Correu electrònic d'invitació a la reunió | Els millors consells, exemples i plantilles (100% gratuït)

Què és un bé? correu electrònic d'invitació a la reunió exemple?

Les reunions poden ser un element essencial de l'eficàcia, la coordinació i la unitat de l'equip. Moltes empreses organitzen una reunió almenys un cop a la setmana, pot ser una reunió informal per tenir una xerrada profunda amb els seus empleats o una reunió més formal del consell d'administració per discutir el pla futur de l'empresa i l'informe anual de tancament. És obligatori que els administradors o líders enviïn cartes d'invitació a la reunió als participants o convidats.

Una invitació a una reunió és important per organitzar reunions oficials de manera eficaç i sense problemes. Hi ha moltes maneres d'enviar invitacions a reunions. En aquest article, ens centrem a tractar correus electrònics d'invitació a reunions, el mètode més còmode i popular per convidar persones a participar a les vostres reunions.

Taula de continguts

• Què és el correu electrònic d'invitació a la reunió?
• Per què és important el correu electrònic d'invitació a la reunió?
• Escriu el correu electrònic d'invitació a la reunió pas a pas
• Tipus de correu electrònic d'invitació a la reunió i exemples
• La línia de base

Plantilles de reunió ràpida amb AhaSlides

• Reunions a l'empresa
• Minuts de trobada
• Trobada Stand Up

Què és el correu electrònic d'invitació a la reunió?

Una part clau de les activitats empresarials, un correu electrònic d'invitació a una reunió és un missatge escrit amb una demostració del propòsit de la reunió i una sol·licitud perquè les persones s'uneixin a la reunió després de la data i la ubicació específiques, a més d'arxius adjunts més detallats si n'hi ha. Es pot escriure en estils formals o informals en funció de les característiques de les reunions. S'han d'escriure amb un to i un estil adequats per complir amb l'etiqueta del correu electrònic empresarial.

Tanmateix, no confongueu un correu electrònic d'invitació a una reunió amb un correu electrònic de sol·licitud de reunió. La diferència clau entre aquests correus electrònics és que un correu electrònic de sol·licitud de reunió té com a objectiu programar una cita amb algú, mentre que un correu electrònic d'invitació a una reunió pretén convidar-vos a una reunió en les dates i la ubicació anunciades.

Per què és important el correu electrònic d'invitació a la reunió?

L'ús d'invitacions per correu electrònic aporta molts avantatges. Els avantatges de les invitacions per correu electrònic es detallen a continuació:

• Es connecta directament als calendaris. Quan els receptors accepten una invitació, es torna a afegir al seu calendari empresarial i rebràs un recordatori igual que altres esdeveniments indicats al calendari.
• És còmode i ràpid. Els vostres receptors poden arribar al correu electrònic immediatament després de fer clic al botó d'enviament. A mesura que va directament al destinatari, si l'adreça de correu electrònic és incorrecta, podeu rebre l'anunci immediatament i buscar més solucions ràpidament.
• És un estalvi de temps. Podeu enviar correus electrònics de grup amb milers d'adreces de correu electrònic alhora.
• És un estalvi de costos. No cal gastar un pressupost per enviar correu.
• Es pot generar directament des de la vostra plataforma de seminaris web preferida. A menys que tingueu una reunió cara a cara, probablement la vostra primera opció serà Zoom, Microsoft Teams, o alguna cosa equivalent. Quan es confirma la confirmació d'assistència, tots els enllaços i els períodes de temps es sincronitzen per correu electrònic, de manera que l'assistent pot evitar confusions amb altres esdeveniments.

És un fet que cada dia s'envien milers de milions de correus electrònics i molts d'ells són correu brossa. Com que tothom fa servir almenys un correu electrònic per intercanviar missatges importants per feina, compres, reunions i molt més. Tanmateix, com que heu de llegir tones de correus electrònics al dia, no és estrany que de vegades us trobeu amb el fenomen de la "fatiga del correu electrònic". Així, enviar un bon correu electrònic d'invitació pot evitar malentesos o desconeixements innecessaris per part dels receptors.

Escriu un correu electrònic d'invitació a una reunió pas a pas

Un bon correu electrònic d'invitació a una reunió és essencial i, per regla general, afecta un enviament de correu electrònic taxa.

Hi ha etiquetes i principis que tothom ha d'obeir per completar un correu electrònic d'invitació a una reunió de negocis pel que fa als destinataris. Podeu aprendre a escriure un correu electrònic d'invitació a una reunió estàndard seguint aquests passos:

Pas 1: escriviu una línia de tema forta

És un fet que el 47% dels destinataris de correus electrònics llegeixen correus electrònics que tenen una línia d'assumpte clara i concisa. La primera impressió és important. Això pot assegurar-se que els receptors sentin una sensació d'urgència o importància, que condueixen a una taxa d'obertura més alta.

