Hầu hết mọi người viết bài thuyết trình theo cách tương tự như viết báo cáo. Họ mở một tài liệu, liệt kê những nội dung muốn trình bày, thêm một số cấu trúc xung quanh và gọi đó là kịch bản. Sau đó, họ đứng lên để thuyết trình và cảm thấy có điều gì đó không ổn. Câu văn quá dài. Các đoạn chuyển tiếp không mạch lạc. Toàn bộ bài thuyết trình nghe như đang được đọc, bởi vì nó được viết ra để đọc.
Viết bài thuyết trình là một kỹ năng hoàn toàn khác. Khán giả chỉ nghe những lời bạn nói một lần duy nhất, trong thời gian thực, không có khả năng tạm dừng hay đọc lại. Nếu một câu không gây được ấn tượng ngay từ lần đầu, nó sẽ bị loại bỏ. Điều đó thay đổi hoàn toàn cách bạn nên viết.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách làm tốt: cách cấu trúc kịch bản thuyết trình, cách viết sao cho dễ nghe hơn là dễ đọc, và cách tạo ra những khoảnh khắc khiến bài thuyết trình trở nên tự nhiên chứ không phải gượng ép.
Thử thách mà hầu hết người thuyết trình không lường trước được
Theo bản năng, khi viết bài thuyết trình, người ta thường muốn thật kỹ lưỡng. Muốn bao gồm mọi thứ có thể quan trọng. Muốn đảm bảo không bỏ sót điều gì.
Bản năng đó dẫn đến những bài thuyết trình tồi tệ.
Khán giả không thể tiếp thu sự phức tạp như cách một người đọc sách làm được. Họ không thể chậm lại, đọc lại, hay suy ngẫm về một ý tưởng khó hiểu cho đến khi nó trở nên dễ hiểu. Họ sẽ tiếp thu theo tốc độ của bạn cho dù họ đã sẵn sàng hay chưa. Nhiệm vụ của kịch bản thuyết trình không phải là chứa đựng tất cả suy nghĩ của bạn. Mà là hướng dẫn khán giả của bạn thông qua một phần suy nghĩ được lựa chọn cẩn thận, theo một trình tự hợp lý, với tốc độ mà họ có thể theo kịp.
Hãy viết ít hơn những gì bạn nghĩ là cần thiết. Hãy sắp xếp bố cục cẩn thận hơn những gì bạn nghĩ là nên làm. Đó là điểm khởi đầu.
Cách viết kịch bản thuyết trình
Hãy bắt đầu bằng một dàn ý. Luôn luôn như vậy, không có ngoại lệ. Dàn ý là nơi bạn đưa ra các quyết định về cấu trúc: thông điệp cốt lõi của bạn là gì, ba đến năm điểm chính của bạn là gì, bằng chứng nào hỗ trợ cho mỗi điểm, và làm thế nào bạn chuyển từ điểm này sang điểm khác. Kịch bản chỉ là dàn ý được bổ sung thêm từ ngữ. Nếu bạn bỏ qua dàn ý và bắt đầu viết ngay, bạn sẽ phát hiện ra cấu trúc của mình ở đâu đó vào khoảng slide thứ mười, khi đó đã quá muộn để sửa chữa mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.
Khai trương
Khán giả sẽ quyết định xem họ có chú ý hay không trong 30 giây đầu tiên. Hãy mở đầu bằng điều gì đó thu hút sự chú ý: một câu hỏi, một nhận xét bất ngờ, một câu chuyện ngắn, hoặc một tình huống cụ thể mà họ sẽ nhận ra. Sau đó, hãy báo hiệu rõ ràng hướng đi của bài thuyết trình. Câu nói "Hôm nay chúng ta sẽ đề cập đến ba cách để rút ngắn thời gian thực hiện dự án" cho khán giả biết điều họ sẽ được nghe và tạo ra một khung sườn để họ theo dõi mọi thứ còn lại. Đừng để họ phải chờ đợi để biết bài thuyết trình nói về điều gì.
Cơ thể
Mỗi luận điểm chính sẽ được trình bày trong một phần riêng biệt. Trong mỗi phần, cấu trúc đều giống nhau: nêu rõ luận điểm, dẫn chứng bằng bằng chứng, giải thích tại sao nó quan trọng đối với người đọc, sau đó chuyển sang luận điểm tiếp theo. Phần chuyển tiếp là phần mà hầu hết mọi người viết cuối cùng nhưng đáng lẽ nên viết đầu tiên. Câu "Bây giờ chúng ta đã hiểu tại sao điều này quan trọng, hãy cùng xem cách thực hiện nó" cho người đọc biết họ đang chuyển sang một ý tưởng mới và lý do tại sao sự chuyển đổi đó lại hợp lý. Nếu không có phần chuyển tiếp, các phần sẽ có cảm giác như được xếp chồng lên nhau chứ không phải hướng đến một mục tiêu cụ thể.
