Đào tạo về thiết kế lại quy trình làm việc trong kho: dự án cuối khóa nhằm kiểm tra tính tiện dụng trước khi triển khai thực tế.

Một lộ trình lấy hàng ngắn hơn có vẻ là một lợi thế rõ ràng: ít bước hơn, quãng đường di chuyển ngắn hơn, tốc độ lấy hàng nhanh hơn. Tuy nhiên, một Đánh giá nguy cơ sức khỏe của NIOSH đối với kho phụ tùng (HHE 2006-0239) Nghiên cứu cho thấy các yếu tố nguy cơ phổ biến nhất gây ra các rối loạn cơ xương khớp là cúi người và với tay để nhặt, cất giữ và vận chuyển các bộ phận. Đây chỉ là một nghiên cứu tại nơi làm việc, không phải là quy tắc áp dụng cho mọi địa điểm, nhưng nó nhấn mạnh: chuyển động bên trong khu vực nhặt đồ quan trọng không kém khoảng cách giữa các lần nhặt. Một thiết kế lại giúp tiết kiệm mười bước và bổ sung thêm không gian với sâu xuống sàn có thể chuyển chi phí từ yếu tố thời gian sang yếu tố hậu cần.

Hãy tưởng tượng một người quản lý kho đề xuất di chuyển những mặt hàng bán chạy nhất đến một khu vực nhỏ gọn ở cuối lối đi. Lượng hàng hóa lưu lại giảm. Giờ đây, các mặt hàng đó nằm ở kệ dưới cùng. Ý tưởng này hay nhưng chưa hoàn chỉnh. Một dự án tổng kết là cách để đào tạo các quản lý nhận ra điều đó trước khi thay đổi được thực hiện, bằng cách thiết kế và thử nghiệm sự thay đổi như một dự án thực tế.

Hướng dẫn này chỉ ra cách các nhà quản lý đào tạo hậu cần và các giám sát viên kho hoặc điều phối xây dựng một dự án cuối khóa xoay quanh một nhiệm vụ: thiết kế và thử nghiệm một thay đổi quy trình lấy hàng khả thi. Nó bao gồm chẩn đoán ngắn gọn, thực hành với phản hồi, một trường hợp thực tế với lần thử lại, một bảng đánh giá có điểm và kiểm tra chuyển giao. Trường hợp và bảng đánh giá chỉ là ví dụ minh họa, vì vậy hãy nhờ chuyên gia về vận hành kho và công thái học xem xét chúng so với quy trình của riêng bạn trước khi sử dụng.

sự kiện nhanh chóng

1. Mô tả vấn đề về hiệu năng

Hãy bắt đầu từ công việc. Khi người quản lý thiết kế lại quy trình lấy hàng, họ phải xác định vấn đề bằng dữ liệu, tạo ra nhiều phương án, so sánh các phương án về quãng đường di chuyển, tốc độ lấy hàng, tư thế và an toàn, chọn một phương án có lý do chính đáng, lên kế hoạch thử nghiệm giới hạn trước khi thay đổi thực tế và xác định kết quả nào sẽ khiến họ dừng lại. Họ cũng cần chỉ định người phải phê duyệt thay đổi đó.

Thất bại hiếm khi xuất phát từ việc thiếu ý tưởng. Đó là do chỉ dựa trên một tiêu chí duy nhất để đánh giá, và việc triển khai được thực hiện mà không qua thử nghiệm. Khóa đào tạo nên giúp người lãnh đạo so sánh, thử nghiệm và đưa ra lý do chính đáng.

2. Chẩn đoán những thiếu sót về kiến ​​thức và bối cảnh.

Hãy so sánh nhiệm vụ với cách bạn đào tạo và kiểm tra các trưởng nhóm của mình. Một khóa học về phương pháp Lean chỉ kiểm tra xem mọi người có nắm vững các thuật ngữ hay không. Nó không cho thấy liệu một trưởng nhóm có thể cân nhắc giữa con đường nhanh hơn và rủi ro về tư thế hay không. Phân tích quy trình làm việc, đánh giá các lựa chọn và tạo ra một thiết kế mới là những yêu cầu cấp cao hơn so với việc nhớ lại một phương pháp, và chúng cần có các dự án thực hành kèm theo phản hồi. Hướng dẫn của chúng tôi về... Phù hợp các hoạt động học tập với phân loại Bloom. Giải thích cách đọc hiểu yêu cầu của một nhiệm vụ.