• Curt, dirigit. Sigues real, no enigmàtic.
• Podeu demanar confirmació d'assistència a l'assumpte com a senyal d'urgència.
• O afegeix un to de sentiment com no oblidis la importància, la urgència,...
• Afegiu temps si voleu emfatitzar el tema sensible al temps 

Per exemple: "Reunió 4/12: sessió de pluja d'idees del projecte" o "Important. Si us plau, Confirmeu la confirmació: reunió d'estratègia de nou producte 10/6"

Pas 2: Comenceu amb una introducció ràpida

A la primera línia, és una bona idea fer un resum de qui sou, quina és la vostra posició a l'organització i per què us esteu posant en contacte amb ells. A continuació, podeu mostrar directament el propòsit de la reunió. Molta gent comet l'error d'oferir un propòsit vague de la reunió, ja que assumeix que els participants han de saber-ho.

• Feu que la vostra presentació sigui agradable o relacionada amb el treball
• Recordeu als participants si necessiten acabar alguna tasca o portar alguna cosa amb ells a la reunió.

Per exemple Hola, membre de l'equip, estic desitjant veure't al llançament del nou producte dilluns vinent.

Pas 3: compartiu l'hora i la ubicació

Heu d'incloure l'hora exacta de la reunió. També hauríeu d'indicar-los com i on es fa la reunió, ja sigui presencialment o en línia, i oferir directrius o enllaços a la plataforma en cas que les necessitin.

• Afegiu la zona horària si hi ha empleats que treballen a diferents zones del món
• Esmenta la durada estimada de la reunió
• Quan doneu instruccions, sigueu el més detallats possible o adjunteu una guia de mapes

Per exemple: Si us plau, uneix-te a nosaltres el divendres 6 d'octubre a les 1:00 a la sala de reunions 2, a la segona planta de l'edifici d'administració.

Pas 4: esbossar l'ordre del dia de la reunió

Cobriu els objectius clau o l'agenda de la reunió proposada. No mencioneu els detalls. Simplement podeu indicar el tema i la cronologia. Per a reunions formals, podeu adjuntar un document detallat. Això és especialment útil per ajudar els assistents a preparar-se amb antelació.

Per exemple, podeu començar per: Tenim previst debatre..../ Volem abordar alguns dels problemes O com la cronologia següent:

• 8:00-9:30: Presentació del projecte
• 9:30-11:30: Presentacions de Howard (IT), Nour (Màrqueting) i Charlotte (Vendes)

Pas 5: demaneu una resposta

Requerir una confirmació d'assistència pot ajudar a confirmar una resposta dels vostres destinataris. Per evitar ambivalències, s'ha d'incloure al vostre correu electrònic una resposta preferida i un límit de temps perquè els assistents us informin de la seva assistència o absència. D'aquesta manera, si no heu rebut la seva confirmació d'assistència en el moment que reguleu, podeu fer accions de seguiment ràpides.

Per exemple: Si us plau, confirmeu la confirmació abans del [data] a [adreça electrònica o número de telèfon]

Pas 6: afegiu una signatura de correu electrònic professional i una marca

Una signatura de correu electrònic empresarial hauria de combinar el nom complet, el títol de la posició, el nom de l'empresa, la informació de contacte, llocs web personals i altres adreces amb hiperenllaços.

Podeu personalitzar fàcilment la vostra signatura amb Gmail.

Per exemple:

Jessica Madison

Director regional de màrqueting, indústria Inco

555-9577-990

Hi ha un munt de creadors de signatures de correu electrònic gratuïts que us estalvien temps i esforços, com ara La meva signatura.

Tipus de correu electrònic d'invitació a la reunió i exemples

Tingueu en compte que els diferents tipus de reunions tindran diferents estàndards i estils d'escriptura a seguir. Normalment, separem els correus electrònics d'invitació a reunions en funció del seu nivell formal o informal, incloses o excloent reunions virtuals o reunions en línia purament. En aquesta part, recollim i us presentem alguns tipus típics d'invitacions a reunions i la plantilla de cada tipus que s'utilitzen popularment als correus electrònics d'invitació a reunions de negocis.

#1. Correu electrònic de sol·licitud de reunió formal

El correu electrònic de sol·licitud de reunió formal s'utilitza per a reunions grans que solen tenir lloc una o tres vegades a l'any. És una reunió formal gran, de manera que el vostre correu electrònic s'ha d'escriure amb un estil d'escriptura formal. Els annexos adjunts són necessaris per deixar més clar al participant com participar a la reunió, com trobar la ubicació i detallar l'agenda.

