Một danh sách kiểm tra quy trình hội nhập hoàn chỉnh cho thấy người mới được tiếp xúc với những gì, chứ không phải những gì họ có thể làm. Quy trình hội nhập dựa trên năng lực bắt đầu từ phía ngược lại. Bạn liệt kê những gì vai trò đó phải làm, quyết định bằng chứng nào cho thấy ai đó có thể làm được, và xây dựng những tuần đầu tiên xoay quanh việc đạt được điều đó. Hướng dẫn này dành cho các trưởng bộ phận Đào tạo và Phát triển, các nhà thiết kế chương trình giảng dạy và các nhà quản lý đào tạo. Nó bao gồm năm quyết định thiết kế: lập bản đồ nhiệm vụ và rủi ro, chẩn đoán các điều kiện tiên quyết, xây dựng thực hành nhiệm vụ, đánh giá sự sẵn sàng được giám sát và hỗ trợ chuyển giao. Nó cam kết không có thời gian chuẩn bị cố định, bởi vì sự sẵn sàng phụ thuộc vào vai trò, người đó và công việc. Trường hợp và bảng tiêu chí chỉ là minh họa: hãy yêu cầu người quản lý của vai trò đó xem xét chúng trước khi chấm điểm bất kỳ ai.
sự kiện nhanh chóng
| câu hỏi | Câu trả lời ngắn |
|---|---|
| Nó là gì? | Quy trình hội nhập nhân viên mới được tổ chức xoay quanh các nhiệm vụ mà vị trí đó thực hiện, chứ không phải dựa trên một danh sách các chủ đề. |
| Điều gì đến trước? | Danh sách nhiệm vụ cho vai trò này, kèm theo mức độ rủi ro khi thực hiện từng nhiệm vụ một mình. |
| Bạn thực hành nó như thế nào? | Các trường hợp thực tế và thực hành có giám sát, được sắp xếp theo trình tự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ. |
| Bạn đánh giá nó như thế nào? | Bằng chứng thu được từ các nhiệm vụ tiêu biểu, chứ không phải từ danh sách kiểm tra đã hoàn thành. |
| Làm thế nào để kiểm tra chuyển khoản? | Quản lý sẽ theo dõi sau khi quá trình làm việc thực tế kết thúc, sau đó điều chỉnh lộ trình. |
| Nó có thể sửa chữa được những gì? | Vai trò không rõ ràng, thiếu công cụ và người quản lý không có thời gian để hướng dẫn. |
1. Phân định vai trò, nhiệm vụ và rủi ro.
Hãy liệt kê các nhiệm vụ mà vị trí này thực hiện trong những tháng đầu tiên, bằng lời lẽ của những người trực tiếp thực hiện chúng. Sau đó, với mỗi nhiệm vụ, hãy tự hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên mới tự mình thực hiện nó quá sớm. Dán nhãn hồ sơ sai là một rủi ro nhỏ. Nhưng cam kết sai với khách hàng, bỏ qua một bước an toàn hoặc lỗi dữ liệu lan rộng lại là những rủi ro lớn hơn.
Mức độ rủi ro đó sẽ quyết định mức độ giám sát. Hãy thống nhất với người quản lý về những việc mà nhân viên mới có thể làm độc lập, những việc họ có thể làm khi được kiểm tra và những việc họ chỉ nên quan sát. Hãy ghi lại những điều đó. Nếu không có nó, "sẵn sàng" sẽ có nghĩa là bất cứ điều gì mà người bận rộn nhất vào thời điểm đó nói.
2. Chẩn đoán kiến thức cần thiết
Không phải nhân viên nào cũng cần cùng một nội dung đào tạo. Một bài kiểm tra ngắn đánh giá kiến thức mà mỗi nhiệm vụ yêu cầu, chẳng hạn như thuật ngữ, quy tắc và các bước thực hiện hệ thống, sẽ cho thấy ai cần gì. Bài kiểm tra nhớ lại chỉ xác nhận các điều kiện tiên quyết và không hơn, vì vậy đừng báo cáo nó như một phần năng lực. Hãy tập trung đào tạo vào những lỗ hổng kiến thức đã được phát hiện và cho phép mọi người bỏ qua những phần họ đã biết. Công cụ chẩn đoán khoảng cách học tập dành cho đội ngũ Đào tạo và Phát triển. Giúp phân biệt những lỗ hổng kiến thức với các vấn đề về bối cảnh mà việc đào tạo không thể giải quyết.
