Dışarıdaki en disiplinli şirketler bile bazen projelerinin yoldan çıktığını hissedebilir. Çoğu zaman, sorun şunlardan biridir: hazırlık. Çözüm? İyi yapılandırılmış ve tamamen etkileşimli bir proje başlangıç toplantısı!
Gösterişli ve törensel olmanın ötesinde, iyi yürütülen bir başlangıç toplantısı, gerçekten güzel bir şey elde edebilir. İşte heyecan yaratan ve heyecan uyandıran bir proje başlangıç toplantısı düzenlemenin 8 adımı: herkes aynı sayfada.
Başlangıç Zamanı!
Hatırlanması Gereken Toplantı İpuçları
Önceden bir başlangıç toplantısı gündeminiz olmalıdır. Erken proje başlangıç e-postası göndermek çok önemlidir! O halde, birkaç başlangıç toplantısı gündem örneğine göz atalım!
AhaSlides çok işe yaradığı zaman olduğu için başlangıç oturumu, birçok oyun ve aktivite ile kısa ve öz olmalıdır! Aşağıdaki gibi bizimle daha fazla ipucuna göz atın:
Konuşmayı Başlatın.
Proje başlangıç toplantısında ekibinizden ve müşterilerinizden değerli girdiler alın. Bu ücretsiz şablonla canlı oylama, Soru-Cevap ve fikir alışverişi araçlarını kullanın!
🚀 Şablona bakın
Proje Başlangıç Toplantısı nedir?
Teneke üzerinde yazdığı gibi, bir proje başlangıç toplantısı bir projenizi başlattığınız toplantı.
Genellikle bir proje başlangıç toplantısı, bir projeyi sipariş eden müşteri ile onu hayata geçirecek şirket arasındaki ilk toplantıdır. Her iki taraf da birlikte oturacak ve projenin temellerini, amacını, hedeflerini ve fikirden meyveye kadar nasıl ilerleyeceğini tartışacak.
Genel olarak, var 2 türleri farkında olunması gereken başlangıç toplantıları:
- Harici Proje Başlangıç – Bir geliştirme ekibi aşağıdakilerden biriyle oturur: dışında şirket, bir müşteri veya paydaş gibi ve ortak bir proje planını tartışıyor.
- Dahili PKM – bir ekip içinde şirket birlikte oturur ve yeni bir şirket içi proje planını tartışır.
Her iki türün de farklı sonuçları olabilirken, prosedür hemen hemen aynıdır. esasen var hiçbir parçası bir dahili proje başlangıcının parçası olmayan harici bir proje başlangıcı için - tek fark, onu kimin için tuttuğunuz olacaktır.
Toplantılarınıza Daha Fazla Katılım
Proje Başlangıç Toplantıları Neden Bu Kadar Önemli?
Başlangıç Toplantılarının amacı açık ve net olmalıdır! Özellikle günümüzün Kanban'ın yönetim kuruluna takıntılı olduğu işyerlerinde, bir projeyi yalnızca doğru kişilere bir dizi görev atayarak başlatmak yeterince basit görünebilir. Ancak bu durum takımların sürekli olarak yollarını kaybetmelerine yol açabilir.
Unutma, sırf üzerinde olduğun için aynı tahta üzerinde olduğun anlamına gelmez aynı sayfa.
Bunun kalbinde, bir proje başlangıç toplantısı dürüst ve açık bir toplantıdır. Diyalog bir müşteri ve bir ekip arasında. Onun değil Projenin nasıl işleyeceğine dair bir dizi duyuru, ancak konuşma dizginsiz tartışmalarla ulaşılan planlar, beklentiler ve hedefler hakkında.
Bir proje başlangıç toplantısı düzenlemenin faydalarından bazıları şunlardır:
- herkesi alır hazırlanmış - "Bana bir ağacı kesmem için altı saat verin, ilk dördünü baltayı bilemekle geçireyim." Abraham Lincoln bugün hayatta olsaydı, 4 proje saatinin ilk 6 saatini bir proje başlangıç toplantısında geçireceğinden emin olabilirsiniz. Çünkü bu toplantıların içeriği herşey herhangi bir projeyi sağ ayağınıza getirmek için gerekli adımlar.
