Nail Project Kickoff Meeting Flyer v 8 krocích (+ šablona zdarma!)

Dokonce i ty nejdisciplinovanější společnosti mohou někdy cítit, že jejich projekty bloudí. Problém je častěji jeden z příprava. Řešení? Dobře strukturovaný a plně interaktivní zahajovací schůzka projektu!

Dobře provedená zahajovací schůzka může být víc než pouhá pompéznost a ceremonie, a na pravé noze může být opravdu něco krásného. Tady je 8 kroků k uspořádání zahajovací schůzky projektu, která budí vzrušení a dostane se každý na stejné stránce.

Čas výkopu!

Co je Project Kickoff Meeting?
Proč jsou schůzky projektu Kickoff tak důležité?
8 kroků k setkání Kickass Project Kickoff
Šablona programu zahajovací schůzky projektu

Tipy na schůzky k zapamatování

Předem musíte mít program úvodní schůze. Odeslání e-mailu s včasným zahájením projektu je velmi důležité! Pojďme se tedy podívat na pár ukázek agendy úvodní schůze!

Úvodní část by měla být krátká a stručná, se spoustou her a aktivit, protože právě teď AhaSlides přijde velmi vhod! Podívejte se s námi na další tipy, jak je uvedeno níže:

Alternativní text

Zahajte konverzaci.

Získejte cenné informace od svého týmu a klientů během úvodní schůzky projektu. Používejte živé hlasování, otázky a odpovědi a nástroje pro výměnu nápadů s touto bezplatnou šablonou!

🚀 Podívejte se na šablonu

Co je Project Kickoff Meeting?

Jak se říká na plechovce, úvodní schůzka projektu je setkání, na kterém zahájíte svůj projekt.

Obvykle je úvodní schůzka projektu první schůzkou mezi klientem, který si projekt objednal, a společností, která jej uvede v život. Obě strany si spolu sednou a prodiskutují základy projektu, jeho účel, cíle a jak se dostane od nápadu až po realizaci.

Obecně řečeno existují Typy 2 zahajovacích schůzek, které je třeba mít na paměti:

Zahájení externího projektu - Vývojový tým sedí s někým z venku společnost, jako klient nebo zúčastněná strana, a projedná plán společného projektu.
Interní PKM - Tým z v společnost společně sedí a projednává plán nového interního projektu.

I když oba tyto typy mohou mít různé výsledky, postup je skoro stejné. V zásadě existuje žádná část výkopu externího projektu, který není součástí výkopu interního projektu – jediný rozdíl bude v tom, pro koho to pořádáte.

Více zapojení do vašich setkání

Proč jsou schůzky projektu Kickoff tak důležité?

Účel úvodních schůzek by měl být hlasitý a jasný! Může se zdát dost jednoduché zahájit projekt pouhým přidělením hromady úkolů správným lidem, zvláště v dnešním pracovišti posedlém Kanbanem. To však může vést k tomu, že týmy budou neustále ztrácet cestu.

Pamatujte, jen proto, že jste na stejná deska neznamená, že jste na stejná stránka.

Jádrem tohoto setkání je poctivé a otevřené zahajovací setkání projektu Dialog mezi klientem a týmem. Své ne série oznámení o tom, jak bude projekt fungovat, ale a konverzace o plánech, očekáváních a cílech, ke kterým dospěla nespoutaná debata.

Zde jsou některé z výhod pořádání úvodní schůzky projektu:

To dostane každého připravený - "Dejte mi šest hodin na pokácení stromu a první čtyři strávím broušením sekery." Pokud by byl Abraham Lincoln dnes naživu, můžete si být jisti, že by první 4 ze 6 projektových hodin strávil na úvodní schůzce projektu. To proto, že tato setkání obsahují všechno nezbytné kroky k tomu, aby se jakýkoli projekt dostal správnou nohou.
To zahrnuje všichni klíčoví hráči - Úvodní schůzky nemohou začít, pokud tam nejsou všichni: manažeři, vedoucí týmů, klienti a kdokoli jiný, kdo má na projektu podíl. Je tak snadné ztratit přehled o tom, kdo má na starosti co, aniž by bylo jasné, že úvodní schůzka to všechno vyřeší.
To je otevřený a spolupracující - Jak jsme řekli, zahajovací schůzky projektu jsou debaty. Ti nejlepší se zapojí všechno účastníky a přinést ze všech ty nejlepší nápady.

Více zapojení do vašich setkání

8 kroků k setkání Kickass Project Kickoff

Co přesně je tedy zahrnuto do programu zahajovacího setkání projektu? Zúžili jsme to na 8 kroků níže, ale měli byste si vždy pamatovat, že existuje pro tento typ schůzky není nastaveno menu.

Těchto 8 kroků použijte jako vodítko, ale nikdy nezapomeňte, že konečný program spočívá vy!

Krok #1 – Představení a ledoborce

Přirozeně, jediný způsob, jak zahájit jakékoli úvodní setkání, je seznámit účastníky navzájem. Nezáleží na délce nebo rozsahu vašeho projektu, klienti a členové týmu si musí navzájem rozumět, než budou moci efektivně spolupracovat.

Zatímco jednoduchý úvod typu „kolem stolu“ stačí k tomu, aby se lidé seznámili se jmény, ledoborec může přidat další vrstvu osobnost a odlehčit náladu před zahájením projektu.

Zkus tohle: Roztočte kolo 🎡

Rozložte několik jednoduchých úvodních témat na a kolečko, pak přimějte každého člena týmu, aby to roztočil a odpověděl na jakékoli téma, na které se kolo dostane. Vtipné otázky jsou podporovány, ale ujistěte se, že je ponechte víceméně profesionální!

Rozmetací kolo, které má být použito jako lámač ledu.

