Đào tạo về lỗi chọn hàng trong kho: làm thế nào để dạy công nhân nhận thấy tác động tiếp theo?

Việc đào tạo xử lý lỗi chọn hàng trong kho sẽ hiệu quả khi người chọn hàng học được cách theo dõi một mặt hàng bị chọn sai xuyên suốt quá trình đóng gói, vận chuyển và đến tận cửa nhà khách hàng, và phải kiểm tra kỹ mặt hàng đã chọn trước khi xác nhận. Một người chọn hàng chỉ nghe thấy "hãy cẩn thận" sẽ không hình dung được những gì xảy ra tiếp theo. Một người chọn hàng đã theo dõi một mặt hàng bị chọn sai qua ba bộ phận khác nhau sẽ có lý do để kiểm tra nhãn hai lần.

Hướng dẫn này dành cho các nhà quản lý đào tạo hậu cần và các giám sát viên kho hoặc điều phối. Nó trình bày cách xây dựng chương trình đào tạo xử lý lỗi lấy hàng trong kho xoay quanh một nhiệm vụ cụ thể, giải thích các tác động tiếp theo của việc lấy hàng và xác minh điều đó, với một trường hợp cụ thể, một bảng tiêu chí chấm điểm và một cách để kiểm tra xem kỹ năng đó có được áp dụng hiệu quả trong thực tế công việc hay không. Trường hợp cụ thể và bảng tiêu chí chỉ mang tính minh họa. Hãy yêu cầu giám sát viên kho hoặc điều phối xem xét và điều chỉnh chúng cho phù hợp với quy trình của riêng bạn trước khi chấm điểm bất kỳ ai.

sự kiện nhanh chóng

1. Xác định kết quả và sự so sánh.

Hãy bắt đầu bằng quyết định mà khóa đào tạo cần hỗ trợ, chứ không phải là chính khóa học. Viết ra những vai trò bị ảnh hưởng (người chọn hàng, người đóng gói, người điều phối và người giám sát ký duyệt) và một nhiệm vụ bạn muốn thay đổi. Trong hướng dẫn này, nhiệm vụ là giải thích tác động của việc chọn sai hàng hóa đến các khâu tiếp theo, và xác minh việc chọn hàng trước khi xác nhận.

Sau đó, hãy quyết định bạn sẽ so sánh điều gì. Điểm số cơ bản của nhiệm vụ trước khi đào tạo và điểm số tương đương trên một trường hợp khác sau đó là đủ để bắt đầu. Hãy tách biệt hai loại chi phí. Chi phí thực hiện, chẳng hạn như thời gian ngừng hoạt động và giờ làm việc của người hướng dẫn, cho bạn biết chi phí của chương trình. Chi phí vận hành, chẳng hạn như việc chọn lại hàng, trả lại hàng và vận chuyển lại, cho bạn biết chi phí của một lỗi. Việc trộn lẫn chúng sẽ khiến cả hai con số đều khó tin cậy.

2. Đo lường nhiệm vụ thực tế

Hầu hết các kho hàng hiện nay đều theo dõi độ chính xác của đơn hàng, vì vậy nhiều người thường có xu hướng sử dụng nó như một kết quả của quá trình đào tạo. Tuy nhiên, đây là một thước đo ban đầu không tốt, bởi vì nó gộp chung nhiều nguyên nhân. Báo cáo về các biện pháp tại trung tâm phân phối của WERC và DC Velocity năm 2013, dựa trên dữ liệu thu thập từ hơn 500 công ty, cho thấy độ chính xác trung bình của việc chọn đơn hàng là 99.5%. Tóm tắt bởi nhà cung cấp thiết bị xử lý vật liệu Cisco-EagleCon số đó nghe có vẻ cao, và nó che giấu một hiệu ứng tích lũy. Nếu mỗi dòng đều chính xác 99.5% thời gian, thì một đơn hàng mười dòng chỉ hoàn toàn chính xác khoảng 95% thời gian (0.995 mũ mười, phép tính của chúng ta). Bản tóm tắt không nói rõ độ chính xác được tính trên mỗi dòng, mỗi đơn hàng hay mỗi sản phẩm, vì vậy hãy coi tổng số đó như một minh họa cho hiệu ứng. Những sai sót nhỏ trên mỗi dòng sẽ dẫn đến nhiều đơn hàng sai.

