ng minuto ay may mahusay na organisasyon at pagkuha ng tala, at mabisang maibubuod ang mga talakayan.

Masayang Pagdalo sa Pulong kasama ang AhaSlides

Paano Sumulat ng Minuto ng Pagpupulong

Para sa epektibong mga minuto ng pagpupulong, una, dapat silang maging layunin, maging isang makatotohanang talaan ng pulong, at iwasan ang mga personal na opinyon o pansariling interpretasyon ng mga talakayan. Susunod, dapat itong maikli, malinaw, at madaling maunawaan, tumuon lamang sa mga pangunahing punto, at iwasang magdagdag ng mga hindi kinakailangang detalye. Sa wakas, ito ay dapat na tumpak at tiyakin na ang lahat ng naitala na impormasyon ay sariwa at may kaugnayan.

Tingnan natin ang mga detalye ng pagsulat ng mga minuto ng pagpupulong sa mga sumusunod na hakbang!

8 Mahahalagang Bahagi ng Minuto ng Pagpupulong

1. Petsa, oras, at lokasyon ng pulong
2. Listahan ng mga dadalo at anumang paghingi ng paumanhin sa pagliban
3. Agenda at layunin ng pagpupulong
4. Buod ng mga talakayan at desisyong ginawa
5. Anumang mga boto na nakuha at ang kanilang mga kinalabasan
6. Mga item ng aksyon, kabilang ang responsableng partido at deadline para sa pagkumpleto
7. Anumang susunod na hakbang o mga follow-up na item
8. Pangwakas na pananalita o pagpapaliban ng pulong

Mga hakbang sa pagsulat ng epektibong katitikan ng pulong

1/ Paghahanda

Bago ang pulong, gawing pamilyar ang iyong sarili sa agenda ng pagpupulong at anumang nauugnay na background na materyales. Tiyaking mayroon ka ng lahat ng kinakailangang tool, gaya ng laptop, notepad, at panulat. Magandang ideya din na suriin ang mga nakaraang minuto ng pagpupulong upang maunawaan kung anong impormasyon ang isasama at kung paano i-format ang isa.

2/ Pagkuha ng tala

Sa panahon ng pagpupulong, kumuha ng malinaw at maigsi na mga tala sa mga talakayan at desisyong ginawa. Dapat kang tumuon sa pagkuha ng mga pangunahing punto, desisyon, at mga item ng pagkilos, sa halip na i-transcribe ang buong pulong ng verbatim. Siguraduhing isama ang mga pangalan ng mga tagapagsalita o anumang pangunahing quote, at anumang mga item ng aksyon o desisyon. At iwasan ang pagsulat ng mga pagdadaglat o shorthand na hindi maintindihan ng iba.

3/ Ayusin ang mga minuto

Suriin at ayusin ang iyong mga tala upang lumikha ng magkakaugnay at maigsi na buod ng iyong mga minuto pagkatapos ng pulong. Maaari kang gumamit ng mga heading at bullet point upang gawing madaling basahin ang mga minuto. Huwag kumuha ng mga personal na opinyon o pansariling interpretasyon ng talakayan. Tumutok sa mga katotohanan at kung ano ang napagkasunduan sa panahon ng pulong.

4/ Pagtatala ng mga detalye

Dapat kasama sa iyong mga minuto ng pulong ang lahat ng nauugnay na detalye, gaya ng petsa, oras, lokasyon, at mga dadalo. At banggitin ang anumang mahahalagang paksang tinalakay, mga desisyon, at mga item ng aksyon na itinalaga. Tiyaking itala ang anumang mga boto na nakuha at ang kinalabasan ng anumang mga talakayan.

5/ Mga item ng aksyon

Tiyaking ilista ang anumang mga item ng aksyon na itinalaga, kabilang ang kung sino ang responsable at ang deadline para sa pagkumpleto. Ito ay isang mahalagang bahagi ng mga minuto ng pulong, dahil tinitiyak nito na alam ng lahat ang kanilang mga responsibilidad at ang timeline para sa pagkumpleto ng mga ito.

