Hầu hết các tổ chức coi quá trình hội nhập nhân viên mới là một sự kiện diễn ra một lần: giao máy tính xách tay, kiểm tra danh sách tuân thủ, giới thiệu nhóm. Sau đó sáu tuần, nhân viên mới đã rời đi.
Chỉ 12% nhân viên cho rằng công ty của họ thực hiện việc hướng dẫn hội nhập rất tốt [1]. Khoảng cách giữa những gì các nhóm nhân sự nghĩ đang xảy ra và những gì nhân viên mới thực sự trải nghiệm chính là vấn đề mà các câu hỏi hướng dẫn hội nhập được thiết kế để giải quyết.
Hướng dẫn này bao gồm những câu hỏi cần đặt ra, thời điểm đặt câu hỏi và cách hành động dựa trên câu trả lời — để chương trình hội nhập nhân viên của bạn cải thiện được những chỉ số quan trọng: tỷ lệ giữ chân nhân viên, năng suất và thời gian đạt được hiệu quả tối đa.
Vì sao khảo sát hội nhập nhân viên lại quan trọng hơn bạn nghĩ?
Dữ liệu về tỷ lệ nghỉ việc sớm rất khó bỏ qua. BambooHR nhận thấy rằng 70% nhân viên mới quyết định xem công việc có phù hợp hay không trong tháng đầu tiên — và 29% đưa ra quyết định đó trong tuần đầu tiên [2]. Trung bình, các công ty có 44 ngày để tác động đến việc nhân viên mới có ở lại hay không.
Các tổ chức có quy trình giới thiệu nhân viên mới được cấu trúc bài bản giúp cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên 82% và năng suất lên hơn 70% [3]. Khi các nhà quản lý tích cực tham gia, nhân viên mới có khả năng mô tả trải nghiệm giới thiệu của họ là đặc biệt cao gấp 3.4 lần [1].
Các câu hỏi trong quá trình hội nhập giúp bạn phát hiện các vấn đề trước khi chúng trở thành lý do khiến nhân viên nghỉ việc. Một nhân viên mới gặp khó khăn trong việc tìm đúng người liên hệ, không hiểu vai trò của mình hoặc cảm thấy bị tách rời khỏi nhóm sẽ khó có thể tự nói ra điều đó trong những tuần đầu tiên. Một cuộc khảo sát ngắn gọn, đúng thời điểm sẽ cung cấp cho họ một cách thức có cấu trúc để làm điều đó.
Khi nào nên tiến hành khảo sát chào đón nhân viên mới?
Thời điểm khảo sát cũng quan trọng không kém nội dung câu hỏi. Một cuộc khảo sát duy nhất vào ngày thứ 90 sẽ bỏ lỡ thời điểm tạo ấn tượng ban đầu quan trọng. Một cuộc khảo sát vào ngày đầu tiên lại yêu cầu mọi người đánh giá những điều họ chưa trải nghiệm. Tần suất khảo sát phù hợp sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu tại mỗi điểm uốn quan trọng.
Ngày 3 đến 7 — ấn tượng ban đầu
Chỉ nên hỏi về vấn đề hậu cần và ấn tượng ban đầu. Còn quá sớm để đánh giá văn hóa công ty hay chất lượng mối quan hệ với quản lý, nhưng đây chính là thời điểm thích hợp để phát hiện những lỗi cơ bản trong quá trình thiết lập: thiếu quyền truy cập hệ thống, lịch trình không rõ ràng hoặc chuyến tham quan văn phòng không diễn ra.
Ngày thứ 30 — hội nhập ban đầu
Đến tuần thứ tư, nhân viên mới đã có đủ thời gian tiếp xúc với nhóm, người quản lý và các trách nhiệm hàng ngày để có thể đưa ra phản hồi có ý nghĩa về sự rõ ràng trong vai trò và sự hỗ trợ. Đây là khảo sát quan trọng nhất trong chuỗi khảo sát này.
Ngày thứ 60 — Kiểm tra đà tiến triển
Sau hai tháng, bạn có thể đánh giá xem những ấn tượng ban đầu có còn được duy trì hay không. Những nhân viên gặp khó khăn trong việc kết nối công việc của họ với mục tiêu của tổ chức sẽ thể hiện rõ điều này ở đây.
