Готові до використання формулювання, щоб повідомити вашому керівнику, що працює, а що ні, а також як це зробити, не погіршуючи стосунки.
Зворотній зв'язок працює лише тоді, коли він подається в обидва боки. Однак менеджерам зазвичай легше давати зворотний зв'язок, ніж отримувати його, а працівники хвилюються, що чесні коментарі будуть сприйняті як критика. Якщо це звучить знайомо, цей посібник пропонує вам принципи, формулювання та спосіб зробити його безпечнішим для всіх.
Чому важливий зворотний зв'язок з менеджерами
Аналіз даних про залученість, проведений Gallup, показав, що менеджери пояснюють щонайменше 70% розбіжностей у показниках залученості співробітниківЩо б не робив ваш керівник, ваша команда це відчуває. Зворотний зв'язок «вгору» — один з небагатьох способів вплинути на це.
Коли це зроблено добре, воно:
- Показує менеджерам їхні сліпі зони. Вони часто не бачать, як їхні рішення впливають на команду.
- Будує довіру. Коли люди можуть безпечно висловлювати те, що думають, рішення, вирішення проблем та ідеї покращуються.
- Підвищує залученість. Менеджери, які реагують на зворотний зв'язок, показують, що вони піклуються про розвиток своєї команди.
- Підтримує постійне вдосконалення. Команда, яка відкрито розповідає про те, як вона працює, може вирішити проблеми на ранній стадії.
Як надати зворотний зв'язок своєму керівнику
Давати зворотний зв'язок «згори» незручно, але кілька звичок значно полегшують його сприйняття.
- Оберіть правильний час і місце. Оберіть момент, коли жоден з вас не поспішатиме і не буде перебувати у стресі, і будьте певні, щоб залишатися наодинці.
- Будьте чіткими та конкретними. Опишіть, що сталося, коли та як це вплинуло на вас або команду. Дотримуйтесь того, що ви спостерігали, та уникайте припущень.
- Зосередьтеся на поведінці, а не на характері. «Кінцевий термін перенесли двічі минулого тижня» стосується дії. «Ви неорганізовані» стосується людини.
- Використовуйте твердження на слові «Я». «Я не був впевнений у пріоритетах, коли завдання змінилося» звучить краще, ніж «Ви ніколи не даєте чітких інструкцій».
- Вислухайте їхню сторону. Залиште місце для відповіді. Можливо, ви не побачили контексту.
- Запропонуйте подальший шлях. Проблему із запропонованим виправленням набагато легше вирішити, ніж зі скаргою.
- Закінчуйте на позитивній ноті. Назвіть щось, що йде добре, щоб розмова завершилася конструктивно.
Приклади відгуків менеджерів для типових ситуацій
Адаптуйте формулювання до своєї ситуації. Кожне написано, щоб назвати проблему та закликати до розмови, а не вимагати змін.
Нечіткі інструкції
«Коли я отримую від вас завдання, я часто не впевнений, чого ви від мене очікуєте. Чи могли б ми витратити кілька хвилин, щоб узгодити цілі та як виглядає хороший результат?»
Визнання
«Наша команда наполегливо працювала над останнім проєктом, і ми були б вдячні за визнання. Чи могли б ми поговорити про те, як відзначити це або як частіше визнавати внесок?»
Комунікація
«Я вважаю, що наше спілкування могло б бути ефективнішим. Я був би вдячний за більш своєчасний, прямий зворотний зв'язок щодо моєї роботи, а також, можливо, за регулярні перевірки прогресу та виявлення перешкод».
Робоче навантаження та межі
«Я хотів би поговорити про моє поточне робоче навантаження. Мені важко поєднувати роботу та особисте життя. Чи могли б ми розставити пріоритети для моїх завдань та встановити реалістичні терміни їх виконання?»
Психічне здоров'я
«У мене виникли деякі проблеми зі здоров’ям, які вплинули на мою концентрацію. Я отримую підтримку, але хотів би повідомити вас про це, якщо ви помітите зниження моєї продуктивності».
Мікроменеджмент
«Я хотів би більше відповідальності за свої проекти. Чи могли б ми обговорити, як я можу завоювати вашу довіру до моєї роботи, щоб я міг працювати більш самостійно?»
Конфлікт у команді
«Я помітив певну невирішену напруженість у команді. Думаю, якби ми вирішили її на ранній стадії, це б захистило моральний дух. Чи могли б ми обговорити, як це зробити?»