3. Xây dựng kỹ năng thực hành
Sắp xếp bài tập theo trình tự các nhiệm vụ phụ thuộc vào nhau: người mới tuyển dụng không thể thực hành hoàn tiền trước khi tìm thấy đơn đặt hàng. Sử dụng các trường hợp thực tế hoặc thực hành có giám sát kèm phản hồi. Áp dụng một quy tắc vào một trường hợp mới và đánh giá giữa hai lựa chọn hợp lý là những yêu cầu cao hơn so với việc nhớ lại quy tắc, và bài tập thực hành cần phải đáp ứng được điều đó. Hướng dẫn của chúng tôi về... Phù hợp các hoạt động học tập với phân loại Bloom. Hướng dẫn cách đọc hiểu yêu cầu của một nhiệm vụ.
Phản hồi nên nêu rõ lựa chọn. Câu "Bạn đã trả lời trước khi kiểm tra loại tài khoản" dạy nhiều hơn câu "Hãy cẩn thận hơn". Huấn luyện trực tiếp mang lại hiệu quả cao nhất khi cả hai câu trả lời đều có thể biện minh được. Đánh giá không đồng bộ là đủ để kiểm tra lại câu trả lời đã được thống nhất.
4. Đánh giá sự sẵn sàng dưới sự giám sát
Xác định sự sẵn sàng thông qua bằng chứng từ các nhiệm vụ tiêu biểu. Một danh sách kiểm tra hội nhập hoàn chỉnh chỉ thể hiện sự tiếp xúc, chứ không phải năng lực. Chọn hai hoặc ba nhiệm vụ có rủi ro hoặc khối lượng công việc cao nhất, yêu cầu người mới thực hiện chúng dưới sự giám sát của người quan sát, và chấm điểm dựa trên các tiêu chí mà người quản lý đã thống nhất trước đó.
Hướng dẫn của chúng tôi về đánh giá khả năng phán đoán và giải quyết vấn đề trong quá trình đào tạo Nội dung bao gồm các điểm neo và cách kiểm tra xem hai người chấm điểm có cho cùng một đáp án giống nhau hay không.
5. Hỗ trợ chuyển giao sau khi hoàn tất thủ tục nhập ngũ.
Sự sẵn sàng vào ngày thứ 30 không đảm bảo hiệu suất vào ngày thứ 60. Lên kế hoạch hỗ trợ từ người quản lý sau khi tiếp xúc với công việc thực tế: xem xét ngắn gọn các nhiệm vụ gần đây, nơi để đặt câu hỏi và cơ chế khuyến khích thực hành thêm khi vấn đề tương tự tái diễn. Điều chỉnh quy trình khi các vấn đề nhiệm vụ lặp đi lặp lại xuất hiện. Nếu ba nhân viên mới đều gặp khó khăn ở cùng một bước, giải pháp nằm ở quy trình, chứ không phải ở bản thân nhân viên.
Một trường hợp đã được xử lý với phản hồi và thử lại.
Ví dụ minh họa. Người thiết kế chương trình giảng dạy hoặc người quản lý đào tạo nên xác nhận tính hợp lệ của trường hợp và tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.
Trường hợp. Bạn thiết kế quy trình hội nhập cho các nhân viên hỗ trợ khách hàng. Một nhân viên mới đã hoàn thành danh sách kiểm tra nhưng không thể tự mình giải quyết một thắc mắc thông thường về hóa đơn.
Nhiệm vụ. Phân chia các nhiệm vụ của vai trò thành các giai đoạn chuẩn bị, thực hành và sẵn sàng dưới sự giám sát. Giải thích lựa chọn của bạn, trích dẫn bằng chứng đã sử dụng và cho biết bạn vẫn cần học thêm điều gì.