Ngày thứ 90 — Đánh giá chương trình
Vào thời điểm 90 ngày, hãy yêu cầu nhân viên mới đánh giá toàn bộ quy trình hội nhập. Đây là lúc bạn thu thập dữ liệu để sử dụng cho việc thiết kế chương trình.
Câu hỏi hướng dẫn hội nhập theo danh mục
Sự rõ ràng về vai trò
Kỳ vọng không rõ ràng là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến tình trạng nghỉ việc sớm. Theo một cuộc khảo sát được trích dẫn bởi nhiều nguồn nhân lực, 44% nhân viên mới cho biết họ không biết người quản lý trực tiếp của mình là ai và 65% không biết liên hệ với ai khi họ có thắc mắc [3]. Các câu hỏi về sự rõ ràng của vai trò sẽ làm nổi bật những khoảng trống này ngay từ đầu.
- Bạn đã hiểu rõ các trách nhiệm hàng ngày của mình chưa?
- Liệu các nhiệm vụ công việc thực tế của bạn có khớp với những gì đã được mô tả trong quá trình phỏng vấn không?
- Bạn có biết thành công trong vai trò của mình được định nghĩa như thế nào sau 30, 60 và 90 ngày không?
- Bạn có đủ công cụ và quyền truy cập hệ thống cần thiết để hoàn thành công việc của mình không?
- Bạn có biết nên liên hệ với ai khi có thắc mắc về vai trò của mình không?
Những câu hỏi này rất phù hợp với dạng câu hỏi đơn giản có/không hoặc thang điểm đồng ý 5 điểm. Nếu điểm thấp ở bất kỳ câu hỏi nào, người quản lý tuyển dụng cần liên hệ trực tiếp, chứ không phải chỉ gửi email chung chung.
Hỗ trợ quản lý
Nghiên cứu của Gallup liên tục chỉ ra rằng mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên là yếu tố dự báo lớn nhất về sự thành công của quá trình hội nhập. Khi người quản lý tham gia tích cực, sự hài lòng và gắn kết của nhân viên mới tăng lên đáng kể [1].
- Quản lý của bạn thường xuyên gặp gỡ riêng với bạn như thế nào?
- Quản lý của bạn có đưa ra chỉ dẫn rõ ràng về các ưu tiên không?
- Bạn cảm thấy thoải mái đến mức nào khi nhờ quản lý giúp đỡ?
- Quản lý của bạn có đưa ra những phản hồi hữu ích về công việc của bạn không?
- Bạn có cảm thấy người quản lý của mình quan tâm đến sự thành công của bạn không?
Hãy sử dụng thang đo tần suất (Không bao giờ / Hiếm khi / Thỉnh thoảng / Thường xuyên / Luôn luôn) cho các câu hỏi về tần suất liên lạc, và thang đo mức độ hài lòng (Từ Rất không hài lòng đến Rất hài lòng) cho các câu hỏi về chất lượng mối quan hệ.
Hợp nhất nhóm
Cảm giác được kết nối xã hội thúc đẩy hiệu suất làm việc. Nhân viên cảm thấy được hòa nhập có mức độ gắn kết cao hơn và ít có khả năng nghỉ việc trong năm đầu tiên.
- Bạn đã được giới thiệu trực tiếp với tất cả các đồng nghiệp mà bạn làm việc cùng chưa?
- Bạn có cảm thấy mình là một thành viên được trân trọng trong nhóm của mình không?
- Liệu có cơ hội để giao lưu thân mật với đồng nghiệp không?
- Bạn có hiểu công việc của nhóm mình đóng góp như thế nào vào các mục tiêu chung của tổ chức không?
- Có đồng đội nào đã tận tình giúp đỡ bạn để nhanh chóng bắt kịp công việc không?
Văn hóa và giá trị
Những nhân viên mới không kết nối được với văn hóa tổ chức có nhiều khả năng rời đi hơn, ngay cả khi công việc đó phù hợp với họ. BambooHR nhận thấy rằng 91% nhân viên được đào tạo về văn hóa hiệu quả cảm thấy gắn kết với nơi làm việc của họ, so với chỉ 29% cho biết quá trình hội nhập của họ thiếu yếu tố đó [2].
- Bạn có hiểu rõ các giá trị của công ty và cách chúng thể hiện trong công việc hàng ngày không?
