Flyer de la reunió d'inici del projecte d'ungles en 8 passos (+plantilla gratuïta!)

Fins i tot les empreses més disciplinades que hi ha a vegades poden sentir que els seus projectes es desvien. El més freqüent és que sigui un problema preparació. La solució? Un programa ben estructurat i totalment interactiu reunió d'inici del projecte!

Més que la mera pompa i cerimònia, una reunió d’inici ben executada realment pot aconseguir quelcom bonic amb el peu dret. A continuació, es detallen 8 passos per celebrar una reunió d'inici del projecte que generi emoció i aconsegueixi tot el món a la mateixa pàgina.

Temps d’inici!

Què és una reunió d'inici de projectes?
Per què són tan importants les reunions d'inici de projectes?
8 passos per a una reunió d'inici del projecte Kickass
Plantilla d'ordre del dia de la reunió d'inici del projecte

Consells per a la reunió per recordar

Heu de tenir una agenda de la reunió inicial prèviament. L'enviament d'un correu electrònic inicial del projecte és molt important! Així doncs, mirem les poques mostres de l'agenda de la reunió inicial!

La sessió inicial ha de ser breu i concisa, amb molts jocs i activitats, ja que és quan AhaSlides és molt útil! Consulteu més consells amb nosaltres com a continuació:

Text alternatiu

Kick-Start la conversa.

Obteniu aportacions valuoses del vostre equip i clients durant la reunió d'inici del projecte. Utilitzeu enquestes en directe, preguntes i respostes i eines d'intercanvi d'idees amb aquesta plantilla gratuïta!

🚀 Consulta la plantilla

Què és una reunió d'inici de projectes?

Com es diu a la llauna, una reunió inicial del projecte és una reunió on inicieu el vostre projecte.

Normalment, una reunió d'inici del projecte és la primera reunió entre el client que va encarregar un projecte i l'empresa que el donarà vida. Ambdues parts s'asseuran juntes i discutiran els fonaments del projecte, el seu propòsit, els seus objectius i com passarà de la idea fins a la seva concreció.

En general, n’hi ha Tipus 2 de les reunions inicials per tenir en compte:

Inici del projecte extern - Un equip de desenvolupament s’asseu amb algú de fora l’empresa, com un client o un grup d’interès, i discuteix el pla d’un projecte de col·laboració.
PKM intern - Un equip de dins l’empresa s’asseu junta i discuteix el pla per a un nou projecte intern.

Tot i que aquests dos tipus poden tenir resultats diferents, El procediment és pràcticament el mateix. Hi ha essencialment cap part d'inici d'un projecte extern que no forma part d'un projecte intern; l'única diferència serà per a qui el dediqueu.

Més implicació amb les vostres reunions

Per què són tan importants les reunions d'inici de projectes?

L'objectiu de les reunions d'inici ha de ser clar i fort! Pot semblar prou senzill posar en marxa un projecte només assignant un munt de tasques a les persones adequades, especialment al lloc de treball obsessionat amb Kanban actual. Tanmateix, això pot fer que els equips es perdin contínuament.

Recorda, només perquè ets al mateix tauler no vol dir que estigueu al mateixa pàgina.

Al centre d’això, una reunió d’inici del projecte és honesta i oberta Diàleg entre un client i un equip. És no una sèrie d'anuncis sobre com funcionarà el projecte, però a conversa sobre els plans, les expectatives i els objectius assolits per un debat desenfrenat.

Aquests són alguns dels avantatges de celebrar una reunió inicial del projecte:

Aconsegueix tothom preparat - "Dóna'm sis hores per talar un arbre i les quatre primeres les dedicaré a esmolar la destral". Si Abraham Lincoln estigués viu avui, podeu estar segur que passaria les primeres 4 de cada 6 hores del projecte en una reunió d'inici del projecte. Això és perquè aquestes reunions contenen tots els passos necessaris per tirar endavant qualsevol projecte amb el peu dret.
Implica tots els jugadors clau - Les reunions d'inici no poden començar tret que hi sigui tothom: directius, caps d'equip, clients i qualsevol altra persona amb una participació en el projecte. És molt fàcil perdre la noció de qui està al capdavant de què sense la claredat d'una reunió inicial per esbrinar-ho tot.
És obert i col·laboratiu - Com dèiem, les reunions d'inici del projecte són debats. Els millors participen tots assistents i traieu les millors idees de tothom.

Més implicació amb les vostres reunions

8 passos per a una reunió d'inici del projecte Kickass

Aleshores, què s'inclou exactament a l'agenda d'una reunió d'inici del projecte? L'hem reduït als 8 passos següents, però sempre hauríeu de recordar que n'hi ha no hi ha cap menú per a aquest tipus de reunions.

