Запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце | Лепшыя парады, прыклады і шаблоны (100% бясплатна)

Што такое дабро запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце прыклад?

Сустрэчы могуць быць важным элементам эфектыўнасці каманды, каардынацыі і адзінства. Многія кампаніі ладзяць сустрэчы па меншай меры раз на тыдзень. Гэта можа быць нефармальная сустрэча, каб проста паразмаўляць са сваімі супрацоўнікамі, або больш афіцыйнае пасяджэнне савета дырэктараў, каб абмеркаваць будучы план кампаніі і гадавы справаздачу на канец года. Афіцэры або кіраўнікі адміністратараў павінны адпраўляць удзельнікам або гасцям лісты з запрашэннем на сустрэчу.

Запрашэнне на сустрэчу важна для эфектыўнага і бесперабойнага правядзення афіцыйных сустрэч. Існуе мноства спосабаў адпраўкі запрашэнняў на сустрэчу. У гэтым артыкуле мы сканцэнтраваны на барацьбе з электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчу, самы зручны і папулярны спосаб запрасіць людзей прыняць удзел у вашых сустрэчах.

Змест

• Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?
• Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?
• Напішыце запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце крок за крокам
• Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады
• Bottom Line

Хуткія шаблоны сустрэч з AhaSlides

• Сустрэчы ў бізнэсе
• пратакол пасяджэння
• Сустрэча Stand Up

Што такое электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу?

Ключавая частка дзелавой дзейнасці, электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу - гэта пісьмовае паведамленне з дэманстрацыяй мэты сустрэчы і просьбай далучыцца да сустрэчы пасля пэўнай даты і месца, а таксама больш падрабязныя ўкладанні, калі ёсць. Ён можа быць напісаны ў афіцыйным або неафіцыйным стылях у залежнасці ад асаблівасцей сустрэчы. Яны павінны быць напісаны ў адпаведным тоне і стылі, каб адпавядаць этыкету дзелавой электроннай пошты.

Аднак не блытайце ліст з запрашэннем на сустрэчу з электронным лістом з запытам на сустрэчу. Ключавая розніца паміж гэтымі электроннымі лістамі ў тым, што электронны ліст з запытам на сустрэчу прызначаны для прызначэння сустрэчы з кімсьці, а электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу накіраваны на запрашэнне вас на сустрэчу ў абвешчаныя даты і месца

Чаму электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу важная?

Выкарыстанне запрашэнняў па электроннай пошце прыносіць шмат пераваг. Перавагі запрашэнняў па электроннай пошце пералічаны ніжэй:

• Ён падключаецца да календароў напрамую. Калі атрымальнікі прымаюць запрашэнне, яно зноў дадаецца ў іх працоўны каляндар, і вы атрымаеце напамін, як і іншыя падзеі, адзначаныя ў календары.
• Гэта зручна і хутка. Вашы атрымальнікі могуць атрымаць ліст адразу пасля таго, як вы націснеце кнопку адпраўкі. Калі адрас электроннай пошты памылковы, вы можаце атрымаць аб'яву прама да атрымальніка і хутка перайсці да далейшых рашэнняў.
• Гэта эканомія часу. Вы можаце адпраўляць групавыя электронныя лісты з тысячамі адрасоў электроннай пошты адначасова.
• Гэта эканомія сродкаў. Вам не трэба марнаваць бюджэт на рассылку.
• Ён можа быць згенераваны непасрэдна з вашай пераважнай платформы вебинара. Калі ў вас не сустрэча тварам да твару, вашым першым выбарам, верагодна, будзе Zoom, Microsoft Teams, ці нешта эквівалентнае. Калі RSVP пацверджаны, усе спасылкі і тэрміны сінхранізуюцца па электроннай пошце, так што ўдзельнік можа пазбегнуць блытаніны з іншымі падзеямі.

Тое, што мільярды электронных лістоў адпраўляюцца кожны дзень, і многія з іх з'яўляюцца спамам, - факт. Паколькі кожны выкарыстоўвае хаця б адну электронную пошту для абмену важнымі паведамленнямі для працы, пакупак, сустрэч і іншага. Аднак, паколькі вам даводзіцца чытаць мноства электронных лістоў у дзень, нядзіўна, што часам вы сутыкаецеся з феноменам "стомленасці ад электроннай пошты". Такім чынам, дастаўка добрага запрашэння па электроннай пошце можа пазбегнуць непатрэбнага непаразумення або ігнаравання з боку атрымальнікаў.

