সভাগুলি দলের কার্যকারিতা, সমন্বয় এবং ঐক্যের একটি অপরিহার্য উপাদান হতে পারে। অনেক কোম্পানি সপ্তাহে অন্তত একবার একটি সভা আয়োজন করে, যা তাদের কর্মীদের সাথে গভীর আলোচনা করার জন্য একটি অনানুষ্ঠানিক সভা হতে পারে অথবা কোম্পানির ভবিষ্যত পরিকল্পনা এবং বার্ষিক বছর-শেষ প্রতিবেদন নিয়ে আলোচনা করার জন্য ব্যবস্থাপনা বোর্ডের আরও আনুষ্ঠানিক সভা হতে পারে। প্রশাসক কর্মকর্তা বা নেতাদের অংশগ্রহণকারী বা অতিথিদের কাছে সভা আমন্ত্রণপত্র পাঠানো বাধ্যতামূলক।
অফিসিয়াল মিটিং কার্যকরভাবে এবং মসৃণভাবে চালানোর জন্য একটি মিটিং আমন্ত্রণ গুরুত্বপূর্ণ। মিটিং আমন্ত্রণ পাঠানোর অনেক উপায় আছে. এই নিবন্ধে, আমরা মোকাবেলা উপর ফোকাস মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল, আপনার মিটিংয়ে অংশগ্রহণের জন্য লোকেদের আমন্ত্রণ জানানোর সবচেয়ে সুবিধাজনক এবং জনপ্রিয় পদ্ধতি৷
সুচিপত্র
- একটি মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল কি?
- সভার আমন্ত্রণপত্রের ইমেল কেন গুরুত্বপূর্ণ?
- ধাপে ধাপে মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল লিখুন
- মিটিং আমন্ত্রণের ইমেল এবং উদাহরণের ধরন
- তলদেশের সরুরেখা
AhaSlides সহ দ্রুত মিটিং টেমপ্লেট
একটি মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল কি?
ব্যবসায়িক কার্যক্রমের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ, একটি সভার আমন্ত্রণ ইমেল হল একটি লিখিত বার্তা যাতে সভার উদ্দেশ্য সম্পর্কে একটি প্রদর্শনী থাকে এবং নির্দিষ্ট তারিখ এবং স্থানের পরে সভায় যোগদানের জন্য লোকেদের অনুরোধ করা হয়, এবং প্রয়োজনে আরও বিস্তারিত সংযুক্তি থাকে। সভার বৈশিষ্ট্যের উপর নির্ভর করে এটি আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক শৈলীতে লেখা যেতে পারে। ব্যবসায়িক ইমেল শিষ্টাচার পূরণের জন্য উপযুক্ত সুর এবং শৈলীতে এগুলি লেখা উচিত।
তবে, মিটিং অনুরোধ ইমেলের সাথে মিটিং আমন্ত্রণ ইমেলকে গুলিয়ে ফেলবেন না। এই ইমেলের মধ্যে মূল পার্থক্য হল যে মিটিং অনুরোধ ইমেলের লক্ষ্য হল কারো সাথে অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করা, অন্যদিকে মিটিং আমন্ত্রণ ইমেলের লক্ষ্য হল আপনাকে ঘোষিত তারিখ এবং স্থানে একটি মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানানো।
সভার আমন্ত্রণপত্রের ইমেল কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ইমেল আমন্ত্রণগুলি ব্যবহার করা অনেক সুবিধা নিয়ে আসে। ইমেল আমন্ত্রণের সুবিধাগুলি নীচে তালিকাভুক্ত করা হয়েছে:
- এটি সরাসরি ক্যালেন্ডারের সাথে সংযুক্ত হয়। যখন প্রাপকরা একটি আমন্ত্রণ গ্রহণ করেন, তখন এটি তাদের ব্যবসায়িক ক্যালেন্ডারে আবার যোগ করা হয় এবং আপনি ক্যালেন্ডারে উল্লিখিত অন্যান্য ইভেন্টের মতো একটি অনুস্মারক পাবেন।
