Els diagrames de Gantt semblen un codi secret de gestió de projectes que només entenen els professionals.
Però no tinguis por: en realitat són bastant senzills un cop descodifiques com funcionen.
T'ho explicarem tot, responent a les teves preguntes des de què és un diagrama de Gantt fins a com utilitzar-lo de manera efectiva en el teu projecte.
| Què és un diagrama de Gantt a Excel? | Un diagrama de Gantt a Excel és un tipus de diagrama de barres que us ajuda a visualitzar la cronologia del vostre projecte. |
| Per què en diuen diagrama de Gantt? | El diagrama de Gantt rep el nom d'Henry Gantt, que el va popularitzar entre els anys 1910 i 1915. |
| Per què utilitzar un diagrama de Gantt és bo? | El diagrama de Gantt us ajuda a mirar el panorama general, a organitzar les tasques de manera eficaç i a mantenir tots en el bon camí. |
Taula de continguts
Què és un diagrama de Gantt
Un diagrama de Gantt és bàsicament un diagrama que estableix la línia de temps del vostre projecte.
Mostra les dates d'inici i finalització de cada tasca, juntament amb les dependències entre tasques per assegurar-se que tot es fa en l'ordre correcte. Senzill i senzill.
Els diagrames de Gantt tenen algunes parts clau:
- La llista de tasques: cada tasca del vostre projecte té la seva pròpia fila al gràfic.
- La línia de temps: el gràfic conté un eix horitzontal que marca períodes de temps, normalment dies, setmanes o mesos.
- Dates d'inici i finalització: cada tasca té una barra que mostra quan comença i acaba al llarg de la línia de temps.
- Dependències: les connexions mostren si una tasca s'ha de completar abans que pugui començar una altra.
Impliqueu la vostra organització
Inicieu debats significatius, obteniu comentaris útils i eduqueu el vostre equip. Registra't per agafar una plantilla gratuïta d'AhaSlides
🚀 Fes una prova gratuïta☁️
Per a què serveix un diagrama de Gantt?
Hi ha algunes raons per les quals utilitzar un diagrama de Gantt és bo per a la gestió de projectes:
• Proporciona una representació visual clara de la cronologia del projecte. Poder veure les tasques, les durades, les dependències i les fites exposades visualment fa que sigui fàcil d'entendre la programació completa d'un cop d'ull.
• Ajuda a identificar ràpidament els problemes de programació. Si observeu el diagrama de Gantt, podeu detectar possibles colls d'ampolla, superposició de tasques crítiques o llacunes en la línia de temps que podrien causar retards. A continuació, podeu fer ajustos per evitar problemes.
• Ajuda a comunicar el calendari a les parts interessades. En compartir el diagrama de Gantt, proporcioneu als companys d'equip i als clients una manera senzilla de veure la línia de temps, els propietaris de les tasques, les dependències i les fites planificades. Això fomenta la transparència i la responsabilitat.
• Fa clar el seguiment del progrés. A mesura que actualitzeu el diagrama de Gantt per mostrar les tasques completades, les tasques en curs i qualsevol canvi, el gràfic ofereix una visió "de cop d'ull" de l'estat del projecte per a vosaltres i els altres membres de l'equip.
• Ajuda a gestionar els recursos de manera eficaç. Quan les tasques amb dependències de recursos es presenten visualment, podeu optimitzar la utilització de persones, equips i altres actius durant tota la línia de temps.
• Permet la planificació d'escenaris què passa si. En fer canvis a la durada de les tasques, dependències i seqüències al diagrama de Gantt, podeu modelar diferents escenaris per determinar el millor pla de projecte abans d'implementar-lo de veritat.
Com és un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt representa visualment les tasques en una línia de temps. Normalment inclou:
• Una llista de tasques al llarg de l'eix vertical esquerre. Cada tasca té la seva pròpia fila.
