Làm thế nào để đào tạo quản lý nhà hàng sử dụng phân tích theo dõi lượng chất thải thực phẩm tự động để thiết kế lại quy trình chuẩn bị thức ăn trong bếp?

Hãy tưởng tượng một nhà bếp mà báo cáo về lượng chất thải cho thấy lượng thức ăn trong thùng rác nhiều hơn 13% so với tháng trước. Quản lý chung muốn cắt giảm danh sách công việc chuẩn bị. Bếp trưởng cho rằng thực đơn đặc biệt cuối tuần là nguyên nhân. Bộ phận tài chính chỉ ra rằng số lượng khách tăng khoảng 8%. Mọi người đều nhìn vào cùng một biểu đồ nhưng lại đưa ra những kết luận khác nhau.

Đây là một tình huống minh họa, không phải là một sự cố đã được ghi nhận. Đó là tình huống mà khóa đào tạo phân tích lãng phí thực phẩm nhằm mục đích chuẩn bị cho các nhà quản lý: đọc dữ liệu theo dõi khi số lượng khách và thực đơn cũng thay đổi, sau đó quyết định nên thử nghiệm gì trong bếp. Hướng dẫn này dành cho các giám đốc đào tạo ngành khách sạn và các trưởng bộ phận vận hành nhà hàng hoặc khách sạn. Nó bao gồm cách chẩn đoán điểm yếu, cách thiết kế quy trình, cách thực hiện và chấm điểm một trường hợp, và những gì mà đào tạo không thể khắc phục. Hãy nhờ một trưởng bộ phận vận hành am hiểu về nhà bếp của bạn xác nhận trường hợp và tiêu chí trước khi bạn sử dụng chúng.

sự kiện nhanh chóng

1. Mô tả vấn đề về hiệu năng

Hãy bắt đầu với công việc, chứ không phải khóa học. Một người quản lý khi xem xét dữ liệu theo dõi lượng thực phẩm lãng phí phải quyết định xem các con số đó có ý nghĩa gì, chọn một thay đổi trong quy trình chuẩn bị và thiết kế một thử nghiệm để chứng minh liệu sự thay đổi đó có hiệu quả hay không. Đó là phân tích và đánh giá, chứ không phải nhập dữ liệu.

Hãy nêu rõ nguyên nhân. Lượng chất thải tăng lên là do nhóm chuẩn bị quá nhiều, do một món ăn bán được ít hơn dự kiến, do hàng tồn kho bị hỏng trong kho, hay do thức ăn thừa còn sót lại trên đĩa? Mỗi nguyên nhân đòi hỏi một sự thay đổi khác nhau. Hãy nêu rõ các chỉ số đo lường mà người quản lý nên sử dụng: trọng lượng chất thải theo từng loại, chất thải theo từng khung giờ trong ngày, số lượng suất ăn, số lượng món bán ra và số lượng nguyên liệu chuẩn bị.

Có lý do kinh doanh để xem xét vấn đề này một cách nghiêm túc. Báo cáo Champions 12.3 về nhà hàng đã khảo sát 114 nhà hàng tại 12 quốc gia. Kết quả cho thấy, trung bình, các nhà hàng tiết kiệm được 7 đô la chi phí hoạt động cho mỗi đô la đầu tư vào việc giảm thiểu lãng phí thực phẩm trong bếp, và giảm lãng phí thực phẩm trung bình 26% trong vòng một năm. Các biện pháp bao gồm đo lường và giám sát lượng chất thải, cũng như đào tạo nhân viên về các quy trình xử lý và bảo quản mới. Bạn có thể đọc thêm về các phát hiện này trong báo cáo. Báo cáo của nhà hàng Champions 12.3 và của mình nhấn phát hànhĐây là số liệu trung bình từ một nghiên cứu về các địa điểm đã chọn tham gia, vì vậy hãy xem chúng như một lý do để xem xét vấn đề rác thải, chứ không phải là lời hứa cho chính căn bếp của bạn.

2. Chẩn đoán những thiếu sót về kiến ​​thức và bối cảnh.

Trước khi xây dựng chương trình đào tạo, hãy so sánh nhiệm vụ với những gì các nhà quản lý đang làm hiện nay. Nếu chương trình đào tạo hiện tại chỉ là một buổi giới thiệu phần mềm kéo dài một giờ và một bài kiểm tra cuối mô-đun, thì nhiệm vụ và cách đánh giá không khớp nhau. Sau đó, hãy kiểm tra xem nguyên nhân của những quyết định kém hiệu quả có thực sự là do thiếu kiến ​​thức hay không.