- Bạn có cảm thấy văn hóa công ty phù hợp với những gì bạn được cho biết trong quá trình tuyển dụng không?
- Bạn có cảm thấy thoải mái khi là chính mình ở nơi làm việc không?
- Kể từ khi bắt đầu, có điều gì về văn hóa nơi đây khiến bạn ngạc nhiên không?
- Bạn sẽ mô tả văn hóa công ty như thế nào cho một người bạn đang cân nhắc gia nhập?
Hai câu hỏi cuối cùng sẽ hiệu quả hơn nếu được trình bày dưới dạng văn bản mở. Câu trả lời thường hé lộ những điều mà câu hỏi dạng thang đo không thể nào nắm bắt được.
Đào tạo và phát triển
76% nhân viên mới cho biết đào tạo rất quan trọng đối với khả năng thành công của họ trong công việc [2]. Nếu chương trình đào tạo của bạn có những lỗ hổng, bạn sẽ thấy điều đó ở đây.
- Chương trình đào tạo hội nhập đã giúp bạn chuẩn bị đầy đủ cho những trách nhiệm thực tế của mình chưa?
- Các buổi đào tạo có được tổ chức tốt và dễ theo dõi không?
- Bạn cảm thấy mình cần được đào tạo thêm về chủ đề hoặc kỹ năng nào không?
- Bạn có đủ thời gian để hoàn thành khóa đào tạo trước khi được yêu cầu làm việc độc lập không?
- Bạn đánh giá chất lượng tổng thể của trải nghiệm đào tạo của mình như thế nào?
Đánh giá chương trình hội nhập (ngày thứ 90)
Những câu hỏi này nhằm đánh giá chính chương trình, chứ không phải trải nghiệm cá nhân. Hãy sử dụng chúng để thúc đẩy cải tiến chương trình thay vì theo dõi từng cá nhân.
- Bạn hài lòng đến mức nào với trải nghiệm hội nhập nhân viên nói chung?
- Phần nào trong quá trình hội nhập nhân viên là hữu ích nhất?
- Nếu là người thiết kế chương trình, bạn sẽ thay đổi điều gì?
- Quá trình hội nhập có giúp bạn cảm thấy sẵn sàng cho vai trò của mình không?
- Bạn có khả năng giới thiệu công ty này cho bạn bè đang tìm kiếm vị trí tương tự đến mức nào?
Một ví dụ thực tế: quy trình tiếp nhận nhân viên mới quy mô lớn
Một công ty công nghệ quy mô trung bình thực hiện tuyển dụng theo nhóm hàng quý nhận thấy tỷ lệ thôi việc trong 90 ngày khá cao mặc dù nhận được phản hồi phỏng vấn tích cực. Khi họ áp dụng chuỗi ba cuộc khảo sát có cấu trúc (ngày thứ 7, ngày thứ 30, ngày thứ 90), kết quả ngày thứ 30 cho thấy một mô hình nhất quán: nhân viên mới ở một bộ phận đánh giá khả năng giao tiếp của quản lý thấp hơn đáng kể so với các đồng nghiệp ở các bộ phận khác trong tổ chức.
Nếu không có dữ liệu khảo sát, điều này sẽ không thể nhận thấy. Trưởng nhóm cho rằng các cuộc họp định kỳ toàn phòng ban đã đủ để thể hiện sự giao tiếp hiệu quả. Nhân viên mới lại hiểu những cuộc họp đó như những thông báo chung, chứ không phải những cuộc trao đổi riêng cần thiết.
Khi vấn đề được xác định, giải pháp rất đơn giản: các cuộc họp 1:1 bắt buộc hàng tuần trong 60 ngày đầu tiên. Tỷ lệ thôi việc trong bộ phận đó đã giảm khoảng một phần ba trong hai nhóm tiếp theo.
Mục đích của các câu hỏi trong quá trình hội nhập là để đạt được kết quả mong muốn — một vấn đề cụ thể, một sự thay đổi cụ thể, một kết quả có thể đo lường được. Chúng chỉ hiệu quả khi ai đó thực sự đọc câu trả lời và hành động dựa trên đó.
