我們正處於一個數字通信需求日益增長的時代，儘管人們渴望人際互動，但它確實產生了一些積極的成果。
其中之一是公司數位化能力的提高，因為他們被迫將營運轉移到線上並保持效率。
儘管面對面的互動仍然是最重要的，但數字化入職由於其便利性而一直是許多組織的普遍做法。
什麼是數字化入職？它的功能是什麼？為什麼它可能是您企業的合適選擇？讓我們在本文中探討這一點。
R興高采烈： 入職流程 包機成本結構範例
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更好參與的技巧
什麼是數字化入職？
想要加快吸引新客戶、客戶或用戶的速度嗎？ 那麼數字化入職就是必經之路。
數字化引導意味著利用技術的力量歡迎人們在線使用您的產品或服務。
新用戶無需使用冗長的紙質表格和麵對面的會議，而是可以在舒適的沙發上使用任何設備完成整個入職流程。
它涉及身份驗證，例如使用前置攝像頭進行面部掃描、語音識別或生物指紋。
客戶還需要使用政府頒發的身份證件、護照或電話號碼透露他們的個人數據。
遠距入職有哪些好處？
遠端入職為客戶和組織提供了多種好處。讓我們看看它們是什麼：
對於客戶
• 更快的體驗- 客戶可以透過數位表格和文件快速輕鬆地完成入職任務。
• 便利性- 客戶可隨時隨地透過任何裝置完成入職。這樣就無需遵守辦公時間，並確保無憂的體驗。
• 熟悉的技術- 大多數客戶已經習慣使用數位工具和互聯網，因此過程感覺熟悉且直觀。
• 個人化體驗- 數位工具可以根據客戶的特定需求和角色客製化入職體驗。
• 更少的麻煩- 客戶無需列印、簽署和提交紙本文件。所有相關的入職資訊均在一個線上入口網站中組織和存取。
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對於組織
• 提高效率- 數位入職流程可簡化和自動化任務，從而節省時間和資源。
• 降低成本－透過消除紙張、列印、郵寄和麵對面會議的需要，可以顯著降低成本。
• 更高的完成率- 數字表格確保所有必填欄位都已完成，從而減少錯誤和不完整的入職。
• 提高合規性－數位工具可以自動執行合規相關任務，滿足公司營運所在某些國家的 KYC、CDD 和 AML 義務，並提供審計追蹤。
• 更好的資料存取- 所有客戶資料都被捕獲並儲存在集中式系統中，以便於存取和報告。
• 改進的追蹤 - 可以自動追蹤任務和文檔，以確保一切按時完成。
• 分析－數位工具提供分析來識別瓶頸、改善流程和衡量客戶滿意度。
如何建立虛擬入職？
這些步驟將使您更了解如何為客戶規劃和執行有效的虛擬入職解決方案：
#1 - 定義目標和範圍。 確定您希望通過數字化入職為客戶實現什麼目標，例如速度、便利性、降低成本等。明確入職期間需要完成的工作。
#2 - 收集文件和表格。 收集入職期間需要填寫的所有相關客戶協議、調查問卷、同意書、政策等。
#3 - 建立線上表格。 將紙質表格轉換為可編輯的數字表格，客戶可以在線填寫。 確保所有必填字段均已清晰標記。
#4 - 設計入職入口網站。 構建直觀的門戶，客戶可以在其中訪問入職信息、文檔和表格。 該門戶應該有簡單的導航並引導客戶完成每個步驟。
#5 - 包括電子簽名。 集成電子簽名解決方案，以便客戶可以在入職期間對所需文檔進行數字簽名。 這消除了打印和郵寄文件的需要。
#6 - 自動化任務和工作流程。 使用自動化來觸發後續任務，向客戶發送文檔，並提示他們完成清單上任何未完成的項目。
#7 - 啟用身份驗證。 實施驗證工具，在入職期間以數位方式確認客戶身份，以確保安全性和合規性。
#8 - 提供 24/7 訪問和支援。 確保客戶可以隨時通過任何設備完成入職。 此外，如果客戶有任何疑問或問題，也可以提供支持。
#9 - 收集回饋。 入職後向客戶發送調查問卷，收集有關如何改進數字體驗的反饋。 根據此輸入進行迭代。
#10 - 清楚傳達變化。 事先向客戶解釋數字化入職流程將如何運作。 根據需要提供指導材料和培訓視頻。
雖然每個組織可能有特定的需求，但關鍵是確保收集正確的表格/文檔，設計直觀的門戶和工作流程，並且客戶擁有有效完成入職任務所需的支持。
數字化入職與傳統入職有何不同？
| 傳統入職培訓 | 數字化入職 | |
| 速度和效率 | 使用紙質入職 | 使用在線表格、電子簽名和電子文檔上傳 |
