Запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце | Лепшыя парады, прыклады і шаблоны (100% бясплатна)

Сустрэчы могуць быць важным элементам эфектыўнасці каманды, каардынацыі і адзінства. Многія кампаніі праводзяць сустрэчы хаця б раз на тыдзень, гэта можа быць нефармальная сустрэча, каб проста пагутарыць са сваімі супрацоўнікамі, або больш фармальная сустрэча праўлення для абмеркавання будучага плана кампаніі і гадавой справаздачы. Адміністрацыйныя службовыя асобы або кіраўнікі абавязаны рассылаць запрашэнні на сустрэчы ўдзельнікам або гасцям.

Запрашэнне на сустрэчу важна для эфектыўнага і бесперабойнага правядзення афіцыйных сустрэч. Існуе мноства спосабаў адпраўкі запрашэнняў на сустрэчу. У гэтым артыкуле мы сканцэнтраваны на барацьбе з электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчу, самы зручны і папулярны спосаб запрасіць людзей прыняць удзел у вашых сустрэчах.

Змест

• Што такое электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу?
• Чаму важны электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу?
• Напішыце запрашэнне на сустрэчу па электроннай пошце крок за крокам
• Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады
• Bottom Line

Хуткія шаблоны сустрэч з AhaSlides

Што такое электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу?

Ключавая частка дзелавой актыўнасці — гэта пісьмовае паведамленне з дэманстрацыяй мэты сустрэчы і просьбай далучыцца да сустрэчы ў пэўную дату і месца, а таксама больш падрабязныя ўкладанні пры неабходнасці. Запрашэнне на сустрэчу можа быць напісана ў фармальным або нефармальным стылі ў залежнасці ад характарыстык сустрэч. Запрашэнне павінна быць напісана ў адпаведным тоне і стылі, каб адпавядаць этыкету дзелавой электроннай пошты.

Аднак не блытайце ліст з запрашэннем на сустрэчу і ліст з запытам на сустрэчу. Асноўнае адрозненне паміж гэтымі лістамі заключаецца ў тым, што ліст з запрашэннем на сустрэчу мае на мэце прызначыць сустрэчу з кімсьці, а ліст з запрашэннем на сустрэчу мае на мэце запрасіць вас на сустрэчу ў абвешчаныя даты і месца.

Чаму важны электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу?

Выкарыстанне запрашэнняў па электроннай пошце прыносіць шмат пераваг. Перавагі запрашэнняў па электроннай пошце пералічаны ніжэй:

• Ён падключаецца непасрэдна да календароў. Калі атрымальнікі прымаюць запрашэнне, яно дадаецца назад у іх дзелавы каляндар, і вы атрымаеце напамін, як і пра іншыя падзеі, адзначаныя ў календары.
• Гэта зручна і хутка. Вашы атрымальнікі могуць атрымаць ліст адразу пасля таго, як вы націснеце кнопку адпраўкі. Калі адрас электроннай пошты памылковы, вы можаце атрымаць аб'яву прама да атрымальніка і хутка перайсці да далейшых рашэнняў.
• Гэта эканомія часу. Вы можаце адпраўляць групавыя электронныя лісты з тысячамі адрасоў электроннай пошты адначасова.
• Гэта эканоміць грошы. Вам не трэба марнаваць цэлае выдаткаванне на рассылку.
• Ён можа быць згенераваны непасрэдна з вашай пераважнай платформы вебинара. Калі ў вас не сустрэча тварам да твару, вашым першым выбарам, верагодна, будзе Zoom, Microsoft Teams, ці нешта эквівалентнае. Калі RSVP пацверджаны, усе спасылкі і тэрміны сінхранізуюцца па электроннай пошце, так што ўдзельнік можа пазбегнуць блытаніны з іншымі падзеямі.

Гэта факт, што штодня адпраўляюцца мільярды электронных лістоў, і многія з іх з'яўляюцца спамам. Кожны выкарыстоўвае хаця б адзін адрас электроннай пошты для абмену важнымі паведамленнямі па працы, пакупках, сустрэчах і г.д. Аднак, паколькі вам даводзіцца чытаць тоны лістоў штодня, не дзіўна, што часам вы сутыкаецеся з з'явай "стомленасці ад электроннай пошты". Такім чынам, дастаўка добрага электроннага запрашэння можа пазбегнуць непатрэбных непаразуменняў або невуцтва з боку атрымальнікаў.

