Nhân viên kho vận hành thủ công không cần phải được dạy cách tư duy. Họ cần học cách hệ thống quản lý kho (WMS) mong đợi gì ở họ, và những gì họ được phép và không được phép thay đổi khi hệ thống không đồng nhất với thực tế. WMS là phần mềm hướng dẫn công việc, theo dõi vị trí hàng tồn kho và yêu cầu quét mã ở mỗi bước. Cách giải quyết cũ cho một thùng hàng lẻ, bằng cách mang nó đến nơi "có lẽ nó nên ở", sẽ trở nên sai lầm khi hệ thống đã lưu giữ thông tin. Kinh nghiệm vẫn rất quan trọng. Chỉ cần nó đáp ứng được quy trình làm việc mới.
Hướng dẫn này dành cho các nhà quản lý đào tạo hậu cần và các giám sát viên kho hoặc điều phối. Nó trình bày cách nâng cao kỹ năng cho nhân viên vận hành thủ công để sử dụng quy trình làm việc của hệ thống kho đã được phê duyệt và giải thích các trường hợp ngoại lệ, với phần chẩn đoán ngắn gọn, thực hành kèm phản hồi, một trường hợp cụ thể có thể làm lại, một bảng đánh giá và kiểm tra chuyển giao. Trường hợp và bảng đánh giá chỉ mang tính minh họa: hãy nhờ một giám sát viên kho hoặc điều phối am hiểu hệ thống của bạn xem xét chúng trước khi chấm điểm cho bất kỳ ai.
sự kiện nhanh chóng
| câu hỏi | Câu trả lời ngắn |
|---|---|
| Bạn tập luyện môn gì? | Sử dụng quy trình làm việc đã được phê duyệt của hệ thống, đồng thời giải thích và báo cáo các trường hợp ngoại lệ. |
| Điều gì đến trước? | Phân biệt kỹ năng giao tiếp với kỹ năng sử dụng thiết bị và thao tác trên sàn mà người đó đã có. |
| Bạn thực hành nó như thế nào? | Các trường hợp ngắn được xây dựng từ những ngoại lệ của riêng bạn, kèm theo phản hồi về mỗi quyết định. |
| Bạn chấm điểm như thế nào? | Thang điểm từ 0 đến 2 đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ, lập luận và phạm vi, với các lỗi nghiêm trọng được định nghĩa riêng. |
| Làm thế nào để kiểm tra chuyển khoản? | Một trường hợp mới, sau đó là quan sát có giám sát về công việc thực tế. |
| Huấn luyện không thể giải quyết được vấn đề gì? | Màn hình chậm, dữ liệu vị trí không chính xác và việc ra mắt sản phẩm thiếu sự hỗ trợ cần thiết. |
1. Mô tả vấn đề về hiệu năng
Hãy bắt đầu từ công việc, chứ không phải từ menu phần mềm. Sau khi thay đổi, người vận hành phải hoàn thành nhiệm vụ theo quy trình đã được phê duyệt, nhận thấy khi hệ thống và thực tế không khớp, giải thích những gì họ tìm thấy và thực hiện bước tiếp theo đúng đắn: khắc phục trong phạm vi quyền hạn của mình hoặc báo cáo lên cấp trên. "Hiểu rõ hệ thống quản lý kho" không phải là một nhiệm vụ. "Nhận một kiện hàng có nhãn không khớp với thông báo vận chuyển trước đó và ghi lại để đảm bảo tồn kho chính xác" mới là một nhiệm vụ.
Hãy công bằng khi đánh giá những gì là mới. Công nhân lao động chân tay hiếm khi thiếu khả năng phán đoán. Họ thiếu vốn từ vựng của hệ thống và các quy tắc về những gì họ được phép thay đổi. Hãy phân biệt rõ ràng giữa kỹ năng giao diện (cần quét ở đâu, trạng thái đó có nghĩa là gì) và năng lực sử dụng thiết bị (lái xe tải, xử lý hàng hóa). Việc đào tạo kỹ năng đầu tiên không đảm bảo cho kỹ năng thứ hai.
