Какво е диаграма на Гант | Най-доброто ръководство + 7 най-добри софтуера за диаграма на Гант

Диаграмите на Гант изглеждат като някакъв таен код за управление на проекти, който само професионалистите разбират.

Но не се страхувайте – те всъщност са доста прости, след като декодирате как работят.

Ще ви обясним всичко, отговаряйки на вашите въпроси от това какво е диаграма на Гант до това как да я използвате ефективно във вашия проект.

Съдържание

• Какво е диаграма на Гант
• За какво се използва диаграмата на Гант?
• Как изглежда диаграмата на Гант?
• Какво е общото между диаграмите на Гант и диаграмите на Перт?
• Как да си направим диаграма на Гант
• Софтуер за диаграма на Гант
  • #1 – Microsoft Project
  • #2 – Microsoft Excel
  • #3 – GanttProject
  • #4 – SmartDraw
  • #5 – Trello
  • #6 – TeamGantt
  • #7 – Асана
• Какво представляват примерите за диаграма на Гант?
• Takeaways
• Често задавани въпроси

Какво е диаграма на Гант

Диаграмата на Гант е основно диаграма, която очертава времевата линия за вашия проект.

Той показва началната и крайната дата за всяка задача, заедно със зависимостите между задачите, за да сте сигурни, че всичко се изпълнява в правилния ред. Ясно и просто.

Диаграмите на Гант имат няколко ключови части:

• Списъкът със задачи: Всяка задача във вашия проект получава свой собствен ред в диаграмата.
• Времева линия: Диаграмата съдържа хоризонтална ос, маркираща периоди от време – обикновено дни, седмици или месеци.
• Начални и крайни дати: Всяка задача получава лента, показваща кога започва и завършва по времевата линия.
• Зависимости: Връзките показват дали една задача трябва да бъде завършена, преди друга да може да започне.

За какво се използва диаграмата на Гант?

Има няколко причини, поради които използването на диаграма на Гант е добро за управление на проекти:

• Той осигурява ясно визуално представяне на графика на проекта. Възможността да видите задачите, продължителността, зависимостите и етапите, изложени визуално, улеснява разбирането на пълния график с един поглед.

• Помага за ранно идентифициране на проблеми с планирането. Гледайки диаграмата на Гант, можете да забележите потенциални тесни места, припокриване на критични задачи или пропуски във времевата линия, които могат да причинят забавяния. След това можете да направите корекции, за да избегнете проблеми.

• Той помага да се съобщи графикът на заинтересованите страни. Като споделяте диаграмата на Гант, вие давате на съотборниците и клиентите лесен начин да видят времевата линия, собствениците на задачи, зависимостите и планираните етапи. Това насърчава прозрачността и отчетността.

• Това прави проследяването на напредъка ясно. Докато актуализирате диаграмата на Гант, за да показвате завършени задачи, текущи задачи и всякакви промени, диаграмата предоставя „с един поглед“ изглед на състоянието на проекта за вас и другите членове на екипа.

• Помага за ефективно управление на ресурсите. Когато задачите със зависимости от ресурси са изложени визуално, можете да оптимизирате използването на хора, оборудване и други активи през цялата времева линия.

• Позволява планиране на сценарий какво-ако. Като правите промени в продължителността на задачите, зависимостите и последователностите в диаграмата на Гант, можете да моделирате различни сценарии, за да определите най-добрия план на проекта, преди да го приложите реално.

Как изглежда диаграмата на Гант?

Диаграмата на Гант визуално начертава задачи върху времева линия. Обикновено включва:

• Списък със задачи по лявата вертикална ос. Всяка задача получава свой собствен ред.

• Хоризонтална времева скала в долната част, обикновено показваща стъпки като дни, седмици или месеци.

• За всяка задача, лента, обхващаща от планираната начална дата до крайната дата. Дължината на лентата показва планираната продължителност на задачата.

• Зависимостите между задачите се показват с линии или стрелки, свързващи задачи. Това показва кои задачи трябва да бъдат изпълнени, преди другите да започнат.

• Основните етапи са обозначени с вертикални линии или икони на конкретни дати. Те отбелязват важни контролни точки или крайни дати.

• Ресурсите, присвоени на всяка задача, могат да бъдат показани в лентите на задачите или в отделна колона.

• Действителният напредък понякога се показва чрез хеширане, засенчване или цветно кодиране на части от лентите на задачите, представящи свършената работа.

Какво е общото между диаграмите на Гант и диаграмите на Перт?

Диаграми на Гант и PERT диаграми:

• Са инструменти за планиране и управление на проекти.

• Визуално представяне на график на проекта със задачи, етапи и продължителност.

• Помогнете да идентифицирате рисковете, зависимостите и потенциалните проблеми в плана на проекта.

• Може да се актуализира, за да отразява напредъка на задачата и промените в графика.

• Съдействие при разпределяне и проследяване на използването на ресурси.

• Улесняване на мониторинга на състоянието и изпълнението на проекта.

