Spykerprojek-afskopvergadering-pamflette in 8 stappe (+Gratis sjabloon!)

Selfs die mees gedissiplineerde maatskappye kan soms voel dat hul projekte verdwaal. Die probleem is dikwels een van voorbereiding. Die oplossing? 'N Goed gestruktureerde en volledig interaktiewe projek afskop vergadering!

Meer as bloot praal en seremonie, kan 'n goed uitgevoerde afskopbyeenkoms regtig iets moois aan die regtervoet laat afkom. Hier is 8 stappe om 'n projek-afskopbyeenkoms te hou wat opwinding oplewer en kry almal op dieselfde bladsy.

Afskoptyd!

Wat is 'n projek-afskopbyeenkoms?
Waarom is projekafskopvergaderings so belangrik?
8 stappe tot 'n afskopvergadering vir Kickass-projek
Projek Afskopvergadering Agenda Sjabloon

Vergaderingswenke om te onthou

U moet vooraf 'n afskopvergadering-agenda hê. Die stuur van vroeë projekafskop-e-pos is baie belangrik! So, kom ons kyk na die paar afskopvergadering-agenda-voorbeelde!

Die afskopsessie moet kort en bondig wees, met baie speletjies en aktiwiteite, want dit is wanneer AhaSlides kom baie handig te pas! Kyk na meer wenke by ons soos hieronder:

Alternatiewe teks

Begin die gesprek.

Kry waardevolle insette van jou span en kliënte tydens projekafskopvergadering. Gebruik regstreekse meningspeilings, vrae en vrae en idee-uitruilinstrumente met hierdie gratis sjabloon!

🚀 Sien die sjabloon

Wat is 'n projek-afskopbyeenkoms?

Soos op die blik staan, is 'n projek-afskopvergadering 'n vergadering waar jy jou projek afskop.

Gewoonlik is 'n projekafskopvergadering die eerste ontmoeting tussen die kliënt wat 'n projek bestel het en die maatskappy wat dit tot lewe sal bring. Albei kante sal saam sit en bespreek die grondslae van die projek, die doel daarvan, sy doelwitte en hoe dit van idee tot uitvoering sal kom.

Oor die algemeen is daar 2 tipes van afskopvergaderings om van bewus te wees:

Eksterne projek afskop - 'N Ontwikkelingspan sit saam met iemand van buite die onderneming, soos 'n kliënt of belanghebbende, en bespreek die plan vir 'n samewerkingsprojek.
Interne PKM - 'N Span van binne die maatskappy gaan sit saam en bespreek die plan vir 'n nuwe interne projek.

Alhoewel albei hierdie tipes verskillende resultate kan hê, die prosedure is amper dieselfde. Daar is in wese geen deel nie van 'n eksterne projek afskop wat nie deel is van 'n interne projek afskop nie - die enigste verskil sal wees vir wie jy dit hou.

Meer betrokkenheid by jou byeenkomste

Waarom is projekafskopvergaderings so belangrik?

Die doel van Afskopvergaderings moet hard en duidelik wees! Dit lyk dalk eenvoudig genoeg om 'n projek af te skop net deur 'n klomp take aan die regte mense toe te wys, veral in vandag se Kanban-raad-behepte werkplek. Dit kan egter daartoe lei dat spanne voortdurend die pad verloor.

Onthou, net omdat jy op die dieselfde bord beteken nie jy is op die dieselfde bladsy.

Die kern daarvan is dat 'n projek-afskopbyeenkoms eerlik en oop is Dialoog tussen 'n kliënt en 'n span. Dit is nie 'n reeks aankondigings oor hoe die projek gaan werk, maar a gesprek oor planne, verwagtinge en doelwitte wat deur ongebreidelde debat bereik is.

Hier is 'n paar voordele van 'n projekopskopvergadering:

Dit kry almal bereid - "Gee my ses uur om 'n boom af te kap en ek sal die eerste vier spandeer om die byl te slyp". As Abraham Lincoln vandag gelewe het, kan jy verseker wees dat hy die eerste 4 uit 6 projekure aan 'n projekafskopvergadering sou spandeer. Dit is omdat hierdie vergaderings bevat almal die nodige stappe om enige projek aan die regtervoet te kry.
Dit behels alle sleutelspelers - Afskopvergaderings kan nie begin tensy almal daar is nie: bestuurders, spanleiers, kliënte en enigiemand anders met 'n belang in die projek. Dit is so maklik om tred te raak van wie in beheer is van wat sonder die duidelikheid van 'n afskopvergadering om dit alles uit te vind.
Dis oop en samewerkend - Soos ons gesê het, projekafskopvergaderings is debatte. Die bestes betrek almal deelnemers en bring die beste idees uit almal.

Meer betrokkenheid by jou byeenkomste

8 stappe tot 'n afskopvergadering vir Kickass-projek

So, wat presies is ingesluit in die agenda van 'n projekafskopvergadering? Ons het dit vernou tot die 8 stappe hieronder, maar jy moet altyd onthou dat daar is geen vaste spyskaart vir hierdie tipe vergadering nie.

