Освоєння стратегії внутрішньої комунікації | 9 найкращих практик у 2024 році

Великий стратегія внутрішнього спілкування є джерелом життя будь-якої успішної організації. У сучасному гібридному робочому кліматі забезпечення прозорого, частого спілкування між розподіленими командами є більш важливим, ніж будь-коли. Проте багатьом компаніям досі важко налагодити правильний обмін повідомленнями, коли співробітники як в офісі, так і поза ним.

У цій публікації ми розглянемо найкращі практики, отримані від внутрішніх спеціалістів із зв’язку в компаніях, які досягли успіху в гібридній епосі. Ви отримаєте інсайдерські поради щодо створення релевантного вмісту, що стимулює залучення, а також для вимірювання того, що дійсно резонує з вашою аудиторією.

Зміст

• Що таке стратегія внутрішньої комунікації?
• Чому стратегія внутрішньої комунікації важлива?
• Хто відповідає за розробку стратегії внутрішньої комунікації?
• Коли має місце стратегія внутрішньої комунікації?
• Які канали використовуватиме стратегія внутрішньої комунікації?
• Як розробити стратегію внутрішньої комунікації?
• Зробіть внутрішнє спілкування ефективним за допомогою AhaSlides 
• Ключові винесення 
• ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Більше порад із AhaSlides

• Самовдоволення на робочому місці
• Ефективне спілкування на робочому місці

Що таке стратегія внутрішньої комунікації?

Уявіть, що у вас є купа талановитих людей, які працюють разом у компанії. Тепер, щоб ця команда досягла успіху, їм потрібно добре спілкуватися, як друзі, які спілкуються та діляться ідеями. Ось де на допомогу приходить стратегія внутрішньої комунікації!

Стратегія внутрішньої комунікації це всеосяжний план і структура, розроблена для сприяння ефективній та дієвій комунікації в організації. 

Основною метою цієї стратегії є створення згуртованої, поінформованої та заангажованої робочої сили, яка, зрештою, сприятиме успіху організації та досягненню її цілей.

Існує чотири види внутрішньої комунікації:

• Комунікація зверху вниз (комунікація між керівництвом і співробітником): Це коли інформація тече від вершини організаційної ієрархії (наприклад, менеджерів або керівників) до нижчих рівнів (співробітників). Це як бос, який дає вказівки команді. Ми використовуємо цей тип спілкування, щоб ділитися важливими оголошеннями, цілями компанії чи новою політикою.
• Комунікація «знизу вгору» (комунікація «співробітник»): Це протилежність комунікації зверху вниз. Інформація йде від нижчих рівнів (працівників) до вищих (менеджерів або керівників). Це схоже на те, що працівники діляться своїми ідеями, відгуками чи проблемами зі своїм босом. 
• Горизонтальний/боковий зв’язок (одноранговий зв’язок:): Цей тип спілкування відбувається між людьми на одному рівні в організації. Це як колеги, які спілкуються один з одним, щоб узгоджувати завдання чи ділитися оновленнями. 
• Діагональне спілкування: Уявіть собі це як суміш комунікації зверху вниз і горизонтальної комунікації. Це відбувається, коли люди з різних відділів або рівнів повинні працювати разом над проектом або обмінюватися інформацією. 

Чому стратегія внутрішньої комунікації важлива?

У будь-якій компанії внутрішня комунікаційна стратегія підтримує зв’язок та залучення співробітників. Важливі повідомлення, як-от запуск нових продуктів, зміни в політиці компанії або майбутні події, надсилаються негайно. Співробітники також можуть надавати відгуки та ідеї керівництву, щоб вони відчували себе цінними та частиною більшої картини.

Завдяки твердій стратегії робоче місце стає щасливим і продуктивним, де всі працюють на одній хвилі, командна робота процвітає, а компанія процвітає!

Хто відповідає за розробку стратегії внутрішньої комунікації?