- এটা সুবিধাজনক এবং দ্রুত. আপনি পাঠান বোতামে ক্লিক করার সাথে সাথেই আপনার রিসিভার ইমেলে পৌঁছাতে পারে। যেহেতু এটি সরাসরি প্রাপকের কাছে যায়, যদি ইমেল ঠিকানাটি ভুল হয়, আপনি এখনই ঘোষণা পেতে পারেন এবং দ্রুত আরও সমাধানের জন্য যেতে পারেন।
- এটা সময় সাশ্রয়ী. আপনি একই সময়ে হাজার হাজার ইমেল ঠিকানা সহ গ্রুপ ইমেল পাঠাতে পারেন।
- এটি খরচ সাশ্রয়ী। মেইলিং এর জন্য আপনাকে বাজেট খরচ করতে হবে না।
- এটি সরাসরি আপনার পছন্দের ওয়েবিনার প্ল্যাটফর্ম থেকে তৈরি করা যেতে পারে। আপনি যদি মুখোমুখি মিটিং না করেন, আপনার প্রথম পছন্দ হতে পারে জুম, Microsoft Teams, বা সমতুল্য কিছু। যখন RSVP নিশ্চিত করা হয়, সমস্ত লিঙ্ক এবং সময়সীমা ইমেলের মাধ্যমে সিঙ্ক করা হয়, যাতে অংশগ্রহণকারী অন্যান্য ইভেন্টের সাথে বিভ্রান্তি এড়াতে পারে।
এটা সত্য যে প্রতিদিন কোটি কোটি ইমেল পাঠানো হয় এবং এর মধ্যে অনেকগুলিই স্প্যাম। কাজ, কেনাকাটা, মিটিং এবং আরও অনেক কিছুর জন্য গুরুত্বপূর্ণ বার্তা আদান-প্রদানের জন্য প্রত্যেকেই কমপক্ষে একটি ইমেল ব্যবহার করে। তবে, যেহেতু আপনাকে প্রতিদিন প্রচুর ইমেল পড়তে হয়, তাই মাঝে মাঝে "ইমেল ক্লান্তি" এর মুখোমুখি হওয়া অবাক করার মতো কিছু নয়। সুতরাং, একটি ভালো আমন্ত্রণ ইমেল সরবরাহ করলে প্রাপকদের কাছ থেকে অপ্রয়োজনীয় ভুল বোঝাবুঝি বা অজ্ঞতা এড়ানো যায়।
ধাপে ধাপে একটি মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল লিখুন
একটি ভাল মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল অপরিহার্য এবং, একটি নিয়ম হিসাবে, এটি একটি প্রভাবিত করে ইমেল বিতরণ হার।
প্রাপকদের প্রতি শ্রদ্ধা রেখে ব্যবসায়িক সভার আমন্ত্রণ ইমেল পূরণ করার জন্য প্রত্যেককে কিছু শিষ্টাচার এবং নীতি মেনে চলতে হবে। আপনি এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে একটি আদর্শ সভার আমন্ত্রণ ইমেল কীভাবে লিখতে হয় তা শিখতে পারেন:
ধাপ 1: একটি শক্তিশালী বিষয় লাইন লিখুন
এটা সত্য যে ৪৭% ইমেল প্রাপক এমন ইমেল পড়েন যার বিষয়বস্তু স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত। প্রথম ধারণাটি গুরুত্বপূর্ণ। এটি নিশ্চিত করতে পারে যে প্রাপকরা জরুরিতা বা গুরুত্বের অনুভূতি বোধ করেন, যার ফলে খোলার হার বেশি হয়।
- সংক্ষিপ্ত, লক্ষ্যবস্তু। বাস্তবসম্মত হোন, রহস্যময় নয়।
- আপনি জরুরীতার চিহ্ন হিসাবে সাবজেক্ট লাইনে উপস্থিতির নিশ্চিতকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করতে পারেন।
- অথবা একটি অনুভূতির সুর যোগ করুন যেমন গুরুত্ব, জরুরীতা,...
