Vergadering-uitnodiging-e-pos | Beste wenke, voorbeelde en sjablone (100% gratis)

Vergaderings kan 'n noodsaaklike element van span-effektiwiteit, koördinasie en eenheid wees. Baie maatskappye hou ten minste een keer per week 'n vergadering, wat 'n informele vergadering kan wees om bloot 'n diep gesprek met hul werknemers te voer, of 'n meer formele vergadering van die bestuursraad om die maatskappy se toekomsplan en jaarlikse jaareindverslag te bespreek. Dit is verpligtend vir administrateurs of leiers om uitnodigingsbriewe vir vergaderings aan die deelnemers of gaste te stuur.

'n Vergaderingsuitnodiging is belangrik om amptelike vergaderings effektief en glad te laat verloop. Daar is baie maniere om vergaderinguitnodigings te stuur. In hierdie artikel fokus ons op die hantering van e-posse met uitnodigings vir vergaderings, die gerieflikste en gewildste metode om mense uit te nooi om aan jou vergaderings deel te neem.

INHOUDSOPGAWE

• Wat is 'n e-pos vir 'n vergaderinguitnodiging?
• Waarom is die e-pos vir die uitnodiging tot 'n vergadering belangrik?
• Skryf stap vir stap e-pos vir vergaderinguitnodiging
• Tipes vergadering-uitnodigings-e-pos en voorbeelde
• Die Bottom Line

Vinnige vergaderingsjablone met AhaSlides

Wat is 'n e-pos vir 'n vergaderinguitnodiging?

'n Sleutelonderdeel van sake-aktiwiteite is 'n vergaderinguitnodigings-e-pos 'n geskrewe boodskap met 'n demonstrasie van die doel van die vergadering en 'n versoek vir mense om by die vergadering aan te sluit na die spesifieke datum en plek, plus meer gedetailleerde aanhangsels indien nodig. Dit kan in formele of informele style geskryf word, afhangende van die eienskappe van die vergaderings. Dit moet in 'n gepaste toon en styl geskryf word om aan sake-e-pos-etiket te voldoen.

Moet egter nie 'n vergaderinguitnodigings-e-pos met 'n vergaderingversoek-e-pos verwar nie. Die belangrikste verskil tussen hierdie e-posse is dat 'n vergaderingversoek-e-pos daarop gemik is om 'n afspraak met iemand te reël, terwyl 'n vergaderinguitnodigings-e-pos daarop gemik is om jou na 'n vergadering op aangekondigde datums en plekke uit te nooi.

Waarom is die e-pos vir die uitnodiging tot 'n vergadering belangrik?

Die gebruik van e-posuitnodigings hou baie voordele in. Die voordele van e-posuitnodigings word hieronder gelys:

• Dit koppel direk aan kalenders. Wanneer ontvangers 'n uitnodiging aanvaar, word dit terug by hul besigheidskalender gevoeg, en jy sal 'n herinnering kry, net soos ander gebeurtenisse wat in die kalender aangeteken word.
• Dit is gerieflik en vinnig. Jou ontvangers kan die e-pos onmiddellik bereik nadat jy op die stuurknoppie geklik het. Aangesien dit reguit na die ontvanger gaan, as die e-posadres verkeerd is, kan jy die aankondiging dadelik kry en vinnig vir verdere oplossings gaan.
• Dit is tydbesparend. Jy kan groep-e-posse met duisende e-posadresse op dieselfde tyd stuur.
• Dit is kostebesparend. Jy hoef nie 'n begroting aan posstukke te bestee nie.
• Dit kan direk vanaf u voorkeurwebinarplatform gegenereer word. Tensy jy 'n ontmoeting van aangesig tot aangesig hou, sal jou eerste keuse waarskynlik Zoom wees, Microsoft Teams, of iets gelykstaande. Wanneer RSVP bevestig word, word al die skakels en tydraamwerke per e-pos gesinkroniseer, sodat die deelnemer verwarring met ander geleenthede kan vermy.

