Obchodní schůzka funguje pouze tehdy, když její formát odpovídá jejímu cíli. Brainstorming probíhající jako aktualizace statusu zabíjí nápady a rozhodovací schůzka probíhající jako brainstorming nikdy nedosáhne rozhodnutí. Tato příručka se zabývá 10 typy schůzek, které většina firem pořádá, k čemu každý z nich slouží, jak dlouho by měl trvat a jak je udržet užitečné.
Pro měřítko, Harvard Business Review uvádí, že manažeři tráví na schůzkách téměř 23 hodin týdně, oproti méně než 10 hodinám v 60. letech 20. století. Výběr správného typu schůzek a jejich dobré vedení vám vrátí spoustu tohoto času zpět.
Co je to obchodní schůzka?
Obchodní schůzka je setkání lidí, kteří se sejdou, aby sdíleli informace, řešili problémy nebo činili pracovní rozhodnutí. Může probíhat osobně, virtuálně nebo hybridně, formálně nebo neformálně, od 10minutové denní schůzky až po celodenní plánovací setkání. Každý dobrý člověk má jeden společný cíl: něco by se mělo na konci pohnout kupředu.
Stručný průvodce: jaký typ schůzky potřebujete?
| Pokud potřebujete... | Spusťte... | Typická délka |
|---|---|---|
| Udržujte tým v souladu s prioritami | Měsíční setkání týmu | 30 až 60 minut |
| Rychlé povrchové blokátory | Postav se | Až 15 minut |
| Sledování pokroku v plnění cílů | Schůzka s aktualizací stavu | 30 minut |
| Opravit něco, co se pokazilo | Porada k řešení problémů | 45 až 60 minut |
| Dosáhněte jednoho jasného rozhodnutí | Schůze k rozhodování | 30 až 60 minut |
| Vygenerovat možnosti | Brainstormingové setkání | 45 až 60 minut |
| Stanovte si dlouhodobý směr | Setkání strategického managementu | Půl dne nebo i déle |
| Dobře začněte projekt | Zahajovací setkání projektu | 60 až 90 minut |
| Pomozte lidem se navzájem poznat | Úvodní schůzka | 30 minut |
| Nechte vedoucí pracovníky odpovídat na otázky zaměstnanců | Zasedání radnice | 45 až 60 minut |
Délka je spíše běžným výchozím bodem než pravidlem. Zkraťte každou schůzku, která končí předčasně.
10 typů obchodních schůzek
1. Měsíční týmové schůzky
Měsíční týmová schůzka je opakující se kontrola, kde tým hodnotí pokrok, přiděluje nadcházející úkoly a dohodne se na prioritách. Své místo si zaslouží, když je k probrání více témat, než stačí na rychlé setkání. Obvyklým selháním je, že se z ní stane hromada informací: pokud by se vše, co se sdílelo, mohlo odeslat e-mailem, pošlete e-mail a schůzku si nechte pro blokující faktory, rozhodnutí, která ovlivní několik lidí, a změny směru.
Nezaměňujte si to s setkání všech rukou, která sdružuje celou společnost, obvykle vedenou vrcholovým vedením, spíše než jedním týmem.
2. Setkání ve stoje
Stand-up, nazývaný také denní scrum, je krátká denní check-in akce trvající méně než 15 minut. Atlassian popisuje to jako rychlé vyjádření názorů, kde každý člověk odpovídá na tři otázky: čeho jsem včera dosáhl, co budu dělat dnes a co mě blokuje. Časový limit z toho udržuje spíše koordinační nástroj než zprávu o stavu. Stand-upy jsou vhodné pro týmy, které denně pracují na sdíleném projektu. Pro distribuované týmy může písemný stand-up ve sdíleném kanálu odvést stejnou práci bez plánování.