- আপনি যদি সময়-সংবেদনশীল বিষয়ের উপর জোর দিতে চান তবে সময় যোগ করুন
উদাহরণ স্বরূপ: "মিটিং 4/12: প্রজেক্ট ব্রেনস্টর্ম সেশন" বা "গুরুত্বপূর্ণ। অনুগ্রহ করে আরএসভিপি: নতুন পণ্য কৌশল মিটিং 10/6"
ধাপ 2: একটি দ্রুত ভূমিকা দিয়ে শুরু করুন
প্রথম লাইনে, আপনি কে, সংগঠনে আপনার অবস্থান কী এবং কেন আপনি তাদের কাছে পৌঁছাচ্ছেন তার একটি সংক্ষিপ্ত ধারণা করা ভাল। তারপর আপনি সরাসরি মিটিং এর উদ্দেশ্য দেখাতে পারেন. অনেক লোক সভার একটি অস্পষ্ট উদ্দেশ্য প্রদানের ভুল করে কারণ তারা ধরে নেয় যে অংশগ্রহণকারীদের অবশ্যই এটি সম্পর্কে জানা উচিত।
- আপনার ভূমিকা সম্মত বা কাজের সাথে সম্পর্কিত করুন
- অংশগ্রহণকারীদের মনে করিয়ে দিন যদি তাদের কোন কাজ শেষ করতে হয় বা মিটিংয়ে তাদের সাথে কিছু আনতে হয়।
উদাহরণ স্বরূপ: হ্যালো টিম মেম্বার, আগামী সোমবার নতুন পণ্য লঞ্চে আপনার সাথে দেখা করার জন্য আমি অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি।
ধাপ 3: সময় এবং অবস্থান শেয়ার করুন
আপনার মিটিং এর সঠিক সময় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ব্যক্তিগতভাবে বা অনলাইনে মিটিংটি কীভাবে এবং কোথায় হয় তাও আপনাকে জানাতে হবে এবং তাদের প্রয়োজন হলে নির্দেশিকা বা প্ল্যাটফর্ম লিঙ্কগুলি অফার করতে হবে।
- কোন কর্মচারী বিশ্বের বিভিন্ন এলাকায় কাজ করলে টাইম জোন যোগ করুন
- বৈঠকের আনুমানিক সময়কাল উল্লেখ করুন
- নির্দেশনা দেওয়ার সময়, যতটা সম্ভব বিস্তারিত বলুন অথবা একটি ম্যাপিং নির্দেশিকা সংযুক্ত করুন।
উদাহরণ স্বরূপ: অনুগ্রহ করে ৬ অক্টোবর, শুক্রবার দুপুর ১:০০ টায় প্রশাসনিক ভবনের দ্বিতীয় তলায় অবস্থিত সভা কক্ষ ২-এ আমাদের সাথে যোগ দিন।
ধাপ 4: মিটিং এজেন্ডা রূপরেখা
মূল উদ্দেশ্য বা প্রস্তাবিত সভার এজেন্ডা সম্পর্কে আলোচনা করুন। বিস্তারিত উল্লেখ করবেন না। আপনি কেবল বিষয় এবং সময়সূচী উল্লেখ করতে পারেন। আনুষ্ঠানিক সভার জন্য, আপনি একটি বিস্তারিত নথি সংযুক্ত করতে পারেন। অংশগ্রহণকারীদের আগে থেকে প্রস্তুতি নিতে সাহায্য করার জন্য এটি বিশেষভাবে কার্যকর।
উদাহরণ স্বরূপ, আপনি শুরু করতে পারেন: আমরা আলোচনা করার পরিকল্পনা করছি..../ আমরা কিছু সমস্যা সমাধান করতে চাই অথবা নিম্নরূপ:
- 8:00-9:30: প্রকল্পের ভূমিকা
- 9:30-11:30: হাওয়ার্ড (আইটি), নুর (মার্কেটিং) এবং শার্লট (বিক্রয়) থেকে উপস্থাপনা
ধাপ 5: একটি RSVP এর জন্য জিজ্ঞাসা করুন
একটি RSVP প্রয়োজন আপনার প্রাপকদের কাছ থেকে একটি প্রতিক্রিয়া নিশ্চিত করতে সাহায্য করতে পারে। দ্বিধা রোধ করতে, অংশগ্রহণকারীদের তাদের উপস্থিতি বা অনুপস্থিতি সম্পর্কে আপনাকে জানানোর জন্য একটি পছন্দের প্রতিক্রিয়া এবং সময়সীমা আপনার ইমেলে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এর দ্বারা, আপনি নিয়ন্ত্রণ করার সময় তাদের আরএসভিপি না পেয়ে থাকলে, আপনি দ্রুত ফলো-আপ অ্যাকশন করতে পারেন।
উদাহরণ স্বরূপ: অনুগ্রহ করে [তারিখের মধ্যে] [ইমেল ঠিকানা বা ফোন নম্বর] এর উত্তর দিন
ধাপ ৬: একটি পেশাদার ইমেল স্বাক্ষর এবং ব্র্যান্ডিং যোগ করুন
একটি ব্যবসায়িক ইমেল স্বাক্ষরে পুরো নাম, পদের পদবি, কোম্পানির নাম, যোগাযোগের তথ্য, ব্যক্তিগত ওয়েবসাইট এবং অন্যান্য হাইপারলিংক ঠিকানা।
আপনি সহজেই আপনার স্বাক্ষর কাস্টমাইজ করতে পারেন জিমেইল.