Mẹo về định dạng câu hỏi
Hãy giữ cho khảo sát ngắn gọn. Khảo sát ngày thứ 7 nên có từ năm đến bảy câu hỏi, chứ không phải hai mươi. Tỷ lệ hoàn thành giảm đáng kể khi độ dài tăng lên, và một khảo sát chưa hoàn chỉnh sẽ cho bạn dữ liệu kém chất lượng hơn so với một khảo sát ngắn gọn và được trả lời đầy đủ.
Kết hợp câu hỏi thang điểm và câu hỏi tự luận. Các câu hỏi thang điểm (1-5, mức độ đồng ý, tần suất) dễ dàng tổng hợp dữ liệu từ một nhóm đối tượng. Các câu hỏi dạng văn bản mở giúp làm nổi bật các chi tiết cụ thể. Hãy sử dụng cả hai: câu hỏi thang điểm để phát hiện ra mô hình, câu hỏi dạng văn bản mở để hiểu rõ hơn.
Nếu có thể, hãy ẩn danh khi trả lời. Những nhân viên mới thường không muốn đưa ra phản hồi trung thực về người quản lý của mình nếu họ nghĩ rằng người quản lý sẽ đọc được. Tính ẩn danh giúp nâng cao chất lượng phản hồi đối với những câu hỏi quan trọng nhất.
Hãy hành động một cách rõ ràng dựa trên dữ liệu. Nếu nhân viên không thấy phản hồi của họ dẫn đến bất kỳ thay đổi nào, tỷ lệ phản hồi sẽ giảm trong các chu kỳ sau. Ngay cả một bản tóm tắt ngắn gọn được chia sẻ với toàn bộ nhóm — "đây là những gì bạn đã nói với chúng tôi, đây là những gì chúng tôi đang điều chỉnh" — cũng giúp hoàn thiện quy trình và xây dựng niềm tin vào quá trình này.
Các lỗi thường gặp để tránh
Ngay cả những chương trình khảo sát chào đón nhân viên mới được thiết kế tốt cũng có thể thất bại nếu mắc phải một vài lỗi lặp đi lặp lại. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất.
Gửi một bản khảo sát vào cuối quá trình giới thiệu nhân viên mới.
Việc chờ đến ngày thứ 90 mới thu thập phản hồi có nghĩa là bạn đã mất đi những nhân viên mới đang gặp khó khăn vào ngày thứ 30. Khảo sát cuối chương trình rất hữu ích cho việc đánh giá chương trình, nhưng chúng không thể thay thế cho các buổi kiểm tra tiến độ sớm hơn, nơi mà việc can thiệp vẫn còn khả thi. Nếu ai đó không hiểu vai trò của mình vào tuần thứ ba, thì việc biết điều đó vào tuần thứ mười ba cũng không giúp ích gì cho họ.
Giải pháp: Xây dựng chu kỳ khảo sát đầy đủ — ngày thứ 7, ngày thứ 30, ngày thứ 60, ngày thứ 90 — ngay cả khi mỗi khảo sát ngắn. Một cuộc kiểm tra nhanh năm câu hỏi vào ngày thứ 30 hữu ích hơn một cuộc đánh giá lại hai mươi câu hỏi vào ngày thứ 90.
Đặt cùng một câu hỏi ở mọi giai đoạn
Một số nhóm tái sử dụng một bộ câu hỏi duy nhất cho tất cả các điểm tiếp xúc khảo sát để tiết kiệm thời gian. Vấn đề là một câu hỏi như "Bạn có cảm thấy mình đã chuẩn bị sẵn sàng cho trách nhiệm của mình chưa?" lại mang ý nghĩa rất khác nhau vào ngày thứ 7 so với ngày thứ 60. Hỏi quá sớm sẽ tạo ra nhiễu. Hỏi quá muộn có nghĩa là cơ hội để thực hiện hành động khắc phục đã trôi qua.
Giải pháp: liên kết mỗi câu hỏi với giai đoạn mà nó có thể được thực hiện. Ngày thứ 7 dành cho công tác hậu cần và ấn tượng ban đầu. Ngày thứ 30 dành cho việc làm rõ vai trò và mối quan hệ với người quản lý. Ngày thứ 90 dành cho việc đánh giá tổng quan chương trình.
Thu thập dữ liệu nhưng không hoàn thiện quy trình.