Відповідальність за розробку стратегії внутрішньої комунікації зазвичай лягає на плечі керівництва організації та відділу комунікацій або відділу кадрів (людських ресурсів). Це передбачає співпрацю між різними зацікавленими сторонами для створення всебічної та ефективної стратегії, яка відповідає цілям і цінностям організації.

Ось ключові гравці, залучені до розробки стратегії внутрішньої комунікації:

• Команда керівників
• Відділ комунікацій або кадрів
• Консультанти з комунікацій: У деяких випадках організації можуть шукати зовнішніх консультантів із комунікацій або спеціалістів, щоб запропонувати свіжі перспективи та передовий досвід розробки ефективної стратегії.

Коли має місце стратегія внутрішньої комунікації?

Стратегія внутрішньої комунікації є постійною та діє протягом усього життєвого циклу організації. Це не разова річ, а постійні зусилля для забезпечення ефективної комунікації. Ось кілька ключових випадків, коли це має місце:

1. Організаційне планування: Стратегія будується під час планування, щоб узгодити комунікацію з цілями компанії.
2. Регулярні оновлення: його регулярно переглядають, щоб адаптуватись до змін і нових потреб.
3. Оцінки та оцінки: Це дуже важливо для процесу оцінювання в тому числі піврічний огляд, огляд на кінець року та оцінка роботи співробітника.
4. Під час змін: Це стає життєво важливим під час великих змін, таких як злиття чи зміна керівництва.
5. Знайомство з правилами: це гарантує, що працівники знають про нові політики чи ініціативи.
6. Під час кризи: Він відіграє вирішальну роль у наданні своєчасної та точної інформації у важкі часи.
7. Включення співробітників: це допомагає новим співробітникам відчувати себе прийнятними та поінформованими про свої ролі.
8. Щоденні операції: це забезпечує плавну комунікацію між командами та керівництвом.
9. Шукаю відгук: Це починає діяти, коли компанія просить відгуки співробітників, відгук менеджера і заохочує відкрите спілкування.

Які канали використовуватиме стратегія внутрішньої комунікації?

Канали, які використовуються у стратегії внутрішньої комунікації, можуть змінюватися залежно від уподобань організації, розміру та характеру інформації, яка має бути передана. Ось кілька поширених каналів зв’язку, які може використовувати стратегія внутрішньої комунікації:

1. Електронна адреса
2. Внутрішня мережа
3. Збори команд (Регулярні особисті або віртуальні зустрічі для обговорення прогресу, обміну оновленнями та співпраці над проектами.)
4. Інструменти цифрової співпраці (Платформи, такі як Microsoft Teams, Slack або інші інструменти керування проектами.)
5. Інформаційні бюлетені
6. Засідання ратуші
7. Дошки оголошень
8. Соціальні мережі (Внутрішні платформи)
9. Опитування відгуків

Як розробити стратегію внутрішньої комунікації?

Розробка ефективної внутрішньої комунікаційної стратегії включає кілька кроків, щоб переконатися, що вона узгоджується з цілями організації та відповідає комунікаційним потребам її співробітників. Ось покрокова інструкція, яка допоможе вам розробити стратегію внутрішньої комунікації:

1/ Визначте цілі та завдання комунікації: 

Визначте цілі, яких ви хочете досягти за допомогою стратегії. Наявність конкретних цілей спрямовуватиме ваші комунікаційні зусилля, незалежно від того, чи це стимулювання співпраці, підвищення залученості співробітників або приведення працівників у відповідність до бачення компанії.

2/ Визначте цільову аудиторію: 

Визначте різні сегменти співробітників і їхні унікальні комунікаційні потреби. Налаштуйте повідомлення та канали відповідно до вподобань, ролей і вимог кожної групи.

• Наприклад, відділу маркетингу може знадобитися часте оновлення нових кампаній, тоді як ІТ-відділу потрібна інформація про оновлення системи та технічні проблеми.

