Hầu hết quy trình hướng dẫn sử dụng hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) đều xoay quanh hệ thống: đây là màn hình đăng nhập, đây là menu, đây là mẫu cho từng loại ghi chú. Người mới bắt đầu với một chứng chỉ. Các vấn đề về ghi chép bắt đầu xuất hiện ở khoa phòng vào tuần sau.
Hướng dẫn này dành cho các giám đốc đào tạo và phát triển (L&D) bệnh viện, cũng như các trưởng bộ phận tin học hoặc tuân thủ quy định, những người muốn có một điểm xuất phát khác: quy trình làm việc mà người mới phải hoàn thành và những khó khăn họ sẽ gặp phải trong quá trình thực hiện. Hướng dẫn này chỉ ra cách chẩn đoán xem vấn đề là do thiếu hụt đào tạo hay do lỗi hệ thống, cách thiết kế quá trình chuẩn bị và thực hành xoay quanh một nhiệm vụ thực tế, và cách đánh giá xem người mới có thể hoàn thành nhiệm vụ đó hay không, với hồ sơ đầy đủ và tuân thủ quy định.
Một tình huống đáng để thiết kế
Tình huống dưới đây chỉ mang tính minh họa, không phải là trường hợp đã được ghi nhận.
Một nhân viên văn thư mới vào làm việc hôm thứ Hai. Đến thứ Năm, họ được yêu cầu hoàn thành việc cập nhật hồ sơ bệnh nhân định kỳ sau khi bệnh nhân nhập viện. Nhiệm vụ trên lý thuyết khá đơn giản: xác nhận thông tin cá nhân, ghi lại nguồn giới thiệu, đính kèm mẫu đơn đồng ý và hoàn tất việc nhập liệu. Trên thực tế, họ gặp phải bốn trở ngại. Mẫu đơn đồng ý được đính kèm trên một màn hình khác so với màn hình đã được hướng dẫn trong buổi học trên lớp. Hai trường thông tin trông giống hệt nhau nhưng lại cho ra các báo cáo khác nhau. Một trường bắt buộc lại từ chối một thông tin hợp lệ với một thông báo không hữu ích. Và quy trình xử lý trường hợp thiếu nguồn giới thiệu được ghi trong một tài liệu mà không ai nhắc đến.
Nhân viên hoàn thành việc nhập liệu, nhưng để trống một ô và sử dụng cách điền tự do cho một ô khác. Hồ sơ không đầy đủ, và người tiếp theo dựa vào đó sẽ thừa hưởng khoảng trống này.
Đây có phải là vấn đề đào tạo? Một phần nào đó. Chỉ là vấn đề đào tạo? Gần như chắc chắn là không. Sự khác biệt đó là trọng tâm của công việc thiết kế.
Hãy bắt đầu với nhiệm vụ, chứ không phải với hệ thống.
Hãy viết ra những kỹ năng mà vị trí đó phải có, chỉ trong một câu, trước khi bạn mở bất kỳ nội dung đào tạo nào. Ví dụ: Hoàn thành quy trình quản lý hồ sơ bệnh nhân từ đầu đến cuối và xác định những điểm gây khó khăn trong quá trình ghi chép. Ở đây có hai động từ quan trọng, và chúng khác nhau.
Hoàn thành quy trình làm việc là một ứng dụng nhiệm vụ. Người học sử dụng một quy trình đã biết trong một tình huống mà họ chưa từng luyện tập từng từ một. Việc xác định sự cản trở là một phân tích or đánh giá Nhiệm vụ: người học phải nhận ra điều gì đó không ổn, đánh giá xem đó là lỗi của họ hay của hệ thống, và quyết định phải làm gì để khắc phục. Những yêu cầu nhận thức này xuất phát từ thang phân loại Bloom đã được sửa đổi, và chúng mô tả những gì nhiệm vụ đòi hỏi ở người thực hiện, chứ không phải cách thức thực hiện nhiệm vụ.