Kiểm tra yêu cầu về khả năng nhận thức. Việc nhớ lại ý nghĩa của từng loại chất thải là một yêu cầu ở mức độ thấp. Việc giải thích sự tăng đột biến khi các yếu tố khác thay đổi đòi hỏi các nhà quản lý phải phân tích. Việc lựa chọn giữa hai thay đổi trong khâu chuẩn bị và bảo vệ lựa chọn đó đòi hỏi họ phải đánh giá. Việc thiết kế một bài kiểm tra đòi hỏi họ phải sáng tạo. Một khóa học chỉ kiểm tra khả năng nhớ lại sẽ không giúp bạn hiểu nhiều về bất kỳ điều nào trong số này. Bảng phân loại Bloom sửa đổi (Anderson và Krathwohl, 2001) là một cách hữu ích để xác định cấp độ kiến ​​thức bạn cần.

Kiểm tra dữ liệu. Việc đào tạo quản lý tin tưởng vào dữ liệu kém chất lượng sẽ khiến họ dễ dàng mắc phải những sai lầm. Hãy hỏi ai là người ghi nhận lượng chất thải, vào thời điểm nào trong ca làm việc, và liệu các danh mục có cùng ý nghĩa ở tất cả các địa điểm hay không. Nếu một nửa lượng chất thải không bao giờ được cân đo, thì biểu đồ đó không phản ánh đúng sự thật.

Kiểm tra các công cụ và quy trình. Tại mỗi trạm phát sinh chất thải có cân và thùng rác được dán nhãn không? Việc ghi chép có phải là một phần của quy trình đóng ca hay là một công việc bổ sung vào cuối ca làm việc dài? Có danh sách chuẩn bị nào mà người quản lý được phép thay đổi không?

Kiểm tra nhân sự và quyền hạn. Một người quản lý nhận thấy chi phí chuẩn bị quá cao nhưng không thể thay đổi danh sách nếu không có sự chấp thuận của trụ sở chính thì không phải là người thiếu kiến ​​thức chuyên môn. Hãy nêu vấn đề này với chủ sở hữu.

3. Thiết kế quá trình chuẩn bị và luyện tập có mục đích.

Sử dụng ba giai đoạn, mỗi giai đoạn phù hợp với mục tiêu cần đạt được.

Chuẩn bị: xác nhận các điều kiện tiên quyết. Hãy sử dụng bài kiểm tra tự đánh giá ngắn gọn về từ vựng và kiến ​​thức cơ bản: ý nghĩa của từng loại chất thải, mối liên hệ giữa số lượng bao bì và số lượng sản phẩm bán ra với số lượng chuẩn bị, và cách đọc báo cáo do hệ thống tạo ra. Bài kiểm tra như vậy chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết. Nó không chứng minh rằng bất kỳ ai cũng có thể hiểu được một biểu đồ phức tạp, vì vậy đừng báo cáo nó như một điểm số năng lực.

Thực hành: đưa ra quyết định dựa trên phản hồi. Hãy đưa cho các nhà quản lý những trường hợp thực tế phức tạp. Cho họ xem dữ liệu về lượng chất thải trong một tuần cùng với số lượng suất ăn và sự thay đổi thực đơn, sau đó hỏi họ nghĩ điều gì đang xảy ra, bằng chứng nào hỗ trợ điều đó và họ sẽ thử nghiệm điều gì. Phản hồi cần đề cập đến hai khía cạnh riêng biệt: chất lượng của việc phân tích dữ liệu và chất lượng của phương pháp thử nghiệm được đề xuất. Một nhà quản lý có thể đọc dữ liệu tốt nhưng vẫn đề xuất một phương pháp thử nghiệm không cung cấp được thông tin hữu ích nào.

Phân tích thiết kế thực đơn và kiểm toán lãng phí nên được sử dụng làm nguồn tài liệu tham khảo. Phân tích thiết kế thực đơn cho thấy món nào bán chạy và món nào bán kém, còn kiểm toán lãng phí cho thấy thực tế những gì đang bị vứt bỏ và lý do tại sao. Hãy sử dụng số liệu ẩn danh từ chính các cơ sở của bạn để các trường hợp có vẻ thực tế hơn, và kiểm tra lại với bộ phận tài chính trước khi chia sẻ.

Xem xét và chuyển giao: sống ở nơi cần đến sự phán xét. Huấn luyện trực tiếp mang lại hiệu quả cao nhất khi tình huống không rõ ràng, ví dụ như khi có hai lời giải thích phù hợp với dữ liệu như nhau. Việc xem xét không đồng bộ là đủ cho các kiểm tra diễn giải đơn giản. Các cuộc thăm dò ý kiến ​​tương tác, câu đố và các slide tình huống ngắn có thể được thực hiện trong cuộc họp nhóm hoặc hoàn thành theo tốc độ cá nhân, để các nhà quản lý ở các ca làm việc và địa điểm khác nhau đều có được cùng một kinh nghiệm thực hành.