• Подобрете комуникацията чрез предоставяне на ясно визуално представяне на графика и състоянието на проекта.

Основните разлики между диаграмите на Гант и PERT диаграмите са:

Диаграми на Гант:

• Показване на планираните начални и крайни дати на всяка задача.
• Съсредоточете се повече върху планирането и графика на задачите.
• Използвайте прост формат на стълбовидна диаграма.

Диаграми на PERT:

• Изчислете очакваната продължителност на дадена задача въз основа на оптимистични, песимистични и най-вероятни оценки.
• Съсредоточете се повече върху логическата мрежа, която определя последователността на задачите.
• Използвайте формат на диаграма с възли и стрелки, който показва зависимостите и логиката между задачите.

В обобщение, както диаграмите на Гант, така и диаграмите PERT имат за цел да моделират и визуализират график на проекта. Те помагат при планирането, проследяването на напредъка и комуникацията. Но диаграмите на Гант се фокусират повече върху времевата линия и графика на задачите, докато PERT диаграмите се фокусират повече върху логиката и зависимостите между задачите, за да определят очакваната продължителност.

Как да си направим диаграма на Гант

Създаването на вашата диаграма на Гант в електронна таблица позволява лесно проследяване, актуализиране и планиране на сценарии „какво ако“ с напредването на вашия проект.

Ето стъпките за създаване на основна диаграма на Гант в управлението на проекти:

#1 – Избройте всички задачи, необходими за завършване на вашия проект. Разделете по-големите задачи на по-малки, по-управляеми подзадачи.

#2 – Оценете продължителността на всяка задача във времеви единици, подходящи за вашия проект (дни, седмици, месеци и т.н.). Помислете за зависимостите между задачите.

#3 – Задайте собственици и/или ресурси за всяка задача. Идентифицирайте всички споделени ресурси с противоречиви зависимости на задачи.

#4 – Определете началната и крайната дата за вашия проект. Изчислете началните дати на задачите въз основа на зависимости.

#5 – Създайте таблица или електронна таблица с колони за:

• Име на задачата
• Продължителност на задачата
• Начална дата
• Крайна дата
• Присвоен(и) ресурс(и).
• % завършено (по избор)
• Зависимости на задачи (по избор)

#6 – Начертайте задачите на вашата времева линия с ленти, обхващащи от начална до крайна дата.

#7 – Добавяне на визуални представяния на зависимости между задачи с помощта на стрелки или линии.

#8 – Маркирайте важни етапи на вашата времева линия с помощта на икони, засенчване или вертикални линии.

#9 – Периодично актуализирайте своята диаграма на Гант, когато задачите са завършени, продължителността се променя или зависимостите се изместват. Коригирайте лентите на задачите и зависимостите според нуждите.

#10 – Добавете колона за % завършеност или напредък и я попълвайте с течение на времето, за да посочите състоянието на проекта с един поглед.

#11 – Използвайте визуалната времева линия, за да идентифицирате проблеми с планирането, конфликти с ресурси или рискове, които биха могли да причинят забавяния. Направете корекции, за да подобрите проектния си план проактивно.

Софтуер за диаграма на Гант

С толкова много опции на пазара, това са тези, които хващат окото ни с техните многостранни функции и неусложнен интерфейс. Всеки от вашия почти пенсиониран шеф до новия стажант може лесно да вижда, създава и проследява диаграмата на Гант.

#1 – Microsoft Project

• Пълнофункционално приложение за управление на проекти.
• Улеснява създаването и редактирането на таблици за задачи, ресурси, задачи и дати в календара.
• Автоматично генерира диаграма на Гант въз основа на таблични данни.
• Позволява критичен път, крайни срокове, изравняване на ресурси и други разширени функции.
• Интегрира се с Excel, Outlook и SharePoint за съвместна работа по проекти.
• Изисква закупуване на месечен или годишен абонамент.

#2 – Microsoft Excel

• Вграден софтуер за електронни таблици, който идва с основни шаблони за диаграма на Гант.
• Лесно е просто да въведете подробности за задачата в таблица и да генерирате диаграма от това.
• Много безплатни или евтини добавки за диаграма на Гант с повече шаблони и функции.
• Познат интерфейс за повечето хора.
• Ограничени възможности за управление на проекти извън основните диаграми на Гант.

#3 – GanttProject

• Приложение за управление на проекти с отворен код, предназначено специално за диаграми на Гант.
• Има функции за описване на задачи, присвояване на ресурси, проследяване на напредъка и генериране на отчети.
• Позволява повтаряне на задачи, зависимости на задачи и изчисляване на критичния път.
• Интерфейсът може да е по-малко интуитивен за някои.
• Липсва интеграция с друг софтуер и функции за сътрудничество.
• Безплатно за изтегляне и използване.

#4 – SmartDraw

• Включва професионално проектирани шаблони за диаграми на Гант.
• Има функции за автоматично създаване на времева линия, редактиране с плъзгане и пускане и зависимости на задачи.
• Интегрира се с Microsoft Office за обмен на файлове и данни.
• Сравнително лесен за използване интерфейс.
• Изисква платен абонамент, но предлага безплатен 30-дневен пробен период.