Điều này rất quan trọng vì sự không nhất quán. Trung tâm Eberly của Đại học Carnegie Mellon đã nêu rõ vấn đề: nếu mục tiêu là áp dụng kỹ năng nhưng bài đánh giá chỉ đo lường khả năng ghi nhớ, thì người học thực hành một điều và bị đánh giá về một điều khác, điều này làm suy yếu cả động lực và quá trình học tập.Trung tâm Eberly, sự thống nhất giữa mục tiêu, đánh giá và chiến lược giảng dạyMột bài kiểm tra trắc nghiệm về tên các món trong thực đơn không cho biết nhiều về việc liệu ai đó có thể hoàn thành bản cập nhật thông tin nhập học ở trên hay không.
Hãy chẩn đoán trước khi kê đơn.
Trước khi xây dựng bất cứ thứ gì, hãy so sánh công việc thực tế được thực hiện với những gì chương trình đào tạo hiện tại dạy và kiểm tra. Bốn bước kiểm tra sau đây thường giúp phân biệt những thiếu sót trong đào tạo với các nguyên nhân khác:
- Quan sát nhiệm vụ. Quan sát một vài nhân viên mới hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm hoàn thành quy trình làm việc, và ghi lại các lỗi, giải pháp tạm thời và sự do dự của họ.
- So sánh với quá trình huấn luyện. Chương trình hiện tại có áp dụng chính xác trình tự này, hay hệ thống nói chung? Có bài kiểm tra nào yêu cầu người học phải hoàn thành trình tự này không?
- Kiểm tra môi trường xung quanh. Liệu các công cụ, quyền truy cập, số lượng nhân viên và quy trình địa phương có đúng như những gì đã được đề cập trong khóa đào tạo? Một nhân viên mới không có quyền truy cập phù hợp sẽ không thể thực hành nhiệm vụ, bất kể nội dung được giảng dạy trên lớp là gì.
- Tìm kiếm các lỗi hệ thống. Nếu ngay cả nhân viên giàu kinh nghiệm cũng gặp khó khăn, hoặc sử dụng cùng một cách giải quyết tạm thời, thì nguyên nhân có thể là do thiết kế của màn hình, trường dữ liệu hoặc quy tắc. Việc đào tạo thêm sẽ không giải quyết được vấn đề. Hãy báo cáo vấn đề này cho bộ phận tin học dưới dạng yêu cầu thay đổi.
Đây là cạm bẫy cần thẳng thắn đề cập với các bên liên quan: các lỗi về khả năng sử dụng có thể cần thay đổi hệ thống, chứ không phải đào tạo thêm. Nếu đào tạo chỉ để che đậy lỗi, chi phí sẽ quay trở lại trong mỗi nhóm học viên. Hãy coi phương pháp hiện tại và giới hạn đánh giá hiện tại của bạn như những giả thuyết cần kiểm chứng, chứ không phải là sự thật.
Chuẩn bị thiết kế và thực hành theo quy trình làm việc
Khi bạn đã xác định được những thiếu sót nào mà chương trình đào tạo có thể khắc phục, hãy kết hợp từng giai đoạn của chương trình với nhiệm vụ cụ thể.
Sự chuẩn bị. Kiểm tra các điều kiện tiên quyết bằng một bài kiểm tra chẩn đoán ngắn trước khi người đó bắt đầu thực hành. Xác nhận họ nắm rõ các thuật ngữ cần thiết, chẳng hạn như sự khác biệt giữa lĩnh vực đăng ký và lĩnh vực lâm sàng, và các quy tắc quy định ràng buộc nhiệm vụ, ví dụ như những gì phải được ghi lại và ai được phép ghi lại. Hình thức tự học phù hợp với giai đoạn này. Bài kiểm tra nhớ lại ở đây chỉ xác nhận các điều kiện tiên quyết. Nó không phải là bằng chứng cho thấy người đó có thể hoàn thành công việc.