Напішыце электроннае паведамленне з запрашэннем на сустрэчу крок за крокам

Добрая электронная пошта з запрашэннем на сустрэчу вельмі важная і, як правіла, гэта ўплывае на дастаўка па электроннай пошце стаўка.

Існуюць этыкетныя правілы і прынцыпы, якіх павінен прытрымлівацца кожны, каб напісаць электронны ліст з запрашэннем на дзелавую сустрэчу і праявіць павагу да атрымальнікаў. Вы можаце даведацца, як напісаць стандартны электронны ліст з запрашэннем на сустрэчу, выканаўшы наступныя дзеянні:

Крок 1: Напішыце моцную тэму

Гэта факт, што 47% атрымальнікаў электроннай пошты чытаюць лісты з выразнай і лаканічнай тэмай. Першае ўражанне важнае. Гэта можа даць атрымальнікам пачуццё тэрміновасці або важнасці, што прывядзе да больш высокага ўзроўню адкрыцця.

• Каротка, мэтанакіравана. Будзьце фактычнымі, а не загадкавымі.
• Вы можаце папрасіць пацверджанне наведвання ў тэме ў якасці знака тэрміновасці.
• Або дадайце тон пачуццяў, напрыклад, не забывайце пра важнасць, тэрміновасць,...
• Дадайце час, калі вы хочаце падкрэсліць праблему, якая залежыць ад часу 

Напрыклад: «Сустрэча 4/12: мазгавы штурм па праекце» або «Важна. Калі ласка, адкажыце: сустрэча па стратэгіі новага прадукту 10/6»

Крок 2: Пачніце з кароткага ўвядзення

У самым першым радку нядрэнна расказаць пра тое, хто вы, якую пасаду займаеце ў арганізацыі і чаму вы звяртаецеся да іх. Тады вы можаце непасрэдна паказаць мэту сустрэчы. Многія людзі робяць памылку, расплывіста ставячы мэту сустрэчы, мяркуючы, што ўдзельнікі павінны пра гэта ведаць.

• Зрабіце сваё ўвядзенне прыемным або звязаным з працай
• Нагадайце ўдзельнікам, калі ім трэба выканаць якія-небудзь заданні або ўзяць што-небудзь з сабой на сустрэчу.

НапрыкладПрывітанне, член каманды, я з нецярпеннем чакаю сустрэчы з вамі на прэзентацыі новага прадукту ў наступны панядзелак.

Крок 3: падзяліцеся часам і месцазнаходжаннем

Вы павінны ўказаць дакладны час сустрэчы. Вы таксама павінны расказаць ім, як і дзе праходзіць сустрэча, асабіста або праз Інтэрнэт, і прапанаваць інструкцыі або спасылкі на платформу, калі яны ім спатрэбяцца.

• Дадайце гадзінны пояс, калі супрацоўнікі працуюць у розных частках свету
• Укажыце прыблізную працягласць сустрэчы
• Даючы ўказанні, будзьце максімальна падрабязнымі або далучыце карту-інструкцыю

НапрыкладКалі ласка, далучайцеся да нас у пятніцу, 6 кастрычніка, а 1:00 у пакой для пасяджэнняў № 2 на другім паверсе адміністрацыйнага будынка.

Крок 4: Складзіце парадак дня сустрэчы

Ахапіце ключавыя мэты або прапанаваны парадак дня сустрэчы. Не згадвайце падрабязнасці. Можна проста пазначыць тэму і графік. Для афіцыйных сустрэч можна далучыць падрабязны дакумент. Гэта асабліва карысна, каб дапамагчы ўдзельнікам падрыхтавацца загадзя.

Напрыклад, можна пачаць з: Мы плануем абмеркаваць..../ Мы хочам вырашыць некаторыя з праблем або наступным чынам:

• 8:00-9:30: Знаёмства з праектам
• 9:30-11:30: прэзентацыі Говарда (ІТ), Нура (маркетынг) і Шарлоты (продажы)

Крок 5: Папытаеце RSVP

Патрабаванне RSVP можа дапамагчы пацвердзіць адказ ад вашых атрымальнікаў. Каб прадухіліць амбівалентнасць, пажаданы адказ і абмежаванне па часе для ўдзельнікаў, каб паведаміць вам аб сваёй прысутнасці або адсутнасці, павінны быць уключаны ў ваш электронны ліст. Такім чынам, калі вы не атрымалі іх RSVP у час, які вы рэгламентуеце, вы можаце зрабіць хуткія наступныя дзеянні.