Ресурси
«Нестача [конкретного ресурсу чи інструменту] ускладнює ефективне виконання завдань. Чи можемо ми обговорити, як я можу отримати те, що мені потрібно?»
Конструктивна критика
«Я був би вдячний за більше конструктивної критики щодо моєї роботи. Знання того, де саме я можу покращитися, допомогло б мені просуватися на моїй посаді».
Делегація
«Наразі робота розподілена нерівномірно. Дехто з нас перевантажений, а інші мають більше можливостей. Чи могли б ми поговорити про те, як делегувати повноваження більш справедливо?»
Позитивний відгук вашому менеджеру
Зворотній зв'язок «вгору» використовується не лише для вирішення проблем. Конкретна похвала підказує менеджеру, яку поведінку слід продовжувати.
- «Я дуже ціную те, як ти вислуховуєш мої думки та турботи. Це допомагає мені відчувати себе цінним».
- «З моменту приєднання до команди я багато чого навчився у вас. Ваш досвід був безцінним для мого розвитку».
- «Дякую, що заохочуєте здоровий баланс між роботою та особистим життям. Перерва в роботі позитивно вплинула на моє самопочуття».
- «Ваше спокійне лідерство під час нещодавньої кризи дозволило команді зосередитися та не збитися зі шляху».
- «Дякую за вашу підтримку в попередньому проєкті. Ваші поради допомогли мені виконати мою роботу якнайкраще».
- «Дякую, що завітали минулого тижня, коли я здавався приголомшеним. Я відчував, що мене помічають і чують».
- «Дякуємо, що ви визнаєте нашу наполегливу працю. Це показує, що наші зусилля цінуються».
- «Я ціную вашу довіру до мене з новими викликами. Це додало мені впевненості».
- «Ваше чітке та лаконічне повідомлення робить наші цілі та очікування легко зрозумілими».
- «Ви створили інклюзивне середовище, де командна робота та повага є нормою, і це видно в тому, як ми працюємо».
Приклади конструктивного зворотного зв'язку за категоріями
Звернення до керівництва з проханням про вирішення проблем
Мета — розпочати розмову, а не звинувачувати.
- Опір новим ідеям: «Я помітив, що пропозиції від команди не часто розглядаються. Більш відкритий підхід до нових ідей міг би привнести свіжі перспективи в наші проекти».
- Відсутність визнання: «Команда цінує підтримку. Частіші відгуки про нашу роботу, позитивні та конструктивні, підвищать моральний дух та мотивацію».
- Погане вирішення конфліктів: «Я думаю, що вирішення конфліктів у команді можна покращити. Можливо, допомогло б навчання або чіткіші протоколи вирішення суперечок».
- Відсутність напрямку: «Чітніше розуміння довгострокових цілей компанії та того, як наша робота сприяє їх досягненню, допомогло б нам зосередитися».
- Ретельний нагляд: «Багато наших завдань підлягають ретельному нагляду, що може здаватися мікроменеджментом. З трохи більшою автономією та вашим керівництвом, коли нам це потрібно, я думаю, команда почувалася б більш впевнено».
Проблеми, пов'язані з роботою
Будьте конкретними та запропонуйте можливе рішення.
- Перевантаження роботою: «Моє робоче навантаження значно зросло, і я стурбований якістю своєї роботи. Чи можемо ми обговорити делегування або коригування термінів?»
- Дефіцит ресурсів: «Нам часто не вистачає [конкретних ресурсів], що уповільнює роботу команди. Чи могли б ми розглянути можливість кращого управління ресурсами?»
- Динаміка команди: «Я бачив деякі проблеми в [конкретній галузі]. Їх вирішення може покращити співпрацю. Чи може допомогти командна робота або підтримка у вирішенні конфліктів?»
- Неефективні процеси: «Поточний [процес або система], здається, спричиняє затримки та додаткову роботу. Чи можемо ми переглянути та вдосконалити його?»
- Відсутність навчання: «Мені потрібно більше навчання [конкретним навичкам], щоб добре виконувати свою роботу. Чи є можливості розвитку або наставництва, які я міг би використати?»
Неправильне спілкування
Підтримуйте спільний тон та прагніть до спільної ясності.
- Очікування від проекту: «Була певна плутанина щодо очікувань від [проекту]. Короткий письмовий опис вимог та термінів допоміг би нам дотримуватися узгодженості».