• Una escala de temps horitzontal a la part inferior, que normalment mostra increments com ara dies, setmanes o mesos.
• Per a cada tasca, una barra que abasta des de la data d'inici planificada fins a la data de finalització. La longitud de la barra indica la durada prevista de la tasca.
• Les dependències entre tasques es mostren amb línies o fletxes que connecten les tasques. Això mostra quines tasques s'han de completar abans que altres puguin començar.
• Les fites s'indiquen amb línies verticals o icones en dates concretes. Marquen punts de control importants o dates de venciment.
• Els recursos assignats a cada tasca es poden mostrar a les barres de tasques o en una columna separada.
• De vegades, el progrés real s'indica per parts de barres de tasques amb hash, ombrejat o codificació de colors que representen el treball que s'ha fet.
Què tenen en comú els diagrames de Gantt i els diagrames de Pert?
Els gràfics de Gantt i els gràfics PERT:
• Són eines de planificació i gestió de projectes.
• Representar visualment una línia de temps del projecte amb tasques, fites i durades.
• Ajudar a identificar riscos, dependències i problemes potencials en el pla del projecte.
• Es pot actualitzar per reflectir el progrés de la tasca i els canvis a la programació.
• Ajudar en l'assignació i el seguiment de l'ús dels recursos.
• Facilitar el seguiment de l'estat i el rendiment del projecte.
• Millorar la comunicació proporcionant una representació visual clara de la cronologia i l'estat del projecte.
Les principals diferències entre els gràfics de Gantt i els gràfics PERT són:
diagrames de Gantt:
• Mostrar les dates d'inici i finalització previstes de cada tasca.
• Centrar-se més en la programació i el calendari de les tasques.
• Utilitzeu un format de diagrama de barres senzill.
Gràfics PERT:
• Calcular la durada prevista d'una tasca a partir d'estimacions optimistes, pessimistes i més probables.
• Centrar-se més en la xarxa lògica que determina la seqüència de tasques.
• Utilitzeu un format de diagrama de nodes i fletxes que mostri les dependències i la lògica entre les tasques.
En resum, tant els gràfics de Gantt com els gràfics PERT tenen com a objectiu modelar i visualitzar el calendari d'un projecte. Ajuden amb la planificació, el seguiment del progrés i la comunicació. Però els gràfics de Gantt se centren més en la línia de temps i el temps de les tasques, mentre que els gràfics PERT se centren més en la lògica i les dependències entre les tasques per determinar la durada esperada.
Com fer un diagrama de Gantt
La creació del vostre diagrama de Gantt en un full de càlcul permet un seguiment, actualització i una planificació d'escenaris "que passaria si?" a mesura que avança el vostre projecte.
Aquests són els passos per fer un diagrama de Gantt bàsic en la gestió de projectes:
#1 - Enumereu totes les tasques necessàries per completar el vostre projecte. Dividiu les tasques més grans en subtasques més petites i més manejables.
#2 – Estima la durada de cada tasca en unitats de temps adequades per al teu projecte (dies, setmanes, mesos, etc.). Considereu les dependències entre tasques.
#3 – Assigna propietaris i/o recursos a cada tasca. Identifiqueu qualsevol recurs compartit amb dependències de tasques conflictives.
#4 - Determineu la data d'inici i la data de venciment del vostre projecte. Calcula les dates d'inici de la tasca en funció de les dependències.
#5 - Crea una taula o full de càlcul amb columnes per a:
- Nom de la tasca
- Durada de la tasca
- Data d'inici
- Data d'acabament
- Recursos assignats
- % completat (opcional)
- Dependències de la tasca (opcional)
# 6 - Traceu les tasques a la vostra línia de temps amb barres que abasten des de les dates d'inici fins a finals.
#7 - Afegiu representacions visuals de dependències entre tasques mitjançant fletxes o línies.
#8 - Marqueu fites importants a la vostra línia de temps mitjançant icones, ombrejats o línies verticals.