Les reunions formals inclouen:

• Reunió de direcció
• Reunió del comitè
• Reunió de la Junta Directiva 
• Junta d'accionistes 
• Reunió d'estratègia 

Exemple 1: Accionistes plantilla de correu electrònic d'invitació

Línia d'assumpte: important. Esteu convidats a l'Assemblea General Anual. [Temps]

[Nom del destinatari]

[Nom de la companyia]

[Lloc de treball]

[Adreça de l'empresa]

[Data]

Benvolguts accionistes,

Ens complau convidar-vos a l'Assemblea General Anual que se celebrarà el dia [Hora], [Adreça]

La Junta General d'Accionistes és una ocasió excepcional d'informació, intercanvi i discussió entre ells [Nom de la companyia] i tots els nostres accionistes.

També és l'oportunitat d'expressar-se i votar per jugar un paper actiu en la presa de decisions importants [Nom de la companyia], independentment del nombre d'accions que tinguis. La reunió tractarà els següents agendes principals:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Trobareu les instruccions sobre com participar en aquesta reunió, l'ordre del dia i el text dels acords que cal sotmetre a la vostra aprovació al document adjunt a continuació

M'agradaria agrair-vos, en nom de la junta, la vostra contribució i la vostra fidelitat amb el [Nom de la companyia] i espero donar-vos la benvinguda a la Trobada de [Data]

Millor respecte,

[Nom]

[Títol del càrrec]

[Nom de la companyia]

[Adreça de l'empresa i lloc web]

Exemple 2: Reunió d'estratègia plantilla de correu electrònic d'invitació

[Nom del destinatari]

[Nom de la companyia]

[Lloc de treball]

[Adreça de l'empresa]

[Data]

Linia de subjecció: Campanya de màrqueting de llançament del projecte Reunió: 2/28

En nom de [Nom de la companyia], m'agradaria convidar-vos a assistir a una reunió de negocis que se celebren a [Nom de la sala de conferències, nom de l'edifici] [Data i hora]. La reunió durarà [Durada].

És un plaer donar-vos la benvinguda a la primera etapa del nostre projecte per parlar de la nostra propera proposta [Detalls] i agraïm les vostres valuoses idees al respecte. Aquí teniu un breu resum de la nostra agenda per al dia:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Aquesta proposta és considerada per tot el nostre equip com una de les més crucials. Per a la vostra referència, us adjuntem un document a aquesta carta que us ofereix informació més detallada perquè us resulti convenient preparar-vos per a la reunió amb antelació.

Tots estem desitjant tenir una conversa amb vosaltres per discutir què més podem fer perquè aquesta proposta funcioni amb èxit. Si us plau, envieu qualsevol pregunta o recomanació per a la reunió abans [Data límit] a mi directament responent a aquest correu electrònic.

Que tingueu un gran dia per davant.

Agraint-li,

Una cordial salutació,

[Nom]

[Títol del càrrec]

[Nom de la companyia]

[Adreça de l'empresa i lloc web]

#2. El correu electrònic d'invitació a la reunió informal

Amb un correu electrònic d'invitació a una reunió formal, si és simplement la reunió amb personal de nivell inferior o membres de l'equip. És molt més fàcil per a tu pensar com escriure adequadament. Podeu escriure amb un estil informal amb un to amable i alegre.

Les reunions informals inclouen:

• Reunió de pluja d'idees
• Reunió de resolució de problemes
• Formació
• Reunió de registre
• Reunió de Team Building
• Xerrades de cafè 

Exemple 3: plantilla de correu electrònic d'invitació a la reunió de registre

Línia d'assumpte: Urgent. [Nom del projecte] actualitzacions. [Data]

Benvolguts equips,

Salutacions!

Ha estat divertit i divertit tenir temps treballant amb tu [Nom del projecte]. No obstant això, per poder continuar amb els nostres plans de manera eficaç, crec que és el moment adequat per informar-nos del progrés que s'ha fet i agrairia l'oportunitat de conèixer-vos a [ubicació] per debatre més a fons l'assumpte [Data i hora].

També adjunto una llista de tots els agendes que hem de discutir. No oblideu preparar el vostre informe de finalització de la tasca. Si us plau, fes servir això [Enllaç] per fer-me saber si podràs fer-ho.

Si us plau, envieu-me la vostra confirmació per correu electrònic el més aviat possible.

Una cordial salutació,

[Nom]

[Lloc de treball]

[Nom de la companyia]

Exemple 4: Equip building plantilla de correu electrònic d'invitació

Benvolguts membres de l'equip,

Això és per informar-vos que el [Nom del departament] està organitzant a Reunió de Team Building per a tot el nostre personal membres activats [Data i hora]

Per a un major desenvolupament professional, és molt important que creixem junts i això només pot passar si treballem en equip perquè les nostres habilitats i talents es puguin aprofitar per aconseguir un millor rendiment. És per això que el nostre departament continua promocionant mensualment diverses activitats de creació d'equips.

