8 klíčových kroků k sepsání programu jednání s příklady a bezplatnými šablonami

Co je tedy Agenda jednání? Pravdou je, že jsme všichni byli součástí schůzek, kde se cítíme bezvýznamní, dokonce ani nechápeme, proč se musíme sejít, abychom probrali informace, které lze vyřešit e-mailem. Někteří lidé se možná budou muset účastnit schůzek, které se vlečou celé hodiny, aniž by vyřešili nějaké problémy.

Ne všechny schůzky jsou však neproduktivní, a pokud chcete se svým týmem pracovat efektivně, schůzka s agendou vás těchto výše uvedených katastrof zachrání.

Dobře vytvořený program stanoví jasné cíle a očekávání pro schůzku, což zajišťuje, že každý zná její účel a co se musí stát před, během a po.

Proto vás tento článek provede tím, jak je důležité mít agendu schůzky, kroky k vytvoření efektivní a poskytne příklady (+šablony), které můžete použít na vaší příští schůzce.

• Proč každá schůzka potřebuje agendu
• 8 klíčových kroků k sepsání efektivního programu jednání
• Příklady agendy schůzek a bezplatné šablony
• Nastavte si program schůzek pomocí AhaSlides
• Key Takeaways 

Další pracovní tipy s AhaSlides

• 10 typů obchodních schůzek
• Zápis z porady: Nejlepší průvodce psaním, příklady (+ bezplatná šablona) v roce 2023
• 6 Nejlepší Setkání s hacky

Proč každá schůzka potřebuje agendu

Každá schůzka potřebuje program, který zajistí, že bude produktivní a efektivní. Program jednání poskytne následující výhody:

• Ujasněte si účel a cíle schůzkya pomáhají udržet diskusi soustředěnou a na správné cestě.
• Řídit čas a tempo schůzky, ujistěte se, že neexistují žádné zbytečné hádky, a ušetřete co nejvíce času.
• Nastavte očekávání pro účastníkya zajistit, aby byly pokryty všechny relevantní informace a činnosti.
• Podporuje zodpovědnost a organizaci, což vede k efektivnějšímu a efektivnějšímu jednání.

8 klíčových kroků k sepsání efektivního programu jednání

Zde je několik klíčových tipů, které vám pomohou sepsat efektivní program jednání:

1/ Určete typ schůzky 

Vzhledem k tomu, že různé typy schůzek mohou zahrnovat různé účastníky, formáty a cíle, je důležité vybrat tu vhodnou pro danou situaci.

• Zahajovací setkání projektu: Schůzka, která poskytuje přehled o projektu, jeho cílech, časovém plánu, rozpočtu a očekáváních.
• Setkání všech rukou: Typ celopodnikového setkání, na které jsou pozváni všichni zaměstnanci. Informovat každého o výkonu, cílech a plánech společnosti a podporovat smysl pro společný účel a směr v rámci organizace.
• Zasedání radnice: Setkání na radnici společnosti, kde mohou zaměstnanci klást otázky, dostávat aktualizace a poskytovat zpětnou vazbu vrcholovému vedení a dalším vedoucím pracovníkům.
• Setkání strategického managementu: Setkání, na kterém se setkávají vedoucí představitelé nebo vedoucí pracovníci, aby prodiskutovali a naplánovali dlouhodobé směřování. 
• Setkání virtuálního týmu: Formát virtuálních týmových schůzek může zahrnovat prezentace, diskuse a interaktivní aktivity a lze je provádět pomocí softwaru pro videokonference, zasílání rychlých zpráv nebo jiných nástrojů digitální komunikace. 
• Brainstorming Session: Kreativní a kolaborativní setkání, na kterém účastníci vytvářejí a diskutují o nových nápadech.
• Osobní setkání: Soukromé setkání dvou lidí, často používané pro hodnocení výkonu, koučování nebo osobní rozvoj.

2/ Definujte účel a cíle schůzky

Jasně uveďte, proč se schůzka koná a čeho chcete vy nebo váš tým dosáhnout.

3/ Identifikujte klíčová témata 

Uveďte klíčová témata, která je třeba probrat, včetně všech důležitých rozhodnutí, která je třeba učinit.

4/ Přiřaďte časový limit

Každému tématu a celé schůzce věnujte přiměřené množství času, abyste zajistili, že schůzka proběhne podle plánu.

5/ Identifikujte účastníky a jejich role

Udělejte si seznam osob, které se schůzky zúčastní, a specifikujte jejich role a odpovědnosti.