4. Hãy cùng nhau tìm hiểu một ví dụ thực tế.

Dưới đây là một bài tập ngắn bạn có thể điều chỉnh. Bài tập này mang tính minh họa, và người phụ trách vận hành cần xác nhận lại các con số và đáp án.

Trường hợp. Một nhà hàng theo dõi lượng chất thải theo trọng lượng tại khu vực chuẩn bị và khu vực chuyển tiếp món ăn. Trong bốn tuần, lượng chất thải tại khu vực chuẩn bị tăng từ 38 kg lên 43 kg mỗi tuần, tức là tăng khoảng 13%. Trong cùng thời gian đó, lượng khăn trải bàn tăng khoảng 8% và nhà hàng bổ sung thêm món đặc biệt theo mùa sử dụng nhiều rau thơm tươi và rau củ đã sơ chế. Lượng chất thải trên đĩa không thay đổi.

Nhiệm vụ của người học. Xem xét lại dữ liệu. Hãy nói rõ điều gì đang xảy ra, bằng chứng nào ủng hộ quan điểm của bạn, bạn sẽ thay đổi điều gì trong quy trình chuẩn bị, bạn sẽ kiểm tra nó như thế nào và bạn cần thêm thông tin gì.

Sự lựa chọn và phản hồi của người học.

1. "Lượng chất thải tăng 13%, vì vậy hãy giảm lượng nguyên liệu chuẩn bị xuống 13%." Chưa đầy đủ. Phần này bỏ qua thực tế là số lượng bao bì đã tăng lên và coi toàn bộ sự gia tăng đó là dư thừa. Phản hồi: hãy so sánh lượng chất thải trên mỗi bao bì, không chỉ tổng số, và xem xét những khâu chuẩn bị nào dẫn đến sự gia tăng đó.
2. "Món đặc biệt mới chính là nguyên nhân, vậy nên hãy loại bỏ nó đi." Đúng một phần. Người học đã phát hiện ra một nguyên nhân khả thi, nhưng hiện chưa có bằng chứng và việc loại bỏ món ăn có thể ảnh hưởng đến doanh thu. Phản hồi: hỏi xem bao nhiêu phần trăm lượng chất thải trong quá trình chuẩn bị đến từ các nguyên liệu của món đặc biệt và liệu phần thừa đó có thể được sử dụng cho mục đích khác hay không.
3. "Lượng phế phẩm trên mỗi phần ăn chỉ tăng nhẹ, và phần rau thơm và rau củ thừa là mặt hàng mới tăng nhiều nhất. Trong hai tuần, hãy thay đổi cách chuẩn bị món đặc biệt thành các mẻ nhỏ hơn, hai lần một ngày và so sánh lượng phế phẩm trên mỗi phần ăn với hai tuần trước đó, giữ nguyên danh sách chuẩn bị các món khác." Mạnh mẽ. Nó điều chỉnh theo các yếu tố che chắn, tìm ra người lái xe tiềm năng, thay đổi một yếu tố và nêu rõ cách nó sẽ đánh giá kết quả.

Thử lại. Đưa ra trường hợp thứ hai có cấu trúc tương tự nhưng nguyên nhân khác, chẳng hạn như thay đổi phương thức giao hàng dẫn đến đặt hàng quá nhiều. Xem liệu người học có áp dụng lý luận đó thay vì lặp lại câu trả lời đầu tiên hay không.

5. Đánh giá năng lực và lập kế hoạch chuyển giao

Hãy chấm điểm một trường hợp mới, chưa từng thấy trước đây, dựa trên một bảng tiêu chí ngắn gọn, từ 0 đến 2 cho mỗi tiêu chí, được thống nhất với người phụ trách vận hành của bạn.

Thang điểm: 0 nghĩa là không có hoặc không được hỗ trợ, 1 nghĩa là một phần với những thiếu sót liên quan, 2 nghĩa là đầy đủ và được chứng minh dựa trên các tiêu chí đã thống nhất. Xác định riêng các lỗi nghiêm trọng, ví dụ như sử dụng dữ liệu được biết là không đáng tin cậy, hoặc thay đổi quy trình an toàn thực phẩm để tiết kiệm chất thải. Điểm tổng thể không được che giấu lỗi nghiêm trọng. Bảng đánh giá này chỉ là điểm khởi đầu được đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận, vì vậy hãy điều chỉnh nó với chuyên gia trong lĩnh vực của bạn.

