Навіть найдисциплінованіші компанії іноді можуть відчути, що їхні проекти збиваються з дороги. Найчастіше проблема полягає в одній із підготовка. Рішення? Добре структурований та повністю інтерактивний зустріч щодо початку проекту!
Більше ніж просто пишність та церемонія, добре виконана зустріч щодо початкового етапу дійсно може отримати щось красиве на правій нозі. Ось 8 кроків до проведення зустрічі щодо старту проекту, яка створює ажіотаж і отримує все на тій же сторінці.
Час старту!
Пам'ятайте про поради щодо зустрічей
Ви повинні заздалегідь мати порядок денний стартової зустрічі. Надсилання електронної пошти про початок проекту дуже важливо! Отже, давайте ознайомимося з кількома прикладами порядку денного початкових зустрічей!
Початкова сесія має бути короткою та лаконічною, з великою кількістю ігор та занять, оскільки саме тоді AhaSlides стане в нагоді! Ознайомтеся з іншими порадами, як показано нижче:
Почніть розмову.
Отримайте цінний внесок від вашої команди та клієнтів під час стартової зустрічі проекту. Використовуйте живі опитування, запитання та відповіді та інструменти обміну ідеями за допомогою цього безкоштовного шаблону!
🚀 Дивіться шаблон
Що таке зустріч щодо початку проекту?
Як сказано на банку, зустріч щодо початкового проекту є зустріч, на якій ви починаєте свій проект.
Як правило, проектна стартова зустріч — це перша зустріч клієнта, який замовив проект, і компанії, яка його втілюватиме в життя. Обидві сторони сядуть разом і обговорять основи проекту, його мету, цілі та шлях від ідеї до реалізації.
Взагалі кажучи, є Типи 2 стартових зустрічей, про які слід знати:
- Зовнішній старт проекту - Команда розробників сідає з кимось із поза компанія, як клієнт або зацікавлена сторона, обговорює план спільного проекту.
- Внутрішня ПКМ - команда з в компанія сідає разом і обговорює план нового внутрішнього проекту.
Хоча обидва ці типи можуть мати різні результати, процедури майже однаково. Є по суті жодної частини зовнішнього початку проекту, який не є частиною внутрішнього початку проекту - єдина різниця буде в тому, для кого ви його тримаєте.
Більше взаємодії з вашими зборами
Чому зустрічі з початкового проекту так важливі?
Мета Kickoff Meetings має бути голосною та чіткою! Може здатися досить простим розпочати проект, просто призначивши купу завдань потрібним людям, особливо на сучасному робочому місці, одержимі дошкою Kanban. Однак це може призвести до того, що команди постійно втрачатимуть свій шлях.
Пам'ятайте, тільки тому, що ви на та ж дошка не означає, що ви на одна сторінка.
В основі цього - зустріч щодо початку проекту - це чесна та відкрита зустріч Діалог між клієнтом і командою. Його НЕ серія оголошень про те, як буде працювати проект, але a розмова про плани, очікування та цілі, до яких дійшли нестримні дискусії.
Ось деякі переваги проведення наради щодо початку проекту:
- Це отримує кожен підготовлений - "Дайте мені шість годин, щоб зрубати дерево, і я проведу перші чотири заточуючи сокиру". Якби Авраам Лінкольн був живий сьогодні, ви можете бути впевнені, що він витратив би перші 4 з 6 проектних годин на зустрічі щодо початку проекту. Це тому, що ці зустрічі містять всі необхідні кроки, щоб отримати будь-який проект на правій нозі.
- Це передбачає всі ключові гравці - Початок зустрічей не може розпочатися, якщо там не всі: менеджери, керівники команд, клієнти та будь-хто інший, хто бере участь у проекті. Так просто втратити уявлення про те, хто за що відповідає, без ясності початкової зустрічі, щоб зрозуміти все це.
- Це відкритий та спільний – Як ми вже говорили, стартові зустрічі проекту – це дебати. Займаються найкращі всі присутніх та пропонують найкращі ідеї для всіх.
Більше взаємодії з вашими зборами
8 кроків до зустрічі щодо початку проекту
Отже, що саме входить до порядку денного засідання щодо початку проекту? Ми звузили це до 8 кроків нижче, але ви завжди повинні пам’ятати, що є немає встановленого меню для цього типу зустрічей.
Використовуйте ці 8 кроків як орієнтир, але ніколи не забувайте, що остаточний порядок денний лежить на Вам!