Sau đó, hãy kiểm tra những nguyên nhân mà việc đào tạo không thể khắc phục:

• Thẩm quyền. Ai là người phê duyệt việc thay đổi lịch trình hoặc tuyến bay, và quá trình đó mất bao lâu?
• Dữ liệu Người quản lý có thể xem thời gian lấy hàng, thời gian di chuyển và tỷ lệ lỗi trong khu vực của họ không?
• Bố trí. Liệu hệ thống giá kệ, thiết bị và chiều rộng lối đi có cho phép phương án thay thế nào khác không?
• Mục tiêu. Liệu mục tiêu tỷ lệ chọn hàng có cho phép thiết kế an toàn hơn không?
• Thời gian. Liệu người quản lý có thể rời khỏi khu vực làm việc để thực hiện kiểm tra không?
• Thực hành. Đã có trưởng nhóm nào thực hiện thiết kế lại dựa trên phản hồi chưa?

Chỉ có vấn đề cuối cùng là thiếu sót rõ ràng về đào tạo. Hãy nêu tên các vấn đề còn lại cho nhà tài trợ và thống nhất người chịu trách nhiệm cho từng vấn đề trước khi xây dựng nội dung.

3. Thiết kế quá trình chuẩn bị và luyện tập có mục đích.

Ba lớp, mỗi lớp có nhiệm vụ riêng.

Chuẩn bị: kiểm tra các điều kiện tiên quyết. Đưa ra đánh giá ngắn gọn về các điều khoản và biện pháp mà dự án cần: khoảng cách di chuyển, tốc độ lấy hàng, sắp xếp vị trí, vùng tiếp cận và các quy tắc an toàn riêng của bạn về nâng vật và tư thế. Kiểm tra lại xác nhận rằng các điều kiện tiên quyết đã được đáp ứng và không có gì hơn. Không báo cáo nó như một phần năng lực. Tự học theo tốc độ riêng phù hợp với cấp độ này.

Thực hành: một dự án thiết kế lại theo từng giai đoạn. Chia dự án cuối khóa thành nhiều giai đoạn và kiểm tra sau mỗi giai đoạn: xác định vấn đề, đưa ra hai hoặc nhiều phương án, so sánh chúng dựa trên cùng các tiêu chí, lựa chọn và biện minh, viết kế hoạch thử nghiệm. Phản hồi nên nêu rõ lựa chọn: "Bạn chỉ so sánh các phương án về chi phí đi lại" sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn là "Hãy nhìn rộng hơn". Hướng dẫn của chúng tôi về... Đào tạo công nhân kho hàng để họ hiểu được hệ thống từ khâu đầu vào đến khâu cuối cùng. giúp các nhà lãnh đạo thấy được sự thay đổi cục bộ tác động đến công việc ở những nơi khác như thế nào, và hướng dẫn của chúng tôi về xây dựng các mô phỏng gián đoạn hậu cần Bài viết này hướng dẫn cách kiểm tra kế hoạch trong điều kiện thời tiết xấu.

Xem xét và chuyển giao: thảo luận về một sự đánh đổi không rõ ràng. Ý kiến ​​trực tiếp từ chuyên gia vận hành hoặc chuyên gia công thái học sẽ mang lại giá trị cao nhất khi các lựa chọn phải đánh đổi giữa tốc độ và tư thế. Việc xem xét không đồng bộ là đủ để kiểm tra lại kết quả đã được thống nhất. Một dự án cuối khóa nên kết thúc bằng bài thuyết trình về thiết kế và kế hoạch thử nghiệm cho người có quyền đưa ra ý kiến ​​phản hồi tiêu cực.

4. Một trường hợp đã được giải quyết kèm phản hồi và phương án thử lại

Ví dụ minh họa. Chuyên gia về vận hành kho và công thái học cần thẩm định trường hợp này và các tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.

Trường hợp. Một người quản lý đề xuất di chuyển 20 mặt hàng bán chạy nhất xuống tầng kệ thấp nhất trong một khu vực nhỏ gọn ở cuối lối đi số 6. Dự kiến ​​sẽ tiết kiệm được trung bình 14 bước cho mỗi lần lấy hàng. Hồ sơ của bạn bao gồm thời gian lấy hàng theo từng khu vực, sơ đồ chiều cao kệ và hướng dẫn của cửa hàng về việc nâng và với tay. Kệ thấp nhất cách sàn 15 cm.

Nhiệm vụ. Hãy giải thích quyết định, nêu rõ bằng chứng bạn đã sử dụng và cho biết bạn cần thêm thông tin hoặc sự hỗ trợ nào khác.

Lần thử đầu tiên. "Dữ liệu cho thấy giảm được 14 bước, vậy nên khu vực lấy hàng nhỏ gọn sẽ tốt hơn. Chúng ta hãy triển khai nó vào thứ Hai." Người đánh giá hỏi về ảnh hưởng của chiều cao kệ đối với tư thế của người lấy hàng, số lượng hàng hóa được lấy trong tổng số 20 mặt hàng mỗi giờ là bao nhiêu và kế hoạch thử nghiệm là gì. Người học chưa xem sơ đồ kệ và chưa có bài kiểm tra nào.

