Planificació d'esdeveniments 101 | La guia definitiva per a principiants

Benvingut a la nostra guia per a principiants planificació d'esdeveniments! Si ets nou en aquest món apassionant i vols començar el teu viatge, t'ho faràs una delícia! En aquesta publicació del bloc, proporcionarem elements essencials de la planificació d'esdeveniments i us guiarem a través dels passos fonamentals de la planificació d'un esdeveniment (+plantilla gratuïta), des de seleccionar el lloc perfecte fins a elaborar un pressupost i coordinar la logística. 

Prepareu-vos per obrir la porta a experiències memorables!

Taula de continguts

• Descripció
• Què és la planificació d'esdeveniments?
• Per què és important la planificació d'esdeveniments?
• Qui s'encarrega de la planificació d'esdeveniments?
• Quines són les 7 etapes de la planificació d'esdeveniments?
• Com crear una planificació d'esdeveniments amb èxit
• Plantilla gratuïta de planificació d'esdeveniments 
• Sortides de claus
• Preguntes freqüents 

Descripció

Consells per a una millor implicació

• Tot el que necessiteu saber Gestió d'Esdeveniments
• Tipus d'esdeveniment
• Xarxes empresarials

Què és la planificació d'esdeveniments?

Organitzar i coordinar tots els components i tasques necessàries per crear un esdeveniment amb èxit es coneix com a planificació d'esdeveniments. Implica una gestió acurada de diversos factors, com ara el propòsit de l'esdeveniment, el públic objectiu, el pressupost, la logística, la selecció del lloc, la coordinació del proveïdor, el calendari i l'execució general. 

Per exemple, estàs planejant una festa d'aniversari per a un amic. Les fases de planificació d'esdeveniments inclourien:

• Decidiu la data, l'hora i el lloc de la festa. 
• Creeu una llista de convidats i envieu invitacions.
• Trieu el tema o l'estil de la festa, la decoració i qualsevol activitat o entreteniment específic que vulgueu incloure. 
• Organitzeu menjar, begudes i seients.
• Gestioneu qualsevol problema inesperat i assegureu-vos que tot vagi segons el pla.
• ...

Per què és important la planificació d'esdeveniments?

Els objectius de la planificació d'esdeveniments poden ser els objectius que la vostra organització vol aconseguir. Això significaria que la planificació d'esdeveniments aporta ordre i estructura al procés d'organització d'un esdeveniment. Per exemple, planificar i coordinar tots els elements necessaris per endavant ajuda a prevenir el caos d'última hora i garanteix que tot funcioni sense problemes. Sense una planificació adequada, hi ha un major risc de desorganització, confusió i possibles contratemps durant l'esdeveniment.

• Per exemple, imagineu una conferència en què els ponents no es presenten, els assistents tenen dificultats per trobar el seu camí i sorgeixen problemes tècnics durant les presentacions. Aquestes situacions poden dificultar l'eficàcia de l'esdeveniment i crear una experiència negativa dels participants. Una planificació eficaç d'esdeveniments ajuda a evitar aquests problemes i garanteix un flux d'activitats fluid i eficient.

Qui s'encarrega de la planificació d'esdeveniments?

La persona o l'equip encarregat de la planificació de l'esdeveniment depèn de la naturalesa i l'escala de l'esdeveniment. Els esdeveniments més petits poden ser planificats i executats per un individu o un petit equip, mentre que els més grans sovint requereixen una xarxa més àmplia de professionals i voluntaris per gestionar el procés de planificació de manera eficaç. 

Aquests són alguns dels rols clau que solen participar en la planificació d'esdeveniments:

• Organitzador/Coordinador d'esdeveniments: Un planificador o coordinador d'esdeveniments és un professional especialitzat en l'organització i gestió d'esdeveniments. Són responsables de tots els aspectes de la planificació d'esdeveniments, des del desenvolupament del concepte inicial fins a l'execució. A més, treballen estretament amb el client o les parts interessades de l'esdeveniment per assegurar-se que es compleixin els objectius de l'esdeveniment.
• Comitè d'esdeveniments/Comitè organitzador: Per a grans esdeveniments o organitzats per organitzacions o comunitats, es pot formar un comitè d'esdeveniments o un comitè organitzador. Col·laboren per gestionar diversos aspectes com ara màrqueting i promoció, adquisició de patrocini, desenvolupament de programes, logística i coordinació de voluntaris.

És important tenir en compte que el nivell d'implicació i els rols específics poden variar segons la mida, la complexitat i els recursos disponibles de l'esdeveniment.

Quines són les 7 etapes de la planificació d'esdeveniments?

Aleshores, què és el procés de planificació d'esdeveniments i quantes etapes hi ha? El procés de planificació d'esdeveniments consta normalment de les set etapes següents: 

Etapa 1: Recerca i Conceptualització: 

Realitzeu una investigació exhaustiva per entendre el propòsit de l'esdeveniment, el públic objectiu i les tendències del sector. Desenvolupar un concepte clar per a l'esdeveniment, descrivint-ne els objectius, el tema i els resultats desitjats.

Etapa 2: Planificació i pressupost: 

Creeu un pla detallat que inclogui tots els elements, tasques i terminis necessaris. Elaborar un pressupost integral que destini fons a diferents aspectes de l'esdeveniment.