Крок No1 - Вступ та криголами
Звичайно, єдиний спосіб розпочати будь-яку стартову нараду – це ознайомити учасників один з одним. Незалежно від тривалості чи масштабу вашого проекту, клієнти та члени команди повинні бути на зв’язку один з одним, перш ніж вони зможуть ефективно працювати разом.
У той час як простого вступу типу «ходь за столом» достатньо, щоб люди ознайомилися з іменами, криголам може додати ще один рівень особистість та полегшити настрій попереду початку проекту.
Спробуйте це: крутите колесо 🎡
Викладіть кілька простих вступних тем на тему прядка, а потім попросіть кожного члена команди покрутити його та відповісти на будь-яку тему, на яку потрапить колесо. Смішні запитання заохочуються, але переконайтеся, що це більш-менш професійно!
Хочете ще подібного? 💡 У нас є 10 айсбрейкерів на будь-яку зустріч прямо тут.
Крок No2 - Передумови проекту
З формальностями та урочистостями покінчено, настав час розпочати холодний бізнес. Щоб успішно розпочати зустріч, у вас повинен бути чіткий порядок денний стартової зустрічі!
Як і всі чудові історії, найкраще починати спочатку. Окресліть усі листування між вами та вашими клієнтами, щоб усі, хто бере участь у проекті, були повністю в курсі того, що сталося дотепер.
Це можуть бути скріншоти електронних листів, тексти, протоколи попередніх зустрічей або будь-які ресурси, що додають будь-який контекст для вашої компанії та вашого клієнта. Полегшіть візуалізацію кожному, склавши часову шкалу.
Крок No3 - Попит на проект
На додаток до переписки, вам захочеться глибоко зануритися в подробиці чому цей проект починається в першу чергу.
Це важливий крок, оскільки він забезпечує чіткий огляд больових точок, які проект прагне вирішити, - це те, що як командам, так і клієнтам слід постійно тримати в центрі уваги.
Протіп 👊
Такі етапи дозріли для обговорення. Запитайте своїх клієнтів та Ваша команда запропонує свої ідеї щодо того, чому вони вважають, що цей проект був задуманий.
Якщо це можливо, ви завжди повинні намагатися перенаправити канал голос замовника в цьому розділі. Співпрацюйте з клієнтом, щоб знайти реальні приклади споживачів, які згадують про болючі точки, які ваш проект намагається виправити. Їхня думка має сформувати підхід вашої команди до проекту.
Крок No4 - Цілі проекту
Отже, ви розглянули Минуле проекту, тепер настав час розглянути майбутнє.
Прямі цілі та чітке визначення успіху для вашого проекту дійсно допоможуть вашій команді працювати над цим. Мало того, це покаже вашому клієнтові, що ви серйозно ставитеся до роботи і маєте настільки ж високу ставку в її розвитку.
Запитайте своїх учасників початкової зустрічі 'як виглядатиме успіх?' Це більше клієнтів? Більше відгуків? Кращий рівень задоволеності клієнтів?
Незалежно від мети, вона завжди повинна бути ...
- Досяжний - Не перенапружуйся. Знайте свої межі і придумайте собі мету насправді мають шанс досягти.
- Вимірний - Підкріпіть свою мету даними. Націльтесь на конкретну цифру та відстежуйте ваш прогрес на шляху до неї.
- Приурочений - Дайте собі дату закінчення. Зробіть усе можливе, щоб досягти своїх цілей до цього терміну.
Крок No5 - Звіт про роботу
Розміщуючи "м'ясо" на "зустрічі на початковій стадії", Звіт про роботу (SoW) - це значне занурення у особливості проекту та способи його проведення. Це основний білінг на порядку денному початкової зустрічі, і вона повинна приділяти більшу частину вашої уваги.
Ознайомтесь з цією інфографікою про те, що потрібно включити у ваш робочий документ:
Майте на увазі, що робоча інформація стосується не стільки дискусій, скільки решти порядку денного засідання проекту. Це справді час, коли проект можна просто вести викласти план дій для майбутнього проекту, а потім збережіть обговорення для наступний пункт наради.
Так само, як і решта вашої початкової зустрічі, ваша заява про роботу є такою супер змінна. Специфіка вашого звіту про роботу завжди залежатиме від складності проекту, розміру команди, задіяних частин тощо.
Бажаєте дізнатись більше? Перевірте це вичерпна стаття про розробку робочого звіту.
Крок №6 - Розділ запитань та відповідей
Хоча ви можете почуватись змушеними залишити розділ запитань і відповідей до кінця, ми фактично рекомендуємо провести його безпосередньо після вашого звіту про роботу.