Напішыце электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу крок за крокам

Добрая электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу вельмі важная і, як правіла, гэта ўплывае на дастаўка па электроннай пошце стаўка.

Існуюць этыкеты і прынцыпы, якім павінен падпарадкоўвацца кожны, каб запоўніць ліст з запрашэннем на дзелавую сустрэчу па электроннай пошце ў дачыненні да атрымальнікаў. Вы можаце даведацца, як напісаць стандартнае электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу, выканаўшы наступныя дзеянні:

Крок 1: Напішыце моцную тэму

Факт, што 47% атрымальнікаў электроннай пошты чытаюць электронныя лісты з выразнай і кароткай тэмай. Важна першае ўражанне. Гэта можа пераканацца, што атрымальнікі адчуваюць тэрміновасць або важнасць, што прыводзіць да больш высокай хуткасці адкрыцця.

• Каротка, мэтанакіравана. Будзьце фактычнымі, а не загадкавымі.
• Вы можаце папрасіць пацверджанне наведвання ў тэме ў якасці знака тэрміновасці.
• Або дадайце тон пачуццяў, напрыклад, не забывайце пра важнасць, тэрміновасць,...
• Дадайце час, калі вы хочаце падкрэсліць праблему, якая залежыць ад часу 

Напрыклад: «Сустрэча 4/12: мазгавы штурм па праекце» або «Важна. Калі ласка, адкажыце: сустрэча па стратэгіі новага прадукту 10/6»

Крок 2: Пачніце з кароткага ўвядзення

У самым першым радку нядрэнна расказаць пра тое, хто вы, якую пасаду займаеце ў арганізацыі і чаму вы звяртаецеся да іх. Тады вы можаце непасрэдна паказаць мэту сустрэчы. Многія людзі робяць памылку, расплывіста ставячы мэту сустрэчы, мяркуючы, што ўдзельнікі павінны пра гэта ведаць.

• Зрабіце сваё ўвядзенне прыемным або звязаным з працай
• Нагадайце ўдзельнікам, калі ім трэба выканаць якія-небудзь заданні або ўзяць што-небудзь з сабой на сустрэчу.

Напрыклад Прывітанне, член каманды! Я з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі на прэзентацыі новага прадукту ў наступны панядзелак.

Крок 3: падзяліцеся часам і месцазнаходжаннем

Вы павінны ўказаць дакладны час сустрэчы. Вы таксама павінны расказаць ім, як і дзе праходзіць сустрэча, асабіста або праз Інтэрнэт, і прапанаваць інструкцыі або спасылкі на платформу, калі яны ім спатрэбяцца.

• Дадайце гадзінны пояс, калі супрацоўнікі працуюць у розных частках свету
• Укажыце прыблізную працягласць сустрэчы
• Даючы інструкцыі, будзьце як мага больш падрабязнымі або прыкладвайце інструкцыі па карце

Напрыклад: Калі ласка, далучайцеся да нас у пятніцу, 6 кастрычніка, а 1:00 у зале пасяджэнняў 2 на другім паверсе ў адміністрацыйным будынку.

Крок 4: Складзіце парадак дня сустрэчы

Ахоплівайце асноўныя мэты або прапанаваны парадак дня сустрэчы. Не згадвайце падрабязнасці. Вы можаце проста пазначыць тэму і тэрміны. Для афіцыйных сустрэч вы можаце прыкласці падрабязны дакумент. Гэта асабліва карысна для дапамогі ўдзельнікам у падрыхтоўцы загадзя.

Напрыклад, вы можаце пачаць з: Мы плануем абмеркаваць..../ Мы хочам вырашыць некаторыя праблемы Або ў наступным графіку:

• 8:00-9:30: Знаёмства з праектам
• 9:30-11:30: прэзентацыі Говарда (ІТ), Нура (маркетынг) і Шарлоты (продажы)

Крок 5: Папытаеце RSVP

Патрабаванне RSVP можа дапамагчы пацвердзіць адказ ад вашых атрымальнікаў. Каб прадухіліць амбівалентнасць, пажаданы адказ і абмежаванне па часе для ўдзельнікаў, каб паведаміць вам аб сваёй прысутнасці або адсутнасці, павінны быць уключаны ў ваш электронны ліст. Такім чынам, калі вы не атрымалі іх RSVP у час, які вы рэгламентуеце, вы можаце зрабіць хуткія наступныя дзеянні.