Etapa 3: Selecció del lloc i coordinació de venedors: 

Identifiqueu i assegureu-vos un lloc adequat que s'ajusti als requisits i pressupost de l'esdeveniment. Coordinar-se amb venedors i proveïdors de serveis, com ara càterings, tècnics audiovisuals, decoradors i serveis de transport, per garantir que puguin satisfer les necessitats de l'esdeveniment.

Etapa 4: màrqueting i promoció: 

El màrqueting i la promoció és un dels passos més importants de la planificació d'esdeveniments. Desenvolupar un pla estratègic de màrqueting i promoció per generar consciència i captar assistents. Utilitzeu diversos canals, com ara plataformes en línia, xarxes socials, màrqueting per correu electrònic i publicitat tradicional, per arribar de manera efectiva al públic objectiu i comunicar la proposta de valor de l'esdeveniment.

Etapa 5: Execució de l'esdeveniment: 

Superviseu els aspectes logístics de l'esdeveniment, com ara el registre i la venda d'entrades, la disposició dels seients, la configuració audiovisual i la gestió in situ. Coordinar-se amb el personal, els venedors i els voluntaris per garantir un bon flux d'activitats i resoldre qualsevol problema que pugui sorgir durant l'esdeveniment.

Etapa 6: Implicació i experiència dels assistents: 

Creeu una experiència atractiva i memorable per als assistents. Planificar i organitzar activitats, presentacions, entreteniment i oportunitats de networking que s'ajustin als seus interessos i expectatives. Presta atenció a detalls com la senyalització, la decoració i els tocs personalitzats per millorar l'experiència general dels assistents.

Etapa 7: Avaluació i seguiment posterior a l'esdeveniment: 

Avalueu l'èxit de l'esdeveniment recollint comentaris dels assistents, les parts interessades i els membres de l'equip. Analitzar els resultats de l'esdeveniment en funció dels objectius establerts i revisar els aspectes financers. 

Identifiqueu àrees de millora i captureu les lliçons apreses per refinar els processos de planificació d'esdeveniments futurs. A més, feu un seguiment amb els assistents, patrocinadors i socis per expressar gratitud i mantenir relacions.

Com crear una planificació d'esdeveniments amb èxit?

Tot i que no hi ha un conjunt d'elements acceptat universalment per a la planificació d'esdeveniments, aquí hi ha elements clau que sovint es consideren essencials per a una planificació eficaç d'esdeveniments:

1/ Objectius clars:  

Establir les metes i objectius de l'esdeveniment. Comprèn què vols aconseguir i alinea tots els esforços de planificació en conseqüència. Tant si es tracta de recaptar fons, fomentar el treball en xarxa, promocionar un producte o celebrar una fita. 

2/ Gestió pressupostària: 

Desenvolupeu un pressupost realista i assigneu fons a diferents aspectes de l'esdeveniment, com ara el lloc, el càtering, la decoració, el màrqueting i la logística. 

Feu un seguiment regular de les despeses i assegureu-vos de mantenir-vos dins del pressupost. Assignar els fons estratègicament per aconseguir els resultats desitjats i prioritzar les opcions rendibles.

3/ Planificació estratègica i cronograma: 

Creeu un pla complet que descrigui totes les tasques, responsabilitats i terminis. Desglosseu el procés de planificació en passos manejables, des del desenvolupament inicial del concepte fins a les avaluacions posteriors a l'esdeveniment. 

Una cronologia detallada garanteix una coordinació fluida i permet els ajustos necessaris.

4/ Disseny i tematització d'esdeveniments: 

Creeu un disseny d'esdeveniments cohesionat i atractiu que reflecteixi l'atmosfera o el tema desitjat. Això inclou elements com ara decoracions, senyalització, il·luminació i estètica general que contribueixen a l'ambient de l'esdeveniment.

5/ Logística i Operacions: 

Presta molta atenció als detalls logístics, com ara el registre d'esdeveniments, la venda d'entrades, el transport, l'aparcament, els requisits audiovisuals i la gestió in situ. Garantir un bon funcionament coordinant eficaçment tots els recursos necessaris.

6/ Avaluació i comentaris: 

Avalueu l'èxit de l'esdeveniment recollint comentaris i avaluant-ne l'impacte. 

Analitzar la satisfacció dels assistents, mesurar els resultats amb els objectius establerts i identificar àrees de millora en futurs esdeveniments.

Plantilla gratuïta de planificació d'esdeveniments 

Aquí teniu una plantilla de planificació d'esdeveniments que incorpora les set etapes de la planificació d'esdeveniments:

Sortides de claus 

La planificació d'esdeveniments és un procés dinàmic que requereix una investigació exhaustiva, una planificació estratègica i una execució impecable per aconseguir esdeveniments reeixits i inoblidables. Tant si es tracta d'una conferència corporativa, casament o reunió de la comunitat, la planificació eficaç d'esdeveniments garanteix l'assoliment dels objectius, la participació activa dels assistents i el lliurament d'una experiència positiva.

D'altra banda, AhaSlides us pot ajudar a crear esdeveniments únics amb funcions interactives. Des de presentacions atractives fins a la interacció amb el públic en temps real, AhaSlides ofereix una sèrie d'eines que poden elevar el vostre esdeveniment a noves altures. Exploreu la nostra biblioteca de plantilles ja fetes ara i presencia l'emoció dels vostres assistents!

Ref: Albercoc salvatge | Gerent de Projectes