উদাহরণ স্বরূপ:
জেসিকা ম্যাডিসন
আঞ্চলিক প্রধান বিপণন কর্মকর্তা, ইনকো শিল্প
555-9577-990
অনেক বিনামূল্যের ইমেল স্বাক্ষর নির্মাতা আছেন যা আপনার সময় এবং শ্রম বাঁচায়, যেমন আমার স্বাক্ষর.
মিটিং আমন্ত্রণের ইমেল এবং উদাহরণের ধরন
মনে রাখবেন যে বিভিন্ন ধরণের মিটিংয়ে বিভিন্ন মান এবং লেখার শৈলী অনুসরণ করতে হবে। সাধারণত, আমরা ভার্চুয়াল মিটিং বা বিশুদ্ধ অনলাইন মিটিং সহ বা বাদ দিয়ে তাদের আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক স্তরের উপর ভিত্তি করে মিটিংয়ের আমন্ত্রণ ইমেলগুলি আলাদা করি। এই অংশে, আমরা কিছু সাধারণ ধরণের মিটিং আমন্ত্রণ এবং প্রতিটি ধরণের টেমপ্লেট সংগ্রহ করি এবং আপনাকে পরিচয় করিয়ে দিই যা ব্যবসায়িক মিটিং আমন্ত্রণ ইমেলগুলিতে জনপ্রিয়ভাবে ব্যবহৃত হয়।
#1 আনুষ্ঠানিক সভা অনুরোধ ইমেল
আনুষ্ঠানিক সভার অনুরোধ ইমেলটি বড় সভার জন্য ব্যবহৃত হয় যা সাধারণত বছরে একবার থেকে তিনবার হয়। এটি একটি বড় আনুষ্ঠানিক সভা তাই আপনার ইমেলটি একটি আনুষ্ঠানিক লেখার ধরণে লেখা উচিত। অংশগ্রহণকারীকে সভায় কীভাবে অংশগ্রহণ করতে হবে, কীভাবে অবস্থান খুঁজে বের করতে হবে এবং এজেন্ডা বিস্তারিতভাবে জানানোর জন্য সংযুক্ত পরিশিষ্টগুলি প্রয়োজন।
আনুষ্ঠানিক মিটিং জড়িত:
- ব্যবস্থাপনা আলোচনা
- কমিটির সভা
- পরিচালনা পর্ষদের সভা
- শেয়ারহোল্ডারদের সভা
- কৌশল সভা
উদাহরণ 1: শেয়ারহোল্ডারদের আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
বিষয়: গুরুত্বপূর্ণ। আপনাকে বার্ষিক সাধারণ সভায় আমন্ত্রণ জানানো হচ্ছে। [TIME]
[প্রাপকের নাম]
[কোমপানির নাম]
[কাজের শিরোনাম]
[প্রতিস্থান এর ঠিকানা]
[তারিখ]
প্রিয় শেয়ারহোল্ডারগণ,
আমরা আপনাকে বার্ষিক সাধারণ সভায় আমন্ত্রণ জানাতে পেরে আনন্দিত যেটি অনুষ্ঠিত হবে [সময়], [ঠিকানা]
শেয়ারহোল্ডারদের বার্ষিক সভা তথ্য, বিনিময় এবং আলোচনার জন্য একটি ব্যতিক্রমী উপলক্ষ [কোমপানির নাম] এবং আমাদের সকল শেয়ারহোল্ডার।
এটি নিজেকে প্রকাশ করার এবং ভোট দেওয়ার জন্য প্রধান সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে সক্রিয় ভূমিকা পালন করার সুযোগ [কোমপানির নাম], আপনার মালিকানাধীন শেয়ার সংখ্যা নির্বিশেষে. মিটিংটি নিম্নলিখিত মূল এজেন্ডাগুলিকে কভার করবে:
এজেন্ডা 1:
এজেন্ডা 2:
এজেন্ডা 3:
এজেন্ডা 4:
আপনি নীচের সংযুক্ত নথিতে আপনার অনুমোদনের জন্য জমা দেওয়ার জন্য এই মিটিংয়ে কীভাবে অংশগ্রহণ করবেন তার নির্দেশাবলী, আলোচ্যসূচি এবং রেজুলেশনের পাঠ্য পাবেন।
আমি আপনাকে ধন্যবাদ জানাতে চাই, বোর্ডের পক্ষ থেকে, আপনার অবদান এবং আপনার আনুগত্যের জন্য [কোমপানির নাম] এবং আমি আপনাকে মিটিংয়ে স্বাগত জানাতে উন্মুখ [তারিখ]
শুভেচ্ছান্তে,
[নাম]
[পদ শিরোনাম]
[কোমপানির নাম]
[কোম্পানীর ঠিকানা এবং ওয়েবসাইট]
উদাহরণ 2: কৌশল সভা আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
[প্রাপকের নাম]
[কোমপানির নাম]
[কাজের শিরোনাম]
[প্রতিস্থান এর ঠিকানা]
[তারিখ]
বিষয় লাইন: প্রজেক্ট লঞ্চ মার্কেটিং ক্যাম্পেইন মিটিং: 2/28
পক্ষে [কোমপানির নাম], আমি আপনাকে একটি ব্যবসায়িক সভায় যোগদানের জন্য আমন্ত্রণ জানাতে চাই যা অনুষ্ঠিত হয়৷ [কনফারেন্স হলের নাম, ভবনের নাম] [তারিখ ও সময়]. বৈঠক চলবে [সময়কাল].
