Dobrodošli u svijet produktivnih sastanaka! Kao profesionalci, svi znamo koliko su sastanci važni za postizanje rezultata, donošenje odluka i ostanak na pravom putu. Međutim, nisu svi kvalitetni i poželjni su.
Često, kada su upitani o sastancima, mnogi ljudi reaguju tresući glavom ili ogorčeni uzdasi zbog svoje neefikasnosti. Oni se nalaze zaglavljeni u neproduktivnim seansama koje crpe njihovu energiju i vrijeme. Zato ćemo danas učiti kako imati dobar sastanak!
Hajde da počnemo!
Započnite svoj sastanak sa AhaSlides.
Nabavite besplatne šablone za svoje sastanke! Prijavite se besplatno i uzmite ono što želite iz biblioteke šablona!
🚀 Kreirajte besplatan nalog ☁️
Šta čini dobar sastanak?
Sastanci su nesumnjivo bitan dio svakog poslovanja ili organizacije. Oni su platforma za okupljanje pojedinaca, razmjenu ideja, donošenje odluka i rad prema zajedničkom cilju.
Dobar sastanak je onaj koji je dobro organiziran, produktivan, koji postiže željene rezultate i čini da se svi učesnici osjećaju da se čuju i cijene.
Evo nekoliko faktora koji stvaraju dobar sastanak:
- Ima jasnu svrhu. Dobar sastanak počinje jasnim dnevnim redom u kojem se navodi njegova svrha, zajedno sa ciljevima sastanka i očekivanim ishodima, što pomaže održavanju sastanka na pravom putu i osigurava da su svi učesnici svjesni svojih zadataka.
- Promoviše efikasnu komunikaciju. Za dobar sastanak potrebna je efikasna komunikacija. Svi učesnici će imati priliku da izraze svoje misli i ideje, a diskusiju treba poticati aktivnim slušanjem i dijalogom uvažavajućim.
- Ima jasne rezultate i prateće akcije. Bez njih, sastanak je neproduktivan i neefikasan jer će učesnici biti nesigurni u svoje sljedeće korake. Odatle je teško donijeti efikasnost na bilo koji naknadni sastanak.
Više savjeta uz AhaSlides
- Poslovni sastanci | 10 uobičajenih tipova i najboljih praksi
- Najbolji način za domaćina Uvodni sastanci
- 11 koraka za uspješno pokretanje Sastanak strateškog menadžmenta
8 savjeta za dobar sastanak
Naravno, da biste imali dobar sastanak kao što je gore navedeno, a ne gubili vrijeme i trud prisutnih, potrebno je razmotriti pripremu i praćenje prije, tokom i nakon sastanka. Uzimanje u obzir ovih koraka garantovaće nesmetan i uspešan ishod.
Prije sastanka - Dobar sastanak
1/ Definišite svrhu i vrstu sastanka
Svrhu, ciljeve i vrstu sastanka treba definisati i osigurati da svi učesnici razumiju. Niko ne želi da dođe na sastanak na 10 minuta, a da još nije svjestan svoje odgovornosti i o čemu je ovdje poenta diskusije. Neke vrste sastanaka služe samo u određene svrhe kao što su
- Sastanci za donošenje odluka. Sprovode se kada su potrebne odluke i akcije.
- Sastanci za rješavanje problema. Pozvani su da pronađu rješenje za problem/krizu.
- Brainstorming sastanci. Oni su mjesto za prikupljanje revolucionarnih novih ideja uz doprinose članova.
2/ Imati dnevni red
Proverite da li imate dnevni red sastanka i pošaljite ga prije sastanka svim učesnicima, što će pomoći prisutnima da shvate svrhu, ciljeve i očekivane ishode sastanka. Takođe služi kao vodič koji im pomaže da proaktivno prikupe potrebne informacije i dokumente kao što su izvještaji, podaci, prezentacije ili drugi relevantni dokumenti.
3/ Uspostaviti osnovna pravila
Osnovna pravila su smjernice ili norme koje su unaprijed dogovorene od strane svih učesnika i pomažu u stvaranju produktivnog okruženja s poštovanjem za diskusiju. Oni mogu uključivati ohrabrivanje aktivnog slušanja, poštivanje različitosti, ograničeno vrijeme za diskusiju, itd.