Lần thử đầu tiên. "Hãy thêm một mô-đun lập hóa đơn vào khóa học và một bài kiểm tra cuối khóa." Người đánh giá hỏi những nhiệm vụ lập hóa đơn nào quan trọng nhất, rủi ro của một câu trả lời sai là gì, người được tuyển dụng sẽ thực hành xử lý các yêu cầu thực tế như thế nào và ai sẽ quan sát những yêu cầu đầu tiên. Người học không có câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào trong số đó.
Phản hồi và thử lại. Người đánh giá chỉ ra rằng một mô-đun và một bài kiểm tra sẽ kiểm tra lại khả năng ghi nhớ, điều mà người được tuyển dụng đã vượt qua. Người học được yêu cầu thiết kế lại.
Một nỗ lực mạnh mẽ hơn. Người học liệt kê năm tác vụ lập hóa đơn phổ biến nhất và đánh dấu việc hoàn tiền là rủi ro cao. Họ thêm một phần chẩn đoán ngắn gọn về các điều khoản lập hóa đơn, sau đó là hai trường hợp thực tế cho mỗi tác vụ kèm phản hồi, được sắp xếp theo trình tự từ tra cứu đến hoàn tiền. Sự sẵn sàng được giám sát là hai truy vấn thực tế được quan sát cho mỗi tác vụ, được chấm điểm dựa trên các tiêu chí đã thống nhất, và việc hoàn tiền chỉ được thực hiện sau khi kiểm tra cho đến khi đạt yêu cầu. Một cuộc đánh giá của người quản lý diễn ra vào tuần thứ sáu. Họ cho biết những gì họ vẫn cần: khối lượng thực tế của từng loại truy vấn, ai có thể phê duyệt việc hoàn tiền và liệu công cụ lập hóa đơn có phải là nguyên nhân gây ra lỗi hay không.
Tại sao mỗi câu trả lời lại có thể chấp nhận được hoặc chưa đầy đủ. Đánh giá dựa trên các tiêu chí đã được phê duyệt, chứ không phải dựa trên sở thích cá nhân của người đánh giá. Lần thử đầu tiên lặp lại việc kiểm tra khả năng nhớ lại và không xác định rõ tính độc lập, do đó được coi là một lỗi nghiêm trọng. Lần thứ hai liên kết thực hành, bằng chứng và sự giám sát với các nhiệm vụ và rủi ro.
Chấm điểm thiết kế
Chấm điểm từng tiêu chí từ 0 đến 2. Điều chỉnh sao cho phù hợp với người quản lý trực tiếp: bảng đánh giá này chỉ là điểm khởi đầu được đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận.
| Tiêu chí | 0: vắng mặt hoặc không được hỗ trợ | 1: một phần, có thiếu sót | 2: Hoàn chỉnh và có căn cứ |
|---|---|---|---|
| Thực thi nhiệm vụ | Liệt kê các chủ đề, không phải nhiệm vụ. | Lập bản đồ các nhiệm vụ nhưng không bao gồm rủi ro hoặc sự giám sát. | Lập bản đồ các nhiệm vụ, rủi ro, bằng chứng thực hành và mức độ sẵn sàng. |
| lý luận | Không đưa ra lý do cho trình tự đó. | Nêu rõ trình tự mà không có lựa chọn thay thế. | Giải thích các lựa chọn, hạn chế và những điều không chắc chắn. |
| Ranh giới | Cho phép nhân viên mới làm việc độc lập mà không có sự kiểm soát cụ thể. | Xác định phạm vi giám sát đối với một số nhiệm vụ. | Định nghĩa công việc có giám sát, công việc độc lập và quy trình giải quyết vấn đề. |
Hãy xác định riêng các lỗi nghiêm trọng, ví dụ như coi việc hoàn thành danh sách kiểm tra là bằng chứng về sự sẵn sàng. Điểm tổng thể không bao giờ được che giấu một lỗi nghiêm trọng.
Để kiểm tra xem thiết kế có hiệu quả hay không, hãy so sánh kết quả cơ sở với một nhiệm vụ tiếp theo chưa từng thấy trước đó, và xác định đối tượng, mẫu số và thời gian trước khi bắt đầu. Đo lường hiệu suất thực hiện nhiệm vụ, chất lượng bằng chứng thu thập được và mức độ phù hợp của thiết kế học tập thu được. Tìm kiếm những thay đổi đồng thời, chẳng hạn như một công cụ mới hoặc sự gia tăng tuyển dụng, trước khi đánh giá quá trình hội nhập. Điểm thực hành tốt hơn là bằng chứng về khả năng lập luận trong thực tiễn, chứ không phải là lời hứa về thời gian hội nhập.