Lập sơ đồ quy trình làm việc. Hãy lập sơ đồ quy trình làm việc thực tế từng màn hình một, bao gồm cả các bước mà người dùng thường bỏ qua và những điểm mà hệ thống và quy trình cục bộ không khớp nhau. Sử dụng sơ đồ này để xây dựng trường hợp thực hành và đáp án, sau đó gửi cho người phụ trách tin học hoặc tuân thủ để xác nhận. Sơ đồ tương tự cũng trở thành một công cụ kiểm tra sự cản trở: mọi điểm mà người quan sát thấy lỗi hoặc giải pháp tạm thời đều là ứng cử viên cho việc sửa lỗi hệ thống, hướng dẫn công việc rõ ràng hơn hoặc trường hợp thực hành.
Thực hành. Hãy giao cho người học toàn bộ nhiệm vụ, với một trường hợp thực tế, và yêu cầu họ giải thích quyết định của mình cũng như thực hiện chúng. Phản hồi nên liên quan đến quyết định, ví dụ: "Bạn đã đính kèm mẫu đơn đồng ý vào loại hồ sơ sai. Đây là bằng chứng bạn có thể đã kiểm tra, và đây là những việc cần làm khi loại biểu mẫu không rõ ràng." Phản hồi về tốc độ và tính đầy đủ sẽ hiệu quả nhất khi nó cụ thể cho từng bước.
Trực tiếp hay không đồng bộ? Sự hướng dẫn trực tiếp từ giảng viên mang lại giá trị cao nhất khi lựa chọn không rõ ràng: khi có hai hành động có thể biện minh được, hoặc khi quy trình và hệ thống không thống nhất. Một cuộc thảo luận do người am hiểu thực tiễn địa phương dẫn dắt sẽ giải quyết được những vấn đề mà đáp án viết sẵn không thể giải quyết. Việc ôn tập không đồng bộ là đủ để xác nhận các quy tắc, kiểm tra khả năng ghi nhớ và đưa ra phản hồi về một trường hợp rõ ràng.
Ví dụ minh họa: cập nhật thông tin tuyển sinh
Chỉ mang tính minh họa. Người hành nghề cần xác nhận lại trường hợp và tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.
Trường hợp. Người học nhận được một hồ sơ mô phỏng cho một bệnh nhân giả định. Họ được yêu cầu hoàn thành việc cập nhật thông tin nhập viện. Trường hợp này bao gồm một mẫu đơn đồng ý được quét, một thư giới thiệu thiếu số tham chiếu và một trường thông báo lỗi định dạng nhập liệu được hiển thị trong tài liệu hướng dẫn đào tạo.
Sự lựa chọn của người học. Tại mục số tham chiếu bị thiếu, người học có thể (a) để trống mục đó và hoàn tất, (b) nhập một ký tự giữ chỗ, hoặc (c) ghi lại khoảng trống bằng quy trình đã được phê duyệt và yêu cầu thông tin bị thiếu. Tại mục bị từ chối, họ có thể (a) thử lại với định dạng khác cho đến khi được chấp nhận, (b) ghi giá trị vào ghi chú dạng văn bản tự do, hoặc (c) ghi lại vấn đề như một lỗi hệ thống nghi ngờ và tiếp tục với bước trung gian đã được phê duyệt.
Phản hồi. Đối với mỗi lựa chọn, phản hồi sẽ giải thích lý do tại sao nó có thể chấp nhận được hoặc không đầy đủ so với các tiêu chí đã được thống nhất. Một trường trống là không đầy đủ, bởi vì người dùng ở khâu tiếp theo không thể biết liệu dữ liệu bị thiếu hay chưa từng cần thiết. Một chỗ giữ chỗ là không thể chấp nhận được, bởi vì nó ghi lại thông tin không đúng sự thật. Việc ghi lại khoảng trống theo quy trình đã được phê duyệt là đầy đủ. Trong quyết định thứ hai, việc thử các định dạng cho đến khi một định dạng được chấp nhận có thể tạo ra một mục nhập hợp lệ, nhưng nó che giấu một lỗi mà nhóm tin học cần phải thấy. Việc ghi lại lỗi là phản hồi bảo vệ cả bản ghi và nhóm người dùng tiếp theo.