Thay vào đó, hãy sử dụng bằng chứng có thể quan sát được về nhiệm vụ đã hoàn thành:

• Nhận diện lỗi: Người học có thể nhận ra lỗi trong quá trình chọn hàng (sai mặt hàng, sai số lượng, sai vị trí) và giải thích lý do tại sao không?
• Xác minh chính xác: Người học có kiểm tra mặt hàng so với đơn đặt hàng trước khi xác nhận bằng phương thức mà trang web của bạn cho phép không?
• Giải thích theo hướng dòng chảy: Người học có thể cho biết ai sẽ xử lý món đồ đó tiếp theo và sai sót đó sẽ gây ra hậu quả gì cho họ không?

Hãy xem việc hoàn thành khóa học và sự hài lòng là các chỉ số đánh giá hiệu quả. Chúng cho thấy mọi người đã tham dự và thích khóa học. Bằng chứng về việc hoàn thành nhiệm vụ cho thấy liệu họ có thể thực hiện được nhiệm vụ đó hay không.

3. Kết nối bằng chứng thực hiện nhiệm vụ với dữ liệu vận hành

Điểm số nhiệm vụ cho bạn biết người học đã làm gì trong một trường hợp cụ thể. Dữ liệu hoạt động cho bạn biết điều gì đã xảy ra trên thực tế. Hãy liên kết chúng một cách cẩn thận.

Đối với mỗi biện pháp vận hành, hãy ghi lại bốn điều trước khi bắt đầu:

1. Dân số: Những người hái nào, ca làm việc nào, khu vực nào.
2. Mẫu số: Số lỗi trên mỗi nghìn dòng, mỗi đơn hàng hoặc mỗi sản phẩm. Hãy cho biết đó là loại lỗi nào, vì ba loại này cho ra các con số khác nhau.
3. Khoảng thời gian: Khoảng thời gian tương tự kéo dài vài tuần, chứ không phải một ngày nào bận rộn cả.
4. Nguồn: nhật ký máy quét, báo cáo hàng trả lại hoặc bảng kiểm tra của người giám sát.

Những mối liên hệ hợp lý đáng được giải thích: người chọn hàng kiểm tra kỹ trước khi xác nhận sẽ giúp giảm số lượng hàng sai sót đến khâu đóng gói. Đừng coi mối tương quan là bằng chứng chắc chắn. Nếu tỷ lệ lỗi giảm sau khi đào tạo, đó là một manh mối cần điều tra, chứ không phải là kết quả để khẳng định. Hướng dẫn của chúng tôi về... đo lường hiệu quả đào tạo sau khi hoàn thành khóa học. giải thích tại sao.

4. Xem xét các lời giải thích thay thế

Trước khi đánh giá cao hiệu quả của khóa đào tạo, hãy xem xét tất cả những thay đổi khác trong cùng kỳ so sánh. Các ứng viên thường gặp trong kho hàng:

• Khối lượng công việc: Mùa cao điểm, chương trình khuyến mãi hoặc sự thay đổi lớn về đơn đặt hàng của khách hàng.
• Nhân sự: Nhân viên mới, lao động thời vụ hoặc thay đổi ca làm việc.
• Quá trình: nhãn mới, lối đi được sắp xếp lại hoặc máy quét khác.
• Cơ cấu khách hàng: đơn hàng có nhiều dòng hơn, hoặc nhiều mặt hàng trông giống nhau.

Nếu có thể, hãy triển khai theo từng giai đoạn. Đào tạo một khu vực hoặc ca làm việc trước, giữ lại một khu vực hoặc ca làm việc tương tự để so sánh và đào tạo tiếp sau đó. Một sự so sánh tương đồng như vậy sẽ thuyết phục hơn nhiều so với việc so sánh trước và sau trên toàn bộ địa điểm. Nếu bạn không thể chia nhỏ địa điểm, hãy nói rõ điều đó và giữ mức độ tuyên bố ở mức khiêm tốn. Hướng dẫn của chúng tôi về... Đang thực hiện một dự án thí điểm nhằm đo lường hiệu quả học tập và ứng dụng tại nơi làm việc. trải qua quá trình thiết kế.