- İçerir tüm önemli oyuncular – Başlangıç toplantıları, herkes orada olmadıkça başlayamaz: yöneticiler, ekip liderleri, müşteriler ve projede payı olan herkes. Her şeyi çözmek için bir başlangıç toplantısının netliği olmadan, kimin neyden sorumlu olduğunu takip etmek çok kolay.
- Bu kadar açık ve işbirlikçi – Söylediğimiz gibi, proje başlangıç toplantıları tartışmalardır. En iyileri devreye giriyor herşey ve herkesten en iyi fikirleri ortaya çıkarın.
Toplantılarınıza Daha Fazla Katılım
Bir Kickass Projesi Başlangıç Toplantısının 8 Adımı
Peki, bir proje başlangıç toplantısının gündeminde tam olarak neler var? Aşağıdaki 8 adıma kadar daralttık, ancak her zaman şunu hatırlamanız gerekir: bu tür bir toplantı için set menü yok.
Bu 8 adımı bir rehber olarak kullanın, ancak nihai gündemin sen!
Adım #1 – Tanıtımlar ve Buz Kırıcılar
Doğal olarak, herhangi bir açılış toplantısını başlatmanın tek yolu, katılımcıların birbirini tanımasını sağlamaktır. Projenizin uzunluğu veya büyüklüğü ne olursa olsun, müşterileriniz ve ekip üyelerinizin birlikte verimli bir şekilde çalışabilmeleri için önce birbirleriyle aynı fikirde olmaları gerekir.
Basit bir 'masanın etrafından dolaşma' tipi bir giriş, insanları isimlere alıştırmak için yeterli olsa da, bir buz kırıcı başka bir katman ekleyebilir. kişilik ve ruh halini hafifletmek proje başlangıcından önce.
Bunu dene: Tekerleği döndür 🎡
Bazı basit giriş konularını bir dönen tekerlek, ardından her ekip üyesinin onu döndürmesini ve çark hangi konuya gelirse gelsin yanıtlamasını sağlayın. Komik sorular teşvik edilir, ancak az çok profesyonel kaldığınızdan emin olun!
Bunun gibi daha fazlasını mı istiyorsunuz? 💡 biz var Herhangi bir toplantı için 10 buz kırıcı tam burada.
Adım #2 – Proje Arka Planı
Formaliteler ve şenlikler bir kenara bırakıldığında, artık soğuk işleri başlatmanın zamanı geldi. Toplantıyı başarılı bir şekilde başlatmak için başlangıç toplantısının net bir gündemine sahip olmalısınız!
Tüm harika hikayelerin yaptığı gibi, en baştan başlamak en iyisidir. Tüm yazışmaları özetleyin Siz ve müşterileriniz arasında, projeye dahil olan herkesin şu ana kadar neler olduğunu tam olarak anlamasını sağlamak için.
Bu, e-postaların, metinlerin, önceki toplantılardan alınan dakikaların veya şirketiniz ve müşteriniz için herhangi bir bağlam ekleyen herhangi bir kaynağın ekran görüntüleri olabilir. Bir zaman çizelgesi oluşturarak herkesin görselleştirmesini kolaylaştırın.
Adım #3 – Proje Talebi
Yazışma geçmişine ek olarak, derinlere dalmak isteyeceksiniz ayrıntılarına neden bu proje ilk etapta başlatılıyor.
Bu, hem ekiplerin hem de müşterilerin her zaman akıllarında tutmaları gereken bir şey olan, projenin çözmeye çalıştığı sorunlu noktalara net bir genel bakış sağladığı için önemli bir adımdır.
PROTIP ????
Bunun gibi aşamalar tartışma için olgunlaşmıştır. Müşterilerinize sorun ve ekibinizin bu projenin neden hayal edildiğini düşündüklerine dair fikirlerini ortaya koyması için.