Thử lại. Người học thử giải quyết trường hợp thứ hai với một khoảng trống khác, chẳng hạn như một mẫu đơn đồng ý được đính kèm nhưng chưa ký, và áp dụng cùng một phương pháp lập luận cho trường hợp đó.
Trong toàn bộ nhóm học viên, các báo cáo về khó khăn mà họ gặp phải cũng trở thành một danh sách có cấu trúc về các lỗi nghi ngờ mà nhóm tin học cần xem xét.
Đánh giá năng lực và lập kế hoạch chuyển giao
Hãy chọn các biện pháp phản ánh đúng nhiệm vụ. Hai biện pháp thực tế là: thời gian thực hiện nhiệm vụ và tính đầy đủ của tài liệuHãy xác định rõ cả hai điều này trước khi bắt đầu: thế nào là hoàn chỉnh, ai là người đánh giá, những bản ghi nào được đưa vào mẫu số và khi nào thì bạn tiến hành đo lường.
Một tiêu chí đơn giản giúp duy trì tính nhất quán trong đánh giá. Tiêu chí dưới đây là một đề xuất để bạn điều chỉnh cùng với chuyên gia lâm sàng hoặc chuyên gia tuân thủ của mình. Đây không phải là một tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận.
| Tiêu chí | Điều mà người quan sát tìm kiếm | Điểm số |
|---|---|---|
| Thực thi nhiệm vụ | Hoàn tất quy trình làm việc và xác định các vướng mắc trong việc lập tài liệu, ghi lại hành động và bằng chứng liên quan. | 0 để 2 |
| lý luận | Giải thích các ràng buộc, phương án thay thế và yếu tố không chắc chắn liên quan; kiểm tra thời gian thực hiện nhiệm vụ và tính đầy đủ của tài liệu. | 0 để 2 |
| Ranh giới | Sử dụng các quy trình đã được phê duyệt và yêu cầu trợ giúp khi thiếu thông tin hoặc thẩm quyền. | 0 để 2 |
Thang điểm: 0 nghĩa là không có hoặc không được hỗ trợ; 1 nghĩa là một phần, với những thiếu sót liên quan; 2 nghĩa là đầy đủ và được chứng minh là hợp lý dựa trên các tiêu chí đã thống nhất. Xác định riêng các lỗi nghiêm trọng, ví dụ như ghi lại thông tin không đúng sự thật hoặc bỏ qua bước kiểm tra sự đồng ý bắt buộc. Điểm tổng thể không bao giờ được che giấu một lỗi nghiêm trọng.
Để chuyển giao kiến thức, hãy đánh giá một trường hợp mới, chưa từng thấy trước đây thay vì trường hợp được sử dụng trong thực tế, và theo dõi tại nơi làm việc sau khi người học đã có đủ thời gian tiếp xúc với công việc thực tế. Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) khuyến nghị đánh giá cả việc học và việc chuyển giao kiến thức nếu có thể, bởi vì một người vượt qua khóa đào tạo có thể vẫn gặp khó khăn khi áp dụng nó vào công việc.CDC, Đánh giá hiệu quả đào tạo: đo lường hiệu quảMột bài tập thực hành có sự giám sát hoặc việc người hướng dẫn xem xét một số bài làm thực tế của người học có thể đóng vai trò như một hình thức theo dõi tiếp theo.
Nếu quy trình tiếp nhận nhân viên mới của bạn bao gồm việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận chuyên môn, chẳng hạn như nhóm đăng ký chuyển giao hồ sơ cho nhân viên lâm sàng, thì Cơ quan Nghiên cứu và Chất lượng Chăm sóc Sức khỏe (Agency for Healthcare Research and Quality) sẽ đưa ra khuyến cáo. Chương trình TeamSTEPPS Đây là điểm khởi đầu cho việc xây dựng nhóm làm việc trong chăm sóc sức khỏe và các nguồn lực giao tiếp. Hãy để một chuyên gia giáo dục lâm sàng lựa chọn và điều chỉnh các công cụ phù hợp.