Kiểm tra cả những nguyên nhân không liên quan đến đào tạo nữa. Nhãn thùng rác bị mờ là vấn đề của trang web, vì vậy hãy sửa nhãn đó. Báo cáo những vấn đề như vậy cho nhà tài trợ và thống nhất ai chịu trách nhiệm cho từng vấn đề trước khi bạn xây dựng nội dung.

5. Chuẩn bị thiết kế, thực hành và phản hồi

Ba lớp, mỗi lớp có nhiệm vụ riêng.

Chuẩn bị: kiểm tra các điều kiện tiên quyết. Hãy kiểm tra nhanh các từ vựng và công cụ cần thiết cho nhiệm vụ: mã SKU, số lô và xác nhận lấy hàng có nghĩa là gì trên hệ thống của bạn, và nút xử lý ngoại lệ nằm ở đâu. Việc kiểm tra lại chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết đã được đáp ứng, không hơn không kém. Không nên báo cáo đây là giai đoạn sẵn sàng. Hình thức tự học phù hợp với giai đoạn này, vì người mới bắt đầu có kinh nghiệm khác nhau.

Bài tập: một trường hợp cụ thể với phán quyết, lý do và phản hồi. Người học đọc tình huống, đưa ra quyết định và giải thích lý do. Phản hồi chỉ ra lựa chọn cụ thể. Câu "Bạn đã xác nhận việc lấy hàng mà không kiểm tra số lô" dạy nhiều hơn câu "Hãy cẩn thận". Hướng dẫn của chúng tôi về... Thiết kế bài tập tương tác với phản hồi hữu ích Nội dung này được đề cập rất chi tiết.

Xem xét và chuyển giao: thảo luận về một lựa chọn không rõ ràng. Huấn luyện trực tiếp mang lại hiệu quả cao nhất khi hai câu trả lời trái ngược nhau, ví dụ như việc đạt được tỷ lệ chọn chính xác so với việc dừng lại để kiểm tra. Việc xem xét không đồng bộ là đủ để kiểm tra rõ ràng dựa trên một tiêu chí nào đó. Hướng dẫn của chúng tôi về... Kết hợp việc tự học theo tốc độ riêng với huấn luyện trực tiếp Hình ảnh minh họa cách phân chia hai yếu tố này. Để chọn phương pháp phù hợp cho từng yêu cầu, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về... Phù hợp các hoạt động học tập với phân loại Bloom.Việc áp dụng, phân tích và đánh giá một lựa chọn đều cần nhiều hơn là chỉ nhớ lại.

6. Một trường hợp đã được giải quyết kèm phản hồi và phương án thử lại

Ví dụ minh họa. Người giám sát kho hoặc điều phối cần xác nhận trường hợp và tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.

Trường hợp. Một người lấy hàng đang xử lý đơn hàng sáu dòng. Dòng thứ tư là một hộp gồm 12 hộp mực in màu xanh dương. Trong thùng chứa hai hộp tương tự trên cùng một kệ, một hộp màu xanh dương, một hộp màu đen, và nhãn chỉ khác nhau ở một mã màu ngắn. Máy quét xác nhận vị trí thùng nhưng không xác nhận màu sắc. Người lấy hàng đang chậm hơn mục tiêu 10 lần lấy hàng và người đóng gói đang chờ.

Nhiệm vụ. Hãy giải thích bạn sẽ làm gì, trích dẫn bằng chứng bạn đã sử dụng và cho biết bạn cần thêm thông tin gì.

Lần thử đầu tiên. "Máy quét đã nhận thùng hàng, vậy tôi sẽ xác nhận và tiếp tục, vì người đóng gói đang đợi." Giám sát viên hỏi máy quét đã kiểm tra cái gì, ai lại để ý thấy một hộp màu đen ở chỗ đáng lẽ phải là hộp màu xanh, và chuyện gì sẽ xảy ra nếu người đóng gói không nhận ra.