Dit is 'n feit dat miljarde e-posse elke dag gestuur word en baie daarvan is strooipos. Almal gebruik ten minste een e-pos om belangrike boodskappe vir werk, aankope, vergaderings en meer uit te ruil. Aangesien jy egter tonne e-posse per dag moet lees, is dit nie verbasend dat jy soms die "e-posmoegheid"-verskynsel teëkom nie. Dus, die aflewering van 'n goeie uitnodigings-e-pos kan onnodige misverstande of onkunde van die ontvangers vermy.

Skryf 'n vergadering-uitnodiging-e-pos stap vir stap

'n Goeie vergadering-uitnodigings-e-pos is noodsaaklik en, as 'n reël, het dit 'n impak op 'n e-pos aflewering koers.

Daar is etikette en beginsels wat almal moet gehoorsaam om 'n uitnodigings-e-pos vir 'n besigheidsvergadering te voltooi met respek vir die ontvangers. Jy kan leer hoe om 'n standaard uitnodigings-e-pos vir 'n vergadering te skryf deur hierdie stappe te volg:

Stap 1: Skryf 'n sterk onderwerpreël

Dit is 'n feit dat 47% van e-posontvangers e-posse lees wat 'n duidelike en bondige onderwerpreël het. Die eerste indruk is belangrik. Dit kan verseker dat ontvangers 'n gevoel van dringendheid of belangrikheid ervaar, wat lei tot 'n hoër oopmaakkoers.

• Kort, doelgerig. Wees feitelik, nie enigmaties nie.
• Jy kan vra vir bevestiging van bywoning in die onderwerplyn as 'n teken van dringendheid.
• Of voeg 'n sentimenttoon by soos moenie belangrikheid vergeet nie, dringendheid, ...
• Voeg Tyd by as jy die tydsensitiewe kwessie wil beklemtoon 

Byvoorbeeld: "Vergadering 4/12: Projek dinkskrumsessie" of "Belangrik. RSVP asseblief: Nuwe produkstrategievergadering 10/6"

Stap 2: Begin met 'n vinnige inleiding

In die heel eerste reël is dit 'n goeie idee om 'n opsomming te maak van wie jy is, wat jou posisie in die organisasie is en hoekom jy na hulle uitreik. Dan kan jy direk die doel van die vergadering wys. Baie mense maak die fout om 'n vae doel van die vergadering te lewer, aangesien hulle aanvaar dat deelnemers daarvan moet weet.

• Maak jou inleiding aangenaam of verwant aan die werk
• Herinner die deelnemers as hulle enige take moet voltooi of iets saam met hulle na die vergadering moet bring.

ByvoorbeeldHallo spanlid, ek sien uit daarna om jou volgende Maandag by die nuwe produkbekendstelling te sien.

Stap 3: Deel tyd en ligging

U moet die presiese tyd van die vergadering insluit. Jy moet ook vir hulle vertel hoe en waar die vergadering plaasvind, hetsy persoonlik of aanlyn, en riglyne of platformskakels bied indien hulle dit nodig het.

• Voeg die tydsone by indien enige werknemers in verskillende dele van die wêreld werk
• Noem 'n geskatte tydsduur van die vergadering
• Wanneer jy aanwysings gee, wees so gedetailleerd as moontlik of heg 'n karteringsriglyn aan

ByvoorbeeldSluit asseblief by ons aan op Vrydag, 6 Oktober, om 1:00 in vergaderkamer 2, op die tweede verdieping in die administrasiegebou.

Stap 4: Skets die vergaderingsagenda

Dek die belangrikste doelwitte of die voorgestelde agenda van die vergadering. Moenie die besonderhede noem nie. Jy kan bloot die onderwerp en tydlyn noem. Vir formele vergaderings kan jy 'n gedetailleerde dokument aanheg. Dit is veral nuttig om deelnemers te help om vooraf voor te berei.

Byvoorbeeld, jy kan begin met: Ons beplan om te bespreek..../ Ons wil sommige van die kwessies soos volg aanspreek:

• 8:00-9:30: Inleiding tot die projek
• 9:30-11:30: Aanbiedings van Howard (IT), Nour (Bemarking) en Charlotte (Verkope)

Stap 5: Vra vir 'n RSVP

Om 'n RSVP te vereis, kan help om 'n antwoord van jou ontvangers te bevestig. Om ambivalensie te voorkom, moet 'n voorkeurreaksie en tydsbeperking vir deelnemers om jou van hul bywoning of afwesigheid in te lig by jou e-pos ingesluit word. Daardeur, as jy nie hul RSVP ontvang het op die tyd wat jy reguleer nie, kan jy vinnige opvolgaksies doen.