3. Schůzky k aktualizaci stavu
Aktualizace stavu se obvykle odehrávají každý týden a sledují pokrok oproti konkrétním cílům. Na rozdíl od stand-up prezentace zde otázkou je, zda je projekt na dobré cestě, kde je před nebo pozadu a co to znamená pro další milník. Zachovejte strukturu: všichni podávají zprávy ve stejném formátu a vše, co vyžaduje skutečnou diskusi, má svou vlastní schůzku, takže se z 30minutové aktualizace nestane neplánovaná hodina.
4. Schůzky zaměřené na řešení problémů
Tyto schůzky se svolávají, když se něco pokazilo nebo se chystá pokazit a skupina potřebuje problém diagnostikovat a dohodnout se na opravě. Často jsou neplánované a mohou zapojit lidi z několika oddělení. Zaměřte se na problém, ne na viníka, a zakončete dohodnutým řešením, jmenovaným vlastníkem a termínem. Předem zašlete relevantní data, aby všichni začali se stejným obrazem o tom, co problém skutečně je.
5. Schůze s rozhodovací pravomocí
Schůzka, na které se rozhoduje, existuje proto, aby se dospělo k jednomu rozhodnutí, které vyžaduje vstup nebo autoritu od několika lidí. Pozvěte všechny, jejichž souhlas je vyžadován, a nikoho jiného. Před naplánováním rozhodnutí si ho zapište jako jednu otázku: „Měli bychom přesunout spuštění ze 3. čtvrtletí na 4. čtvrtletí?“ je schůzka o rozhodování, zatímco „Co si myslíme o časovém harmonogramu spuštění?“ nikoli. Poté si rozhodnutí a jeho zdůvodnění zaznamenejte, aby se k němu o několik měsíců později neotevřelo znovu.
6. Brainstormingové schůzky
Brainstormingové schůzky generují nápady; jejich vyhodnocování přichází později. Když se obojí uskuteční najednou, instinkt soudit nápady potlačí a zbude vám jen krátký seznam bezpečných návrhů. První část věnujte produkci nápadů bez komentáře a druhou část jejich seskupování a seřazování. Živá slovo mrak Nebo otevřený slajd umožňuje tišším lidem přispívat ve stejnou chvíli jako všichni ostatní, místo aby čekali na pauzu v konverzaci.
7. Schůzky strategického managementu
Strategické schůzky jsou místem, kde vrcholoví lídři prohodnocují dlouhodobý směr, hodnotí výkonnost v porovnání se strategickými cíli a stanovují priority pro nadcházející čtvrtletí nebo rok. Obvykle se konají čtvrtletně nebo ročně a vyžadují skutečnou přípravu: sdílejte předběžné informace alespoň 48 hodin předem, aby diskuse nebyla povrchní. Výstupem by měl být jasný seznam priorit a rozhodnutí, nikoli seznam věcí k „dále prozkoumání“. Více podrobností naleznete v našem průvodci setkání strategického managementu.
8. Zahajovací schůzky projektu
A zahajovací schůzka projektu Znamená oficiální začátek projektu. Schází se při něm projektový manažer, tým a zainteresované strany, aby prodiskutovali, čeho musí projekt dosáhnout, kdo je za co zodpovědný, jak bude tým komunikovat a jak vypadá úspěch. Je to také nejlevnější okamžik k odhalení předpokladů a rizik, než práce nabere dynamiku jedním směrem.
9. Úvodní schůzky
An úvodní schůzka stane se, když se někdo připojí k týmu, když dvě skupiny začnou spolupracovat nebo když člověk přejde do nové role. Cílem je vybudovat vztah: zázemí, pracovní styl a očekávání. Otevřený chat má tendenci selhávat, proto dejte lidem něco konkrétního k hovoru, například krátkou otázku nebo malý sdílený úkol.
