Đào tạo quản lý thay đổi hệ thống hồ sơ bệnh án điện tử (EHR): cách sử dụng thực hành dựa trên vai trò và phản hồi trong quá trình chuyển đổi EHR tại bệnh viện.

Một bộ phận đang phản đối việc chuyển sang hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR). Không ai từ chối sử dụng nó cả. Vấn đề là công việc thường ngày trở nên chậm hơn. Một tác vụ trước đây chỉ mất một phút trên màn hình cũ giờ cần đến bốn lần nhấp chuột và một thao tác tìm kiếm, trong khi bộ phận này vốn đã thiếu thời gian. Nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo và họ nhớ rằng mình đã được hướng dẫn sử dụng màn hình mới. Điều họ không được yêu cầu làm là thực hiện các nhiệm vụ trong ca làm việc của mình trên hệ thống mới và nêu ra những khó khăn gặp phải.

Đây là một tình huống minh họa, không phải là trường hợp khách hàng đã được ghi nhận. Nó mô tả khoảng cách mà chương trình đào tạo quản lý thay đổi EHR hướng đến: khoảng cách giữa việc được nhìn thấy một quy trình làm việc mới và việc có thể thực hành nó, kèm theo phản hồi, theo cách cũng làm nổi bật những rào cản ngăn cản mọi người áp dụng nó.

Hướng dẫn này dành cho các giám đốc đào tạo và phát triển (L&D) của bệnh viện và các trưởng bộ phận tin học hoặc tuân thủ quy định làm việc cùng họ. Nó bao gồm cách mô tả vấn đề về hiệu suất, chẩn đoán các lỗ hổng về học tập và bối cảnh, thiết kế chuẩn bị và thực hành, phân tích trường hợp và đánh giá khả năng chuyển giao kiến ​​thức. Nó tập trung vào thiết kế đào tạo. Nó không thay thế việc kiểm thử khả năng sử dụng, thiết kế lại quy trình làm việc hoặc chương trình thay đổi nội bộ của tổ chức bạn, và nó không đảm bảo về kết quả.

Đào tạo quản lý thay đổi hệ thống hồ sơ bệnh án điện tử (EHR) là gì?

Khóa đào tạo quản lý thay đổi hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) chuẩn bị cho những người sử dụng hồ sơ làm việc trong một hệ thống hoặc quy trình làm việc đã thay đổi. Nhiệm vụ của khóa học là thực hành các quy trình làm việc mới và xác định các rào cản trong việc áp dụng. Người học thực hiện một nhiệm vụ thực tế phù hợp với vai trò của mình, nhận phản hồi và báo cáo về những khó khăn mà quy trình làm việc, công cụ hoặc chính sách gây ra. Phần thứ hai cũng quan trọng như phần đầu. Việc thực hành chỉ kiểm tra xem mọi người có thể làm theo các bước hay không sẽ bỏ qua các rào cản quyết định liệu họ có thể làm theo hay không.

sự kiện nhanh chóng

1. Mô tả vấn đề về hiệu năng

Hãy bắt đầu với nhiệm vụ: thực hành các quy trình làm việc mới và xác định các rào cản trong việc áp dụng. Hai phần quan trọng nhất. Thực hành có nghĩa là thực hiện công việc của vai trò đó, chứ không phải chỉ quan sát. Xác định các rào cản có nghĩa là quá trình đào tạo cung cấp thông tin về những gì đang làm chậm tiến độ của mọi người, để người có thẩm quyền có thể hành động.

Hãy viết mỗi vai trò thành một câu riêng và nhờ người phụ trách tin học kiểm tra: "Với một nhiệm vụ điển hình cho vai trò này, chẳng hạn như tiếp nhận bệnh nhân, ghi chép quá trình bàn giao hoặc đặt một đơn hàng tiêu chuẩn, người học hoàn thành nhiệm vụ đó trong quy trình làm việc mới, ghi lại những điểm khó khăn và cho biết sự hỗ trợ nào sẽ hữu ích."