Byvoorbeeld: RSVP asseblief teen [datum] na [e-posadres of telefoonnommer]

Stap 6: Voeg 'n professionele e-poshandtekening en handelsmerk by

'n Besigheids-e-poshandtekening moet die volle naam, die titel van die posisie, die maatskappy se naam, kontakbesonderhede insluit, persoonlike webwerwe en ander hipergekoppelde adresse.

Jy kan maklik jou handtekening aanpas met Gmail.

Byvoorbeeld:

Jessica Madison

Streekshoofbemarkingsbeampte, Inco-industrie

555-9577-990

Daar is tonne gratis e-pos handtekening skeppers wat jou tyd en moeite bespaar, soos My handtekening.

Tipes vergadering-uitnodigings-e-pos en voorbeelde

Hou in gedagte dat verskillende tipes vergaderings verskillende standaarde en skryfstyle sal hê om te volg. Gewoonlik skei ons vergaderinguitnodigings-e-posse op grond van hul vlak van formele of informele, insluitend of uitgesluit virtuele vergaderings of suiwer aanlyn vergaderings. In hierdie deel versamel ons en stel ons 'n paar tipiese soorte vergaderinguitnodigings en elke tipe se sjabloon voor wat algemeen in besigheidsvergaderinguitnodigings-e-posse gebruik word.

#1. Die formele vergaderingversoek-e-pos

Die formele e-pos vir vergaderingversoeke word gebruik vir groot vergaderings wat gewoonlik een tot drie keer per jaar plaasvind. Dit is 'n groot formele vergadering, daarom moet jou e-pos in 'n formele skryfstyl geskryf word. Die aangehegte bylaes is nodig om dit vir die deelnemer duideliker te maak hoe om aan die vergadering deel te neem, hoe om die plek te vind en om die agenda te beskryf.

Formele vergaderings behels:

• Bestuursvergadering
• Komitee vergadering
• Raad van Direkteure vergadering 
• Aandeelhouersvergadering 
• Strategie vergadering 

Voorbeeld 1: Aandeelhouers uitnodiging e-pos sjabloon

Onderwerpreël: Belangrik. U word uitgenooi na die Algemene Jaarvergadering. [Tyd]

[Die ontvanger se naam]

[Maatskappynaam]

[Werkstitel]

[Maatskappy Adres]

[Datum]

Geagte aandeelhouers,

Ons nooi u graag uit na die Algemene Jaarvergadering wat gehou sal word op [Tyd], [Adres]

Die Jaarlikse Aandeelhouersvergadering is 'n uitsonderlike geleentheid vir inligting, uitruiling en bespreking tussen [Maatskappynaam] en al ons aandeelhouers.

Dit is ook die geleentheid om uself uit te druk en te stem om 'n aktiewe rol te speel in die neem van groot besluite vir [Maatskappynaam], ongeag die aantal aandele wat jy besit. Die vergadering sal die volgende sleutelagendas dek:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

U sal instruksies vind oor hoe om aan hierdie vergadering deel te neem, die agenda en die teks van die besluite wat vir u goedkeuring ingedien moet word in die aangehegte dokument hieronder

Ek wil u graag, namens die direksie, bedank vir u bydrae en u lojaliteit aan die [Maatskappynaam] en ek sien uit daarna om jou by die Vergadering op [Datum]

Beste groete,

[Naam]

[Titel van posisie]

[Maatskappynaam]

[Maatskappyadres en webwerf]

Voorbeeld 2: Strategie vergadering uitnodiging e-pos sjabloon

[Die ontvanger se naam]

[Maatskappynaam]

[Werkstitel]

[Maatskappy Adres]

[Datum]

Onderwerpreël: Projek bekendstelling Bemarkingsveldtog Vergadering: 2/28

Namens [maatskappynaam], Ek wil u uitnooi om 'n besigheidsvergadering by te woon wat gehou word by [Naam van konferensiesaal, Naam van die gebou] [Datum en Tyd]. Die vergadering sal duur vir [Dydsduur].