Phản hồi và thử lại. Người đánh giá chỉ ra chiều cao kệ 15 cm và thể tích chứa đồ, đồng thời yêu cầu đề xuất sửa đổi.

Một nỗ lực mạnh mẽ hơn. Người học so sánh ba phương án: khu vực xếp hàng nhỏ gọn ở sát sàn, khu vực xếp hàng nhỏ gọn ở độ cao ngang thắt lưng đến vai chỉ dành cho những mặt hàng nặng nhất hoặc cần lấy nhanh nhất, và bố cục hiện tại. Họ chấm điểm từng phương án dựa trên quãng đường di chuyển, tư thế và tốc độ lấy hàng, chọn phương án ở giữa và giải thích lý do. Họ lên kế hoạch thực hiện một chương trình thử nghiệm kéo dài một tuần trong một ca làm việc với một số ít tình nguyện viên, xác định các chỉ số đo lường (thời gian lấy hàng, phản hồi của người lấy hàng về sự khó chịu, tỷ lệ lỗi) và quy tắc dừng, đồng thời yêu cầu người phụ trách an toàn xem xét đánh giá tư thế trước khi bắt đầu thử nghiệm. Họ cho biết những gì họ vẫn cần: tần suất lấy hàng thực tế cho mỗi mặt hàng và ai có thể phê duyệt việc thay đổi vị trí xếp hàng.

Tại sao mỗi câu trả lời lại có thể chấp nhận được hoặc chưa đầy đủ. Đánh giá dựa trên các tiêu chí đã được phê duyệt, chứ không phải dựa trên sở thích cá nhân của người đánh giá. Lần thử đầu tiên tối ưu hóa một chỉ số và đưa vào sử dụng mà chưa được kiểm tra, vì vậy nó được tính là một lỗi nghiêm trọng. Lần thứ hai so sánh các lựa chọn, coi tư thế là một yếu tố đầu vào thiết kế và lên kế hoạch cho một thử nghiệm giới hạn với quy tắc dừng. Thêm một biến thể trong đó tỷ lệ chọn của phi công thấp hơn một chút và hỏi nhóm xem liệu một sự sụt giảm nhỏ có thể chấp nhận được nếu cảm giác khó chịu giảm xuống hay không.

5. Đánh giá năng lực và lập kế hoạch chuyển giao

Chấm điểm từng tiêu chí từ 0 đến 2. Điều chỉnh các tiêu chí với chuyên gia của bạn: bảng đánh giá này chỉ là điểm khởi đầu được đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận.

Hãy xác định rõ các lỗi nghiêm trọng một cách riêng biệt, ví dụ như đưa vào vận hành mà không kiểm tra an toàn và công thái học, hoặc bỏ qua nguy cơ chấn thương đã được báo cáo. Điểm tổng thể không bao giờ được che giấu một lỗi nghiêm trọng. Hãy kiểm tra xem hai người đánh giá có chấm điểm cùng một đề xuất theo cùng một cách hay không trước khi bạn dựa vào điểm số. Hướng dẫn của chúng tôi về... đánh giá khả năng phán đoán và giải quyết vấn đề trong quá trình đào tạo Bao gồm các điểm neo và hiệu chuẩn.

Điểm tổng kết dự án cho biết người lãnh đạo đã làm gì trong dự án. Để biết liệu điều đó có ảnh hưởng đến dự án sau này hay không, hãy đưa ra bản tóm tắt thiết kế lại mới sau một thời gian ngắn, sau đó thêm bước theo dõi tại nơi làm việc: một dự án thí điểm có giám sát về sự thay đổi thực tế và được chấm điểm theo cùng một tiêu chí. Có hai thước đo phù hợp với thiết kế này:

• Lý luận dựa trên sự đánh đổi: Tỷ lệ các đề xuất so sánh ít nhất hai lựa chọn về luồng công việc và tính tiện dụng, được đánh giá bởi một người thẩm định.
• Chất lượng kế hoạch kiểm thử: Tỷ lệ các kế hoạch có các biện pháp xác định, quy tắc dừng và đánh giá an toàn trước khi thí điểm, với mẫu số và thời gian được thiết lập trước khi bắt đầu.