2. Chẩn đoán những thiếu sót về kiến thức và bối cảnh.
Hãy so sánh nhiệm vụ được yêu cầu với cách mọi người đang được đào tạo hiện nay. Một buổi thực hành trên lớp về các màn hình kiểm tra khả năng ghi nhớ. Nó không cho thấy liệu ai đó có thể quyết định phải làm gì khi gặp trường hợp ngoại lệ hay không. Áp dụng quy trình làm việc cho một trường hợp mới và đánh giá xem sự khác biệt là do lỗi quét hay vấn đề về kho hàng là những yêu cầu cao hơn. Hướng dẫn của chúng tôi về... Phù hợp các hoạt động học tập với phân loại Bloom. Giải thích cách đọc hiểu yêu cầu của một nhiệm vụ.
Sau đó, hãy kiểm tra những nguyên nhân mà việc đào tạo không thể khắc phục:
- Thiết kế hệ thống. Luồng hiển thị trên màn hình có khớp với luồng vật lý hay nó buộc phải thực hiện thêm các lần quét?
- Chất lượng dữ liệu. Liệu thông tin về vị trí và mặt hàng có đủ chính xác để tin tưởng vào hướng dẫn của hệ thống không?
- Thiết bị và khả năng kết nối. Máy quét cầm tay có hoạt động được ở mọi lối đi không?
- Thủ tục. Có quy định bằng văn bản nào về những trường hợp ngoại lệ mà người vận hành có thể giải quyết không?
- Hỗ trợ. Trong những tuần đầu tiên, mỗi ca làm việc có một người dùng thành thạo (super-user) không?
- Thực hành. Có ai từng diễn tập tình huống ngoại lệ với phản hồi trước khi nó xảy ra trong buổi biểu diễn trực tiếp chưa?
Chỉ có vấn đề cuối cùng là thiếu sót rõ ràng về đào tạo. Hãy nêu tên các vấn đề còn lại cho nhà tài trợ và thống nhất người chịu trách nhiệm cho từng vấn đề.
3. Thiết kế quá trình chuẩn bị và luyện tập có mục đích.
Ba lớp, mỗi lớp có nhiệm vụ riêng.
Chuẩn bị: kiểm tra các điều kiện tiên quyết. Hãy đưa ra một bản chẩn đoán ngắn gọn về vốn từ vựng mà quy trình làm việc phụ thuộc vào: mã vị trí, trạng thái và những gì mỗi lần quét xác nhận. Việc kiểm tra lại chỉ xác nhận rằng các điều kiện tiên quyết đã được đáp ứng và không hơn thế nữa, vì vậy đừng báo cáo nó như một khả năng. Hình thức tự học phù hợp với cấp độ này và cho phép những người đã biết các thuật ngữ có thể chuyển sang cấp độ tiếp theo.
Thực hành: các trường hợp từ những ngoại lệ của riêng bạn. Nếu hệ thống của bạn có môi trường thực hành, hãy sử dụng nó. Nếu không, hãy sử dụng ảnh chụp màn hình hoặc bản mô phỏng trên giấy của các màn hình xử lý lỗi thực tế. Hỏi người vận hành xem họ thấy gì, họ sẽ làm gì tiếp theo và họ sẽ ghi lại những gì. Phản hồi nên nêu rõ quyết định: "Bạn đã điều chỉnh số lượng trước khi kiểm tra vị trí" sẽ giúp hiểu rõ hơn là "Hãy cẩn thận". Hướng dẫn của chúng tôi về... Đào tạo nhân viên kho hàng để họ nhận thấy tác động ngược dòng và xuôi dòng của các lỗi trong quá trình lấy hàng. Hướng dẫn cách làm cho một lần quét duy nhất trở nên có ý nghĩa đối với nhóm tiếp theo.