Utilitzeu aquests vuit passos com a guia, però no oblideu mai que l’agenda final correspon vostè!

Pas #1 - Introduccions i trencagels

Naturalment, l'única manera d'iniciar qualsevol reunió inicial és familiaritzar-se els participants entre ells. Independentment de la durada o la magnitud del vostre projecte, els clients i els membres de l'equip han d'estar en un bon nom per poder treballar junts de manera eficient.

Tot i que n'hi ha prou amb una introducció senzilla de tipus "recorregut a la taula" per familiaritzar la gent amb els noms, un trencaglaç pot afegir una altra capa de personalitat i alleugeriu l’estat d’ànim abans del començament del projecte.

Prova aquest: Gireu la roda 🎡

Distribuïu alguns temes senzills d'introducció a roda giratòria, a continuació, fes que cada membre de l'equip el faci girar i respongui qualsevol tema en què aterri la roda. Es recomanen preguntes divertides, però assegureu-vos de mantenir-lo més o menys professional!

Una roda giratòria per utilitzar-se com a trencador de gel.

Voleu més d’aquest tipus? 💡 Ja tenim 10 trencagels per a qualsevol reunió aquí mateix.

Pas 2: antecedents del projecte

Amb els tràmits i les festes fora del camí, és el moment de començar amb el tret de peu del negoci. Per iniciar la reunió amb èxit, hauríeu de tenir una agenda clara per a la reunió inicial!

Com fan totes les grans històries, el millor és començar pel principi. Esbossar tota la correspondència entre vosaltres i els vostres clients per aconseguir que tothom s'impliqui en el projecte amb el màxim coneixement del que ha passat fins ara.

Podrien ser captures de pantalla de correus electrònics, textos, minuts de reunions anteriors o recursos que afegeixin qualsevol tipus de context per a la vostra empresa i el vostre client. Faci que tothom pugui visualitzar-lo creant una cronologia.

Pas #3 - Demanda del projecte

A més dels antecedents de la correspondència, voldreu aprofundir als detalls de Per què aquest projecte es posa en marxa en primer lloc.

Aquest és un pas crucial, ja que proporciona una visió clara dels punts de dolor que el projecte vol resoldre, cosa que tant els equips com els clients han de mantenir al capdavant de la seva ment en tot moment.

Protip 👊

Etapes com aquesta estan a punt de debatre. Pregunteu als vostres clients i el vostre equip presentarà les seves idees sobre per què creuen que es va somiar amb aquest projecte.

Si escau, sempre intenteu canalitzar el fitxer veu del client en aquesta secció. Col·labora amb el client per obtenir exemples del món real de consumidors que mencionen punts dolorosos que el teu projecte intenta solucionar. Les seves opinions haurien de donar forma a la manera com el vostre equip aborda el projecte.

Pas #4 - Objectius del projecte

Així que has mirat el Passat del projecte, ara toca mirar-ho futur.

Tenir objectius directes i una definició clara de l'èxit del vostre projecte ajudarà realment al vostre equip a treballar-hi. No només això, mostrarà al teu client que et prens seriosament el treball i que tens un interès similar en com va.

Pregunteu als assistents a la reunió inicial "Com serà l'èxit?" Hi ha més clients? Més ressenyes? Una millor taxa de satisfacció del client?

No importa l'objectiu, sempre ha de ser...

Realitzable - No us estireu massa. Coneix els teus límits i proposa un objectiu en realitat tenen possibilitats d’aconseguir-ho.
Mesurable - Apunta el teu objectiu amb dades. Apunta a un número específic i segueix el teu progrés cap a ell.
Temporitzat - Doneu-vos una data de finalització. Feu tot el possible per assolir els vostres objectius abans d'aquest termini.

Pas #5 - La declaració de treball

Posant la "carn" a la "reunió inicial", una declaració de treball (SoW) és una immersió forta en les especificitats del projecte i com es portarà a terme. És el facturació principal a l’agenda inicial de la reunió i hauria d’estar rebent la major part de la vostra atenció.

Consulteu aquesta infografia sobre què heu d’incloure a la vostra declaració de treball:

Infografia on s'expliquen els 6 mini-passos implicats en l'anunci d'una declaració de treball en una reunió d'inici del projecte.

Tingueu en compte que la declaració de treball no tracta tant de debat com de la resta de l’agenda inicial de la reunió del projecte. Aquest és realment el moment per a què un projecte sigui senzill traça el pla d’acció per al proper projecte, deseu el debat al fitxer següent tema de la reunió.

Igual que la resta de la reunió inicial, la vostra declaració de treball ho és súper variable. Els detalls de la vostra declaració de treball dependran sempre de la complexitat del projecte, la mida de l’equip, les parts implicades, etc.