আমাদের আসন্ন প্রস্তাব [বিশদ বিবরণ] নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমাদের প্রকল্পের প্রথম পর্যায়ে আপনাকে স্বাগত জানাতে পেরে আমি আনন্দিত এবং আমরা এতে আপনার মূল্যবান অন্তর্দৃষ্টির প্রশংসা করি। এখানে দিনটির জন্য আমাদের এজেন্ডার একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ রয়েছে:
এজেন্ডা 1:
এজেন্ডা 2:
এজেন্ডা 3:
এজেন্ডা 4:
এই প্রস্তাবটি আমাদের পুরো টিম সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ প্রস্তাবগুলির মধ্যে একটি বলে মনে করে। আপনার আরও তথ্যের জন্য, আমরা এই চিঠির সাথে একটি নথি সংযুক্ত করেছি যাতে আপনাকে আরও বিস্তারিত তথ্য প্রদান করা হয়েছে যাতে আপনি আগে থেকে সভার জন্য প্রস্তুতি নিতে সুবিধাজনক হন।
এই প্রস্তাবটি সফলভাবে কার্যকর করার জন্য আমরা আরও কী করতে পারি তা নিয়ে আলোচনা করার জন্য আমরা সকলেই আপনার সাথে কথোপকথনের জন্য অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি। সভার জন্য আপনার কোনও প্রশ্ন বা সুপারিশ থাকলে আগে জমা দিন। [শেষ তারিখ] এই ইমেলের উত্তর দিয়ে সরাসরি আমাকে।
দিনটি সুন্দর হোক.
ধন্যবাদান্তে,
উজ্জ্বল শুভেচ্ছা,
[নাম]
[পদ শিরোনাম]
[কোমপানির নাম]
[কোম্পানীর ঠিকানা এবং ওয়েবসাইট]
#2। অনানুষ্ঠানিক সভা আমন্ত্রণ ইমেল
একটি আনুষ্ঠানিক সভার আমন্ত্রণ ইমেলের মাধ্যমে, এটি কেবল নিম্ন-ব্যবস্থাপনা স্তরের কর্মী বা দলের সদস্যদের সাথে একটি সাক্ষাৎ। কীভাবে সঠিকভাবে লিখতে হবে তা চিন্তা করা আপনার পক্ষে অনেক সহজ। আপনি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং আনন্দময় সুরে একটি অনানুষ্ঠানিক স্টাইলে লিখতে পারেন।
অনানুষ্ঠানিক মিটিং জড়িত:
- বুদ্ধিমত্তার বৈঠক
- সমস্যা সমাধানের মিটিং
- প্রশিক্ষণ
- চেক ইন মিটিং
- টিম বিল্ডিং মিটিং
- কফি আড্ডা
উদাহরণ 3: চেক-ইন মিটিং আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
বিষয় লাইন: জরুরী। [প্রকল্পের নাম] আপডেট। [তারিখ]
প্রিয় দল,
শুভেচ্ছা!