Напрыклад: Адкажыце да [дата] на [адрас электроннай пошты ці нумар тэлефона]

Крок 6: Дадайце прафесійны подпіс электроннай пошты і брэндынг

Подпіс дзелавой электроннай пошты павінен спалучаць поўнае імя, назву пасады, назву кампаніі, кантактную інфармацыю, асабістыя сайты і іншыя адрасы з гіперспасылкамі.

Вы можаце лёгка наладзіць свой подпіс з дапамогай Gmail.

Напрыклад:

Джэсіка Мэдысан

Рэгіянальны дырэктар па маркетынгу Inco прамысловасці

555-9577-990

Ёсць маса бясплатных праграм для стварэння подпісаў электроннай пошты, якія зэканомяць ваш час і намаганні, напрыклад Мой подпіс.

Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады

Майце на ўвазе, што розныя тыпы сустрэч будуць мець розныя стандарты і стылі напісання. Звычайна мы раздзяляем электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчы ў залежнасці ад іх афіцыйнага або неафіцыйнага ўзроўню, уключаючы або выключаючы віртуальныя сустрэчы або чыстыя анлайн-сустрэчы. У гэтай частцы мы збіраем і прадстаўляем вам некаторыя тыповыя тыпы запрашэнняў на сустрэчы і шаблоны кожнага тыпу, якія шырока выкарыстоўваюцца ў лістах з запрашэннямі на дзелавыя сустрэчы.

#1. Электронны ліст з запытам на афіцыйную сустрэчу

Афіцыйны электронны ліст з запытам на сустрэчу выкарыстоўваецца для вялікіх сустрэч, якія звычайна адбываюцца адзін-тры разы на год. Гэта вялікая афіцыйная сустрэча, таму ваша электронная пошта павінна быць напісана ў афіцыйным стылі. Прыкладзеныя дадаткі патрэбныя, каб удзельнікам было больш зразумела, як удзельнічаць у сустрэчы, як знайсці месца, а таксама дэталёвы парадак дня.

Афіцыйныя сустрэчы ўключаюць:

• Нарада кіраўніцтва
• Пасяджэнне камітэта
• Пасяджэнне савета дырэктараў 
• Сход акцыянераў 
• Нарада па стратэгіі 

Прыклад 1: Акцыянераў шаблон электроннай пошты з запрашэннем

Тэма: Важна. Вы запрошаны на штогадовы агульны сход. [Time]

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Паважаныя акцыянеры,

Мы рады запрасіць вас на штогадовую Агульную асамблею, якая адбудзецца [Час], [Адрас]

Штогадовы сход акцыянераў з'яўляецца выключнай нагодай для інфармацыі, абмену і абмеркавання паміж [Назва кампаніі] і ўсе нашы акцыянеры.

Гэта таксама магчымасць выказаць сваё меркаванне і прагаласаваць, каб адыграць актыўную ролю ў прыняцці важных рашэнняў [Назва кампаніі], незалежна ад колькасці акцый, якімі вы валодаеце. На сустрэчы будуць разгледжаны наступныя асноўныя парадкі дня:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Вы знойдзеце інструкцыі аб тым, як прыняць удзел у гэтай сустрэчы, парадак дня і тэксты рэзалюцый, якія будуць прадстаўлены на ваша зацвярджэнне, у далучаным дакуменце ніжэй

Я хацеў бы падзякаваць вас ад імя праўлення за ваш уклад і вашу вернасць [Назва кампаніі] і я з нецярпеннем чакаю магчымасці вітаць вас на Сустрэчы на [Дата]

З павагай,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

Прыклад 2: Нарада па стратэгіі шаблон электроннай пошты з запрашэннем

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Тэма радка: Сустрэча маркетынгавай кампаніі па запуску праекта: 2 лютага

Ад імя [Назва кампаніі], я хацеў бы запрасіць вас прыняць удзел у дзелавой сустрэчы, якая праходзіць у [Назва канферэнц-залы, назва будынка] [Дата і час]. Сустрэча працягнецца [Працягласць].