Такий мускулистий сегмент, безсумнівно, спричинить запитання як вашого клієнта, так і вашої команди. Оскільки основна частина зустрічі настільки свіжа у свідомості кожного, найкраще вдарити, поки праска гаряча.
Використання інтерактивного програмного забезпечення для презентацій для розміщення Ваших запитань може допомогти забезпечити безперебійне все, особливо якщо ваша зустріч щодо початку проекту має велику кількість відвідувачів ...
- Це Організований - Запитання розподіляються за популярністю (за “за”) або за часом і можуть бути позначені як “відповідь” або закріплені вгорі.
- Це модерується - Питання можуть бути схвалені та відхилені до того, як вони з’являться на екрані.
- Це анонімний - Запитання можна подавати анонімно, тобто кожен має свій голос.
Крок No7 - Потенційні проблеми
Як ми вже говорили раніше, зустріч щодо початку проекту - це бути якомога відкритішими та чеснішими. Це як ви будуєте почуття довіри з вашим клієнтом з самого початку.
З цією метою найкраще обговорити потенційні проблеми, з якими проект може зіткнутися на своєму шляху. Ніхто не просить вас передбачити тут майбутнє, а лише скласти попередній перелік бар’єрів, з якими ви можете зіткнутися.
Оскільки ви, ваша команда та ваш клієнт будете підходити до цього проекту з різними ставками, це ідеально підходить все участь у обговоренні потенційних проблем.
Крок 8 - Реєстрація
Регулярні перевірки зі своїм клієнтом - це ще один спосіб зміцнення довіри між обома сторонами. На зустрічі щодо початку проекту ви маєте кілька запитань, на які слід звернутися що, коли, хто та як ці реєстрації відбудуться.
Реєстрація - це досить тонкий баланс між прозорість та зусилля. Хоча приємно бути максимально відкритим і прозорим, ви повинні керувати цим в межах того, наскільки доступними ви будете насправді be відкритим і прозорим.
Обов’язково отримайте відповіді на ці запитання до кінця наради:
- Що? - Якими детально клієнту потрібно оновити? Чи потрібно їм знати про кожну крихітну деталь прогресу, чи це лише важливі знаки?
- Коли? - Як часто ваша команда повинна оновлювати клієнта? Чи повинні вони розповідати про те, що робили щодня, або просто підбивати підсумки того, що вдалося наприкінці тижня?
- Хто? - Який член команди буде тим, хто підтримує зв’язок із клієнтом? Чи буде член кожної команди, на кожному етапі, або лише один особливий кореспондент протягом усього проекту?
- Як? - Яким методом клієнт та кореспондент збираються залишатися на зв'язку? Регулярний відеодзвінок, електронна пошта чи постійно оновлюваний документ у реальному часі?
Як і у випадку з більшістю пунктів порядку денного засідання проекту, найкраще обговорити їх відкрито. Для великої команди та великої групи клієнтів вам може бути простіше зробити a опитування в прямому ефірі для того, щоб розширити можливості встановлення найкращої формули реєстрації.
Бажаєте дізнатись більше? Перевірте деякі найкращі методи спілкування з клієнтами.
Ефективно проводите опитування за допомогою AhaSlides
Шаблон порядку денного початкової зустрічі проекту
Оскільки ваша майстерно запланована зустріч про початковий етап, яка просто чекає, щоб задуматися в залі засідань, останнім штрихом може бути взаємодія щоб об’єднати все це разом.
Ви знали лише це 29% підприємств відчувати зв’язок зі своїми клієнтами (Gallup)? Розрив зв’язків – це епідемія на рівні B2B, і це може призвести до того, що початкові зустрічі виглядають як плаский, не надихаючий процес через формальності.
Залучення своїх клієнтів та команд за допомогою інтерактивних слайдів може справді стимулювати участь та збільшити охоплення уваги.
AhaSlides має арсенал інструментів включаючи опитування в реальному часі, запитання та відповіді та слайди для мозкового штурму, і навіть живі вікторини та ігри, щоб правильно розпалити ваш проект.
Клацніть нижче, щоб взяти безкоштовний шаблон, який не можна завантажувати, для вашої початкової зустрічі. Змінюйте все, що завгодно, і презентуйте це безкоштовно!
Клацніть нижче, щоб створити безкоштовний обліковий запис AhaSlides та розпочати створювати власні захоплюючі зустрічі за допомогою інтерактивності!