Xem xét và chuyển giao: thảo luận một trường hợp không rõ ràng. Phản hồi trực tiếp từ người giám sát giàu kinh nghiệm sẽ hữu ích nhất khi có hai câu trả lời hợp lý cạnh tranh nhau, chẳng hạn như giữ pallet hoặc nhận pallet kèm ghi chú. Việc xem xét không đồng bộ là đủ để kiểm tra lại câu trả lời đã được thống nhất. Đối với kỹ năng liên quan, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... Phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự chênh lệch số chu kỳ sản xuất.Khi hệ thống bắt đầu tự đưa ra các đề xuất hành động, kỹ năng đặt câu hỏi cho hệ thống cũng trở nên quan trọng: Phê bình và bác bỏ các đề xuất lộ trình của AI Bao gồm điều đó.
4. Một trường hợp đã được giải quyết kèm phản hồi và phương án thử lại
Ví dụ minh họa. Người giám sát kho hoặc điều phối cần xác nhận trường hợp và tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.
Trường hợp. Đây là tuần đầu tiên sử dụng hệ thống mới. Bạn đang nhận hàng tại bến cảng. Một thùng gồm 24 sản phẩm được giao đến cho một đơn đặt hàng mà hệ thống hiển thị là đã hoàn tất. Nhãn sản phẩm vẫn đọc được và mã sản phẩm cũng có. Hệ thống không cho phép bạn hoàn tất việc nhận hàng.
Nhiệm vụ. Hãy giải thích quyết định, nêu rõ bằng chứng bạn đã sử dụng và cho biết bạn cần thêm thông tin hoặc sự hỗ trợ nào khác.
Lần thử đầu tiên. "Tôi sẽ đặt nó lên kệ trống gần nhất và báo cho người quản lý kho sau, để khu vực bốc dỡ hàng không bị vướng." Người đánh giá hỏi hệ thống cho rằng 24 đơn vị hàng hóa đó đang ở đâu, ai sẽ tìm chúng khi có người lấy hàng đến đó, và quy trình nói gì về các biên nhận không khớp. Người học không có câu trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào.
Phản hồi và thử lại. Người đánh giá chỉ ra rằng hiện tại hàng tồn kho chỉ tồn tại trên giấy tờ mà không có ghi chép nào, vì vậy lần kiểm kê tiếp theo sẽ cho thấy sự chênh lệch và không ai biết lý do tại sao. Người học được yêu cầu đưa ra câu trả lời mới.
Một nỗ lực mạnh mẽ hơn. Người học di chuyển thùng carton đến khu vực lưu giữ được chỉ định, ghi lại mã sản phẩm, số lượng và số đơn đặt hàng, đánh dấu biên nhận là đơn hàng chưa khớp theo quy trình và thông báo cho người phụ trách tiếp nhận. Họ cho biết những thông tin cần bổ sung: liệu đơn đặt hàng có bị đóng nhầm hay không, liệu nhà cung cấp có gửi hàng thay thế hay không, và ai được phép mở lại đơn hàng.
Tại sao mỗi câu trả lời lại có thể chấp nhận được hoặc chưa đầy đủ. Đánh giá dựa trên các tiêu chí đã được phê duyệt, chứ không phải dựa trên sở thích cá nhân của người đánh giá. Cách làm đầu tiên che giấu hàng tồn kho khỏi hệ thống và chuyển vấn đề sang ca làm việc sau, do đó nó được tính là lỗi nghiêm trọng. Cách thứ hai giữ cho hồ sơ chính xác, nằm trong phạm vi quyền hạn của người vận hành và chuyển quyết định đến người chịu trách nhiệm. Thêm một trường hợp nhãn bị hư hỏng và hỏi xem bằng chứng thay đổi như thế nào.
