Podrobný návod pro zaškolení nových zaměstnanců | 6 osvědčených postupů

Většina nových zaměstnanců se během prvních 90 dnů rozhodne, zda ve firmě zůstanou. Společnosti se strukturovaným procesem nástupu zlepšují udržení nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o více než 70 % ve srovnání s organizacemi, které to nechávají náhodě [1]. Výzkum Gallupova institutu však důsledně ukazuje, že pouze 12 % zaměstnanců se s tím plně shoduje [2].

Rozdíl mezi těmito dvěma datovými body představuje oblast, kde dochází k fluktuaci – a kde mají HR týmy největší vliv.

Tato příručka provede každou fází zaškolování nových zaměstnanců, od týdne před prvním dnem až po prvních 90 dní, a také šesti postupy, které oddělují programy, které se udrží, od těch, které budou po druhém týdnu opuštěny.

7 kritických momentů v kostce

1. Před prvním dnem — Bojujte s pochybnostmi uvítacím videem a představením kamaráda.
2. První hodina — Zaměřte se na lidi spíše než na papírování, s vřelým uvítáním a připraveným pracovním prostorem.
3. Den první — Zabraňte zahlcení informacemi tím, že prezentace budou interaktivní, nikoli statické.
4. První týden — Přiřaďte si kolegu, který vytvoří bezpečný prostor pro „hloupé otázky“.
5. Druhý až třetí týden — Řešte kolísání kontrolou, zda realita odpovídá očekáváním.
6. První měsíc — Proveďte obousměrnou zpětnou vazbu, abyste společně zhodnotili první milníky.
7. Den 90 — Upevnit si své místo v týmu formálním hodnocením a veřejným uznáním jejich vítězství.

Každá další navazuje na tu předchozí. Pokud jednu minete, další se vám bude těžší trefit.

???? Stažení zdarma: Kontrolní seznam 7 momentů pro onboarding: Jednostránkový referenční materiál pro každý kontaktní bod v prvních 90 dnech.

Časový harmonogram nástupu: krok za krokem

Před nástupem na palubu (týden před prvním dnem)

Období mezi přijetím nabídky a prvním dnem je často promarněno. Noví zaměstnanci jsou k dispozici, zvědaví a úzkostliví – tato kombinace je činí vnímavými k téměř jakékoli komunikaci ze strany společnosti.

Co je třeba odeslat nebo vyplnit před prvním dnem:

Například Shopify zasílá novým zaměstnancům „přednástupní sadu“, která obsahuje jejich vybavení, písemné uvítání od jejich týmu a strukturovaný program, než kdokoli vstoupí do budovy. Výsledkem je, že zaměstnanci přicházejí orientovaní, nikoli zmatení, což zkracuje čas na první produktivní přínos.

Den první

První dojmy v práci jsou neměnné. Výzkum psychologických smluv naznačuje, že rané zkušenosti formují dlouhodobá očekávání způsoby, které je později těžké zvrátit.

Priority prvního dne:

První týden

První týden se věnuje orientaci na úrovni role, nikoli na úrovni společnosti. Noví zaměstnanci by měli první týden zakončit s vědomím, kdo jsou jejich klíčoví stakeholderi, jak vypadají jejich první 30denní cíle a kde hledat pomoc, když se ocitnou v krizi.

Užitečná struktura:

První měsíc (8.–30. den)

Do konce prvního měsíce by měl nově přijatý zaměstnanec za sebou mít fázi „zaučení se“ a začít přispívat. Role manažera se přesouvá z vysvětlování na koučování.

Klíčové aktivity:

Druhý a třetí měsíc (dny 31–90)

90denní hranice je přirozeným kontrolním bodem. Mnoho organizací ji používá jako formální bod pro kontrolu; je to také zhruba okamžik, kdy se sociální integrace buď uchytí, nebo selže.

Aktivity pro tuto fázi:

Více než 90 dní

Nástupní proces, který končí po 90 dnech, opomíjí druhou fázi integrace: kariérní rozvoj, mentoring a druh sounáležitosti, který zajišťuje dlouhodobé udržení zaměstnanců. Formální předání z „nástupního procesu“ na „průběžný rozvoj“ má smysl explicitně budovat – jinak k němu obvykle nedochází.