Gebruik hierdie 8 stappe as 'n riglyn, maar moet nooit vergeet dat die finale agenda daarby is nie jy!

Stap #1 - Inleidings en ysbrekers

Natuurlik is die enigste manier om enige afskopvergadering af te skop deur die deelnemers met mekaar vertroud te maak. Maak nie saak die lengte of omvang van jou projek nie, kliënte en spanlede moet op voornaam-terme met mekaar wees voordat hulle doeltreffend kan saamwerk.

Terwyl 'n eenvoudige 'draai-om-die-tafel' tipe inleiding genoeg is om mense vertroud te maak met name, kan 'n ysbreker nog 'n laag van persoonlikheid en verlig die bui voor die afskop van die projek.

Probeer hierdie een: Spin die wiel 🎡

Lê 'n paar eenvoudige inleidingsonderwerpe op a draaiwiel, kry dan elke spanlid om dit te draai en antwoord op watter onderwerp die wiel ook al land. Snaakse vrae word aangemoedig, maar hou dit min of meer professioneel!

'N Spinnerwiel wat as ysbreker gebruik kan word.

Wil u meer soos hierdie hê? 💡 Ons het 10 ysbrekers vir enige vergadering reg hier.

Stap #2 - Projek agtergrond

Met die formaliteite en feesvieringe uit die weg, is dit tyd om aan te skop deur die steenkoue besigheid af te skop. Om die vergadering suksesvol te loods, moet jy 'n duidelike agenda vir die afskopvergadering hê!

Soos alle wonderlike stories doen, is dit die beste om by die begin te begin. Skets alle korrespondensie tussen jou en jou kliënte om almal wat by die projek betrokke is ten volle op hoogte te bring van wat tot dusver gebeur het.

Dit kan skermkiekies van e-posse, tekste, notules van vorige vergaderings of enige bronne wees wat enige vorm van konteks vir u onderneming en u kliënt toevoeg. Maak dit maklik vir almal om te visualiseer deur 'n tydlyn te maak.

Stap #3 - Projekvraag

Benewens die korrespondensie-agtergrond, sal jy diep wil duik in die besonderhede van hoekom hierdie projek word in die eerste plek afgeskop.

Dit is 'n belangrike stap, want dit bied 'n duidelike oorsig van die pynpunte wat die projek wil oplos, wat beide spanne en kliënte te alle tye voorop moet hou.

Protip ????

Stadiums soos hierdie is ryp vir bespreking. Vra u kliënte en u span om hul idees te gee oor waarom hulle dink dat hierdie projek uitgedink is.

Indien van toepassing, moet u altyd probeer om die stem van die kliënt in hierdie afdeling. Werk saam met die kliënt om werklike voorbeelde van verbruikers te kry wat pynpunte noem wat jou projek probeer regmaak. Hul menings moet vorm hoe jou span die projek benader.

Stap #4 - Projekdoelwitte

So jy het gekyk na die verlede van die projek, nou is dit tyd om te kyk na die toekoms.

Om direkte doelwitte en 'n duidelike definisie van sukses vir jou projek te hê, sal jou span regtig help om daaraan te werk. Nie net dit nie, dit sal jou kliënt wys dat jy ernstig is oor die werk en dat jy soortgelyke belange het in hoe dit gaan.

Vra jou afskopgangers 'hoe sal sukses lyk?' Is dit meer klante? Meer resensies? 'N Beter kliëntetevredenheidskoers?

Maak nie saak wat die doel is nie, dit moet altyd wees ...

Bereikbaar - Moenie jouself oorrek nie. Ken jou perke en kom met 'n doelwit wat jy eintlik kans hê om te bereik.
Meetbare - Steun jou doelwit met data. Mik vir 'n spesifieke nommer en hou jou vordering daarheen dop.
snel - Gee jouself 'n einddatum. Doen alles wat jy kan om jou doelwitte voor daardie sperdatum te bereik.

Stap #5 - Die Verklaring van Werk

Om die 'vleis' in 'afskopvergadering' te plaas, 'n Verklaring van Werk (SoW) is 'n stewige duik in die besonderhede van die projek en hoe dit uitgevoer gaan word. Dis die hooffakturering op die afskopagenda en moet die meeste van u aandag geniet.

Kyk na hierdie inligting oor wat u in u werkopgawe moet insluit:

Infografiese uiteensetting van die 6 mini-stappe wat verband hou met die bekendmaking van 'n verklaring van werk tydens 'n projekopskopvergadering.

Hou in gedagte dat die verklaring van werk nie soveel oor bespreking gaan as die res van die agenda vir die projekopskopvergadering nie. Dit is regtig die tyd vir 'n projek wat eenvoudig lei die plan van aksie uiteensit vir die komende projek, stoor dan die bespreking vir die volgende punt van die vergadering.

Net soos die res van u afskopbyeenkoms, is u verklaring van werk super veranderlike. Die besonderhede van u werkverklaring hang altyd af van die kompleksiteit van die projek, die grootte van die span, die betrokke dele, ens.