Varsa, her zaman kanala yönlendirmeye çalışmalısınız. müşterinin Sesi bu bölümde. Projenizin düzeltmeye çalıştığı sorunlu noktalardan bahseden tüketicilerin gerçek dünyadan örneklerini elde etmek için müşteriyle işbirliği yapın. Fikirleri, ekibinizin projeye nasıl yaklaştığını şekillendirmelidir.
Adım #4 – Proje Hedefleri
yani içine baktın geçmiş proje, şimdi bakma zamanı gelecek.
Projeniz için doğrudan hedeflere ve net bir başarı tanımına sahip olmak, ekibinizin buna doğru çalışmasına gerçekten yardımcı olacaktır. Sadece bu değil, müşterinize iş konusunda ciddi olduğunuzu ve işlerin gidişatı konusunda benzer şekilde yüksek paya sahip olduğunuzu gösterecektir.
Başlangıç toplantısına katılanlara sorun 'başarı nasıl olacak?' Daha fazla müşteri mi? Daha fazla yorum mu? Daha iyi bir müşteri memnuniyeti oranı?
Hedef ne olursa olsun, her zaman olmalı…
- Ulaşılabilir - Kendinizi fazla germeyin. Sınırlarınızı bilin ve kendinize bir hedef belirleyin. aslında elde etme şansı var.
- Ölçülebilir – Hedefinizi verilerle destekleyin. Belirli bir sayıyı hedefleyin ve ona doğru ilerlemenizi takip edin.
- zamanlanmış - Kendinize bir bitiş tarihi verin. Bu tarihten önce hedeflerinize ulaşmak için elinizden gelen her şeyi yapın.
Adım #5 – İş Beyannamesi
'Eti' 'başlangıç toplantısına' koyarak, bir Çalışma Bildirimi (SoW), projenin özelliklerine ve nasıl gerçekleştirileceğine dair kapsamlı bir dalıştır. Bu ana faturalandırma başlangıç toplantısı gündeminde olmalı ve dikkatinizin çoğunu alıyor olmalıdır.
İş beyanınıza neleri dahil etmeniz gerektiğine dair bu bilgi grafiğine göz atın:
Çalışma beyanının, proje başlangıç toplantısı gündeminin geri kalanı kadar tartışmayla ilgili olmadığını unutmayın. Bu, bir projenin basitçe eylem planını ortaya koymak gelecek proje için, ardından tartışmayı toplantının bir sonraki maddesi.
Başlangıç toplantınızın geri kalanı gibi, çalışma beyanınız da süper değişken. Çalışma beyanınızın özellikleri her zaman projenin karmaşıklığına, ekibin büyüklüğüne, ilgili bölümlere vb. bağlı olacaktır.
Daha fazla bilmek ister misiniz? 💡 Şuna bakın bir çalışma bildirimi hazırlama hakkında kapsamlı makale.
Adım #6 – Soru-Cevap Bölümü
Soru-Cevap bölümünüzü sonuna kadar bırakmak zorunda hissedebilirsiniz, ancak aslında onu tutmanızı öneririz. iş beyanınızın hemen ardından.
Böylesine etli bir segment, kesinlikle hem müşterinizden hem de ekibinizden sorulara yol açacaktır. Toplantının büyük kısmı herkesin zihninde çok taze olduğundan, ütü sıcakken vurmak en iyisidir.
Soru-Cevap'ınıza ev sahipliği yapmak için etkileşimli sunum yazılımı kullanmak, özellikle proje başlangıç toplantınızın katılım sayısı yüksekse, her şeyin yolunda gitmesini sağlamaya yardımcı olabilir….
- Bu kadar örgütlü – Sorular popülerliğe (yukarı oylar yoluyla) veya zamana göre düzenlenir ve 'yanıtlandı' olarak işaretlenebilir veya en üste sabitlenebilir.
- Bu kadar yönetilir – Sorular ekranda gösterilmeden önce onaylanabilir ve reddedilebilir.
- Bu kadar anonim – Sorular anonim olarak gönderilebilir, yani herkesin bir sesi vardır.
Adım #7 – Olası Sorunlar
Daha önce de söylediğimiz gibi, bir proje başlangıç toplantısı mümkün olduğunca açık ve dürüst olmakla ilgilidir. İşte bu nasıl inşa edersin güven duygusu Müşterinizle en başından beri.