5. Đánh giá năng lực và lập kế hoạch chuyển giao
Chấm điểm từng tiêu chí từ 0 đến 2. Điều chỉnh các tiêu chí với chuyên gia của bạn: bảng đánh giá này chỉ là điểm khởi đầu được đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận.
| Tiêu chí | 0: vắng mặt hoặc không được hỗ trợ | 1: một phần, có thiếu sót | 2: Hoàn chỉnh và có căn cứ |
|---|---|---|---|
| Thực thi nhiệm vụ | Tìm cách lách luật hoặc không ghi nhận hàng tồn kho. | Hoàn tất quy trình làm việc nhưng bỏ sót một phần của bản ghi. | Hoàn tất quy trình làm việc và ghi lại hành động cũng như bằng chứng. |
| lý luận | Không đưa ra lý do nào khác ngoài sự tiện lợi. | Chỉ ra sự khác biệt nhưng không nêu ra các phương án thay thế. | Giải thích các lựa chọn, hạn chế và những điều không chắc chắn. |
| Ranh giới | Hành động không tuân thủ quy trình đã được phê duyệt. | Đề cập đến quy trình một cách không nhất quán. | Sử dụng quy trình đã được phê duyệt và báo cáo những vấn đề vượt quá thẩm quyền của mình. |
Hãy định nghĩa các lỗi nghiêm trọng một cách riêng biệt, ví dụ như ẩn hàng tồn kho khỏi hệ thống hoặc ghi đè lên khối lệnh mà không có thẩm quyền. Điểm tổng thể không bao giờ được che giấu một lỗi nghiêm trọng. Hãy kiểm tra xem hai người đánh giá có chấm điểm cùng một câu trả lời theo cùng một cách hay không trước khi bạn dựa vào điểm số. Hướng dẫn của chúng tôi về đánh giá khả năng phán đoán và giải quyết vấn đề trong quá trình đào tạo Bao gồm các điểm neo và hiệu chuẩn.
Điểm thực hành cho bạn biết ai đó đã làm gì trong thực tế. Để biết liệu điều đó có ảnh hưởng đến thực hành hay không, hãy đưa ra một trường hợp mới sau một thời gian ngắn, sau đó thêm phần theo dõi tại nơi làm việc: quan sát có giám sát các nhiệm vụ thực tế và chấm điểm theo cùng một tiêu chí. Hai biện pháp phù hợp với thiết kế này:
- Độ chính xác của nhiệm vụ: Tỷ lệ các nhiệm vụ được quan sát và hoàn thành chính xác trong hệ thống, với mẫu số và thời gian quan sát được thiết lập trước khi bạn bắt đầu.
- Mức độ leo thang thích hợp: Tỷ lệ các trường hợp ngoại lệ được quan sát mà người đánh giá cho rằng phản hồi của người vận hành là chính xác và nằm trong phạm vi thẩm quyền.
Hãy so sánh kết quả ban đầu với kết quả theo dõi sau đó mà không có sự can thiệp của người khác, và tìm kiếm những thay đổi đồng thời, chẳng hạn như cập nhật phần mềm, đỉnh điểm theo mùa hoặc nhân viên mới, trước khi bạn đánh giá cao hiệu quả của khóa đào tạo. Hãy giữ mức độ đánh giá ở mức khiêm tốn. Điểm số thực hành tốt hơn là bằng chứng về khả năng lập luận trong thực tế, chứ không phải là lời hứa hẹn về việc giảm thiểu lỗi thường gặp.