Phản hồi và thử lại. Người giám sát chỉ vào mã màu trên nhãn và yêu cầu người học làm lại câu trả lời.

Một nỗ lực mạnh mẽ hơn. Người học đọc mã màu so với dòng đơn hàng trước khi xác nhận và giải thích lý do: máy quét chỉ kiểm tra vị trí, vì vậy việc kiểm tra là do họ thực hiện. Họ giải thích rằng một thùng hàng sai sẽ đến tay người đóng gói, người này sẽ đóng gói những gì hệ thống yêu cầu, và hàng sẽ đến tay khách hàng. Sau đó, nó sẽ trở thành hàng trả lại, phải chọn lại và vận chuyển lần thứ hai. Họ nói điều họ vẫn muốn biết: liệu trang web có quy tắc nào cho các mặt hàng trông giống nhau trong các thùng liền kề hay không, và nên báo cho ai nếu tình trạng này tiếp diễn.

Tại sao mỗi câu trả lời lại có thể chấp nhận được hoặc chưa đầy đủ. Đánh giá dựa trên các tiêu chí đã được phê duyệt, chứ không phải dựa trên sở thích cá nhân của người đánh giá. Lần thử đầu tiên chỉ xác nhận dựa trên bằng chứng không đầy đủ và chuyển rủi ro xuống phía dưới, do đó nó được coi là một lỗi nghiêm trọng. Lần thứ hai mạnh mẽ hơn vì nó xác minh, giải thích chuỗi sự kiện và nêu ra nguyên nhân. Thêm một biến thể trong đó người học dừng toàn bộ dây chuyền sản xuất tại một nhãn duy nhất và hỏi nhóm xem lựa chọn đó nên được chấm điểm như thế nào.

7. Đánh giá năng lực và báo cáo kết quả

Chấm điểm từng tiêu chí từ 0 đến 2. Điều chỉnh các tiêu chí với chuyên gia của bạn: bảng đánh giá này chỉ là điểm khởi đầu được đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận.

Xác định rõ các lỗi nghiêm trọng, ví dụ như xác nhận lựa chọn mà không kiểm chứng hoặc che giấu lỗi chọn sai đã biết. Điểm tổng thể không bao giờ được che giấu lỗi nghiêm trọng. Kiểm tra xem hai người đánh giá có cho cùng một điểm cho cùng một câu trả lời hay không trước khi dựa vào điểm số. Nếu không, hãy viết lại các tiêu chí đánh giá. Hướng dẫn của chúng tôi về... đánh giá khả năng phán đoán và giải quyết vấn đề trong quá trình đào tạo Bao gồm các điểm neo và hiệu chuẩn người đánh giá.

Sau đó hãy báo cáo. Sử dụng bố cục như thế này và để trống các trường kết quả cho đến khi bạn có dữ liệu thực tế. Đừng tự bịa ra các chỉ số hiệu quả.

Bằng chứng sẽ quyết định bước tiếp theo. Điều chỉnh thang điểm khi điểm số bài tập cải thiện trong các trường hợp chưa từng thấy, các bài kiểm tra có giám sát cũng đồng ý và các thay đổi khác không giải thích được điều đó. Sửa đổi khi điểm số cải thiện nhưng các bài kiểm tra có giám sát thì không, vì có lẽ phương pháp thực hành chưa đủ sát với thực tế. Dừng lại hoặc thiết kế lại khi không có gì thay đổi, và xem xét lại nhãn, bố cục và mục tiêu trước khi đổ lỗi cho người học.

Trong trường hợp phương thức giao hàng tương tác giúp ích

Các hình thức tương tác hữu ích khi mọi người cần đưa ra câu trả lời trước khi nghe ý kiến ​​của cả nhóm. Trong một buổi thảo luận trực tiếp, người điều phối có thể trình bày tình huống, yêu cầu mỗi người chọn một câu trả lời và thêm một lý do ngắn gọn, sau đó cùng nhau công bố kết quả trước khi thảo luận. Những người ít nói hơn cũng có thể đóng góp, vì không ai bắt buộc phải nói trước. Hình thức tự điều chỉnh tốc độ phù hợp với việc chuẩn bị và theo dõi sau đó mà không cần biết trước kết quả. AhaSlides, một nền tảng tương tác toàn diện dành cho các nhóm và lớp học, hỗ trợ học tập tương tác và cả hình thức giảng dạy trực tiếp lẫn tự học.