Đây là điểm thất bại phổ biến nhất. Các nhóm nhân sự tiến hành khảo sát, xem xét kết quả nội bộ và tiếp tục công việc. Nhân viên mới nhận thấy khi phản hồi của họ biến mất vào "hộp đen", và tỷ lệ phản hồi giảm xuống trong các nhóm tiếp theo. Quan trọng hơn, các vấn đề xuất hiện trong dữ liệu không được khắc phục.
Giải pháp: Phân công trách nhiệm cho từng hạng mục khảo sát cho một người cụ thể — các phản hồi về hỗ trợ quản lý sẽ do người quản lý nhân sự phụ trách, các vấn đề về thiếu sót trong đào tạo sẽ do nhóm Đào tạo và Phát triển (L&D) phụ trách, các vấn đề về hậu cần sẽ do bộ phận Nhân sự phụ trách. Sau đó, chia sẻ bản tóm tắt ngắn gọn với toàn bộ nhóm: những gì bạn đã nghe được và những gì bạn đang thay đổi. Không cần phải quá chi tiết. Ngay cả một thông điệp ngắn gọn cũng cho thấy rằng phản hồi đã được đọc và được xem xét nghiêm túc.
Bỏ qua việc thu thập thông tin ẩn danh cho các câu hỏi của người quản lý
Chất lượng mối quan hệ với quản lý là một trong những yếu tố quan trọng nhất cần đo lường trong các khảo sát hội nhập nhân viên mới, và cũng là hạng mục dễ tạo ra dữ liệu không chính xác nhất nếu câu trả lời không được ẩn danh. Nhân viên mới trong những tuần đầu tiên sẽ không đánh giá thấp quản lý của họ trên một biểu mẫu được gửi trực tiếp cho người quản lý đó hoặc được xem xét trong một cuộc họp có sự hiện diện của người quản lý.
Giải pháp: Mặc định đặt câu hỏi liên quan đến quản lý ở chế độ ẩn danh, và thông báo rõ ràng điều này cho nhân viên mới trước khi họ trả lời. Nếu công cụ khảo sát của bạn không hỗ trợ ẩn danh, hãy coi các câu hỏi liên quan đến quản lý là câu hỏi mở và tổng hợp thủ công trước khi chia sẻ kết quả.
Thực hiện khảo sát chào đón nhân viên mới với AhaSlides
Việc thuyết phục nhân viên mới hoàn thành khảo sát đã là một nửa thách thức. Những biểu mẫu dài gửi qua email rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt là trong tuần đầu tiên khi hộp thư đến đã quá tải.
AhaSlides Cho phép bạn thực hiện khảo sát hội nhập nhân viên dưới dạng các phiên tương tác trực tiếp - trong cuộc họp hội nhập nhóm hoặc không đồng bộ thông qua liên kết. Bạn có thể kết hợp các câu hỏi thang điểm, trắc nghiệm và câu trả lời dạng văn bản mở trong một quy trình duy nhất, và kết quả sẽ hiển thị theo thời gian thực để các nhóm Nhân sự hoặc Đào tạo có thể phát hiện ra những thiếu sót ngay lập tức thay vì phải chờ xuất dữ liệu ra bảng tính.
Đặc biệt đối với quy trình hội nhập nhóm, việc thực hiện khảo sát trực tiếp vào cuối buổi học và cùng nhau xem xét kết quả sẽ thay đổi cục diện. Nhân viên mới sẽ thấy phản hồi của các đồng nghiệp được tổng hợp trên màn hình, điều này thường mở ra cuộc trò chuyện mà một biểu mẫu riêng tư không thể làm được. Đối với nội dung đào tạo, việc kết hợp các khảo sát này với... người tạo khóa học trực tuyến Cho phép nhân viên mới hoàn thành các mô-đun đào tạo hội nhập theo tốc độ riêng của họ giữa các lần kiểm tra tiến độ.
nguồn
[1] Gallup. Vì sao trải nghiệm hội nhập nhân viên lại quan trọng đối với việc giữ chân nhân viên. https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retention.aspx
[2] BambooHR. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng: 44 ngày có thể quyết định sự thành bại của một nhân viên mới. https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics
[3] AIHR. Hơn 27 thống kê và xu hướng về quy trình tuyển dụng nhân viên mới. https://www.aihr.com/blog/employee-onboarding-statistics/
