利益衝突是指可能影響或看似影響您工作方式的私人利益。存在利益衝突本身並不構成不當行為，隱瞞利益衝突才是問題所在。
該2024 ACFE向各國提交的報告 研究人員調查了1,921起職業詐欺案件，發現其中48%涉及某種形式的腐敗，包括利益衝突。這是一個腐敗率，而非利益衝突率，但它揭示了當私人利益不被公開時，會造成怎樣的後果。
以下列出了 20 種情況，分為 4 組，每組 5 種：金錢、家庭、兼職工作以及禮品和董事會成員。每種情況都說明了其重要性以及需要揭露的內容。這些情況並非最終裁決。最終決定權在於您的雇主政策，因此每種情況的結尾都給出相同的建議：查閱您的雇主政策並諮詢相關部門。
測試，三行
- Q：一個理性的人會認為這會影響你的判斷嗎？
- 如果答案是肯定的，請在行動前告訴別人，而不是行動後。
- 讓你的經理或合規團隊來決定，在他們做出決定之前，不要介入決策。
美國聯邦法規也採用了同樣的理念。 5 CFR 2635.502 詢問在諸如家庭成員的經濟利益或受保護關係等情況下，了解相關事實的理性人是否會質疑僱員的公正性，以及 5 CFR 2635.402 涵蓋員工所處理事項可能影響到的經濟利益。這些規定僅對美國聯邦行政部門員工具有約束力。對於其他人員，雇主的政策才是標準。
第一輪：資金和投資
第一組：五種金錢情境
- 你持有參與你球隊合約競標的供應商的股份。 你的盈虧可能取決於你的決定。向你的經理或合規團隊透露你的持倉情況，並迴避做出選擇。
- 你參股的公司提交了投標書。 即使是小額投資也算數，因為最終收益還是會到你手上。在開標前以書面形式披露投資金額，並且不要參與評估過程。
- 你去競爭對手公司找了第二份工作。 你可能掌握對他們有幫助的訊息，或者在兩家雇主之間左右為難。在接受這份工作前，請先告知你的經理，並詢問公司政策是否允許。
- 供應商向你提供貸款或優惠交易。 拖欠供應商款項可能會影響你對待他們的方式。你可以拒絕付款，也可以揭露此事，讓合規部門來決定。
- 你為你投資的公司提供諮詢服務。 你可以引導他人給予有利於自身回報的建議。向尋求建議的人透露投資詳情。
我們的選擇：你參股的供應商。 人們通常認為這種情況沒問題，因為「這只是很小一部分」。
第二輪：家庭與人際關係
第二組：五種人際關係情境
- 你被要求僱用你的表親。 你對候選人的判斷可能帶有偏見，其他人也可能這麼認為。請揭露你們之間的關係，並讓其他人負責整個遴選過程。
- 你成為你合夥人的經理。 您將負責設定他們的薪資、考核和工作量。一旦發生這種情況，請立即通知人力資源部，並詢問是否可以變更報告關係。
- 你可以把合約授予朋友的公司。 友誼可能會影響最終決定，或至少看起來是這樣。坦白承認這一點，然後把決定權交給其他人。
- 你的配偶在你管理的客戶公司工作。 你們每個人都可能會了解到對方雇主的一些情況。請將這些資訊告知你的經理，以便在處理帳戶時考慮到這一點。
- 一位好友應徵某個職位，而你則擔任面試小組成員。 這種情況在每個工作場所都會發生。面試前告訴面試小組主席，並退出該候選人的面試。
我們的選擇：小組中的那位朋友。 這種情況在每個工作場所都會發生，只需十秒鐘就能說出口，而且可以保護你們雙方。
第三輪：外部工作和角色
第三組：五種工作以外的情境
- 你為客戶的競爭對手做自由工作者。 雙方都有可能懷疑你的忠誠。向你的經理說明情況，並查閱公司關於兼職的政策。
- 你在工作時間經營副業。 那麼，你的時間和精力就應該屬於你的雇主。坦誠地說明業務內容，並就哪些事情可以做、何時可以做等事宜達成協議。
- 您受邀在會議上發言，並獲邀支付報酬。 組織者可能是供應商或客戶。接受邀請前請告知您的經理，並詢問這筆費用是否歸您所有。
- 您受邀加入另一個組織的董事會。 它的利益可能與你雇主的利益重疊。請向你的經理透露此事，並迴避任何涉及該組織的事項。
- 你將機密資訊用於個人專案。 因工作關係而掌握的信息，您無權用於其他用途。請勿使用；如果您已經使用，請告知您的主管。
我們的選擇：利用工作時間做副業。 一切始於小事，例如一封電子郵件或一通電話，這也是大多數人都能做到的事。