এটি সম্পর্কে আপনার সাথে কাজ করা সময় উপভোগ্য এবং মজার হয়েছে [প্রকল্পের নাম]. যাইহোক, আমাদের পরিকল্পনাগুলিকে কার্যকরভাবে এগিয়ে নিতে সক্ষম হওয়ার জন্য, আমি বিশ্বাস করি যে আমাদের যে অগ্রগতি হয়েছে সে সম্পর্কে রিপোর্ট করার জন্য সময় এসেছে এবং আমি আপনার সাথে দেখা করার সুযোগের প্রশংসা করব [অবস্থান] এ বিষয়ে আরও আলোচনা করার জন্য [তারিখ এবং সময়].
আমি সমস্ত এজেন্ডাগুলির একটি তালিকাও সংযুক্ত করেছি যা আমাদের আলোচনা করতে হবে। আপনার টাস্ক সমাপ্তির রিপোর্ট প্রস্তুত করতে ভুলবেন না। এটি ব্যবহার করুন [লিঙ্ক] আপনি এটা করতে সক্ষম হবেন কিনা আমাকে জানাতে.
যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আপনার নিশ্চিতকরণ আমাকে ইমেল করুন.
উজ্জ্বল শুভেচ্ছা,
[নাম]
[কাজের শিরোনাম]
[কোমপানির নাম]
উদাহরণ 4: দল বুilding আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
প্রিয় দলের সদস্যগণ,
এটি আপনাকে জানানো যাচ্ছে যে [বিভাগ নাম] একটি সংগঠিত হয় আমাদের সমস্ত কর্মীদের জন্য টিম বিল্ডিং মিটিং সদস্যরা [তারিখ এবং সময়]
আরও পেশাদার বিকাশের জন্য, এটা অত্যন্ত তাৎপর্যপূর্ণ যে আমরা একসাথে বেড়ে উঠি এবং এটি কেবল তখনই ঘটতে পারে যখন আমরা একটি দল হিসাবে কাজ করি যাতে আমাদের দক্ষতা এবং প্রতিভা আরও ভাল পারফরম্যান্স আনার জন্য কাজে লাগানো যায়। এই কারণেই আমাদের বিভাগ মাসিক বিভিন্ন দল-নির্মাণ কার্যক্রম প্রচার করে থাকে।
অনুগ্রহ করে আসুন এবং ইভেন্টে যোগদান করুন যাতে আমরা আপনাকে আরও ভাল সমর্থন দেওয়ার জন্য কীভাবে উন্নতি করতে পারি সে সম্পর্কে আমরা আপনার ভয়েস শুনতে পারি। এছাড়াও কয়েকজন থাকবে দল গঠনের খেলা, এবং কোম্পানির পক্ষ থেকে হালকা জলখাবারের ব্যবস্থা করা হবে।
আমাদের প্রত্যেককে বেড়ে উঠতে সাহায্য করার জন্য আয়োজিত এই টিম-বিল্ডিং ইভেন্টে আমরা মজার মুহূর্ত কাটানোর জন্য অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি। যদি আপনি মনে করেন যে আপনি এই মিটিংয়ে অংশগ্রহণ করতে পারবেন না, তাহলে দয়া করে জানান [সমন্বয়কের নাম] at [ফোন নম্বর]
আন্তরিকতা সহ,
[নাম]
[কাজের শিরোনাম]
[কোমপানির নাম]
#3। অতিথি স্পিকার আমন্ত্রণ ইমেল
অতিথি বক্তার আমন্ত্রণপত্রের ইমেলে সভা এবং বক্তৃতার সুযোগ সম্পর্কে বক্তার সাথে প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকা উচিত। আপনার অনুষ্ঠানে কীভাবে অবদান রাখতে পারেন এবং আপনার অনুষ্ঠানে অংশ নেওয়ার জন্য তারা কী কী সুবিধা পেতে পারেন তা বক্তাদের জানা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
উদাহরণ 5: অতিথি স্পিকার আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
মহার্ঘ [স্পীকার],
আমরা আশা করি এই বার্তাটি আপনাকে ভালভাবে খুঁজে পাবে! আমরা আজ আপনার চিন্তাভাবনার জন্য একটি দুর্দান্ত কথা বলার সুযোগ নিয়ে হাজির হচ্ছি। আমরা আপনাকে দয়া করে আমাদের সম্মানিত স্পিকার হতে অনুরোধ করতে চাই [সভার নাম], একটি ইভেন্ট উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা [আপনার ইভেন্টের উদ্দেশ্য এবং দর্শকদের বর্ণনা]। সমগ্র [সভার নাম] টিম আপনার কৃতিত্ব দ্বারা অনুপ্রাণিত এবং মনে করে যে আপনি আমাদের সমমনা পেশাদারদের দর্শকদের সম্বোধন করার জন্য নিখুঁত বিশেষজ্ঞ হবেন।
[সভার নাম] মধ্যে সঞ্চালিত হবে [শহর ও রাজ্য সহ ভেন্যু] on [তারিখ]. আমাদের ইভেন্ট প্রায় হোস্ট হবে বলে আশা করা হচ্ছে [আনুমানিক অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা#]. আমাদের লক্ষ্য হল [সভার উদ্দেশ্য].