6 osvědčených postupů pro nástup

1. Přiřaďte kamaráda, ne jen manažera

Manažeři jsou zodpovědní za výkon. Buddies (přítelkyně) jsou kolegové, kteří dokáží odpovědět na otázky, které se noví zaměstnanci stydí položit svému manažerovi. Společnost Microsoft zkoumala svůj program buddy a zjistila, že noví zaměstnanci s buddy byli o 23 % spokojenější s nástupem do zaměstnání po 90 dnech [4]. Role buddy funguje nejlépe, když je dobrovolná, časově omezená (obvykle 90 dní) a doplněna stručným návodem, jak vypadá dobré buddy chování.

2. Automatizujte administrativní vrstvu

Zasílání dokumentů před příchodem, plánování schůzek v prvním týdnu, distribuce připomenutí kontrolních seznamů – to vše lze automatizovat prostřednictvím HRIS nebo onboardingové platformy. Automatizace není důležitá proto, že je rychlejší (i když je), ale proto, že zajišťuje, že nic nepropadne trhlinami, když je manažer zaneprázdněný nebo nový zaměstnanec nastupuje během hektického týdne.

3. Pořádejte interaktivní sezení, nejen prezentace

Orientace nově přijatých zaměstnanců je často jednosměrná. HR prezentuje. Noví zaměstnanci se dívají. Do třetího dne si toho nikdo moc nepamatuje. Provádění krátkých živých anket, kontrol znalostí nebo otázek a odpovědí během orientačních setkání dramaticky zlepšuje uchovávání informací a dává facilitátorům signál v reálném čase o tom, kde je porozumění slabé. AhaSlides umožňuje týmům pro vzdělávání a rozvoj vkládat ankety, kvízy a otevřené otázky a odpovědi do jakéhokoli živého nebo virtuálního setkání – takže moment „jaké máte otázky?“ se stává skutečným datovým bodem spíše než rétorickým.

4. Kulturu uveďte explicitně, ne předpokládejte ji

Kultura je často popisována jako „jak to tady funguje“ – noví zaměstnanci však kulturu nemohou pozorovat; zažívají ojedinělé incidenty a vyvozují z nich závěry. Týmy, které dobře provedou onboarding, vytvářejí kulturu čitelnou: dokumentují ji písemně, nechávají vrcholové manažery hovořit o skutečných rozhodnutích, která odrážejí hodnoty společnosti, a poukazují na normy, které by se v žádném dokumentu o zásadách neobjevily (jak schůzky skutečně probíhají, jak se rozhodnutí eskalují, jak se řeší neshody).

5. Stanovte si písemně milníky na 30, 60 a 90 dní

30-60-90denní plán, napsaný ve spolupráci manažera a nového zaměstnance, dělá dvě věci: jasně stanovuje očekávání a oběma stranám poskytuje sdílený artefakt k prozkoumání a aktualizaci. Plán by měl specifikovat cíle, nikoli pouze aktivity. „Účastnit se všech týmových schůzek“ je aktivita. „Dokončit školení o dodržování předpisů a do 30. dne prezentovat týmu shrnutí produktového plánu“ je cíl.

6. Shromažďujte zpětnou vazbu a jednejte na jejím základě

Většina organizací po nástupu do zaměstnání provádí mezi novými zaměstnanci průzkum. Jen málo z nich s výsledky dělá něco viditelného. Nejrychlejším způsobem, jak vylepšit nástupní program, je uzavřít cyklus: sdílet agregovanou zpětnou vazbu s týmem, který program vedl, provést změny u další skupiny zaměstnanců a sdělit novým zaměstnancům, co se v důsledku jejich vstupu změnilo. Tento cyklus, pokud funguje, také signalizuje novým zaměstnancům, že organizace naslouchá – což je samo o sobě výsledkem nástupu do zaměstnání.

Nástup zaměstnanců na dálku a v hybridním režimu

Zaměstnanci pracující na dálku a hybridní pracovníci čelí určité verzi problému s navazováním kontaktů, který osobní nástup částečně řeší náhodou. Neformální představení na chodbě, zaslechnutí průběhu schůzky, čtení z místnosti během neshody – nic z toho se při videohovoru neděje. Personální týmy musí tyto náhodné momenty nahradit záměrnými.

Několik úprav, které přinesou měřitelný rozdíl:

Dodávejte vybavení s osobním přístupem. Notebook, který dorazí s ručně psaným vzkazem od týmu nebo malým předmětem s firemní značkou, udělá pro dobrou náladu po prvním dni více než většina formálních uvítacích zpráv. Před odesláním se ujistěte, že je zařízení plně nakonfigurováno, aby nový zaměstnanec nemusel trávit první ráno hovorem s technickou podporou.