Напрыклад: Адкажыце да [дата] на [адрас электроннай пошты ці нумар тэлефона]

Крок 6: Дадайце прафесійны подпіс электроннай пошты і брэндынг

Подпіс у дзелавой электроннай пошце павінен утрымліваць поўнае імя, пасаду, назву кампаніі, кантактную інфармацыю, асабістыя сайты і іншыя адрасы з гіперспасылкамі.

Вы можаце лёгка наладзіць свой подпіс з дапамогай Gmail.

Напрыклад:

Джэсіка Мэдысан

Рэгіянальны дырэктар па маркетынгу Inco прамысловасці

555-9577-990

Існуе мноства бясплатных канструктараў подпісаў электроннай пошты, якія эканомяць ваш час і намаганні, напрыклад, Мой подпіс.

Тыпы запрашэння на сустрэчу па электроннай пошце і прыклады

Майце на ўвазе, што розныя тыпы сустрэч будуць мець розныя стандарты і стылі напісання. Звычайна мы раздзяляем электронныя лісты з запрашэннямі на сустрэчы ў залежнасці ад іх афіцыйнага або неафіцыйнага ўзроўню, уключаючы або выключаючы віртуальныя сустрэчы або чыстыя анлайн-сустрэчы. У гэтай частцы мы збіраем і прадстаўляем вам некаторыя тыповыя тыпы запрашэнняў на сустрэчы і шаблоны кожнага тыпу, якія шырока выкарыстоўваюцца ў лістах з запрашэннямі на дзелавыя сустрэчы.

#1. Электронны ліст з запытам на афіцыйную сустрэчу

Афіцыйны ліст з запытам на сустрэчу выкарыстоўваецца для буйных сустрэч, якія звычайна праводзяцца адзін-тры разы на год. Гэта вялікая афіцыйная сустрэча, таму ваш ліст павінен быць напісаны ў фармальным стылі. Дадаткі патрэбныя, каб удзельнікам было больш зразумела, як удзельнічаць у сустрэчы, як знайсці месца правядзення і падрабязна растлумачыць парадак дня.

Афіцыйныя сустрэчы ўключаюць:

• Нарада кіраўніцтва
• Пасяджэнне камітэта
• Пасяджэнне савета дырэктараў 
• Сход акцыянераў 
• Нарада па стратэгіі 

Прыклад 1: Акцыянераў шаблон электроннай пошты з запрашэннем

Тэма: Важна. Вы запрошаны на штогадовы агульны сход. [Time]

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Паважаныя акцыянеры,

Мы рады запрасіць вас на штогадовую Агульную асамблею, якая адбудзецца [Час], [Адрас]

Штогадовы сход акцыянераў з'яўляецца выключнай нагодай для інфармацыі, абмену і абмеркавання паміж [Назва кампаніі] і ўсе нашы акцыянеры.

Гэта таксама магчымасць выказаць сваё меркаванне і прагаласаваць, каб адыграць актыўную ролю ў прыняцці важных рашэнняў [Назва кампаніі], незалежна ад колькасці акцый, якімі вы валодаеце. На сустрэчы будуць разгледжаны наступныя асноўныя парадкі дня:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Вы знойдзеце інструкцыі аб тым, як прыняць удзел у гэтай сустрэчы, парадак дня і тэксты рэзалюцый, якія будуць прадстаўлены на ваша зацвярджэнне, у далучаным дакуменце ніжэй

Я хацеў бы падзякаваць вас ад імя праўлення за ваш уклад і вашу вернасць [Назва кампаніі] і я з нецярпеннем чакаю магчымасці вітаць вас на Сустрэчы на [Дата]

З найлепшымі пажаданнямі,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

Прыклад 2: Нарада па стратэгіі шаблон электроннай пошты з запрашэннем

[Імя атрымальніка]

[Назва кампаніі]

[Пасада]

[Адрас кампаніі]

[Дата]

Тэма радка: Сустрэча маркетынгавай кампаніі па запуску праекта: 2 лютага

Ад імя [Назва кампаніі], я хацеў бы запрасіць вас прыняць удзел у дзелавой сустрэчы, якая праходзіць у [Назва канферэнц-залы, назва будынка] [Дата і час]. Сустрэча працягнецца [Працягласць].

Я рады вітаць вас на першым этапе нашага праекта, каб абмеркаваць маючую адбыцца прапанову [Падрабязнасці], і мы цэнім вашу каштоўную інфармацыю пра яе. Вось кароткі змест нашага парадку дня на гэты дзень:

Парадак дня 1:

Парадак дня 2:

Парадак дня 3:

Парадак дня 4:

Уся наша каманда лічыць гэтую прапанову адной з найважнейшых. Для вашага далейшага азнаямлення мы далучылі да гэтага ліста дакумент з больш падрабязнай інфармацыяй, каб вы маглі загадзя падрыхтавацца да сустрэчы.