Vai trò khác nhau. Y tá, thư ký khoa và bác sĩ sử dụng các phần khác nhau của hồ sơ bệnh án, vì vậy một buổi đào tạo chung chung không thực hành bất kỳ nhiệm vụ thực tế nào của họ. Một đánh giá tổng quan về các chương trình đào tạo EHR cho y tá nội trú (30 nghiên cứu) liệt kê "không chia nhỏ các buổi đào tạo theo loại vai trò" (Nguyen và các đồng nghiệp, JAMIA, 2024Bài đánh giá này đề cập đến các y tá làm việc trong môi trường nội trú, vì vậy hãy đọc nó như một nguồn tham khảo về thiết kế và kiểm tra lại với nhóm đối tượng của riêng bạn.

2. Chẩn đoán những thiếu sót về kiến ​​thức và bối cảnh.

Trước khi bắt tay vào xây dựng bất cứ điều gì, hãy so sánh nhiệm vụ đó với những gì chương trình đào tạo hiện tại của bạn đang thực hành và đánh giá. Thông thường, ba câu hỏi sau sẽ giúp phân biệt lỗ hổng đào tạo với những vấn đề khác:

1. Liệu phương pháp hiện tại có sử dụng đúng nhiệm vụ thực tế? Nếu chương trình trình chiếu các màn hình và kết thúc bằng một bài kiểm tra kiến ​​thức, người học đã thực hành nhận diện giao diện, chứ không phải hoàn thành công việc của ca làm việc của mình.
2. Yêu cầu về khả năng nhận thức là gì? Trong thang phân loại Bloom sửa đổi, việc thực hiện một quy trình trong tình huống mới và phân tích lý do tại sao nó thất bại nằm ở cấp độ cao hơn so với việc nhớ lại. Việc ghép các hoạt động với các cấp độ này được đề cập trong hướng dẫn của chúng tôi. Phù hợp các hoạt động học tập với Phân loại Bloom..
3. Liệu có điều gì khác ngoài kỹ năng đang cản trở bạn? Kiểm tra nhân sự, công cụ và quy trình trước khi chỉ định đào tạo. Nếu màn hình chậm, thiếu bộ lệnh cần thiết hoặc chính sách buộc phải nhập dữ liệu trùng lặp, một buổi đào tạo tốt hơn cũng không thể thay đổi những gì đang xảy ra trong khoa. Báo cáo những nguyên nhân đó cho những người có thể khắc phục chúng.

Báo cáo đánh giá sơ bộ tương tự cũng liệt kê việc tiếp cận môi trường thực hành là một trong những yếu tố được xác định: "không thể thực hành trong môi trường thử nghiệm" được xem là rào cản và "cho phép điều dưỡng viên thực hành trên hệ thống hồ sơ bệnh án điện tử sau khi đào tạo" là yếu tố thuận lợi. Nếu người học không có môi trường an toàn để thực hành, đó là vấn đề về bối cảnh, chứ không phải vấn đề về động lực.

3. Chuẩn bị và thực hành thiết kế

Khi bạn đã xác định được những thiếu sót mà đào tạo có thể khắc phục, hãy giao nhiệm vụ riêng biệt cho từng giai đoạn. Hướng dẫn của chúng tôi về... Xây dựng quy trình tiếp nhận hồ sơ bệnh án điện tử (EHR) giúp giảm bớt gánh nặng giấy tờ. Phần này đề cập đến thiết kế trong những tuần đầu tiên. Nó nói về chính sự thay đổi.

Sự chuẩn bị. Kiểm tra các điều kiện tiên quyết bằng một bài kiểm tra chẩn đoán ngắn: những khác biệt giữa cũ và mới ảnh hưởng đến từng vai trò, các thuật ngữ mà tổ chức của bạn sử dụng và nơi để tìm sự trợ giúp trong ngày. Hình thức tự học có mục tiêu phù hợp với giai đoạn này. Bài kiểm tra nhớ lại chỉ xác nhận các điều kiện tiên quyết.

Thực hành. Sử dụng các dự án cuối khóa cải tiến chất lượng liên ngành và thực hành tình huống dựa trên vai trò. Người học từ các vai trò khác nhau cùng nhau thực hiện một quy trình chăm sóc bệnh nhân, ví dụ như nhập viện, kê đơn thuốc, bàn giao và xuất viện, mỗi người thực hiện phần việc của mình trong môi trường thực hành. Việc quan sát những điểm tắc nghẽn trong quá trình bàn giao giữa các vai trò thường cho thấy vấn đề về quy trình làm việc mà không một vai trò nào có thể tự mình báo cáo được. Quan sát các nhiệm vụ tiêu biểu và ghi lại các lỗi và khó khăn trong quá trình thực hiện.