# 9: actualitzeu periòdicament el vostre diagrama de Gantt a mesura que es completen les tasques, canvien les durades o canvien les dependències. Ajusteu les barres de tasques i les dependències segons sigui necessari.
#10: afegiu una columna de % completat o de progrés i ompliu-la amb el temps per indicar l'estat del projecte d'un cop d'ull.
#11: utilitzeu la cronologia visual per identificar problemes de programació, conflictes de recursos o riscos que podrien causar retards. Feu ajustos per millorar el vostre pla de projecte de manera proactiva.
Programari de diagrames de Gantt
Amb tantes opcions al mercat, aquestes són les que ens criden l'atenció per les seves funcions versàtils i la seva interfície sense complicacions. Tothom, des del vostre cap gairebé jubilat fins al nou intern, podria veure, crear i fer un seguiment del diagrama de Gantt fàcilment.
#1 - Microsoft Project
• Aplicació de gestió de projectes amb totes les funcions.
• Facilita la creació i l'edició de taules per a tasques, recursos, tasques i dates del calendari.
• Genera automàticament un diagrama de Gantt basat en dades de la taula.
• Permet el camí crític, els terminis, l'anivellament de recursos i altres funcions avançades.
• S'integra amb Excel, Outlook i SharePoint per a la col·laboració de projectes.
• Requereix la compra d'una subscripció mensual o anual.
#2 - Microsoft Excel
• Programari de fulls de càlcul integrat que inclou plantilles bàsiques de diagrama de Gantt.
• Simplement introduir els detalls de la tasca en una taula i generar-ne un gràfic.
• Molts complements de diagrama de Gantt gratuïts o econòmics amb més plantilles i funcions.
• Interfície familiar per a la majoria de la gent.
• Capacitats limitades de gestió de projectes més enllà dels diagrames de Gantt bàsics.
#3 - Projecte Gantt
• Aplicació de gestió de projectes de codi obert dissenyada específicament per a diagrames de Gantt.
• Té funcions per descriure tasques, assignar recursos, fer un seguiment del progrés i generar informes.
• Permet repetir tasques, dependències de tasques i calcular el camí crític.
• La interfície pot ser menys intuïtiva per a alguns.
• Falta integració amb altres programes i funcions de col·laboració.
• Descàrrega i ús gratuït.
#4 - SmartDraw
• Inclou plantilles de diagrama de Gantt dissenyades professionalment.
• Té funcions per a la creació automàtica de línies de temps, l'edició arrossega i deixa anar i les dependències de tasques.
• S'integra amb Microsoft Office per intercanviar fitxers i dades.
• Interfície relativament fàcil d'utilitzar.
• Requereix una subscripció de pagament, però ofereix una prova gratuïta de 30 dies.
#5 - Trello
• Eina de gestió de projectes a l'estil Kanban.
• Afegiu tasques com a “targetes” que podeu arrossegar i organitzar visualment en una línia de temps.
• Veure les tasques en diversos horitzons temporals, des de setmanes fins a mesos.
• Assignar membres i dates de venciment a les targetes.
• Bàsic pel que fa a la gestió de dependències entre tasques, gestió de recursos i utilització d'actius i seguiment del progrés cap a les fites.
# 6 - TeamGantt
• Solució tot en un específicament per a la gestió de projectes de cicle de vida complet.
• Automatitza la planificació i l'optimització de la cronologia.
• Us permet definir les dependències de les tasques, modelar escenaris del "què passa si", assignar i anivellar recursos en diversos projectes i fer un seguiment del progrés en funció de les fites.
• Ve amb una biblioteca de plantilles i informes d'anàlisi.
• Requereix una subscripció de pagament.
#7 - Asana
• Aplicació de gestió de projectes centrada en la gestió de tasques.
• El complement us permet visualitzar la línia de temps amb tasques, dates de venciment i fites, afegir dependències de tasques, exportar/imprimir gràfics, filtrar per projecte i capacitats bàsiques de Gantt.