Những gì bằng chứng có thể và không thể chứng minh
Hãy làm rõ những gì bạn có thể yêu cầu bồi thường. Đây là những câu hỏi mà cuộc kiểm toán của bạn cần trả lời.
Điều gì sẽ cho thấy người học có thể hoàn thành quy trình làm việc và xác định được những khó khăn? Đánh giá dựa trên thang điểm cho một trường hợp chưa từng thấy, thời gian thực hiện nhiệm vụ và mức độ hoàn thiện tài liệu so với mức chuẩn, cũng như chất lượng của các báo cáo về sự cố mà họ nộp. So sánh những thứ tương đồng: cùng một nhóm đối tượng, cùng một mẫu số và cùng một khoảng thời gian.
Những hạn chế nào có thể vẫn còn tồn tại ngay cả sau khi hiệu suất được cải thiện? Có nhiều nguyên nhân. Các màn hình và quy tắc bị lỗi vẫn tồn tại cho đến khi có người thay đổi hệ thống. Nhân sự, khối lượng công việc và quyền truy cập quyết định lượng thời gian mà một người có để ghi chép đúng cách. Các quy trình địa phương mâu thuẫn với hệ thống vẫn tiếp tục mâu thuẫn. Và những thay đổi hoạt động đồng thời, chẳng hạn như một mẫu mới hoặc bản nâng cấp phần mềm, có thể làm thay đổi các chỉ số của bạn một cách độc lập với việc đào tạo. Hãy xem xét chúng trước khi quy kết bất kỳ thay đổi nào cho chương trình.
Các nguồn tài liệu trên đây hỗ trợ các nguyên tắc thiết kế về việc điều chỉnh mục tiêu, thực hành và đánh giá, cũng như đo lường việc học tập và chuyển giao kiến thức. Chúng không phải là bằng chứng cho thấy bất kỳ chương trình cụ thể nào, hoặc bất kỳ nền tảng nào, làm giảm gánh nặng về tài liệu. Bài viết này không đưa ra bất kỳ lời hứa hẹn nào về kết quả, và việc đánh giá của riêng bạn cũng không nên như vậy.
AhaSlides có thể phù hợp ở đâu?
AhaSlides hỗ trợ học tập thích ứng và tương tác, cho phép bạn chuyển đổi giữa hình thức học trực tiếp và tự học. Trong một chương trình đào tạo như trên, điều đó có thể bao gồm việc tự kiểm tra kiến thức nền trước khi thực hành, một buổi hướng dẫn tương tác để giải quyết các vấn đề chưa rõ ràng, và sau đó là tự đánh giá một trường hợp mới. Các chức năng soạn thảo, phản hồi và báo cáo cụ thể cần được kiểm tra so với quy trình làm việc của riêng bạn trong một buổi trình diễn trước khi bạn lên kế hoạch sử dụng chúng. Bất kỳ sự tích hợp nào với AI, mô phỏng hoặc EHR đều nên được coi là bên ngoài hoặc chưa được xác nhận cho đến khi được trình diễn.
Bước tiếp theo của bạn
Hãy bắt đầu với tiêu chí đánh giá nhiệm vụ: chọn một quy trình làm việc có khối lượng công việc lớn trong bệnh viện của bạn, soạn thảo ba tiêu chí nêu trên cùng với người phụ trách tin học hoặc tuân thủ quy định, và quan sát hai hoặc ba lần thực hiện thực tế. Những khó khăn bạn ghi nhận được chính là danh sách các thiếu sót trong đào tạo và các lỗi hệ thống, theo thứ tự mức độ ưu tiên.
Khi thiết kế của bạn đã hoàn tất, chúng tôi có thể cho bạn thấy cách thức hoạt động của phiên bản thực hành và tự học theo tốc độ riêng của mỗi người, bao gồm cả các giai đoạn thực hành và đánh giá. Yêu cầu bản dùng thử AhaSlides và mang theo quy trình làm việc của bạn.