Dit is my plesier om jou by die eerste fase van ons projek te verwelkom om ons komende voorstel [Besonderhede] te bespreek en ons waardeer jou waardevolle insigte daaroor. Hier is 'n kort opsomming van ons agenda vir die dag:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Hierdie voorstel word deur ons hele span as een van die belangrikste beskou. Vir u verdere verwysing het ons 'n dokument by hierdie brief aangeheg wat u meer gedetailleerde inligting verskaf sodat u dit gerieflik kan vind om vooraf vir die vergadering voor te berei.

Ons sien almal uit daarna om met u te gesels om te bespreek wat ons nog kan doen om hierdie voorstel suksesvol te laat werk. Dien asseblief enige vrae of aanbevelings vir die vergadering in voor [Sperdatum] aan my direk deur op hierdie e-pos te antwoord.

Lekker dag vorentoe.

Baie dankie,

Warm groete,

[Naam]

[Titel van posisie]

[Maatskappynaam]

[Maatskappyadres en webwerf]

#2. Die informele vergadering-uitnodigings-e-pos

Met 'n formele uitnodigings-e-pos vir 'n vergadering is dit bloot 'n vergadering met personeel op onderbestuursvlak of lede binne die span. Dit is baie makliker vir jou om te dink aan hoe om gepas te skryf. Jy kan in 'n informele styl met 'n vriendelike en vrolike toon skryf.

Informele vergaderings behels:

• Dinkskrum vergadering
• Probleemoplossingsvergadering
• opleiding
• Inklokvergadering
• Spanbouvergadering
• Koffie gesels 

Voorbeeld 3: E-pos-sjabloon vir aanmelding-uitnodiging

Onderwerplyn: Dringend. [Projek Naam] updates. [Datum]

Beste spanne,

Groete!

Dit was lekker en amusant om tyd saam met jou te hê t.o.v [Projek Naam]. Om egter doeltreffend met ons planne voort te gaan, glo ek dat die tyd reg is vir ons om verslag te doen oor die vordering wat gemaak is en ek sal die geleentheid waardeer om jou te ontmoet by [plek] om die saak verder te bespreek by [Datum en tyd].

Ek het ook 'n lys aangeheg van al die agendas wat ons moet bespreek. Moenie vergeet om jou taakvoltooiingsverslag voor te berei nie. Gebruik dit asseblief [Skakel] om my te laat weet of jy dit sal kan maak.

E-pos my asseblief jou bevestiging so gou as moontlik.

Warm groete,

[Naam]

[Werkstitel]

[Maatskappynaam]

Voorbeeld 4: Span building uitnodiging e-pos sjabloon

Geagte spanlede,

Dit is om jou in te lig dat die [Departement Naam] organiseer 'n Spanbouvergadering vir al ons personeel lede op [Datum en tyd]

Vir verdere professionele ontwikkeling is dit uiters belangrik dat ons saam groei en dit kan net gebeur as ons as 'n span saamwerk sodat ons vaardighede en talente aangewend kan word om beter prestasie te bring. Dit is die rede waarom ons departement aanhou om maandeliks verskeie spanbou-aktiwiteite te bevorder.

Kom sluit asseblief aan by die geleentheid sodat ons na jou stem kan luister oor hoe ons kan verbeter om jou beter ondersteuning te gee. Daar sal ook 'n paar wees spanbou-speletjies, en ligte verversings sal deur die maatskappy voorsien word.

Ons sien uit na prettige oomblikke by hierdie spanbou-geleentheid, wat gereël is om elkeen van ons te help groei. Indien u dink dat u nie aan hierdie vergadering kan deelneem nie, stel asseblief in kennis. [Koördineerder Naam] at [Telefoon nommer]

Die uwe,

[Naam]

[Werkstitel]

[Maatskappynaam]

#3. Gasspreker-uitnodiging-e-pos

'n Uitnodigings-e-pos vir 'n gasspreker moet inligting bevat wat relevant is vir die spreker rakende die vergadering en praatgeleentheid. Dit is noodsaaklik dat die spreker weet hoe hulle tot jou geleentheid kan bydra, en watter voordele hulle kan ontvang om deel van jou geleentheid te wees.