আমরা বিশ্বাস করি আপনি একজন দুর্দান্ত বক্তা এবং [বিশেষজ্ঞতার ক্ষেত্রে] আপনার বিস্তৃত কাজের কারণে আপনার কণ্ঠস্বর সেই কথোপকথনে একটি গুরুত্বপূর্ণ সংযোজন হবে। আপনি [সময়কাল] মিনিট পর্যন্ত আপনার ধারণাগুলি উপস্থাপন করার কথা বিবেচনা করতে পারেন যা এই ক্ষেত্রের সাথে সম্পর্কিত। [সভার বিষয়]. আপনি [সময়সীমা] আগে আপনার প্রস্তাব পাঠাতে পারেন [লিংক] অনুসরণ করুন যাতে আমাদের দল আপনার ধারনা শুনতে পারে এবং আপনার বক্তৃতার বিবরণ আগেই নির্ধারণ করতে পারে।
যাই হোক, যদি আপনি উপস্থিত থাকতে না পারেন, তাহলে আমরা আপনাকে বিনীতভাবে অনুরোধ করছি [link] এর মাধ্যমে আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন। আপনার সময় এবং বিবেচনার জন্য ধন্যবাদ, আমরা আপনার কাছ থেকে ইতিবাচক প্রতিক্রিয়া শুনতে অধীর আগ্রহে অপেক্ষা করছি।
সেরা
[নাম]
[কাজের শিরোনাম]
[যোগাযোগের তথ্য]
[কোম্পানীর ওয়েবসাইটের ঠিকানা]
#4। ওয়েবিনার আমন্ত্রণ ইমেল
আজকের ট্রেন্ডে, আরও বেশি সংখ্যক মানুষ অনলাইন মিটিং আয়োজন করছে কারণ এটি সময় এবং খরচ সাশ্রয়ী, বিশেষ করে দূরবর্তী কর্মরত দলগুলির জন্য। আপনি যদি কনফারেন্স প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করেন, তাহলে সু-কাস্টমাইজড আমন্ত্রণ বার্তা রয়েছে যা মিটিং শুরু হওয়ার আগে সরাসরি আপনার অংশগ্রহণকারীর কাছে পাঠানো হয়, যেমন জুম আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট। একটি ভার্চুয়াল ওয়েবিনারের জন্য, আপনি নিম্নলিখিত নমুনাটি উল্লেখ করতে পারেন।
সংকেতগুলি: “অভিনন্দন”, “শীঘ্রই”, “পারফেক্ট”, “আপডেট”, “উপলব্ধ”, “অবশেষে”, “শীর্ষ”, “বিশেষ”, “আমাদের সাথে যোগ দিন”, “ফ্রি”, ” ইত্যাদি কীওয়ার্ড ব্যবহার করুন।
উদাহরণ 6: ওয়েবিনার আমন্ত্রণ ইমেল টেমপ্লেট
বিষয় লাইন: অভিনন্দন! তুমি আমন্ত্রিত [ওয়েবিনারের নাম]
মহার্ঘ [প্রার্থীর নাম],
[কোমপানির নাম] জন্য একটি ওয়েবিনার আয়োজন করতে পেরে খুবই আনন্দিতওয়েবিনার বিষয়] চালু [তারিখ] এ [সময়], নিশানা [[ওয়েবিনার উদ্দেশ্য]
[ওয়েবিনার বিষয়ের] ক্ষেত্রে আপনার আমন্ত্রিত বিশেষজ্ঞদের কাছ থেকে বিশাল সুবিধা অর্জন এবং বিনামূল্যে উপহার পাওয়ার জন্য এটি একটি ভাল সুযোগ হবে। আমাদের দল আপনার উপস্থিতি সম্পর্কে তাই উত্সাহী.