• Mancances: gestió de recursos a través dels projectes, anàlisi del valor guanyat i planificació d'escenaris.
• Versió gratuïta. Nivells de pagament per obtenir més funcions.
Què són els exemples de diagrames de Gantt?
Els diagrames de Gantt es poden utilitzar en una varietat de situacions. Aquests són alguns exemples principals:
• Cronogramas del projecte: un diagrama de Gantt pot traçar visualment la cronologia de qualsevol tipus de projecte amb tasques, duracions, dependències i fites. Això podria ser per a projectes de construcció, planificació d'esdeveniments, enginyeria de programari, estudis de recerca, etc.
• Programes de fabricació: els diagrames de Gantt s'utilitzen sovint a la fabricació per planificar les tirades de producció, que mostren la programació de tots els passos, des de l'adquisició del material fins al muntatge, passant per l'embalatge i l'enviament.
• Assignació de recursos: els diagrames de Gantt poden ajudar a optimitzar l'assignació de recursos, com ara persones, equips i instal·lacions en diversos projectes al llarg del temps. Les tasques de codificació de colors per recursos poden deixar-ho clar.
• Seguiment del progrés: els gràfics de Gantt dels projectes en curs es poden actualitzar per mostrar les dates reals d'inici i finalització de les tasques completades, el lliscament de les tasques en curs i qualsevol canvi o retard. Això ofereix una visió de l'estat del projecte.
• Escenaris de què passa si: mitjançant l'ajust de seqüències de tasques, durades i dependències en un diagrama de Gantt, els gestors de projectes poden modelar alternatives per determinar el calendari més eficient abans d'implementar-los de veritat.
• Eina de comunicació: compartir gràfics de Gantt amb les parts interessades proporciona un resum visual de les fites del projecte, els propietaris de les tasques i els terminis planificats i reals que milloren l'alineació i la responsabilitat.
En general, els diagrames de Gantt es poden aplicar a qualsevol escenari on la visualització d'una seqüència de tasques, dependències i cronologies pot proporcionar informació per optimitzar els plans, assignar recursos, fer un seguiment del progrés i comunicar l'estat. Els exemples concrets són infinits, limitats només per la creativitat de les persones i les necessitats de claredat i eficiència.
Takeaways
Els gràfics de Gantt són tan eficaços perquè tradueixen línies de temps i dependències complexes del projecte en una imatge senzilla que és fàcil d'entendre, actualitzar i compartir. Els avantatges clau es troben en la millora de la programació, la comunicació, el seguiment del progrés i la planificació, cosa que els fa preferits entre els gestors de projectes.
Preguntes freqüents
Per què són tan bons els diagrames de Gantt?
Per què són efectius els diagrames de Gantt
- Cronologia visual: consulteu el pla complet d'un cop d'ull
- Detecció precoç de problemes: detecteu visualment problemes potencials
- Comunicació: fomentar la claredat i la responsabilitat
- Planificació: es fan evidents les dependències i les prioritats
- Seguiment del progrés: el gràfic actualitzat mostra l'estat
- Anàlisi del què passa: alternatives de model
- Integració: treballar amb programari de gestió de projectes
Els gràfics de Gantt tradueixen línies de temps complexes i dependències en elements visuals senzills que són fàcils d'entendre, actualitzar i compartir.
Els beneficis provenen de la millora de la programació, la comunicació, el seguiment i la planificació
Quins són els 4 components d'un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt requereix 4 aspectes: barres, columnes, dates i fites.
El diagrama de Gantt és una línia de temps?
Sí, un diagrama de Gantt és fonamentalment una representació visual de la cronologia d'un calendari de projecte que ajuda amb la planificació, coordinació i gestió. El gràfic representa la informació de la tasca en un eix xy per traduir temps complexos, dependències i durades a un format senzill i escanejable.