- Незрозумілі інструкції: «Деякі інструкції на нашій останній зустрічі були незрозумілими, зокрема щодо [завдання]. Чи можемо ми ще раз їх переглянути?»
- Прогалини в комунікації: «Прогалини в комунікації іноді призводять до непорозумінь, особливо в електронній пошті. Чи могли б ми домовитися про чіткіший формат або провести короткі подальші зустрічі?»
- Непослідовна інформація: «Я бачив невідповідності в нещодавніх брифінгах щодо [теми]. Чи можемо ми підтвердити правильну, актуальну інформацію?»
- Подальші дії за зустріччю: «Після нашої останньої зустрічі команди, я думаю, могло статися непорозуміння щодо [пункту]. Чи могли б ми повернутися до нього та підтвердити наступні кроки?»
Прохання про допомогу
Показ вашого бажання вчитися полегшує прийняття прохання.
- Розвиток кар'єри: "Я прагну розвиватися. Чи можемо ми запланувати час, щоб обговорити мій кар'єрний шлях і які навички варто розвивати?"
- Важкий проєкт: «Я вважаю [конкретну частину] [проекту] складною. Я був би вдячний за вашу пораду щодо підходу до цього.»
- Продуктивність: «Я хочу покращити свою роль. Як ви думаєте, де я міг би покращити свої навички, і на яких я маю зосередитися?»
- Динаміка команди: «Я намагався покращити те, як команда працює разом. Виходячи з вашого досвіду, що б ви порадили?»
- Керування навантаженням: «Мені важко керувати своїм робочим навантаженням. Чи не могли б ви поділитися методами визначення пріоритетів або управління моїм часом?»
Зробіть зворотний зв'язок безпечнішим за допомогою анонімного збору
Більшість побоювань щодо зворотного зв'язку пов'язані з атрибуцією. Якщо коментар можна простежити до вас, він несе ризик. Якщо він проявляється як частина закономірності в команді, менеджеру набагато легше сприймати його серйозно.
Ви можете виконати це на командній зустрічі з AhaSlides. шкала оцінок Слайд дозволяє кожному оцінювати твердження, такі як «Я отримую чіткий напрямок» або «Я отримую корисний зворотний зв’язок» зі свого телефону, а розподіл відповідей відображається на екрані. Оскільки команда сприймає результати як закономірність, нижчий бал сприймається як командний сигнал, а не скарга від однієї людини.
An Відкритий закінчився Потім слайд збирає пропозиції, написані власними словами людей, наприклад, «Що я можу зробити, щоб краще вас підтримувати?». Коментарі відображаються разом на екрані, тому менеджер читає теми, а не окремі повідомлення. Перевірте налаштування приєднання перед сеансом, щоб учасників не запитували їхні імена.
Якщо ви бажаєте зібрати відповіді протягом кількох днів, безкоштовний конструктор опитувань працює як опитування у власному темпі. Безкоштовний план підтримує до 50 учасників, тому він підходить для типової команди. Щоб дізнатися більше про формулювання шкали оцінювання, див. нашу Приклади шкали Лайкерта.
Часті питання
Як мені надати зворотний зв'язок своєму менеджеру? Оберіть особистий момент, опишіть конкретну ситуацію та її вплив, використовуйте «Я-висловлювання», вислухайте їхню точку зору та запропонуйте шлях подальших дій.
Що таке зворотний зв'язок угору? Зворотний зв'язок, який передається від працівників до їхнього керівника, на відміну від звичайного напрямку від керівника до працівника.
Які приклади позитивного зворотного зв'язку можна навести для менеджера? «Дякую, що звернулися, коли я здавався приголомшеним» або «Ваше спокійне керівництво під час нещодавньої кризи допомогло команді не збитися з правильного шляху». Конкретна похвала працює краще, ніж загальна подяка.
Як співробітники можуть анонімно залишати відгуки? Використовуйте анонімне опитування або шкалу оцінювання в реальному часі та слайд із відкритими кінцями на командній нараді, щоб менеджер бачив закономірності, а не імена.
Як часто команди повинні надавати зворотний зв'язок менеджерам? Регулярно, не лише під час щорічних оглядів. Коротка перевірка пульсу щокварталу, а також неформальні зустрічі, дозволяють звести до мінімуму проблеми.