Я рады вітаць вас на першым этапе нашага праекта, каб абмеркаваць маючую адбыцца прапанову [Падрабязнасці], і мы цэнім вашу каштоўную інфармацыю пра яе. Вось кароткі змест нашага парадку дня на гэты дзень:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Гэтую прапанову ўся наша каманда лічыць адной з самых актуальных. Для далейшай даведкі мы прыклалі да гэтага ліста дакумент з больш падрабязнай інфармацыяй, каб вам было зручна падрыхтавацца да сустрэчы загадзя.

Мы ўсе з нецярпеннем чакаем размовы з вамі, каб абмеркаваць, што яшчэ мы можам зрабіць для паспяховай рэалізацыі гэтай прапановы. Калі ласка, дасылайце любыя пытанні ці рэкамендацыі для сустрэчы раней [Крайні тэрмін] мне непасрэдна, адказаўшы на гэты ліст.

Добрага дня наперадзе.

Дзякуй вам,

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

#2. Электронны ліст з запрашэннем на нефармальную сустрэчу

З афіцыйным запрашэннем на сустрэчу па электроннай пошце, калі гэта проста сустрэча з кіраўнікамі або членамі каманды. Вам значна прасцей прыдумаць, як правільна пісаць. Вы можаце пісаць у нефармальным стылі з прыязным і радасным тонам.

Нефармальныя сустрэчы прадугледжваюць:

• Сустрэча мазгавога штурму
• Праблемная сустрэча
• навучанне
• Заездная сустрэча
• Сустрэча па стварэнні каманды
• Размовы за кавай 

Прыклад 3: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем на сустрэчу

Тэма: Тэрмінова. [Назва праекта] Абнаўлення. [Дата]

Паважаныя каманды,

Прывітанне!

Працаваць з вамі па гэтым пытанні было прыемна і цікава [Назва праекта]. Тым не менш, каб мець магчымасць эфектыўна выконваць нашы планы, я лічу, што самы час паведаміць аб дасягнутым прагрэсе, і я буду ўдзячны за магчымасць сустрэцца з вамі па адрасе [размяшчэнне] каб абмеркаваць гэтае пытанне далей на [Дата і час].

Я таксама прыклаў спіс усіх парадкаў дня, якія мы павінны абмеркаваць. Не забудзьцеся падрыхтаваць справаздачу аб выкананні задання. Калі ласка, выкарыстоўвайце гэта [Спасылка] каб паведаміць мне, ці зможаце вы паспець.

Калі ласка, напішыце мне сваё пацвярджэнне як мага хутчэй.

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

Прыклад 4: Каманда буШаблон электроннага ліста з запрашэннем

Паважаныя члены каманды,

Паведамляю вам, што [Назва аддзела] арганізуе а Сустрэча па стварэнні каманды для ўсіх нашых супрацоўнікаў членаў на [Дата і час]

Для далейшага прафесійнага развіцця вельмі важна, каб мы раслі разам, і гэта можа адбыцца толькі ў тым выпадку, калі мы працуем у камандзе, каб нашы навыкі і таленты можна было выкарыстоўваць для павышэння прадукцыйнасці. Таму наш аддзел штомесяц праводзіць розныя мерапрыемствы па стварэнні каманды.

Калі ласка, прыходзьце і далучайцеся да мерапрыемства, каб мы маглі пачуць ваш голас аб тым, як мы можам палепшыць, каб аказаць вам лепшую падтрымку. Таксама будзе некалькі камандныя гульні а таксама напоі і лёгкія закускі будуць прадастаўлены кампаніяй.

Мы з нецярпеннем чакаем вясёлых момантаў на гэтым мерапрыемстве па стварэнні каманды, якое было арганізавана, каб дапамагчы кожнаму з нас расці. Калі вы лічыце, што не можаце прыняць удзел у гэтай сустрэчы, калі ласка, паведаміце [Імя каардынатара] at [Нумар тэлефона]

З павагай,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

#3. Электронная пошта з запрашэннем запрошанага дакладчыка

Электроннае паведамленне з запрашэннем запрошанага дакладчыка павінна ўтрымліваць інфармацыю, якая мае дачыненне да сустрэчы і магчымасці выступлення. Вельмі важна, каб дакладчык ведаў, якім чынам ён можа ўнесці свой уклад у ваша мерапрыемства і якія перавагі ён можа атрымаць, каб стаць часткай вашага мерапрыемства.