Bằng chứng có ý nghĩa khác nhau đối với các đối tượng khác nhau. Đối tượng am hiểu kỹ thuật muốn dữ liệu. Đối tượng am hiểu cảm xúc muốn những câu chuyện. Hầu hết các đối tượng đều muốn cả hai: một con số làm rõ quy mô của một vấn đề, và một câu chuyện khiến nó trở nên chân thực.
Kết luận
Nhắc lại thông điệp cốt lõi của bạn. Nhắc nhở người nghe về những gì bạn đã trình bày và tại sao nó lại quan trọng. Sau đó, kết thúc bằng một lời kêu gọi hành động cụ thể: bạn muốn họ làm gì với thông tin này? Áp dụng một chính sách, thử một kỹ thuật, lên lịch một cuộc họp, suy nghĩ khác đi về một vấn đề. Kết thúc mơ hồ sẽ dẫn đến kết quả mơ hồ. Bạn càng rõ ràng về những gì bạn muốn xảy ra tiếp theo, thì khả năng điều đó xảy ra càng cao.
Năm nguyên tắc viết bài thuyết trình
Hãy viết cho tai, chứ không phải cho mắt.
Hãy đọc to kịch bản của bạn trước khi hoàn thiện. Những câu văn nghe có vẻ ổn trên giấy thường lại không hay khi nói ra. "Considering the mentioned implications" (Xem xét những hệ quả đã đề cập) thì dễ đọc, nhưng lại khó nghe. "This changes how we approach the problem" (Điều này thay đổi cách chúng ta tiếp cận vấn đề) diễn đạt cùng một ý nhưng lại hiệu quả hơn khi nghe. Kịch bản của bạn nên nghe như bạn đang nói chuyện với ai đó, chứ không phải như một văn bản đang được trình bày.
Hãy lặp lại những điều quan trọng.
Trong văn xuôi, sự lặp lại là một lỗi về văn phong. Trong bài thuyết trình, đó là kỹ thuật. Khán giả chỉ nghe lời bạn nói một lần. Nếu điều gì đó quan trọng, hãy nói lại nhiều lần. Giới thiệu ý tưởng, phát triển nó bằng ví dụ, sau đó tóm tắt lại. Mẫu câu này nghe có vẻ thừa thãi khi bạn viết ra. Nhưng nó lại trở nên rõ ràng khi khán giả đang lắng nghe.
Xử lý số liệu cẩn thận
Khán giả của bạn không thể dừng lại để tiếp thu câu "chúng tôi đã tăng hiệu quả lên 27.3%". Đến khi họ hiểu được con số đó, bạn đã chuyển sang phần tiếp theo rồi. Hãy chuyển đổi các số liệu thống kê thành những điều dễ nhớ hơn: "chúng tôi đã giảm thời gian cần thiết xuống hơn một phần tư" hoặc "việc trước đây mất mười ngày giờ chỉ mất hai ngày". So sánh cụ thể sẽ dễ gây ấn tượng hơn. Tỷ lệ phần trăm trừu tượng thì không.
Hãy thể hiện rõ cấu trúc của bạn.
Khán giả cần những dấu hiệu chỉ dẫn. Câu "Hôm nay chúng ta sẽ đề cập đến ba lĩnh vực" cho họ biết điều gì sẽ xảy ra. "Thứ nhất, thứ hai, thứ ba" cho họ biết họ đang ở đâu. "Như vậy là đã nói về các vấn đề. Bây giờ chúng ta hãy xem xét các giải pháp" cho họ biết bạn đang chuyển sang chủ đề khác. Những câu này nghe có vẻ hiển nhiên khi bạn viết ra. Nhưng chúng lại rất cần thiết khi khán giả đang lắng nghe, bởi vì không giống như người đọc, họ không thể nhìn lại tiêu đề để định hướng lại bản thân.
Tích hợp việc giao hàng vào kịch bản.
Một kịch bản chỉ toàn chữ mà không có lời thoại thì chỉ là một nửa kịch bản. Hãy đánh dấu những chỗ bạn tạm dừng. Ghi chú những chỗ bạn ngẩng đầu lên khỏi ghi chú và giao tiếp bằng mắt. Chỉ ra những chỗ bạn nói chậm lại để nhấn mạnh. Nếu bạn sử dụng các công cụ tương tác như thăm dò ý kiến hoặc hỏi đáp, hãy viết chúng như những khoảnh khắc có chủ đích chứ không phải là những đoạn gián đoạn: "cho phép tôi tạm dừng ở đây và nhận ý kiến của bạn về điều này" là một câu thoại, chứ không phải là một suy nghĩ chợt nảy ra. Sự khác biệt giữa một kịch bản được viết ra và một kịch bản được chuẩn bị cho... giao hàng Nó hiện ra ngay khi bạn mở miệng.