6/ Připravte si podklady a podklady

Shromážděte veškeré relevantní informace nebo materiály, které budou během schůzky potřeba.

7/ Rozdejte agendu předem

Pošlete agendu schůzky všem účastníkům, abyste se ujistili, že jsou všichni připraveni a připraveni.

8/ Přezkoumat a upravit agendu podle potřeby

Před schůzkou si prostudujte agendu, abyste se ujistili, že je úplná a přesná, a proveďte nezbytné úpravy.

Příklady agendy schůzek a bezplatné šablony 

Zde je několik příkladů programů schůzek, které lze použít pro různé typy schůzek:

1/ Program jednání týmu

Datum: 

pronájem: 

Účastníci: 

Cíle týmových setkání:

• Aktualizovat průběh realizace projektu
• Chcete-li zkontrolovat aktuální problémy a řešení

Program setkání týmu: 

• Úvod a přivítání (5 minut) | @SZO
• Recenze předchozí schůze (10 minut) | @SZO
• Aktualizace projektu a zprávy o pokroku (20 minut) | @SZO
• Řešení problémů a rozhodování (20 minut) | @SZO
• Otevřená diskuse a zpětná vazba (20 minut) | @SZO
• Akce a další kroky (15 minut) | @SZO
• Závěr a další schůze (5 minut) | @SZO

Zdarma šablona měsíčního setkání s AhaSlides

2/ Program jednání všech rukou

Datum: 

pronájem: 

Attendees: 

Cíle setkání:

• Aktualizovat výkonnost společnosti a zavádět nové iniciativy a plány pro zaměstnance.

Program jednání: 

• Přivítání a představení (5 minut)
• Aktualizace výkonu společnosti (20 minut)
• Představení nových iniciativ a plánů (20 minut)
• Sezení otázek a odpovědí (30 minut)
• Uznání a ocenění zaměstnanců (15 minut)
• Závěr a další schůzka (5 minut)

Šablona setkání všech rukou

3/ Program zahajovací schůze projektu

Datum: 

pronájem: 

Účastníci:

Cíle setkání:

• Stanovit jasné cíle a očekávání pro projekt
• Představit projektový tým
• Diskutovat o výzvách a rizicích projektu

Program jednání: 

• Přivítání a představení (5 minut) | @SZO
• Přehled a cíle projektu (15 minut) | @SZO
• Představení členů týmu (5 minut) | @SZO
• Přidělení rolí a odpovědnosti (20 minut) | @SZO
• Přehled rozvrhu a časové osy (15 minut) | @SZO
• Diskuse o výzvách a rizicích projektu (20 minut) | @SZO
• Akční položky a další kroky (15 minut) | @SZO
• Závěr a další schůze (5 minut) | @SZO

Všimněte si, že toto jsou pouze příklady a body programu a formát lze upravit na základě konkrétních potřeb a cílů schůzky. 

Nastavte si program schůzek pomocí AhaSlides 

Chcete-li nastavit agendu schůzky pomocí AhaSlides, postupujte takto:

• Vytvořit účet: Pokud jste to ještě neudělali, přihlaste se AhaSlides a vytvořte si účet. Nebo zamiřte k nám Knihovna veřejných šablon.

• Vyberte šablonu programu schůzky: Máme různé šablony programu schůzek, které můžete použít jako výchozí bod. Jednoduše si vyberte ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám, a klikněte "Získat šablonu".

• Přizpůsobte šablonu: Jakmile si vyberete šablonu, můžete si ji přizpůsobit přidáním nebo odebráním položek, úpravou formátování a změnou barevného schématu.

• Přidejte položky programu: Pomocí editoru snímků přidejte položky programu. Můžete přidat text, kolečko, ankety, obrázky, tabulky, grafy a další.

• Spolupracujte se svým týmem: Pokud pracujete s týmem, můžete spolupracovat na agendě. Stačí pozvat členy týmu k úpravě prezentace a ti mohou provádět změny, přidávat komentáře a navrhovat úpravy.

• Sdílejte agendu: Až budete připraveni, můžete agendu sdílet se svým týmem nebo s účastníky. Můžete sdílet odkaz nebo pomocí QR kódu.

S AhaSlides můžete snadno vytvořit profesionální, dobře strukturovanou agendu schůzek, která vám pomůže zůstat na správné cestě a dosáhnout cílů schůzek.

Key Takeaways 

Doufáme, že dodržením těchto klíčových kroků a příkladů s pomocí šablon AhaSlides dokážete vytvořit dobře strukturovaný program schůzek, který vás připraví na úspěch.

Často kladené otázky