Theo dõi và giám sát tại nơi làm việc. Kiểm tra việc chuyển giao sau khi các nhà quản lý đã có thời gian sử dụng dữ liệu. So sánh dữ liệu cơ sở với các trường hợp theo dõi chưa được kiểm soát và với các thử nghiệm mà các nhà quản lý thực sự đã thực hiện. Xác định đối tượng nghiên cứu, mẫu số (ví dụ: lượng chất thải trên mỗi suất ăn mỗi tuần) và thời điểm trước khi bắt đầu. Xem xét các thay đổi đồng thời, chẳng hạn như thực đơn mới, thay đổi nhà cung cấp hoặc thay đổi nhân sự, trước khi cho rằng đào tạo là nguyên nhân dẫn đến bất kỳ sự cải thiện nào.

Những điều mà huấn luyện không thể khắc phục được

• Dữ liệu kém chất lượng. Rác thải không được cân đo, hoặc các loại rác khác nhau giữa các địa điểm, khiến cho mọi phân tích đều không đáng tin cậy.
• Thiếu trang thiết bị. Không có cân hoặc thùng chứa tại nhà ga, nên không có hồ sơ.
• Không có thẩm quyền thay đổi danh sách chuẩn bị. Người quản lý không thể thử nghiệm một thay đổi mà họ không được phép thực hiện.
• Về nhân sự và tiến độ công việc. Việc đóng cửa vội vàng dẫn đến việc bỏ qua bước ghi nhật ký.
• Nguyên nhân từ bên ngoài. Chất lượng giao hàng, kích cỡ đóng gói của nhà cung cấp và sai sót trong dự báo nằm ngoài phạm vi nhà bếp.
• Giới hạn hệ thống. Hướng dẫn này không giả định rằng hệ thống theo dõi chất thải của bạn kết nối với bất kỳ công cụ nào khác. Hãy kiểm tra xem hệ thống của bạn thực sự có chức năng gì.

Hãy nêu rõ những vấn đề này cho chủ sở hữu từ sớm và thống nhất ai sẽ chịu trách nhiệm sửa chữa từng vấn đề. Đào tạo giúp cải thiện khả năng hiểu và đưa ra quyết định của người quản lý. Tuy nhiên, đào tạo không thể cung cấp thiết bị, thời gian hoặc quyền hạn.

Các câu hỏi thường gặp

Đào tạo phân tích chất thải thực phẩm là gì?

Khóa đào tạo này dạy các nhà quản lý cách đọc dữ liệu theo dõi lượng thực phẩm lãng phí, đánh giá nguyên nhân của một sự thay đổi và thiết kế một thử nghiệm nhỏ về quy trình chuẩn bị khác. Đó là thực hành có phản hồi, chứ không phải hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Các nhà quản lý nhà hàng nên xem xét những gì trong dữ liệu về chất thải?

Lượng chất thải được phân loại theo từng nhóm và từng khung giờ trong ngày, so sánh với số lượng suất ăn, số lượng mặt hàng bán ra và số lượng nguyên liệu chuẩn bị. Lượng chất thải trên mỗi suất ăn thường phản ánh chính xác hơn tổng lượng chất thải thô khi khối lượng kinh doanh thay đổi.

Thí nghiệm chuẩn bị nên kéo dài bao lâu?

Khoảng thời gian đủ dài để quan sát hơn một tuần làm việc bình thường, trong khi các thay đổi khác vẫn được duy trì ổn định. Hai đến bốn tuần là điểm khởi đầu hợp lý cho một trang web bận rộn, nhưng hãy thống nhất điều này với người phụ trách vận hành của bạn.

Liệu các nhà quản lý có cần một hệ thống tự động hóa?

Không. Một cái cân, các thùng chứa được dán nhãn và một nhật ký ghi chép nhất quán là đủ để luyện tập kỹ năng. Tự động hóa có thể tiết kiệm thời gian ghi chép, nhưng nhiệm vụ đào tạo về việc diễn giải dữ liệu và thiết kế bài kiểm tra vẫn như nhau.

Bắt đầu từ đâu

Chọn một nhà bếp có hồ sơ về lượng chất thải tương đối đáng tin cậy. Xây dựng luận điểm dựa trên mô hình thực tế của nhà bếp đó, bao gồm ít nhất một thay đổi khác như số lượng chỗ ngồi hoặc món ăn mới trong thực đơn. Nhờ người phụ trách vận hành xác nhận các tiêu chí đánh giá, sau đó thử nghiệm với một nhóm quản lý trước khi triển khai rộng rãi.

Để xem cách một trường hợp như thế này có thể được triển khai trực tiếp trong cuộc họp của các nhà quản lý và được tái sử dụng theo tốc độ riêng sau đó, hãy khám phá AhaSlides.