Мы ўсе з нецярпеннем чакаем размовы з вамі, каб абмеркаваць, што яшчэ мы можам зрабіць, каб гэтая прапанова паспяхова працавала. Калі ласка, дасылайце любыя пытанні ці рэкамендацыі для сустрэчы да пачатку. [Крайні тэрмін] мне непасрэдна, адказаўшы на гэты ліст.

Добрага дня наперадзе.

Дзякуй вам,

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Назва пасады]

[Назва кампаніі]

[Адрас і вэб-сайт кампаніі]

#2. Электронны ліст з запрашэннем на нефармальную сустрэчу

Афіцыйны ліст з запрашэннем на сустрэчу — гэта проста сустрэча з супрацоўнікамі ніжэйшага звяна кіраўніцтва або членамі каманды. Вам значна прасцей прыдумаць, як правільна пісаць. Вы можаце пісаць у нефармальным стылі з прыязным і радасным тонам.

Нефармальныя сустрэчы прадугледжваюць:

• Сустрэча мазгавога штурму
• Праблемная сустрэча
• навучанне
• Заездная сустрэча
• Сустрэча па стварэнні каманды
• Размовы за кавай 

Прыклад 3: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем на сустрэчу

Тэма: Тэрмінова. [Назва праекта] Абнаўлення. [Дата]

Паважаныя каманды,

Прывітанне!

Працаваць з вамі па гэтым пытанні было прыемна і цікава [Назва праекта]. Тым не менш, каб мець магчымасць эфектыўна выконваць нашы планы, я лічу, што самы час паведаміць аб дасягнутым прагрэсе, і я буду ўдзячны за магчымасць сустрэцца з вамі па адрасе [размяшчэнне] каб абмеркаваць гэтае пытанне далей на [Дата і час].

Я таксама прыклаў спіс усіх парадкаў дня, якія мы павінны абмеркаваць. Не забудзьцеся падрыхтаваць справаздачу аб выкананні задання. Калі ласка, выкарыстоўвайце гэта [Спасылка] каб паведаміць мне, ці зможаце вы паспець.

Калі ласка, напішыце мне сваё пацвярджэнне як мага хутчэй.

Цёплыя адносіны,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

Прыклад 4: Каманда буШаблон электроннага ліста з запрашэннем

Паважаныя члены каманды,

Паведамляю вам, што [Назва аддзела] арганізуе а Сустрэча па стварэнні каманды для ўсіх нашых супрацоўнікаў членаў на [Дата і час]

Для далейшага прафесійнага развіцця вельмі важна, каб мы раслі разам, і гэта можа адбыцца толькі ў тым выпадку, калі мы працуем у камандзе, каб нашы навыкі і таленты можна было выкарыстоўваць для павышэння прадукцыйнасці. Таму наш аддзел штомесяц праводзіць розныя мерапрыемствы па стварэнні каманды.

Калі ласка, прыходзьце і далучайцеся да мерапрыемства, каб мы маглі пачуць ваш голас аб тым, як мы можам палепшыць, каб аказаць вам лепшую падтрымку. Таксама будзе некалькі гульні на камандны лад жыцця, а кампанія прадаставіць лёгкія закускі.

Мы з нецярпеннем чакаем цікавых хвілін на гэтым мерапрыемстве па ўмацаванні каманды, якое арганізавана, каб дапамагчы кожнаму з нас развівацца. Калі вы лічыце, што не можаце прыняць удзел у гэтай сустрэчы, калі ласка, паведаміце нам [Імя каардынатара] at [Нумар тэлефона]

З павагай,

[Імя]

[Пасада]

[Назва кампаніі]

#3. Электронная пошта з запрашэннем запрошанага дакладчыка

У электронным лісце з запрашэннем да запрошанага дакладчыка павінна быць інфармацыя, якая мае дачыненне да дакладчыка да сустрэчы і магчымасці выступіць. Вельмі важна, каб дакладчык ведаў, як ён можа ўнесці свой уклад у ваша мерапрыемства і якія перавагі ён можа атрымаць ад удзелу ў ім.