Tokom sastanka - Dobar sastanak
4/ Počnite sa igrom razbijanja leda
Počevši od a kreativni ledolomac je odličan način da se smanji napetost i da se svi dobro raspoloženi za timski sastanak. Prekidanje neugodnih trenutaka tišine na početku sastanka može pomoći u postavljanju tona za produktivnu i ugodnu sesiju.
Umjesto da se oslanjate na zastarjelo, možete se uključiti u bezbrižne debate, neobavezne razgovore ili kviz uživo koji može biti vrlo zabavan, kreativan, konkurentan i lako kreiran za samo nekoliko minuta. Pa, zašto ne probati nešto novo?
5/ Stvorite prostor za saradnju
Timski sastanak je vrijedna prilika za diskusiju i donošenje odluka kao grupa. Umjesto da pokušavaju da dođu do novih ideja na licu mjesta, članovi tima bi trebali iznijeti svoje pripremljene izvještaje, ideje i perspektive za sto. Na ovaj način tim može raditi zajedno kako bi došao do dobro osmišljene i razumne konačne odluke.
Tim bi tada mogao razmisliti o sprovođenju ankete uživo o idejama o kojima se raspravljalo i prikupljanju povratnih informacija u stvarnom vremenu ankete uživo sa višestrukim izborom ili otvorenim pitanjima iz AhaSlides-a.
Korištenjem jedinstvenog QR koda ili veze, članovi tima mogu odmah pristupiti i dati svoj doprinos, a rezultati će biti prikazani direktno na ekranu. Ovo pomaže da se izbjegne gubljenje vremena i osigurava da su sve ideje zarobljene pošteno.
6/ Neka vaš tim bude angažovan
Ne dajte svojim učesnicima priliku da ometaju tako što ćete ih držati angažovanim tokom sastanka. Možete organizirati “online okrugli sto” na kojem svi mogu učestvovati i dati svoj doprinos. Sa stidljivim ljudima? Ne brini. Anonymous Pitanja i odgovori će riješiti ovaj problem.
Takođe, ne zaboravite ostaviti malo prostora za spontanost. Jer zdrav i aktivan sastanak je idealno mjesto za nastanak novih rješenja i inovacija. Razbijanje trome i stresne atmosfere ohrabrujući učesnike na kreativno razmišljanje Word Cloud biće zanimljiva i efikasna aktivnost. Probajte i vidite.
Nakon sastanka - Dobar sastanak
7/ Završite jasnim naknadnim radnjama i vremenskim rokovima
Da biste zaključili stratešku sesiju, budite sigurni da svaki učesnik ima jasnoću o svojim sljedećim koracima.
Neka odjeli razgovaraju o:
- Koji će pokazatelji pokazati njihov napredak? Budite konkretni kako bi se mogao pratiti napredak.
- Koji međufunkcionalni partneri trebaju koordinaciju da bi uspjeli? Snažna saradnja je ključna.
- Kakva će ažuriranja zahtijevati naknadni sastanci? Izvještaji? Prezentacije? Razmislite o ishodima unaprijed.
- Kada možemo očekivati preliminarne rezultate ili informacije? Postavite ambiciozne, ali ostvarive rokove za održavanje tempa.
8/ Imati zapisnik sa sastanka
Uvijek su vam potrebni detaljni, temeljiti, jasni i lako razumljivi minute za upoznavanje poslati učesnicima, upravnom odboru, višim rukovodiocima i onima koji ne mogu prisustvovati. Oni nisu samo dokumenti, sadržajna osnova za naredne sastanke već i pravni osnov (u slučaju potrebe).
Key Takeaways
Nadamo se, savjeti za dobar sastanak AhaSlides gore podijeljeni nisu previše komplikovani. Imajte na umu da su produktivni sastanci oni na kojima se svi osjećaju cijenjeni, saslušani i ohrabreni da govore. Sastanak mora proizvesti definisan rezultat i služiti svojoj svrsi. Nakon sastanka, svi prihvataju svoje uloge i obavezuju se da će slijediti planove o kojima se razgovaralo.