3/ Виберіть канали зв'язку: 

Залежно від типу інформації, яку потрібно надати, і цільової аудиторії виберіть найкращі методи спілкування. Подумайте про використання різноманітних каналів, таких як чат-платформи, електронна пошта, інтранет, командні зустрічі та цифрові інструменти для співпраці.

4/ Встановіть правила надсилання повідомлень: 

Визначте тон, стиль і мову спілкування. Переконайтеся, що повідомлення чіткі, лаконічні та відповідають цінностям і культурі компанії.

5/ Реалізація двостороннього зв’язку: 

Заохочуйте відкритий діалог і зворотній зв’язок, щоб створити культуру взаємодії. Надайте співробітникам можливість висловити свої думки, пропозиції та проблеми.

6/ Створіть розклад спілкування: 

Розробіть графік регулярного спілкування. Визначте частоту оновлень, зустрічей і сеансів зворотного зв’язку, щоб тримати співробітників у курсі та залучених.

7/ Підготуйте план комунікації у кризових ситуаціях: 

Розробіть план ефективної комунікації під час кризових чи складних ситуацій. Маючи добре розроблений план комунікацій у кризових ситуаціях, компанія може ефективно реагувати на виклики, інформувати працівників і підтримувати впевненість у здатності організації долати кризи.

8/ Навчання та навчання: 

Проведіть тренінги для співробітників і менеджерів щодо ефективної комунікації, особливо щодо нових інструментів або каналів, які впроваджуються.

9/ Виміряйте та оцініть: 

Налаштуйте показники для оцінки ефективності стратегії внутрішньої комунікації. Збирайте відгуки від співробітників і відстежуйте ключові показники ефективності, щоб покращувати роботу.

Крім того, зберігайте стратегію гнучкою та коригуйте її за потреби на основі зворотного зв’язку, мінливих організаційних потреб і нових комунікаційних технологій.

Зробіть внутрішнє спілкування ефективним за допомогою AhaSlides 

AhaSlides може бути потужним інструментом для покращення внутрішньої комунікації та підвищення ефективності кількома способами:

• Інтерактивні зустрічі та ратуші: Ви можете використовувати опитування в реальному часі, вікторини та Запитання та відповіді залучати учасників, збирати відгуки в режимі реального часу та заохочувати активну участь у віртуальних зустрічах і ратушах із співробітниками. 
• Зворотній зв'язок у режимі реального часу: за допомогою AhaSlides ви можете швидко створювати та розповсюджувати опитування, слово хмара працівникам. Це дає змогу збирати цінні відгуки на різні теми, наприклад ініціативи компанії, задоволеність працівників або програми навчання.
• Тренування та навчання: Ви можете включити інтерактивні вікторини та опитування готові шаблони перевірити розуміння співробітниками та закріпити ключові концепції для покращення тренінгів і семінарів.
• Заходи з формування команди: AhaSlides пропонує командоутворюючі заходи, як-от вікторини про криголам, ігри з обертове колесо, генератор випадкових команд. Ці дії можуть сприяти товариству та співпраці між співробітниками, навіть у віддалених або розподілених командах.
• Визнання співробітників: AhaSlides можна використовувати для визнання та відзначення досягнень, віх та внеску співробітників. Це підвищує моральний дух і мотивацію співробітників.
• Анонімний відгук: Функція анонімного опитування платформи може дозволити співробітникам надавати відгуки, не боячись наслідків, сприяючи більш відкритому та чесному спілкуванню.
• Залучення віддалених співробітників: Для організацій з віддаленими або розподіленими командами AhaSlides може бути цінним інструментом, який гарантує, що всі співробітники залишаються на зв’язку, залученими та поінформованими.

Ключові винесення 

Ефективна стратегія внутрішньої комунікації є основою добре функціонуючої та гармонійної організації. Це зміцнює культуру організації та, зрештою, призводить до підвищення продуктивності та успіху. 

ЧАСТІ ЗАПИТАННЯ

Ref: Forbes