Прыклад 5: Шаблон электроннага ліста з запрашэннем дакладчыка

Дарагі [Дакладчык],

Мы спадзяемся, што гэта паведамленне знойдзе вас добра! Сёння мы прапануем вам фантастычную магчымасць паразважаць. Мы хацелі б папрасіць вас быць нашым ганаровым спікерам [Назва сустрэчы], падзея, прысвечаная [Апісанне мэты і аўдыторыі вашага мерапрыемства]. Усё [Назва сустрэчы] каманда натхнёная вашымі дасягненнямі і лічыць, што вы станеце ідэальным экспертам для нашай аўдыторыі прафесіяналаў-аднадумцаў.

[Назва сустрэчы] адбудзецца ў [Месца правядзення, уключаючы горад і штат] on [Даты]. Чакаецца, што наша мерапрыемства пройдзе каля [Прыблізная колькасць удзельнікаў#]. Наша мэта складаецца ў тым, каб [Мэты сустрэчы].

Мы лічым, што вы выдатны прамоўца, і ваш голас стане важным дадаткам да гэтай размовы, улічваючы вашу шырокую працу ў [Сфера экспертызы]. Вы можаце разгледзець магчымасць прэзентацыі сваіх ідэй працягласцю да [Працягласць] хвілін, якія адносяцца да гэтай галіны. [Тэма сустрэчы]. Вы можаце адправіць сваю прапанову да [дэдлайн], перайшоўшы па [спасылцы], каб наша каманда магла выслухаць вашы ідэі і загадзя вызначыць дэталі вашага выступу.

У любым выпадку, калі вы не можаце прысутнічаць, мы просім вас звязацца з намі праз [спасылка]. Дзякуй за ваш час і ўвагу, мы з нецярпеннем чакаем вашага станоўчага адказу.

лепшы,
[Імя]
[Пасада]
[Кантактная інфармацыя]
[Адрас вэб-сайта кампаніі]

#4. Запрашэнне на вэбінар па электроннай пошце

У сучасных умовах усё больш людзей праводзяць анлайн-сустрэчы, бо гэта эканоміць час і грошы, асабліва для каманд, якія працуюць дыстанцыйна. Калі вы карыстаецеся канферэнц-платформамі, існуюць добра наладжвальныя запрашальныя паведамленні, якія адпраўляюцца непасрэдна вашаму ўдзельніку перад пачаткам сустрэчы, напрыклад, шаблон электроннага ліста з запрашэннем у Zoom. Для віртуальнага вэбінара вы можаце звярнуцца да наступнага прыкладу.

падказкі: Выкарыстоўвайце такія ключавыя словы, як «Віншуем», «Хутка», «Ідэальна», «Абнаўленне», , «Даступна», «У рэшце рэшт», «Лепшы», «Спецыяльны», «Далучайцеся да нас», «Бясплатна» і г.д.

Прыклад 6: Шаблон электроннай пошты запрашэння на вебинар

Тэма: Віншуем! Вас запрашаюць на [Назва вебінара]

Дарагі [Імя_кандыдата],

[Назва кампаніі] вельмі рады арганізаваць вэбінар для [Тэма вебинара] на [дата] у [час], з мэтай [[Мэты вебинара]

Гэта будзе добрая магчымасць для вас атрымаць велізарныя перавагі ад запрошаных вамі экспертаў у галіне [тэмы вэбінараў] і атрымаць бясплатныя падарункі. Наша каманда з вялікім энтузіязмам чакае вашу прысутнасць.

Заўвага: гэты вэбінар абмежаваны [Колькасць людзей]. Каб захаваць сваё месца, зарэгіструйцеся [Спасылка], і не саромейцеся падзяліцца ім з сябрамі. 

Я спадзяюся ўбачыць вас там!

Добрага дня,

[Ваша імя]

[Подпіс]

Bottom Line

На шчасце, у Інтэрнэце ёсць шмат даступных шаблонаў запрашэнняў на дзелавыя сустрэчы, якія вы можаце наладзіць і адправіць сваім удзельнікам за лічаныя секунды. Не забудзьцеся захаваць некаторыя ў вашым воблаку, каб вы маглі падрыхтаваць электронную пошту з ідэальным тэкстам, асабліва ў выпадку тэрміновасці.

Дапусцім, вы таксама шукаеце іншыя рашэнні для свайго бізнесу. У гэтым выпадку Вы можаце выявіць, што AhaSlides - гэта добры інструмент для прэзентацый з мноствам цудоўных функцый для падтрымкі вашых вэбінараў, мерапрыемстваў па стварэнні каманды, канферэнцый і іншага.

Questions fréquemment posées

Ref: Сапраўды | Шэрпаны