Wil jy meer weet? 💡 Kyk hierna omvattende artikel oor die opstel van 'n verklaring van werk.

Stap #6 - V&A-afdeling

Alhoewel jy dalk verplig voel om jou V&A-afdeling tot die einde te laat, sal ons eintlik aanbeveel om dit te hou direk na u werkverklaring.

So 'n vleisagtige segment sal sekerlik aanleiding gee tot vrae van beide jou kliënt en jou span. Aangesien die grootste deel van die vergadering so vars in almal se gedagtes is, is dit die beste om toe te slaan terwyl die yster warm is.

Deur interaktiewe aanbiedingsagteware te gebruik om jou V&A te huisves, kan dit help om alles glad te laat verloop, veral as jou projekafskopvergadering 'n hoë bywoningsgetal het....

Dis georganiseer - Vrae word gerangskik volgens gewildheid (deur opstemme) of volgens tyd en kan as 'beantwoord' gemerk word of aan die bokant vasgespeld word.
Dis gemodereer - Vrae kan goedgekeur en afgewys word voordat dit op die skerm gewys word.
Dis anonymous - Vrae kan anoniem ingedien word, wat beteken dat almal 'n stem het.

Stap #7 - Potensiële probleme

Soos ons voorheen gesê het, gaan 'n projekopskopbyeenkoms daaroor om so oop en eerlik as moontlik te wees. Dit is hoe jy 'n gevoel van vertroue met u kliënt vanaf die begin.

Vir daardie doel is dit die beste om die potensiële probleme wat die projek in die gesig staar, te bespreek. Niemand vra jou om die toekoms hier te voorspel nie, net om vorendag te kom met 'n voorlopige lys van hindernisse wat jy kan raakloop.

Aangesien jy, jou span en jou kliënt hierdie projek met verskillende belange sal benader, is dit ideaal om te kry almal betrokke by die potensiële probleembespreking.

Stap #8 - Aanmelding

Om gereeld by jou kliënt in te skakel, is nog 'n manier om vertroue tussen beide partye te versterk. By jou projekafskopvergadering het jy 'n paar vrae om oor te beantwoord wat, wanneer, wie en hoe hierdie aanmeldings gaan plaasvind.

Inboek is 'n taamlike fyn balans tussen deursigtigheid en poging. Alhoewel dit lekker is om so oop en deursigtig as moontlik te wees, moet jy dit bestuur binne die bestek van hoe beskikbaar jy eintlik sal wees be oop en deursigtig.

Sorg dat u die vrae beantwoord voor die einde van die vergadering:

Wat? - Presies in watter detail moet die kliënt opgedateer word? Moet hulle van elke klein detail van vordering weet, of is dit net die groot tekens wat saak maak?
Wanneer? - Hoe gereeld moet jou span jou kliënt opdateer? Moet hulle vertel wat hulle elke dag gedoen het, of net opsom wat hulle aan die einde van die week reggekry het?
Wie? - Watter spanlid sal die een wees wat met die kliënt skakel? Sal daar 'n lid van elke span wees, in elke stadium, of net een enkele korrespondent deur die hele projek?
Hoe werk dit? - Met watter metode gaan die kliënt en die korrespondent in kontak bly? Gereelde video-oproep, e-pos of voortdurend bygewerkte regstreekse dokument?

Soos die geval is met die meeste items op die agenda van 'n projekafskopvergadering, is dit die beste om in die openbaar te bespreek. Vir 'n groot span en 'n groot groep kliënte vind jy dit dalk makliker om 'n lewendige peiling om die opsies te beperk om die beste inskrywingsformule moontlik te maak.

Wil jy meer weet? 💡 Kyk na sommige beste praktyke om by jou kliënte aan te meld.

Opname Effektief met AhaSlides

Projek Afskopvergadering Agenda Sjabloon

Met u kundig beplande afskopvergadering wat net wag om 'n bietjie kop in die raadsaal te blaas, kan die laaste aanraking 'n bietjie wees interaksie om dit alles bymekaar te bring.

Het jy dit geweet 29% van besighede voel verbonde met hul kliënte (Gallup)? Onbetrokkenheid is 'n epidemie op B2B-vlak, en dit kan afskopvergaderings laat voel soos 'n plat, oninspirerende proses deur die formaliteite.

Om u kliënte en spanne deur interaktiewe skyfies te betrek, kan regtig verhoog die deelname en verhoog aandagstrekke.

AhaSlides het 'n arsenaal gereedskap insluitend regstreekse meningspeilings, Q&A en dinkskrumskyfies, en selfs lewendige vasvrae en speletjies om u projek op die regte manier aan te steek.

Klik hieronder om 'n gratis sjabloon vir u afskopvergadering te kry wat nie afgelaai kan word nie. Verander alles wat u wil hê en bied dit gratis aan!

Gryp die sjabloon

Klik hieronder om 'n gratis te skep AhaSlides rekening en begin skep jou eie innemende vergaderings deur interaktiwiteit!

Maak jou eie

Tags: Besigheidsvergadering