Прыклад 5: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем дакладчыка

Дарагі [Дакладчык],

Мы спадзяемся, што гэта паведамленне знойдзе вас добра! Сёння мы прапануем вам фантастычную магчымасць паразважаць. Мы хацелі б папрасіць вас быць нашым ганаровым спікерам [Назва сустрэчы], падзея, прысвечаная [Апісанне мэты і аўдыторыі вашага мерапрыемства]. Усё [Назва сустрэчы] каманда натхнёная вашымі дасягненнямі і лічыць, што вы станеце ідэальным экспертам для нашай аўдыторыі прафесіяналаў-аднадумцаў.

[Назва сустрэчы] адбудзецца ў [Месца правядзення, уключаючы горад і штат] on [Даты]. Чакаецца, што наша мерапрыемства пройдзе каля [Прыблізная колькасць удзельнікаў#]. Наша мэта складаецца ў тым, каб [Мэты сустрэчы].

Мы лічым, што вы цудоўны прамоўца, і ваш голас будзе важным дадаткам да гэтай размовы, улічваючы вашу вялікую працу ў [Сфера ведаў]. Вы можаце прадставіць свае ідэі працягласцю да [Працягласць] хвілін, якія адносяцца да вобласці [Тэма сустрэчы]. Вы можаце адправіць сваю прапанову да [дэдлайн], перайшоўшы па [спасылцы], каб наша каманда магла выслухаць вашы ідэі і загадзя вызначыць дэталі вашага выступу.

У любым выпадку, калі вы не можаце прысутнічаць, мы сціпла просім вас звязацца з намі праз [спасылку]. Дзякуй за ваш час і ўвагу, мы з нецярпеннем чакаем ад вас станоўчага адказу.

лепшы,
[Імя]
[Пасада]
[Кантактная інфармацыя]
[Адрас вэб-сайта кампаніі]

#4. Запрашэнне на вэбінар па электроннай пошце

У сучасных тэндэнцыях усё больш і больш людзей арганізоўваюць онлайн-сустрэчы, паколькі гэта эканомія часу і сродкаў, асабліва для каманд, якія працуюць на адлегласці. Калі вы карыстаецеся канферэнц-платформамі, ёсць добра наладжаныя запрашэнні, якія непасрэдна адпраўляюцца вашаму ўдзельніку перад пачаткам сустрэчы, напрыклад, шаблон электроннага ліста з запрашэннямі Zoom. Для віртуальнага вебинара вы можаце звярнуцца да наступнага прыкладу.

падказкі: Выкарыстоўвайце такія ключавыя словы, як «Віншуем», «Хутка», «Ідэальна», «Абнаўленне», , «Даступна», «У рэшце рэшт», «Лепшы», «Спецыяльны», «Далучайцеся да нас», «Бясплатна» і г.д.

Прыклад 6: Шаблон электроннай пошты запрашэння на вебинар

Тэма: Віншуем! Вас запрашаюць на [Назва вебінара]

Дарагі [Імя_кандыдата],

[Назва кампаніі] вельмі рады арганізаваць вэбінар для [Тэма вебинара] на [дата] у [час], з мэтай [[Мэты вебинара]

Гэта будзе добрая магчымасць для вас атрымаць велізарныя перавагі ад запрошаных вамі экспертаў у галіне [тэмы вэбінараў] і атрымаць бясплатныя падарункі. Наша каманда з вялікім энтузіязмам чакае вашу прысутнасць.

Заўвага: гэты вэбінар абмежаваны [Колькасць людзей]. Каб захаваць сваё месца, зарэгіструйцеся [Спасылка], і не саромейцеся падзяліцца ім з сябрамі. 

Я спадзяюся ўбачыць вас там!

Добрага дня,

[Ваша імя]

[Подпіс]

Bottom Line

На шчасце, у Інтэрнэце ёсць шмат даступных шаблонаў запрашэнняў на дзелавыя сустрэчы, якія вы можаце наладзіць і адправіць сваім удзельнікам за лічаныя секунды. Не забудзьцеся захаваць некаторыя ў вашым воблаку, каб вы маглі падрыхтаваць электронную пошту з ідэальным тэкстам, асабліва ў выпадку тэрміновасці.

Калі вы таксама шукаеце іншыя рашэнні для вашага бізнесу, вы можаце знайсці AhaSlides з'яўляецца добрым інструментам для прэзентацый са шматлікімі дзіўнымі функцыямі для падтрымкі вэб-семінараў, мерапрыемстваў па стварэнні каманды, канферэнцый і г.д.

Часта задаюць пытанні

Ref: Сапраўды | Шэрпаны