Vols saber més? 💡 Mireu això article complet sobre l'elaboració d'una declaració de treball.

Pas #6 - Secció de preguntes i respostes

Encara que us sentiu obligat a deixar la vostra secció de preguntes i respostes fins al final, us recomanem que mantingueu-la directament després de la vostra declaració de treball.

Un segment tan robust segurament donarà lloc a preguntes tant del vostre client com del vostre equip. Com que la part gruixuda de la reunió és tan fresca a la ment de tothom, el millor és colpejar mentre la planxa està calenta.

L'ús d'un programari de presentació interactiu per allotjar les vostres preguntes i respostes pot ajudar a que tot funcioni sense problemes, sobretot si la vostra reunió d'inici del projecte té un nombre elevat d'assistència...

És organitzat - Les preguntes s'ordenen per popularitat (a través de vots favorables) o per temps i es poden marcar com a "respostes" o fixades a la part superior.
És moderat - Les preguntes es poden aprovar i descartar abans que es mostrin a la pantalla.
És anònim - Les preguntes es poden enviar de manera anònima, és a dir, tothom té veu.

Pas #7 - Problemes potencials

Com dèiem abans, una reunió inicial del projecte consisteix a ser el més oberta i honesta possible. Això és com es construeix un sentit de la confiança amb el vostre client des del primer moment.

Amb aquesta finalitat, el millor és discutir els problemes potencials que podria enfrontar el projecte al llarg del camí. Ningú us demana que predigiu el futur aquí, només que feu una llista provisional d'obstacles amb els que us podeu trobar.

Com que tu, el teu equip i el teu client abordes aquest projecte amb diferents apostes, és ideal aconseguir-ho tot el món participen en la discussió del problema potencial.

Pas #8: registre d'entrada

Contactar amb el vostre client regularment és una altra manera de consolidar la confiança entre ambdues parts. A la reunió d'inici del projecte, teniu unes quantes preguntes per respondre què, quan, qui i com aquestes visites es produiran.

La facturació és un bon equilibri entre transparència i esforç. Tot i que és agradable ser el més obert i transparent possible, ho heu de gestionar dins de l'abast de la vostra disponibilitat. be obert i transparent.

Assegureu-vos que teniu respostes a aquestes preguntes abans de finalitzar la reunió:

Què? - En quins detalls necessita actualitzar el client? Necessiten conèixer tots els petits detalls del progrés, o són només els grans senyals els que importen?
Quan? - Amb quina freqüència el vostre equip hauria d'actualitzar el vostre client? Haurien de transmetre el que han fet cada dia o simplement resumir el que han aconseguit al final de la setmana?
Qui? - Quin membre de l'equip serà el que enllaçarà amb el client? Hi haurà un membre de cada equip, en cada etapa, o només un corresponsal únic al llarg de tot el projecte?
Com? - Amb quin mètode es mantindran en contacte el client i el corresponsal? Videotrucada habitual, correu electrònic o document en directe actualitzat contínuament?

Com passa amb la majoria dels punts de l'ordre del dia d'una reunió d'inici d'un projecte, el millor és parlar-ne a la intempèrie. Per a un gran equip i un gran grup de clients, potser us serà més fàcil fer a enquesta en viu per tal de reduir les opcions per establir la millor fórmula de registre possible.

Vols saber més? 💡 Mireu-ne alguns bones pràctiques per consultar els vostres clients.

Enquesta eficaçment amb AhaSlides

Plantilla d'ordre del dia de la reunió d'inici del projecte

Amb la vostra reunió d’inici planificada per expertes que només espera esperar a la sala de juntes, l’últim toc pot ser una mica interacció per reunir-ho tot.

Sabia això només? 29% de les empreses se senten connectats amb els seus clients (Gallup)? La desvinculació és una epidèmia a nivell B2B i pot deixar que les reunions inicials se sentin com un procés pla i poc inspirador a través dels tràmits.

Implicar realment els clients i els equips mitjançant diapositives interactives potenciar la participació i augmentar els períodes d’atenció.

AhaSlides té una arsenal d'eines incloses enquestes en directe, preguntes i respostes i diapositives de pluja d'idees, i fins i tot concursos en directe i jocs per encendre el vostre projecte de la manera correcta.

Feu clic a continuació per obtenir una plantilla gratuïta sense descàrrega per a la reunió inicial. Canvieu tot el que vulgueu i presenteu-lo sense cap cost.

Agafa la plantilla

Feu clic a continuació per crear-ne un gratuït AhaSlides compte i comença a crear les teves pròpies reunions atractives mitjançant la interactivitat!

Crea el teu propi

etiquetes: Reunió de negocis