Phản hồi. Hãy liên kết nó với các quyết định thay vì tổng điểm. "Bạn đã tìm ra thứ tự đúng nhưng lại đi đường vòng, và bạn đã chọn cách bỏ qua cảnh báo thay vì hỏi" dạy nhiều hơn là "3 trên 5". Hãy đưa ra những con đường sai lầm hợp lý để giải thích tại sao chúng lại cám dỗ mọi người. Hướng dẫn của chúng tôi về... Thiết kế bài tập tương tác với phản hồi hữu ích Hướng dẫn cách viết phản hồi liên quan đến các quyết định.

Nhập liệu trực tiếp hay xem xét không đồng bộ? Huấn luyện trực tiếp mang lại giá trị cao nhất khi nhiệm vụ không rõ ràng, khi cần sự phối hợp giữa các vai trò và khi mọi người cần chỉ ra những điểm không hiệu quả. Đánh giá không đồng bộ đủ để so sánh các bước thực hiện của người học với đường dẫn mô hình được chú thích. Nhiều nhóm sử dụng cả hai: chuẩn bị theo tốc độ cá nhân trước, sau đó là các buổi huấn luyện có người hướng dẫn về các quy trình làm việc khó nhất.

Thời gian. Báo cáo đánh giá sơ bộ cho thấy các rào cản như quá nhiều nội dung trong thời gian ngắn và khoảng cách quá lớn giữa đào tạo và triển khai thực tế. Hãy lên kế hoạch thực hành sát với thời điểm người dùng sẽ sử dụng quy trình làm việc và chia nhỏ thành các phiên ngắn để dễ tiếp thu.

4. Hãy cùng nhau tìm hiểu một ví dụ thực tế.

Ví dụ minh họa. Người phụ trách tin học hoặc tuân thủ quy định cần xác nhận trường hợp và tiêu chí trả lời trước khi sử dụng.

Trường hợp. Một khoa nội ngoại đã chuyển sang quy trình ghi chép mới cho việc bàn giao ca trực. Nhân viên cho biết quy trình này mất nhiều thời gian hơn trước. Theo quy định, biên bản bàn giao phải được hoàn tất trước khi điều dưỡng ca trước rời đi.

Nhiệm vụ. Người học hoàn thành việc bàn giao bệnh nhân thực hành trong quy trình làm việc mới, ghi lại từng điểm khó khăn, cho biết họ sẽ làm gì để giải quyết vấn đề và cho biết họ cần thêm thông tin hoặc hỗ trợ gì.

Lần thử đầu tiên. Người học hoàn thành ghi chú nhưng bỏ qua hai mục "không ai đọc" và không ghi nhận bất kỳ trở ngại nào. Họ nói rằng cách mới "chỉ chậm hơn". Ghi chú không đầy đủ theo quy định, và rào cản được mô tả như một ý kiến ​​mà không có chi tiết.

Phản hồi và thử lại. Huấn luyện viên chỉ ra rằng hai trường này là một phần của chính sách và yêu cầu người học tìm vị trí của mỗi trường trên màn hình và thời gian cần thiết để thực hiện từng bước. Phần thực hành lại yêu cầu người học hoàn thành lại ghi chú và ghi lại, đối với mỗi điểm gặp khó khăn, những gì họ đã làm, thời gian cần thiết và cách nào để thực hiện nhanh hơn.

Một nỗ lực mạnh mẽ hơn. "Tôi đã điền đầy đủ tất cả các trường. Tóm tắt thuốc cần phải tìm kiếm riêng mỗi lần, mất thêm khoảng hai phút. Tôi không bỏ qua bước này vì quy định yêu cầu. Liệu tóm tắt có thể được điền sẵn hoặc có phím tắt nào được phê duyệt không? Tôi không biết liệu vấn đề này đã được báo cáo chưa, vì vậy tôi sẽ nêu vấn đề này với người dùng quản trị của đơn vị và nhóm tin học." Câu trả lời này đáp ứng chính sách, ghi lại bằng chứng cụ thể và sử dụng quy trình được phê duyệt.