Những điều mà huấn luyện không thể khắc phục được

• Các mặt hàng và nhãn mác giống nhau. Người chọn lọc tinh ý sẽ không thể đọc được nhãn mác bị mờ hoặc gần như giống hệt với nhãn mác của người bên cạnh.
• Những mục tiêu đề ra ưu tiên tốc độ hơn là kiểm tra kỹ lưỡng. Nếu mục tiêu tỷ lệ phạt việc xác minh, quá trình đào tạo sẽ thua kém mục tiêu đó.
• Tools. Nếu máy quét không kiểm tra yêu cầu của tác vụ, thì dù có viết hoa hay viết thường cũng không thay đổi được điều đó.
• Những hạn chế của bằng chứng. Mức trung vị 99.5% đã cũ và chỉ là kết quả của một cuộc khảo sát. Hãy tự đo lường hiệu quả trên trang web của bạn và sử dụng chi phí trên mỗi lỗi do chính bạn tính toán thay vì sử dụng con số đã được công bố.

Các câu hỏi thường gặp

Đào tạo về lỗi lấy hàng trong kho là gì?

Chương trình đào tạo này dạy người chọn hàng cách nhận biết, xác minh và giải thích các lỗi trong quá trình chọn hàng, thường thông qua việc thực hành các trường hợp thực tế và nhận phản hồi thay vì chỉ đọc quy trình.

Làm thế nào để giảm thiểu lỗi chọn hàng thông qua đào tạo?

Hãy chọn một nhiệm vụ cụ thể, chẳng hạn như xác minh việc chọn hàng, thực hành nó trên các trường hợp thực tế với phản hồi về quyết định và lý do, và kiểm tra lại trên một trường hợp chưa từng gặp. Sửa đổi nhãn, bố cục và mục tiêu song song, vì đào tạo không thể khắc phục được những vấn đề đó.

Làm thế nào để đánh giá việc đào tạo về lỗi lấy hàng trong kho?

Sử dụng thang điểm đánh giá cho một trường hợp mới, trong đó các lỗi nghiêm trọng được định nghĩa riêng biệt, sau đó thực hiện một nhiệm vụ lựa chọn có giám sát và được chấm điểm dựa trên cùng thang điểm đó. Bài kiểm tra kiến ​​thức tổng quát chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết.

Làm thế nào để liên kết việc đào tạo với các lỗi trong quá trình chọn và đóng gói hàng hóa tại xưởng?

Xác định đối tượng nghiên cứu, mẫu số, giai đoạn và nguồn dữ liệu, sau đó so sánh dữ liệu cơ sở với dữ liệu theo dõi chưa được ghi nhận. Tìm kiếm các thay đổi về khối lượng công việc, nhân sự hoặc quy trình trước khi đánh giá hiệu quả của khóa đào tạo.

Ai nên xem xét lại trường hợp và tiêu chí đánh giá?

Một người giám sát kho hoặc điều phối am hiểu quy trình của bạn trước khi đánh giá bất kỳ ai về chúng.

Bắt đầu từ đâu

Hãy chọn một nhiệm vụ kiểm tra quan trọng nhất trên dây chuyền sản xuất của bạn, viết một trường hợp với hai câu trả lời có thể chứng minh được và một lỗi nghiêm trọng rõ ràng, sau đó điều chỉnh thang điểm ba tiêu chí với sự hỗ trợ của người giám sát kho hoặc điều phối. Thực hiện thử nghiệm với một nhóm nhỏ, sau đó chấm điểm một trường hợp mới và một lần lấy hàng có giám sát trước khi áp dụng trên quy mô lớn.

Để xem cách một trường hợp như thế này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc tự học, hãy khám phá AhaSlides.