Bu amaçla, projenin yol boyunca karşılaşabileceği potansiyel sorunları tartışmak en iyisidir. Burada kimse sizden geleceği tahmin etmenizi istemiyor, sadece karşılaşabileceğiniz engellerin geçici bir listesini yapmak için.
Siz, ekibiniz ve müşteriniz bu projeye farklı çıkarlarla yaklaşacağınız için, herkes potansiyel problem tartışmasında yer alır.
Adım #8 – Check In
Müşterinizle düzenli olarak görüşmek, her iki taraf arasındaki güveni sağlamlaştırmanın başka bir yoludur. Proje başlangıç toplantınızda, şu konulara değinmeniz gereken birkaç sorunuz var: ne, Ne zaman? Kim ve Nasıl bu check-in'ler olacak.
Check-in, aşağıdakiler arasında oldukça iyi bir dengeleme eylemidir. şeffaflık ve çaba. Olabildiğince açık ve şeffaf olmak güzel olsa da, bunu gerçekte ne kadar müsait olacağınız kapsamında yönetmelisiniz. be açık ve şeffaf.
Toplantı sona ermeden önce şu soruları yanıtladığınızdan emin olun:
- Ne? – Müşterinin tam olarak hangi ayrıntıda güncellenmesi gerekiyor? İlerlemenin her küçük ayrıntısını bilmeleri mi gerekiyor, yoksa önemli olan sadece büyük imzalar mı?
- Ne zaman? – Ekibiniz müşterinizi ne sıklıkla güncellemeli? Her gün yaptıklarını aktarmalı mı yoksa haftanın sonunda neler başardıklarını özetlemeliler mi?
- Kim? – Müşteriyle irtibat kuran ekip üyesi hangi ekip üyesi olacak? Her aşamada her ekibin bir üyesi mi olacak yoksa tüm proje boyunca tek bir muhabir mi olacak?
- Nasıl? – Müşteri ve muhabir hangi yöntemle irtibatta kalacak? Düzenli görüntülü görüşme, e-posta veya sürekli güncellenen canlı belge?
Bir proje başlangıç toplantısının gündemindeki çoğu maddede olduğu gibi, bunu açık havada tartışmak en iyisidir. Büyük bir ekip ve büyük bir müşteri grubu için, bunu yapmayı daha kolay bulabilirsiniz. canlı anket Mümkün olan en iyi check-in formülünü oluşturma seçeneklerini azaltmak için.
Daha fazla bilmek ister misiniz? 💡 Bazılarına göz atın Müşterilerinizle görüşmeye yönelik en iyi uygulamalar.
AhaSlides ile Etkili Anket Yapın
Proje Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonu
Ustalıkla planlanmış başlangıç toplantınız, yönetim kurulu odasında bazı kafaları uçurmayı beklerken, son dokunuş biraz zor olabilir. etkileşim hepsini bir araya getirmek için.
Sadece biliyor muydun 29% işletme müşterileri ile bağlı hissetmek (Gallup)? Ayrılma, B2B düzeyinde bir salgındır ve formaliteler nedeniyle başlangıç toplantılarının düz, sönük bir süreç gibi hissedilmesine neden olabilir.
Müşterilerinizi ve ekiplerinizi etkileşimli slaytlar aracılığıyla meşgul etmek gerçekten katılımı artırmak ve dikkat süresini artırmak.
AhaSlides'in bir alet cephaneliği canlı anketler, Soru-Cevap ve beyin fırtınası slaytları ve hatta canlı testler ve projenizi doğru şekilde ateşleyecek oyunlar.
Başlangıç toplantınız için ücretsiz, indirilmeyen bir şablon almak için aşağıya tıklayın. İstediğiniz her şeyi değiştirin ve ücretsiz olarak sunun!
Ücretsiz bir AhaSlides hesabı oluşturmak için aşağıya tıklayın ve etkileşim yoluyla kendi ilgi çekici toplantılarınızı oluşturmaya başlayın!