Trong trường hợp phương thức giao hàng tương tác giúp ích
Các định dạng tương tác hữu ích khi mọi người cần đưa ra quyết định trước khi xem lựa chọn của người khác. Trong một buổi học trực tiếp, người điều phối có thể mô tả hộp chưa khớp, yêu cầu mỗi người thực hiện nhập bước tiếp theo của họ, sau đó hiển thị bảng kết quả trước khi thảo luận. Điều đó giúp làm rõ những câu trả lời kiểu "tạm thời để đó", và đó là nơi diễn ra quá trình giảng dạy hiệu quả nhất. Hình thức tự học phù hợp với việc chuẩn bị và theo dõi sau đó mà không cần nhìn thấy kết quả thực tế. AhaSlides, một nền tảng tương tác toàn diện dành cho các nhóm và lớp học, hỗ trợ học tập tương tác và cả hình thức giảng dạy trực tiếp lẫn tự học. Hãy kiểm tra xem bạn sẽ chuyển đổi trường hợp này giữa hai hình thức như thế nào so với quy trình làm việc của riêng bạn trước khi quyết định sử dụng nó.
Những điều mà huấn luyện không thể khắc phục được
- Thiết kế hệ thống. Một bộ quy tắc chặt chẽ không thể làm cho một quy trình làm việc rườm rà trở nên hiệu quả.
- Chất lượng dữ liệu. Người vận hành không thể tin tưởng vào các chỉ dẫn được xây dựng dựa trên hồ sơ vị trí sai lệch.
- Hỗ trợ trong giai đoạn vận hành chính thức. Việc đào tạo trước khi triển khai sẽ kém hiệu quả hơn khi không có ai xử lý các sự cố ban đầu.
- Năng lực sử dụng thiết bị. Vượt qua bài kiểm tra hệ thống không phải là giấy phép lái xe tải. Hãy tuân thủ các yêu cầu chứng nhận mà quốc gia và địa điểm làm việc của bạn đặt ra.
Các câu hỏi thường gặp
Nâng cao kỹ năng cho người vận hành hệ thống quản lý kho (WMS) là gì?
Chuẩn bị cho nhân viên kho vận hành thủ công để hoàn thành các nhiệm vụ trong hệ thống quản lý kho đã được phê duyệt, đồng thời giải thích và báo cáo các lỗi phát sinh.
Cần bao lâu để nâng cao kỹ năng cho nhân viên lao động chân tay?
Điều đó phụ thuộc vào hệ thống, vai trò và trình độ ban đầu của người đó. Hãy đánh giá mức độ sẵn sàng dựa trên bằng chứng thể hiện qua các nhiệm vụ tiêu biểu, chứ không phải dựa trên một số ngày cố định.
Làm thế nào để đánh giá một người vận hành về quy trình làm việc của hệ thống quản lý kho (WMS)?
Sử dụng thang điểm đánh giá trên một trường hợp thực tế, trong đó các lỗi nghiêm trọng được định nghĩa riêng biệt, sau đó là một trường hợp mới và một buổi quan sát có giám sát. Bài kiểm tra trắc nghiệm chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết.
Huấn luyện không thể giải quyết được vấn đề gì?
Thiết kế hệ thống kém, dữ liệu tồn kho không chính xác, thiết bị lỗi và hỗ trợ tại chỗ quá ít. Hãy kiểm tra những vấn đề này trước tiên và chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng vấn đề.
Ai nên xem xét lại trường hợp và tiêu chí đánh giá?
Một người giám sát kho hoặc điều phối am hiểu hệ thống và quy trình của bạn trước khi đánh giá bất kỳ ai về chúng.
Bắt đầu từ đâu
Hãy chọn một trường hợp ngoại lệ mà người vận hành của bạn gặp phải trong những tuần đầu tiên, viết một trường hợp cụ thể với bằng chứng rõ ràng, hai phản hồi có thể biện minh và một lỗi nghiêm trọng, sau đó điều chỉnh thang điểm ba tiêu chí với sự hướng dẫn của người giám sát. Thực hiện thử nghiệm với một nhóm nhỏ, sau đó chấm điểm một trường hợp mới và một buổi quan sát có giám sát trước khi đánh giá quy mô.
Để xem cách một trường hợp như thế này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc tự học, hãy khám phá AhaSlides.