Từ kịch bản đến khâu trình bày
Viết kịch bản không phải là bước cuối cùng. Nó là bước áp chót.
Khi đã có bản nháp, hãy đọc to từ đầu đến cuối. Không phải đọc thầm trong đầu. Hãy đọc to, với tốc độ mà bạn sẽ thực sự nói. Hãy chú ý xem bạn nói quá nhanh, bạn vấp váp ở đâu, câu nào mất quá nhiều thời gian để đi đến ý chính. Đó là những chỗ cần chỉnh sửa. Nếu bạn không thể đọc hết một câu mà không bị hụt hơi, thì câu đó quá dài. Nếu bạn thấy mình phải đọc lại một dòng để chắc chắn mình hiểu, thì người nghe cũng sẽ không hiểu được.
Nếu bạn đã đánh dấu kịch bản để đọc khi viết, thì đây là lúc những dấu đó bắt đầu phát huy tác dụng.
Hầu hết mọi người luyện tập bằng cách đọc thầm kịch bản vài lần và cho rằng như vậy là đủ. Điều đó không đúng. Cách duy nhất để chuẩn bị cho việc nói trước công chúng là nói thật. Hãy luyện tập đủ nhiều lần để cảm thấy quen thuộc với cấu trúc, nhưng đừng luyện tập quá nhiều đến mức cảm thấy như đã học thuộc lòng. Bạn cần biết mình đang hướng đến đâu, chứ không phải là đọc thuộc lòng cách mình đến được đó.
Nâng tầm trải nghiệm với AhaSlides
Một điều mà kịch bản không thể chuẩn bị đầy đủ cho bạn là khoảng cách giữa những gì bạn dự định nói và những gì khán giả thực sự cần nghe. Bạn có thể viết bài thuyết trình rõ ràng, cấu trúc tốt nhất thế giới nhưng vẫn có thể đánh giá sai khán giả đang ở đâu, họ đã biết gì hoặc điều gì khiến họ bối rối nhất.
Các công cụ tương tác giúp thu hẹp khoảng cách đó trong thời gian thực. Một cuộc thăm dò ý kiến trước phần chính sẽ cho bạn biết khán giả của bạn đã tin vào điều gì trước khi bạn cố gắng thay đổi suy nghĩ của họ. Một đám mây từ khóa giữa bài thuyết trình sẽ làm nổi bật những gì đang gây được tiếng vang và những gì không. Phần hỏi đáp tại điểm chuyển tiếp tự nhiên sẽ giúp giải quyết sự nhầm lẫn trước khi nó trở nên trầm trọng hơn.
Hãy viết những khoảnh khắc này vào kịch bản của bạn giống như cách bạn viết bất kỳ phần nào khác. "Tại thời điểm này, tôi sẽ tiến hành một cuộc thăm dò nhanh" là một khoảnh khắc đã được viết sẵn trong kịch bản, chứ không phải là một sự gián đoạn. AhaSlides giúp bạn dễ dàng tích hợp những tương tác này trực tiếp vào luồng trình bày của mình, do đó sự chuyển đổi từ nội dung sang tương tác diễn ra một cách có chủ đích chứ không phải là gượng ép.
Những kịch bản thuyết trình hay nhất không chỉ lên kế hoạch cho những gì bạn sẽ nói, mà còn lên kế hoạch cho cách khán giả sẽ phản ứng. Các yếu tố tương tác chính là cách để bạn hiện thực hóa điều đó.
Kết thúc
Khoảng cách giữa một bài thuyết trình cung cấp thông tin và một bài thuyết trình thực sự gây ấn tượng nằm ở cách viết. Không phải là người thuyết trình tự tin đến mức nào, cũng không phải là các slide trông đẹp đến mức nào, mà là liệu những từ ngữ đó có được viết cho một khán giả chỉ nghe một lần, trong thời gian thực, và không có khả năng xem lại hay không.
Viết sao cho người nghe cảm nhận được nội dung. Cấu trúc bài viết dễ hiểu. Lồng ghép những khoảnh khắc để khán giả tham gia tương tác thay vì chỉ lắng nghe.
Hãy làm ba việc đó và việc giao hàng sẽ diễn ra suôn sẻ phần lớn.