Hãy so sánh kết quả ban đầu với kết quả theo dõi sau đó mà không có sự can thiệp của người khác, và tìm kiếm những thay đổi đồng thời, chẳng hạn như dòng sản phẩm mới, mùa cao điểm hoặc thiết bị mới, trước khi đánh giá hiệu quả của khóa đào tạo. Giữ mức độ đánh giá ở mức khiêm tốn. Điểm số cao trong bài tập cuối khóa là bằng chứng về khả năng lập luận trong dự án, chứ không phải là lời hứa về việc thu gom nguyên liệu nhanh hơn hoặc an toàn hơn.

Trong trường hợp phương thức giao hàng tương tác giúp ích

Các định dạng tương tác hữu ích khi mọi người cần đưa ra quyết định trước khi xem lựa chọn của người khác. Trong một buổi đánh giá trực tiếp, người điều phối có thể trình bày ba lựa chọn và yêu cầu mỗi người dẫn đầu xếp hạng chúng và viết lý do ngắn gọn, sau đó hiển thị kết quả trước khi thảo luận. Điều này giúp làm rõ ai coi trọng tư thế và ai coi trọng tốc độ. Hình thức tự học phù hợp với việc chuẩn bị và theo dõi sát sao mà không cần biết trước. AhaSlides, một nền tảng tương tác toàn diện dành cho các nhóm và lớp học, hỗ trợ học tập tương tác và cả hình thức giảng dạy trực tiếp lẫn tự học. Hãy kiểm tra xem bạn sẽ chuyển đổi trường hợp này giữa hai hình thức như thế nào so với quy trình làm việc của riêng bạn trước khi quyết định sử dụng nó.

Những điều mà huấn luyện không thể khắc phục được

• Thẩm quyền và sự chấp thuận. Một dự án cuối khóa xuất sắc không thể cho phép người dẫn chương trình thay đổi thứ tự sắp xếp vị trí.
• Bố trí và trang thiết bị. Nếu giá kệ không thể di chuyển, thì không dự án nào có thể thiết kế lại khu vực đó.
• Mục tiêu. Nếu mục tiêu tỷ lệ chọn lọc loại trừ một thiết kế an toàn, hãy báo cáo điều đó cho chủ sở hữu.
• Những hạn chế của bằng chứng. Một nghiên cứu tại nơi làm việc cho thấy một mô hình rủi ro. Nghiên cứu đó không chứng minh rằng bất kỳ phương pháp đào tạo nào tạo ra các thiết kế tốt hơn. Hãy đo lường dựa trên chính nhóm đối tượng của bạn.

Các câu hỏi thường gặp

Đào tạo về thiết kế lại quy trình làm việc kho hàng là gì?

Chương trình đào tạo hướng dẫn người quản lý kho thiết kế quy trình thay đổi lấy hàng, kiểm tra tính hiệu quả về luồng công việc, an toàn và công thái học, và chứng minh tính khả thi của nó trước khi đưa vào sử dụng.

Tại sao cần có dự án cuối khóa?

Vì nhiệm vụ là một dự án: xác định, so sánh, lựa chọn và kiểm tra. Một dự án với phản hồi theo từng giai đoạn sẽ giúp thực hành trình tự đó, trong khi một khóa học về phương pháp chỉ mô tả nó.

Bạn đánh giá việc thiết kế lại như thế nào?

Sử dụng thang điểm đánh giá cho một đề xuất thực tế, trong đó các lỗi nghiêm trọng được định nghĩa riêng biệt, sau đó là một bản tóm tắt mới và một dự án thí điểm có giám sát. Bài kiểm tra thuật ngữ chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết.

Huấn luyện không thể giải quyết được vấn đề gì?

Bố cục cố định, mục tiêu tỷ lệ lấy hàng bất khả thi, không có quyền thay đổi vị trí đặt hàng và không có thời gian để chạy thử nghiệm. Hãy kiểm tra những điều này trước tiên và chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng mục.

Ai nên xem xét lại trường hợp và tiêu chí đánh giá?

Một chuyên gia về vận hành kho bãi và công thái học, người hiểu rõ địa điểm của bạn trước khi bất kỳ ai đánh giá năng lực của bạn.

Bắt đầu từ đâu

Chọn một khu vực lựa chọn mà bạn muốn thay đổi, viết một trường hợp nghiên cứu kèm theo bằng chứng, hai đề xuất có thể bảo vệ được và một lỗi nghiêm trọng rõ ràng, sau đó điều chỉnh tiêu chí đánh giá ba yếu tố với sự hỗ trợ của chuyên gia về công thái học. Thực hiện thử nghiệm với một nhóm nhỏ, sau đó chấm điểm một bản tóm tắt mới và một dự án thí điểm có giám sát trước khi áp dụng trên quy mô lớn.

Để xem cách một trường hợp như thế này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc tự học, hãy khám phá AhaSlides.