দ্রষ্টব্য: এই ওয়েবিনার সীমাবদ্ধ [জনগণের সংখ্যা]. আপনার আসন সংরক্ষণ করতে, অনুগ্রহ করে নিবন্ধন করুন [লিংক], এবং আপনার বন্ধুদের সাথে শেয়ার করতে নির্দ্বিধায়।
আমি তোমাকে সেখানে দেখার আশা করছি!
দিন শুভ হোক,
[তোমার নাম]
[স্বাক্ষর]
তলদেশের সরুরেখা
ভাগ্যক্রমে, ইন্টারনেটে ব্যবসায়িক মিটিং আমন্ত্রণের অনেকগুলি উপলব্ধ টেমপ্লেট রয়েছে যাতে আপনি কাস্টমাইজ করতে পারেন এবং সেকেন্ডের মধ্যে আপনার অংশগ্রহণকারীদের কাছে পাঠাতে পারেন। আপনার ক্লাউডে কিছু সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না যাতে আপনি নিখুঁত লেখার সাথে আপনার ইমেল প্রস্তুত করতে পারেন, বিশেষ করে জরুরী ক্ষেত্রে।
ধরুন আপনি আপনার ব্যবসার জন্য অন্যান্য সমাধানও খুঁজছেন। এই ক্ষেত্রে, আপনি দেখতে পাবেন যে AhaSlides হল একটি ভালো উপস্থাপনা টুল যার অনেক আশ্চর্যজনক বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনার ওয়েবিনার ইভেন্ট, টিম-বিল্ডিং কার্যকলাপ, সম্মেলন এবং আরও অনেক কিছুকে সমর্থন করে।
সচরাচর জিজ্ঞাস্য
আপনি কিভাবে একটি মিটিং অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য একটি ইমেল লিখবেন?
আপনার মিটিং অ্যাপয়েন্টমেন্ট ইমেলে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য মূল পয়েন্টগুলি:
- সাবজেক্ট লাইন পরিষ্কার করুন
- অভিবাদন এবং ভূমিকা
- অনুরোধ করা মিটিং বিশদ - তারিখ(গুলি), সময়সীমা, উদ্দেশ্য৷
- আলোচনার জন্য এজেন্ডা/বিষয়
- প্রাথমিক তারিখগুলি কাজ না করলে বিকল্প৷
- পরবর্তী ধাপের বিবরণ
- সমাপনী এবং স্বাক্ষর
আমি কীভাবে ইমেলের মাধ্যমে একটি টিম মিটিং আমন্ত্রণ পাঠাব?
- আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট বা ওয়েবমেইল পরিষেবা খুলুন (যেমন জিমেইল, আউটলুক, বা ইয়াহু মেল)।
- একটি নতুন ইমেল খসড়া শুরু করতে "কম্পোজ" বা "নতুন ইমেল" বোতামে ক্লিক করুন৷
- "টু" ক্ষেত্রে, আপনি যে দলের সদস্যদের মিটিংয়ে আমন্ত্রণ জানাতে চান তাদের ইমেল ঠিকানাগুলি লিখুন৷ আপনি একাধিক ইমেল ঠিকানা কমা দিয়ে আলাদা করতে পারেন বা প্রাপক নির্বাচন করতে আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের ঠিকানা বই ব্যবহার করতে পারেন।
- যদি আপনার ইমেল ক্লায়েন্টের সাথে একত্রিত একটি ক্যালেন্ডার অ্যাপ্লিকেশন থাকে, আপনি সরাসরি ইমেল থেকে ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণে মিটিং বিশদ যোগ করতে পারেন। "ক্যালেন্ডারে যোগ করুন" বা "ইভেন্ট সন্নিবেশ করুন" এর মতো একটি বিকল্প সন্ধান করুন এবং প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করুন৷
আমি কিভাবে একটি ইমেল আমন্ত্রণ করতে পারি?
একটি সংক্ষিপ্ত ইমেল আমন্ত্রণে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য এখানে মূল বিষয়গুলি রয়েছে:
- অভিবাদন (নাম দ্বারা প্রাপকের ঠিকানা)
- ইভেন্টের নাম এবং তারিখ/সময়
- অবস্থানের বিশদ বিবরণ
- সংক্ষিপ্ত আমন্ত্রণ বার্তা
- RSVP বিশদ বিবরণ (সময়সীমা, যোগাযোগের পদ্ধতি)
- বন্ধ (আপনার নাম, ইভেন্ট হোস্ট)
সুত্র: প্রকৃতপক্ষে | শেরপানি