Trong trường hợp phương thức giao hàng tương tác giúp ích
Các định dạng tương tác hữu ích khi mọi người cần đưa ra quyết định trước khi xem lựa chọn của người khác. Trong một buổi họp trực tiếp, người điều phối có thể mô tả trường hợp thanh toán, yêu cầu mỗi nhân viên mới nhập bước tiếp theo của họ, sau đó hiển thị bảng so sánh trước khi thảo luận. Hình thức tự học phù hợp với giai đoạn chẩn đoán và theo dõi sau đó mà không cần biết trước kết quả. AhaSlides, một nền tảng tương tác toàn diện dành cho các nhóm và lớp học, hỗ trợ học tập tương tác và cả hình thức giảng dạy trực tiếp lẫn tự học. Hãy kiểm tra xem bạn sẽ chuyển đổi trường hợp này giữa hai hình thức như thế nào so với quy trình làm việc của riêng bạn trước khi quyết định sử dụng nó.
Những điều mà thiết kế quy trình nhập nhân viên không thể khắc phục
- Vai trò không rõ ràng. Nếu các nhà quản lý bất đồng về nhiệm vụ, thì không có bản đồ nào có thể giải quyết được vấn đề.
- Thiếu công cụ hoặc quyền truy cập. Việc luyện tập không thể bù đắp cho một hệ thống mà người mới không thể sử dụng.
- Thời gian của người quản lý. Việc đánh giá sự sẵn sàng dưới sự giám sát cần có người quan sát.
- Những hạn chế của bằng chứng. Một thiết kế thành công ở một nơi không có nghĩa là nó sẽ thành công ở mọi nơi. Hãy đo lường dựa trên dữ liệu từ chính nhóm người dùng của bạn.
Các câu hỏi thường gặp
Quy trình hội nhập nhân viên dựa trên năng lực là gì?
Quy trình hội nhập nhân viên được xây dựng dựa trên các nhiệm vụ mà vị trí đó thực hiện, trong đó sự sẵn sàng được thể hiện bằng việc thực hiện các nhiệm vụ đó, chứ không phải bằng việc hoàn thành một danh sách kiểm tra.
Quá trình hội nhập nhân viên mới nên kéo dài bao lâu?
Điều đó phụ thuộc vào vai trò và người đảm nhiệm. Hãy đánh giá mức độ sẵn sàng dựa trên bằng chứng thể hiện qua các nhiệm vụ tiêu biểu, chứ không phải dựa trên một con số ngày cố định.
Làm thế nào để đánh giá sự sẵn sàng của một nhân viên mới?
Quan sát các nhiệm vụ tiêu biểu, được chấm điểm dựa trên các tiêu chí đã thống nhất trước đó, với các lỗi nghiêm trọng được định nghĩa riêng.
Một danh sách kiểm tra có đủ không?
Danh sách kiểm tra cho thấy người được tuyển dụng đã tiếp xúc với những gì. Nó không cho thấy họ có thể làm được gì.
Ai nên xem xét lại bản đồ nhiệm vụ và tiêu chí đánh giá?
Người quản lý vị trí đó, và một đồng nghiệp giàu kinh nghiệm, người trực tiếp thực hiện công việc trước khi chấm điểm cho bất kỳ ai.
Bắt đầu từ đâu
Chọn một vị trí, liệt kê mười nhiệm vụ phổ biến nhất của vị trí đó, đánh dấu ba nhiệm vụ có rủi ro cao nhất và viết một trường hợp nghiên cứu cho nhiệm vụ đầu tiên. Thống nhất bằng chứng về sự sẵn sàng làm việc dưới sự giám sát với người quản lý, tiến hành đánh giá với người được tuyển dụng tiếp theo và xem xét lại sau lần đánh giá đầu tiên.
Để xem cách một trường hợp như thế này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc tự học, hãy khám phá AhaSlides.