#5 – Trello

• Инструмент за управление на проекти в стил Kanban.
• Добавете задачи като „карти“, които можете да плъзгате и подреждате визуално върху времева линия.
• Преглеждайте задачи в множество времеви хоризонти от седмици до месеци.
• Задайте членове и крайни дати на картите.
• Основен по отношение на справяне със зависимости между задачи, управление на ресурси и използване на активи и проследяване на напредъка към етапи.

#6 – TeamGantt

• Всичко-в-едно решение, специално за управление на проекти с пълен жизнен цикъл.
• Автоматизира планирането и оптимизирането на графика.
• Позволява ви да дефинирате зависимости на задачите, да моделирате сценарии „какво ако“, да присвоявате и изравнявате ресурси в множество проекти и да проследявате напредъка спрямо етапи.
• Предлага се с библиотека с шаблони и аналитични отчети.
• Изискване на платен абонамент.

#7 – Асана

• Приложение за управление на проекти, фокусирано върху управлението на задачи.
• Добавката ви позволява да визуализирате времевата линия със задачи, крайни дати и етапи, да добавяте зависимости на задачи, експортиране/отпечатване на диаграма, филтриране по проект и основни възможности на Gantt.
• Липси: управление на ресурсите в проектите, анализ на спечелената стойност и планиране на сценарий „какво ако“.
• Безплатна версия. Платени нива за повече функции.

Какво представляват примерите за диаграма на Гант?

Диаграмите на Гант могат да се използват в различни ситуации. Ето някои основни примери:

• Графици на проекти: Диаграмата на Гант може визуално да очертае времевата линия за всеки тип проект със задачи, времетраене, зависимости и етапи. Това може да е за строителни проекти, планиране на събития, софтуерно инженерство, изследователски проучвания и др.

• Производствени графици: Диаграмите на Гант често се използват в производството за планиране на производствени серии, показвайки планирането на всички стъпки от придобиване на материал до сглобяване до опаковане и изпращане.

• Разпределение на ресурсите: Диаграмите на Гант могат да помогнат за оптимизиране на разпределението на ресурси като хора, оборудване и съоръжения в множество проекти във времето. Задачите за цветно кодиране по ресурси могат да изяснят това.

• Проследяване на напредъка: Диаграмите на Гант за проекти в процес на изпълнение могат да бъдат актуализирани, за да покажат действителните начални/крайни дати за завършени задачи, пропускане на задачи в процес на изпълнение и всякакви промени или забавяния. Това предоставя преглед на състоянието на проекта.

• Какво-ако сценарии: Чрез коригиране на последователностите от задачи, продължителността и зависимостите от диаграма на Гант, ръководителите на проекти могат да моделират алтернативи, за да определят най-ефективния график, преди да приложат реално.

• Комуникационен инструмент: Споделянето на диаграми на Гант със заинтересованите страни осигурява визуално обобщение на етапите на проекта, собствениците на задачите и планираните срещу действителните срокове, които повишават съответствието и отчетността.

Като цяло, диаграмите на Гант могат да бъдат приложени към всеки сценарий, където визуализирането на последователност от задачи, зависимости и времеви линии може да осигури прозрения за оптимизиране на планове, разпределяне на ресурси, проследяване на напредъка и съобщаване на статус. Конкретните примери са безкрайни, ограничени само от креативността на хората и нуждите от яснота и ефективност.

Takeaways

Диаграмите на Гант са толкова ефективни, защото превеждат сложни времеви графики и зависимости на проекта в проста визуализация, която е лесна за разбиране, актуализиране и споделяне. Основните предимства са в подобреното планиране, комуникация, проследяване на напредъка и планиране, което ги прави предпочитани сред ръководителите на проекти.

Често задавани въпроси

Защо диаграмите на Гант са толкова добри?

Защо диаграмите на Гант са ефективни

• Визуална хронология – вижте пълния план с един поглед
• Ранно откриване на проблеми – забелязвайте потенциални проблеми визуално
• Комуникация – насърчаване на яснота и отчетност
• Планиране – изясняват се зависимостите и приоритетите
• Проследяване на напредъка – актуализираната диаграма показва състоянието
• Какво-ако анализ – алтернативи на модела
• Интеграция – работа със софтуер за управление на проекти

Диаграмите на Гант превеждат сложни времеви линии и зависимости в прости визуализации, които са лесни за разбиране, актуализиране и споделяне.

Ползите идват от подобреното планиране, комуникация, проследяване и планиране

Кои са 4-те компонента на диаграмата на Гант?

Диаграмата на Гант изисква 4 аспекта: ленти, колони, дати и етапи.

Диаграмата на Гант времева линия ли е?

Да – диаграмата на Гант е основно визуално представяне на времева линия на график на проект, който помага при планирането, координацията и управлението. Диаграмата изобразява информация за задачите по ос xy, за да преведе сложните времена, зависимости и продължителности в прост формат, който може да се сканира.