Vine i uneix-te a l'esdeveniment perquè puguem escoltar la teva veu sobre com podem millorar per donar-te un millor suport. També n'hi haurà uns quants jocs de formació d'equips juntament amb begudes i avituallaments els oferirà l'empresa.

Esperem passar moments divertits en aquest esdeveniment de formació d'equips que s'ha organitzat per ajudar a cadascú a créixer. En cas que creieu que no podeu participar en aquesta reunió, si us plau, ho comuniqueu [Nom del coordinador] at [Número de telèfon]

Atentament,

[Nom]

[Lloc de treball]

[Nom de la companyia]

#3. Correu electrònic d'invitació del ponent convidat

Un correu electrònic d'invitació d'un orador convidat ha d'incloure informació rellevant per al ponent pel que fa a la reunió i l'oportunitat de parlar. És vital que el ponent sàpiga com pot contribuir al vostre esdeveniment i quins avantatges pot rebre per formar part del vostre esdeveniment.

Exemple 5: plantilla de correu electrònic d'invitació d'orador convidat

Estimat [altaveu],

Esperem que aquest missatge us trobi bé! Ens atendrem avui amb una fantàstica oportunitat de parlar per a la vostra contemplació. Ens agradaria demanar-li que sigui el nostre honorable orador de la [Nom de la reunió], un esdeveniment centrat en [Descripció de l'objectiu i públic del vostre esdeveniment]. La totalitat [Nom de la reunió] L'equip s'inspira en els vostres èxits i creu que sou l'expert perfecte per dirigir-vos al nostre públic de professionals afins.

[Nom de la reunió] tindrà lloc a [Lloc, incloent ciutat i estat] on [Dates]. S'espera que el nostre esdeveniment aculli fins a aproximadament [Nombre de participants estimat#]. El nostre objectiu és [Objectius de la reunió].

Creiem que sou un orador fantàstic i que la vostra veu seria una addició fonamental a aquesta conversa, donat el vostre ampli treball a [Àrea d'especialització]. Pots plantejar-te presentar les teves idees fins a [Durada] minuts relacionats amb el camp de [Tema de la reunió]. Podeu enviar la vostra proposta abans de [data límit] seguiu l'[enllaç] perquè el nostre equip pugui escoltar les vostres idees i determinar els detalls del vostre discurs amb antelació.

En qualsevol cas, si no podeu assistir us demanem humilment que us poseu en contacte amb nosaltres a través de [enllaç]. Gràcies pel vostre temps i consideració, esperem rebre una resposta positiva de la vostra part.

best,
[Nom]
[Lloc de treball]
[Informació de contacte]
[Adreça del lloc web de l'empresa]

#4. Correu electrònic d'invitació al seminari web

En les tendències actuals, cada cop hi ha més persones que organitzen reunions en línia, ja que suposa un estalvi de temps i costos, especialment per als equips de treball remot. Si utilitzeu plataformes de conferències, hi ha missatges d'invitació ben personalitzats que s'envien directament al vostre assistent abans que comenci la reunió, com ara la plantilla de correu electrònic d'invitació de Zoom. Per a un seminari web virtual, podeu consultar la mostra següent.

Consells: Utilitzeu paraules clau com ara "Enhorabona", "Aviat", "Perfecte", "Actualització", "Disponible", "En definitiva", "A dalt", "Especial", "Uneix-te a nosaltres", "Gratis", etc.

Exemple 6: Plantilla de correu electrònic d'invitació al seminari web

Assumpte: Felicitats! Esteu convidats a [Nom del seminari web]

Estimat [Nom_candidat],

[Nom de la companyia] està molt content d'organitzar un seminari web per a [Tema del seminari web] el [Data] a [Temps], amb l'objectiu de [[Propòsits del seminari web]

Serà una bona oportunitat perquè obtingueu grans avantatges dels vostres experts convidats en el camp de [temes del seminari web] i obtingueu regals gratuïts. El nostre equip està molt entusiasmat amb la vostra presència.

Nota: aquest seminari web està limitat a [Nombre de gent]. Per guardar el vostre seient, registreu-vos [Enllaç], i no dubteu a compartir-lo amb els vostres amics. 

Espero veure't allà!

Que tinguis un bon dia,

[El teu nom]

[Signatura]

La línia de base

Afortunadament, hi ha moltes plantilles disponibles d'invitacions a reunions de negocis a Internet per personalitzar-les i enviar-les als vostres assistents en qüestió de segons. No t'oblidis de guardar-ne una mica al núvol perquè puguis preparar el teu correu electrònic amb una escriptura perfecta, sobretot en cas d'urgència.

Si també estàs buscant altres solucions per al teu negoci, pots trobar AhaSlides és una bona eina de presentació amb moltes funcions sorprenents per donar suport als vostres esdeveniments de seminaris web, activitats de creació d'equips, conferències i molt més.

Preguntes freqüents

Ref: En efecte | Sherpany