Zabudujte propojení do rozvrhu. Noví zaměstnanci pracující na dálku by měli mít v prvním týdnu více strukturovaných sociálních kontaktů, ne méně. Krátká virtuální káva s kamarádem, týmový oběd přes videohovor nebo krátká otázka „abychom se poznali“ na začátku týmové schůzky se počítají. Nemusí to být dlouhé, musí to být konzistentní.

Nadměrná komunikace kontextu. V kanceláři noví zaměstnanci vstřebávají informace z okolí. Na dálku se dostávají pouze k tomu, co je záměrně sdíleno. Manažeři pracující s pracovníky na dálku by se měli chovat opatrně při vysvětlování důvodů svých rozhodnutí, sdílení zápisů ze schůzek, na které možná nebyli pozváni, a při vyprávění o rozpracované práci v týmových kanálech.

Strategicky používejte asynchronní úvodní materiály. Předem nahrané návody, písemné návody k nástupu a interaktivní moduly s vlastním tempem umožňují vzdáleně pracujícím zaměstnancům pohybovat se vlastním tempem a v případě potřeby se k materiálům vracet. Živá setkání se pak mohou zaměřit spíše na diskusi, otázky a budování vztahů než na přenos informací.

Časté chyby při nástupu do zaměstnání

Začít příliš pozdě. Pokud první komunikací, kterou nový zaměstnanec obdrží, je pozvánka z kalendáře na úvodní školení, pak je přednástupní okno pryč.

Přetížení v prvním týdnu. Pokud se školení o dodržování předpisů, prohlídky nástrojů, představení oddělení a registrace benefitů naplní pětidenními intervaly, zaměstnanci si udrží jen velmi málo práce.

Žádná manažerská příprava. První týdenní zkušenost nově přijatého zaměstnance do značné míry závisí na dostupnosti a záměru jeho manažera. Manažeři potřebují svůj vlastní stručný kontrolní seznam, nejen přístup k celofiremnímu adaptačnímu programu.

Žádné následné kroky za posledních 30 dní. První měsíc neznamená konec adaptace. Organizace, které berou 30denní hranici jako „hotovou“, zaznamenávají předvídatelný nárůst počátečního odchodu zaměstnanců kolem třetího a čtvrtého měsíce – kdy už opadla novinka, ale sounáležitost se ještě plně nezakořenila.

Používání AhaSlides pro onboardingové sezení

Živé úvodní sezení – ať už osobní, virtuální nebo hybridní – mají tendenci selhávat stejným způsobem: noví zaměstnanci jsou po většinu času pasivní. AhaSlides přidává do každého sezení vrstvu interakce v reálném čase: živé ankety, aby facilitátoři mohli posoudit porozumění, anonymní otázky a odpovědi, aby se lidé mohli ptát na otázky, které by se zdráhali nadnést nahlas, a slovní mraky pro zachycení prvních dojmů nebo týmových norem v nezapomenutelném vizuálním formátu.

Pro HR týmy, které provádějí onboarding založený na kohortách napříč různými pracovišti nebo časovými pásmy, umožňují asynchronní funkce novým zaměstnancům dokončovat interaktivní prvky vlastním tempem, přičemž výsledky jsou pro facilitátora viditelné před další živou relací. To znamená, že čas živého přenosu lze věnovat diskusi a navazování kontaktů, nikoli prezentaci informací, které mohly být zpracovány předem.

Zdroje

[1] Skupina Brandona Halla (provedla pro Glassdoor). Skutečná cena špatného pronájmu. Často uváděný údaj: organizace se silným onboardingem zlepšují udržení nových zaměstnanců o 82 % a produktivitu o více než 70 %. Výzkum nástupu do firmy Brandon Hall Group

[2] Gallupův institut. Stav amerického pracoviště. Pouze 12 % zaměstnanců se plně shoduje na tom, že jejich organizace provádí onboarding dobře. Výzkum Gallupova institutu pro pracoviště

[3] Bauer, TN (2010). Nástup nových zaměstnanců: Maximalizace úspěchu. Série pokynů pro efektivní praxi Nadace SHRM. Rámec 4 C (Compliance (dodržování), Clarification (vyjasňování), Culture (kultura), Connection (propojení)) vychází z Bauerova výzkumu socializace. Nadace SHRM

[4] Microsoft. Proč byste měli upřednostnit program adaptace vašeho nového zaměstnance. Interní studie zjistila o 23 % vyšší spokojenost po 90 dnech u nově přijatých zaměstnanců s partnerem. Microsoft WorkLab