10. Schůze na radnici
A setkání radnice je plánovaná celofiremní nebo celooddělovací schůzka, na které vedoucí pracovníci sdílejí aktuální informace a odpovídají na otázky zaměstnanců. Wikipedia poznamenává, že formát je inspirován městským shromážděním v Nové Anglii, které pochází ze 17. století, ale účastníci radnice nehlasují o závazných rozhodnutích. Hodnotou je transparentnost a obousměrná komunikace, která závisí na skutečném probíhajícím otázkám a odpovědím. Předem prověřené otázky týkající se softbalu maří svůj účel, proto dejte zaměstnancům anonymní způsob, jak zadávat otázky před zasedáním i během něj.
Jak dobře vést jakýkoli typ schůzky
Formát se u všech 10 typů mění, ale návyky, díky nimž stojí za to se schůzky zúčastnit, zůstávají stejné.
- Před plánováním si definujte účel. Můžete říct, jaké rozhodnutí bude učiněno, jaké informace budou sdíleny nebo jaký problém bude vyřešen? Pokud ne, schůzka pravděpodobně zatím není nutná.
- Sdílejte agendu. A program schůze udržuje diskusi v správném směru a umožňuje lidem se připravit. Seznam témat s časem u každého z nich je dostačující.
- Pozvěte ty správné lidi. Zapojte ty, jejichž vstup nebo autorita je potřeba, a všem ostatním zašlete poznámky.
- Dejte každému tématu svůj čas. Na složitější položky si vyhraďte více času, držte se harmonogramu a ke všemu, co trvá déle než hodinu, si přidejte krátkou přestávku.
- Udělejte to interaktivní. Schůzka, kde jeden člověk mluví a všichni ostatní poslouchají, rychle ztrácí pozornost. Živě polls, rychlé otázky a odpovědi a otevřené otázky udržují lidi v účasti. Bezplatné AhaSlides Plán podporuje až 50 účastníků, což pokrývá většinu týmových schůzek.
- Zaznamenávejte rozhodnutí a řiďte se jejich následnými kroky. Zápisy by měly zachycovat pouze učiněná rozhodnutí, přidělené akce, kdo je za ně odpovědný a do kdy je splní. Odešlete je do 24 hodin a poté si vyžádejte zpětnou vazbu, aby se další schůzka vylepšila.
Časté chyby, kterým je třeba se vyhnout
- Použití nesprávného typu pro daný cíl. Rozhodněte se, jaký výstup potřebujete, a poté vyberte formát, který jej vygeneruje.
- Pozvání příliš mnoho lidí. Velké místnosti zpomalují rozhodování a snižují míru zapojení každého člověka.
- Přeskočení následné kontroly. Rozhodnutí, které není písemně zaznamenáno, má stejný účinek jako žádné rozhodnutí.
- Nechte opakované schůzky probíhat automaticky. Každých pár měsíců se zeptejte, zda schůzka stále slouží svému původnímu účelu. Pokud ne, zrušte ji nebo změňte formát.
Často kladené otázky
Proč jsou schůzky v podnikání důležité?
Schůzky umožňují šíření informací, nápadů a zpětné vazby v rámci organizace nahoru a dolů a jsou nejrychlejším místem pro sladění lidí s rozhodnutím.
Jaké schůzky by měla mít firma?
Většina firem pořádá kombinaci schůzek všech členů, schůzek vedení, týmových schůzek, projektových schůzek a individuálních setkání, plus sezení zaměřená na specifické funkce, jako jsou obchodní, marketingové, finanční a náborové porady, školení a schůzky s klienty. Začněte s výše uvedenými 10 typy a další přidávejte pouze tam, kde je to jasný účel.
Jak dlouhá by měla být obchodní schůzka?
Tak krátké, jak to účel dovolí. Stand-upy by měly trvat méně než 15 minut, aktualizace statusů a rozhodnutí kolem 30 minut a pouze strategické nebo plánovací sezení by měla trvat půl dne nebo déle.
Jaký je rozdíl mezi stand-up schůzkou a schůzkou o aktualizaci statusu?
Stand-up je denní, velmi krátká kontrola jednotlivých úkolů a překážek. Aktualizace stavu je obvykle týdenní a zaměřuje se na to, zda celý projekt jde podle svých cílů.