英國的兩個例子分別在法律界和公共部門體現了同樣的理念，但這兩者都不是適用於私部門員工的普遍規則。 公務員守則 聲明指出，公務員不得濫用職權，例如利用履行職責過程中所獲得的資訊謀取個人或他人的私利。 2006年公司法第175條 規定公司董事必須避免自身利益與公司利益衝突或可能衝突的情況，除非董事已授權。
第四輪：禮品、招待與董事會席位
第四組：五種禮物和董事會情境
- 供應商送來了一份節日禮籃。 一句「謝謝」可能會變成一種期待。坦誠地表達你的感謝，並詢問對方是該把卡片還回去、分享給團隊還是自己留著。
- 投標人在招標過程中向您提供門票。 時機是個問題。要嘛拒絕，要嘛公開報價，讓合規部門在要約結束前做出決定。
- 供應商向決策者贈送禮物。 這可能看起來像是試圖收買決策。記錄下來，如果禮物金額較大，就將決策者從供應商的決策中剔除。
- 你所在的慈善機構董事會成員會從你的供應商之一購買商品。 兩種忠誠在同一個決定中交會。在董事會上表明立場，並在投票時離開會議室。
- 演講者的酬金來自你購買其產品的公司。 供應商的付款實際上是一種饋贈。接受前務必告知供應商。
我們的選擇：投標人投標期間的門票。 它看起來無害，但正是在這種情況下，感知到的衝突造成最大的危害。
關於禮物，聯邦規定是： 5 CFR 2635.202該條款規定，除該分部另有規定外，僱員不得接受來自禁止來源的禮物或因其公務身份而獲得的禮物。該條款適用於美國聯邦僱員。私人雇主自行設定限制，因此在接受禮物之前，請務必查看其禮品和招待政策。
如何揭露和處理衝突
- 儘早以書面表達出來。 發給你的經理或合規團隊的電子郵件會留下記錄。
- 要描述興趣所在，而不僅僅是事實。 「我哥哥是這家公司的老闆」比「我認識他們」好。
- 先別急著做決定。 在結果記錄在案之前，請勿投票、評論或提出建議。
- 請讓您的經理或合規團隊記錄結果。 這是他們的決定，不是你的。
- 當情況發生變化時，請重新審視它。 新的角色、新的競標或新的股份都可能使舊的安排產生衝突。
請記住ACFE的數據：在其研究的1,921個案例中，48%涉及腐敗。及早發現的利益衝突遠比事後才發現的要容易處理得多。如需了解更多關於如何安全地暢所欲言的信息，請參閱我們的指南。 匿名調查 以及我們的帖子 合規陷阱.
如何以團隊會議的形式舉辦此活動
政策文件讀一遍就會被遺忘。而簡短的線上會議則能讓人們表達他們的應對措施。
- 選擇答案： 在螢幕上呈現一個情境，然後問：「這算衝突嗎？是、否，還是需要說明並詢問？」顯示分歧點，然後討論人們意見不一致的例子。
- 詞云： Q：「是什麼讓你猶豫不決，不願透露？」最關鍵的問題是需要克服的障礙。
- 評分標準： 在會議前後詢問“我們的利益衝突政策是否清晰？”
- 開放式，匿名： 請描述你們團隊曾經遇到過的情況，並進行不提及姓名的討論。
- 匿名問答： 打開它，去問那些人們不敢公開問的問題。 如何成功舉辦問答環節 幫助你順利運作。
請使用以上20種情境作為您的問題。如果您需要可直接修改的投影片，可以使用「利益衝突」課程範本。
常見問題
什麼是利益衝突？
可能影響或看似影響您工作決策的私人利益。它可以是金錢、家庭、另一份工作或禮物。
工作上存在哪些利益衝突的例子？
持有供應商股份、僱用親屬、接受競標者的禮物，或為競爭對手經營副業。以上20種情況只是冰山一角。
利益衝突是否違法？
並非如此。對大多數員工而言，這屬於雇主政策範疇，危害在於未披露相關信息，儘管某些職位負有法律義務，例如英國《2006 年公司法》第 175 條規定的公司董事。美國聯邦僱員面臨特定規定，包括一項刑事法規，即《美國法典》第 18 卷第 208 條。 5 CFR 2635.402 描述。
如何揭露利益衝突？
一旦發現此類情況，立即以書面形式告知您的經理或合規團隊，並迴避相關決定。描述您感興趣的內容，而不僅僅是陳述事實。
實際衝突和感知衝突有什麼區別？
實際存在的衝突會影響你的判斷；而臆想的衝突只是看起來好像會影響判斷。兩者都值得披露。
從哪兒開始
選出五張卡片中的一張，在下次團隊會議上使用。如果時間只夠選一張，那就先從面試小組裡的那位朋友開始。
本文僅提供一般信息，不構成法律建議。如需就您自身工作場所的相關事宜做出決定，請諮詢合格的勞動法律師或監管機構。