| 方便 | 需要親自到辦公室 | 可以在任何地點、任何時間完成 |
| 費用 | 需要支付紙質表格、印刷、郵資和員工的更高成本 | 消除與打印和存儲物理文書相關的成本 |
| 效率 | 手動驗證過程中可能會出現錯誤 | 通過自動數據捕獲降低錯誤和延遲的風險 |
什麼是數字化入職示例？
許多公司現在都在使用數位入職培訓，這是新員工或客戶無需所有文書工作和等待即可上手的一種方式。這對每個參與者來說都更容易，也節省了時間！
• 金融服務－銀行、抵押貸款機構、保險公司和投資公司使用數位入職流程進行新帳戶開立和客戶認證。這包括收集 KYC （了解您的客戶）信息、驗證身份並簽署電子協議。
• 醫療保健提供者- 醫院、診所和健康網路使用數位入口網站來接納新病患。這涉及收集人口統計和保險資訊、病史和同意書。數位工具簡化了這個過程。
• 電子商務公司- 許多線上零售商使用數位系統來快速吸引新客戶。這包括建立客戶檔案、設定帳戶、提供數位優惠券/促銷以及提供訂單追蹤詳細資訊。
• 電信－手機、網路和有線電視公司通常會提供新用戶數位入職入口網站。客戶可以在線上查看計劃、輸入帳戶和帳單資訊以及管理服務選項。
• 旅遊和飯店公司－航空公司、飯店和度假租賃管理公司採用數位解決方案來吸引新客人和客戶。這包括預訂、填寫個人資料、簽署棄權書和提交付款資訊。
• 教育機構- 學校、學院和培訓公司利用數位入口網站進行學生和學習者的入職培訓。學生可以在線上申請、提交文件、註冊課程、制定付款計劃並以數位方式簽署入學協議。
總而言之，引入新客戶、客戶、患者、學生或訂戶的組織可以使用數字工具來簡化流程。 數字化員工入職提供的更快速度、更高效率和更低成本的優勢也適用於客戶入職。
值得一試的數位入職平台
新員工入職的數位平台需要直覺、易於導航、易於使用並與現有工作流程整合。 考慮到這一點，以下是我們對企業喜愛的主流數位入職平台的建議：
- BambooHR - 全套 HRIS，具有強大的入職工具，如清單、簽名、文件等。
- Lessonly - 專注於入職期間的合規性和軟技能培訓。提供引人入勝的影片課程和行動輔助功能。
- UltiPro - 用於人力資源、薪資和福利管理的大型平台。入職模組可自動完成文書工作和簽核。
- Workday - 適用於人力資源、薪資和福利的強大雲端 HCM 系統。入職工具包包含篩選文件和新員工的社交功能。
- Greenhouse - 具有入職工具的招募軟體，例如接受錄用、背景調查和新員工調查。
- Coupa - 採購到付款平台包括一個 Onboard 模組，用於無紙化人力資源任務和指導新員工工作。
- ZipRecruiter - 除了職位發布之外，其 Onboard 解決方案還旨在透過清單、指導和回饋來留住新員工。
- Sapling - 專門的入職和參與平台，旨在為新員工提供高度直覺的體驗。
- AhaSlides - 互動式簡報平台，透過有趣且易於使用的即時民意調查、測驗、問答功能等，讓培訓不再那麼無聊。
底線
數字化入職工具和流程使公司能夠簡化新客戶體驗並提高效率。 從開設新銀行賬戶到電子商務註冊，再到患者健康門戶網站，數字表格、電子簽名和文件上傳正在成為大多數客戶入職的常態。
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常見問題
虛擬入職有效嗎？
是的，如果採用適當的技術，虛擬入職可以顯著改善體驗，同時通過便利性、效率和準備來降低成本。 組織必須評估其特定需求和資源，以確定在多大程度上利用虛擬入職工具。
入職有哪兩種類型？
入職培訓有兩種主要類型：營運型入職培訓和社交入職培訓。營運入職培訓重點在於新員工入職的後勤工作，包括完成文書工作、發放員工工具和解釋工作程序。社交入職專注於透過介紹、分配導師、公司活動以及將新員工與員工團體聯繫等活動，讓新員工感到受歡迎並融入公司文化。
如何進行線上入職？
進行有效的線上入職培訓有幾個步驟：為新員工建立線上帳戶並指派入職前任務。 讓新員工填寫電子表格、使用電子簽名並以數位方式上傳文件。 自動將新員工資訊傳送至相關部門。 提供清單儀表板來追蹤進度。 促進線上培訓並舉行虛擬會議以複製個人互動。 提供技術支援以協助新員工。 入職完成後發送狀態更新。