6/ Pagsusuri at pamamahagi

Dapat mong suriin ang mga minuto para sa katumpakan at pagkakumpleto, at gumawa ng anumang kinakailangang mga pagbabago. Siguraduhin na ang lahat ng mga pangunahing punto at desisyon ay nabanggit. Pagkatapos, maaari mong ipamahagi ang mga minuto sa lahat ng mga dadalo, nang personal man o sa pamamagitan ng email. Mag-imbak ng kopya ng mga minuto sa isang sentralisadong lokasyon para sa madaling pag-access, gaya ng shared drive o cloud-based na storage platform.

7/ Pagsubaybay

Tiyakin na ang mga item ng aksyon mula sa pulong ay sinusundan at nakumpleto kaagad. Gamitin ang mga minuto upang subaybayan ang pag-unlad at tiyaking naipatupad ang mga desisyon. Tinutulungan ka nitong mapanatili ang pananagutan at tinitiyak na ang pulong ay produktibo at epektibo.

Mga Halimbawa ng Minuto ng Pagpupulong (+ Mga Template)

1/ Meeting Minutes Halimbawa: Simple Meeting Template

Ang antas ng detalye at pagiging kumplikado ng mga simpleng minuto ng pulong ay depende sa layunin ng pulong at sa mga pangangailangan ng iyong organisasyon. 

Sa pangkalahatan, ang mga simpleng minuto ng pulong ay ginagamit para sa mga panloob na layunin at hindi kailangang maging kasing pormal o komprehensibo gaya ng iba pang mga uri ng mga minuto ng pulong. 

Kaya, kung ikaw ay nasa apurahang pangangailangan at ang pulong ay umiikot sa simple, hindi masyadong mahalagang nilalaman, maaari mong gamitin ang sumusunod na template:

2/ Meeting Minutes Halimbawa: Board Meeting Template

Ang mga minuto ng pulong ng lupon ay itinatala at ipinamamahagi sa lahat ng miyembro, na nagbibigay ng talaan ng mga desisyong ginawa at direksyon ng organisasyon. Samakatuwid, dapat itong malinaw, kumpleto, detalyado, at pormal. Narito ang template ng mga minuto ng pulong ng board:

Isa lamang itong pangunahing template ng board meeting, at maaaring gusto mong magdagdag o mag-alis ng mga elemento depende sa mga pangangailangan ng iyong pulong at organisasyon.

3/ Meeting Minutes Halimbawa: Project Management Template 

Narito ang isang halimbawa ng mga minuto ng pagpupulong para sa isang template ng pamamahala ng proyekto:

Mga Tip para Gumawa ng Magandang Minuto ng Pagpupulong

Huwag i-stress ang pagkuha ng bawat salita, tumuon sa pag-log sa mga pangunahing paksa, kinalabasan, desisyon, at item ng aksyon. Ilagay ang mga talakayan sa isang live na platform para mahuli mo ang lahat ng mga salita sa isang malaking net🎣 - Ang idea board ng AhaSlides ay isang intuitive at simpleng tool para mabilis na maisumite ng lahat ang kanilang mga ideya. Narito kung paano mo ito gagawin:

Gumawa ng bagong presentasyon kasama ang iyong Account ng AhaSlides, pagkatapos ay idagdag ang slide ng Brainstorm sa seksyong "Poll".

Isulat ang iyong paksa ng talakayan, pagkatapos ay pindutin ang "I-present" para lahat ng nasa meeting ay makasali at makapagsumite ng kanilang mga ideya.

Parang easy-peasy, di ba? Subukan ang feature na ito ngayon, isa lang ito sa mga kapaki-pakinabang na feature para makatulong na mapadali ang iyong mga pagpupulong gamit ang masigla, matatag na mga talakayan.

Key Takeaways

Ang layunin ng mga minuto ng pagpupulong ay upang magbigay ng isang mataas na antas na pangkalahatang-ideya ng pulong para sa mga hindi nakadalo, pati na rin upang panatilihin ang isang talaan ng mga kinalabasan ng pulong. Samakatuwid, ang mga minuto ay dapat na organisado at madaling maunawaan, na itinatampok ang pinakamahalagang impormasyon nang malinaw at maigsi.