Voorbeeld 5: Gasspreker-uitnodiging-e-possjabloon

Geagte [Speaker],

Ons hoop hierdie boodskap vind jou goed! Ons reik vandag uit met 'n fantastiese praatgeleentheid vir jou nadenke. Ons wil u vra om vriendelik ons ​​agbare spreker te wees vir die [Naam van die vergadering], 'n gebeurtenis gefokus op [Beskrywing van die doel en gehoor van jou geleentheid]. Die hele [Naam van die vergadering] span is geïnspireer deur jou prestasies en voel jy sal die perfekte kenner wees om ons gehoor van eendersdenkende professionele persone aan te spreek.

[Naam van die vergadering] sal plaasvind in [Plek, insluitend stad en staat] on [Datums]. Ons geleentheid sal na verwagting tot ongeveer [Getal deelnemers geskat#]. Ons doel is om [Vergadering se doelwitte].

Ons glo jy is 'n uitstekende spreker en jou stem sal 'n kritieke toevoeging tot daardie gesprek wees, gegewe jou uitgebreide werk in [Kundigheidsgebied]. Jy kan oorweeg om jou idees vir tot [Duur] minute aan te bied wat verband hou met die veld van [Vergadering onderwerp]. Jy kan jou voorstel voor [sperdatum] stuur, volg die [skakel] sodat ons span na jou idees kan luister en die besonderhede van jou toespraak vooraf kan bepaal.

In elk geval, indien u nie kan bywoon nie, versoek ons ​​u nederig om ons te kontak via [skakel]. Dankie vir u tyd en oorweging, ons sien uit na 'n positiewe reaksie van u.

beste,
[Naam]
[Werkstitel]
[Kontak inligting]
[Maatskappy webwerf adres]

#4. Webinar uitnodiging e-pos

In vandag se tendense hou al hoe meer mense aanlynvergaderings omdat dit tyd- en kostebesparend is, veral vir spanne wat op afstand werk. As jy konferensieplatforms gebruik, is daar goed aangepaste uitnodigingsboodskappe wat direk aan jou deelnemer gestuur word voordat die vergadering begin, soos die Zoom-uitnodigings-e-possjabloon. Vir 'n virtuele webinaar kan jy na die volgende voorbeeld verwys.

wenke: Gebruik sleutelwoorde soos "Baie geluk", "Binnekort", "Perfek", "Opdateer", "Beskikbaar", "Uiteindelik", "Top", "Spesiaal", "Sluit aan", "Gratis", "ens.

Voorbeeld 6: Webinar uitnodiging e-pos sjabloon

Onderwerplyn: Baie geluk! Jy word genooi om [Webinar Naam]

Geagte [Kandidaat_Naam],

[Maatskappynaam] is so verheug om 'n webinar vir [Webinar Onderwerp] op [datum] by [tyd], met die doel om [[Webinar doeleindes]

Dit sal vir jou 'n goeie geleentheid wees om groot voordele van jou genooide kundiges op die gebied van [Webinar-onderwerpe] te verdien en gratis geskenke te kry. Ons span is so entoesiasties oor jou teenwoordigheid.

Let wel: Hierdie webinar is beperk tot [Aantal mense]. Om jou sitplek te red, registreer asseblief [Skakel], en deel dit gerus met jou vriende. 

Ek hoop om jou daar te sien!

Lekker dag vir jou,

[Jou naam]

[Handtekening]

Die Bottom Line

Gelukkig is daar baie beskikbare sjablone van besigheidsvergadering-uitnodigings op die internet wat u kan aanpas en binne enkele sekondes aan u deelnemers kan stuur. Moenie vergeet om 'n paar in jou wolk te stoor sodat jy jou e-pos met perfekte skryfwerk kan voorberei nie, veral in geval van dringendheid.

Gestel jy soek ook na ander oplossings vir jou besigheid. In daardie geval, Jy kan vind dat AhaSlides 'n goeie aanbiedingsinstrument is met baie wonderlike funksies om jou webinar-geleenthede, spanbou-aktiwiteite, konferensies en meer te ondersteun.

Algemene vrae

Ref: Inderdaad | Sherpany