Tại sao mỗi câu trả lời lại có thể chấp nhận được hoặc chưa đầy đủ. Hãy đánh giá từng trường hợp dựa trên các tiêu chí đã được phê duyệt, chứ không phải sở thích cá nhân của người hướng dẫn. Lần thử đầu tiên là phản ứng thường thấy đối với một nhiệm vụ chậm hơn, nhưng nó bỏ qua các lĩnh vực chính sách và không cung cấp cho dự án bất cứ điều gì để sửa chữa. Lần thử tốt hơn sẽ tuân thủ chính sách, giữ đúng vai trò của người học và biến lời phàn nàn thành bằng chứng. Hai phút trong ví dụ là con số được tạo ra để minh họa loại chi tiết cần ghi lại, chứ không phải là một tiêu chuẩn.

5. Đánh giá năng lực và lập kế hoạch chuyển giao

Bằng chứng về năng lực là hiệu suất thực hiện trên một trường hợp mà người học chưa từng gặp. Chấm điểm mức độ thành thạo nhiệm vụ và ghi chép riêng các rào cản trong quy trình làm việc chưa được giải quyết. Một bảng tiêu chí đơn giản sử dụng thang điểm từ 0 đến 2 cho mỗi tiêu chí:

Thang điểm: 0 là không có hoặc không được hỗ trợ, 1 là một phần với những thiếu sót liên quan, và 2 là đầy đủ và được chứng minh dựa trên các tiêu chí đã thống nhất. Xác định riêng các lỗi nghiêm trọng, chẳng hạn như bỏ qua một trường thông tin bắt buộc theo chính sách, để điểm tổng thể không che giấu được lỗi đó. Bảng đánh giá này chỉ là đề xuất, không phải là tiêu chuẩn sẵn sàng đã được xác nhận. Hãy điều chỉnh nó với người phụ trách tin học hoặc tuân thủ và tiến hành thử nghiệm.

Lên kế hoạch chuyển giao một cách có chủ đích. Sau khi người học đã quay lại làm việc một thời gian, hãy thêm một hoạt động theo dõi ngắn gọn, chẳng hạn như buổi họp nhóm nhỏ, nơi mọi người mang đến một nhiệm vụ thực tế, lược bỏ các chi tiết, và cùng nhau thảo luận về cách họ thực hiện nhiệm vụ đó hiện nay. Quan sát một ví dụ về công việc thực tế nếu quy định của tổ chức cho phép.

Trong trường hợp phương thức giao hàng tương tác giúp ích

Các định dạng tương tác rất hữu ích khi mọi người cần cam kết trước khi nghe câu trả lời. Trong một phiên trực tiếp, người điều phối có thể trình bày một trường hợp ngắn, yêu cầu mỗi người chọn bước tiếp theo của họ và nhập khó khăn mà họ dự đoán, sau đó hiển thị kết quả trước khi thảo luận. Phản hồi ẩn danh có thể giúp dễ dàng thừa nhận rằng quy trình làm việc không hiệu quả. Cùng một trường hợp có thể được thực hiện theo tốc độ riêng để chuẩn bị. AhaSlides hỗ trợ học tập tương tác và chuyển đổi giữa hình thức trực tiếp và tự học. Hãy loại bỏ các sự cố thực tế và thông tin bệnh nhân, kiểm tra bất kỳ chức năng soạn thảo, phản hồi hoặc báo cáo cụ thể nào bạn dự định sử dụng so với quy trình làm việc của riêng bạn, và coi AI, trình mô phỏng và tích hợp EHR là các yếu tố bên ngoài hoặc chưa được xác nhận cho đến khi bạn thấy chúng hoạt động. Để được hướng dẫn về việc lựa chọn định dạng, hãy xem bài viết của chúng tôi về Khi nào nên sử dụng phương pháp học tập thích ứng, tương tác và trực tiếp?.

Đo lường những gì đã thay đổi

Xác định trước những tiêu chí nào sẽ chứng minh người học có thể hoàn thành nhiệm vụ. So sánh mức độ thành thạo nhiệm vụ và nhật ký rào cản trên một trường hợp chưa từng thấy với một tiêu chuẩn cơ sở, và giữ nhật ký rào cản mở sau khi đào tạo như một thước đo riêng. Xác định đối tượng tham gia, mẫu số và thời gian. Nếu kết quả được cải thiện, hãy kiểm tra những thay đổi khác trong cùng kỳ, chẳng hạn như cập nhật phần mềm, thay đổi nhân sự hoặc thiết kế lại quy trình làm việc, trước khi ghi nhận hiệu quả của khóa đào tạo.

Những ràng buộc có thể vẫn còn

• Khả năng sử dụng. Nếu một thao tác trên màn hình yêu cầu quá nhiều bước, chương trình đào tạo có thể dạy cách sử dụng phím tắt nhưng không thể loại bỏ các bước đó.
• Nhân sự và thời gian. Việc luyện tập sẽ không hiệu quả nếu không có thời gian dành riêng để thực hiện.
• Sự rõ ràng về chính sách. Một yêu cầu hỗ trợ không thể giải quyết chính sách có các mục trùng lặp hoặc không rõ ràng. Hãy sửa chính sách đó.
• Phạm vi bao phủ vụ việc. Một trường hợp cụ thể minh họa một quy trình làm việc. Điểm số không phản ánh chính xác hiệu suất làm việc của một người nói chung.
• Chuyển khoản. Hiệu suất trong một ca bệnh giả định không giống với hiệu suất khi phải đối mặt với một bệnh nhân đông đủ và điện thoại liên tục đổ chuông.

Hãy nêu rõ những vấn đề này với nhà tài trợ từ sớm và lên kế hoạch khắc phục riêng biệt. Đào tạo giúp cải thiện khả năng của người học, chứ không thay đổi điều kiện xung quanh nhiệm vụ đó.

Các câu hỏi thường gặp

Đào tạo quản lý thay đổi hệ thống hồ sơ bệnh án điện tử (EHR) là gì?

Nó giúp nhân viên chuẩn bị làm việc trong môi trường EHR hoặc quy trình làm việc đã thay đổi thông qua thực hành dựa trên vai trò và phản hồi, đồng thời thu thập những rào cản mà quá trình thực hành bộc lộ để có thể giải quyết chúng.

Việc hoàn thành khóa đào tạo có nghĩa là nhân viên đã chấp nhận sự thay đổi hay không?

Không. Điểm số chỉ thể hiện cách một người xử lý một trường hợp đào tạo cụ thể. Việc áp dụng hiệu quả thể hiện trong công việc thực tế và phụ thuộc vào khả năng sử dụng, nhân lực, chính sách cũng như kỹ năng của người đó.

Làm thế nào để đánh giá mức độ sẵn sàng cho quy trình làm việc mới?

Đưa ra một tình huống mà người học chưa từng gặp và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí đã thống nhất, sau đó ghi lại những trở ngại còn lại. Bài kiểm tra ôn tập chỉ nhằm xác nhận các điều kiện tiên quyết.

Bạn có thể sử dụng các trường hợp bệnh nhân thực tế để thực hành không?

Chỉ khi loại bỏ các chi tiết không cần thiết và được sự chấp thuận của người phụ trách tuân thủ quy định. Các trường hợp được tạo ra dựa trên quy trình làm việc thông thường sẽ an toàn hơn, và thông tin bệnh nhân không nên được đưa vào các công cụ đào tạo.

Bắt đầu từ đâu

Chọn một quy trình làm việc mà mọi người cho rằng đã trở nên chậm hơn. Viết báo cáo đánh giá hiệu suất cho từng vai trò, nhờ người phụ trách tin học hoặc tuân thủ xác nhận một trường hợp giả định và các tiêu chí trả lời, đồng thời soạn thảo một bảng đánh giá ba tiêu chí với thang điểm từ 0 đến 2, một danh sách các lỗi nghiêm trọng và nhật ký các rào cản. Thử nghiệm với một nhóm nhỏ trước khi triển khai rộng rãi.

Để xem cách một trường hợp thực tế có thể được triển khai trực tiếp với nhóm của bạn và được tái sử dụng theo tốc độ riêng sau đó, hãy khám phá AhaSlides.