Chcete víc podobných? 💡 Máme 10 ledoborců na každé setkání tady.

Krok č. 2 – Pozadí projektu

Vzhledem k tomu, že formality a slavnosti jsou mimo cestu, je čas začít tím, že rozjedete chladný byznys. Abyste mohli schůzku úspěšně zahájit, měli byste mít jasný program úvodní schůzky!

Jako všechny skvělé příběhy je nejlepší začít od začátku. Nastínit veškerou korespondenci mezi vámi a vašimi klienty, aby se všichni zapojení do projektu plně seznámili s tím, co se dosud stalo.

Mohou to být snímky obrazovky s e-maily, texty, zápisy z předchozích schůzek nebo jakékoli zdroje, které vaší společnosti a klientovi přidají jakýkoli kontext. Usnadněte každému vizualizaci vytvořením časové osy.

Krok č. 3 – Poptávka projektu

Kromě korespondenčního pozadí se budete chtít ponořit hluboko do podrobností proč tento projekt je na prvním místě.

Jedná se o zásadní krok, protože poskytuje jasný přehled o bodech bolesti, které se projekt snaží vyřešit, což je něco, co si týmy i klienti musí vždy udržovat v popředí své mysli.

Profesionální tip 👊

Fáze jako toto jsou zralé k diskusi. Zeptejte se svých klientů a váš tým, aby předložil své nápady, proč si myslí, že tento projekt byl vysněný.

Pokud je to možné, měli byste se vždy pokusit nasměrovat hlas zákazníka v této části. Spolupracujte s klientem a získejte skutečné příklady spotřebitelů zmiňujících problematické body, které se váš projekt snaží napravit. Jejich názory by měly utvářet, jak váš tým k projektu přistupuje.

Krok č. 4 – Cíle projektu

Takže jste se podívali do Kolem projektu, nyní je čas podívat se na budoucnost.

Přímé cíle a jasná definice úspěchu vašeho projektu skutečně pomůže vašemu týmu k jeho dosažení. Nejen to, ukáže to vašemu klientovi, že to s prací myslíte vážně a máte podobně vysoké sázky na to, jak to jde.

Zeptejte se účastníků zahajovací schůzky "Jak bude vypadat úspěch?" Je to více zákazníků? Více recenzí? Lepší míra spokojenosti zákazníků?

Bez ohledu na cíl by měl být vždy...

Dosažitelný - Nepřetěžujte se. Poznejte své limity a vymyslete si svůj cíl skutečně mít šanci dosáhnout.
Měřitelný - Podpořte svůj cíl daty. Zamiřte na konkrétní číslo a sledujte svůj postup k němu.
Časované - Dejte si konečné datum. Udělejte vše pro to, abyste svých cílů dosáhli před tímto termínem.

Krok č. 5 – Prohlášení o práci

Uvedení „masa“ na „zahajovací schůzku“, prohlášení o práci (SoW) je pořádný ponor do specifik projektu a do toho, jak bude proveden. To je hlavní fakturace na pořadu jednání úvodní schůzky a měla by vám být věnována největší pozornost.

Podívejte se na tuto infografiku o tom, co zahrnout do vašeho prohlášení o práci:

Infografika vysvětlující 6 mini kroků spojených s oznámením prohlášení o práci na úvodním setkání projektu.

Pamatujte, že prohlášení o práci není tak o diskusi, jako o zbytku programu schůzky o zahájení projektu. Nastal čas, aby projekt vedl jednoduše stanovit akční plán pro nadcházející projekt, pak uložte diskusi pro další bod schůze.

Stejně jako po zbytek úvodní schůzky je i vaše prohlášení o práci super proměnná. Specifika vašeho prohlášení o práci budou vždy záviset na složitosti projektu, velikosti týmu, zúčastněných částech atd.

Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na toto obsáhlý článek o zpracování prohlášení o práci.

Krok č. 6 – Sekce otázek a odpovědí

I když se můžete cítit nuceni opustit sekci otázek a odpovědí až na konec, ve skutečnosti bychom vám ji doporučili přímo po vašem výpisu práce.

Takovýto silný segment jistě vyvolá dotazy vašeho klienta i vašeho týmu. Vzhledem k tomu, že hlavní část schůzky je tak čerstvá v myslích všech, je nejlepší udeřit, dokud je železo horké.

Použití interaktivního prezentačního softwaru k hostování vašich otázek a odpovědí může pomoci udržet vše hladce, zvláště pokud má vaše úvodní schůzka projektu vysokou návštěvnost....

To je organizovaný - Otázky jsou uspořádány podle oblíbenosti (prostřednictvím hlasů pro) nebo podle času a lze je označit jako „odpovězené“ nebo připnout na začátek.
To je moderovaný - Otázky lze schválit a odmítnout předtím, než se zobrazí na obrazovce.
To je anonymní - Otázky lze zadávat anonymně, což znamená, že každý má svůj hlas.

Krok č. 7 – Možné problémy

Jak jsme řekli dříve, úvodní schůzka projektu je o tom být co nejotevřenější a nejčestnější. To je jak stavíte pocit důvěry s klientem hned na začátku.

Za tímto účelem je nejlepší diskutovat o potenciálních problémech, kterým může projekt čelit. Nikdo po vás nechce, abyste zde předpovídali budoucnost, jen abyste přišli s předběžným seznamem překážek, na které můžete narazit.

Protože vy, váš tým a váš klient budete k tomuto projektu přistupovat s různými zájmy, je ideální to získat každý zapojen do diskuse o potenciálním problému.

Krok č. 8 – Odbavení

Pravidelná kontrola klienta je dalším způsobem, jak upevnit důvěru mezi oběma stranami. Na úvodní schůzce projektu máte několik otázek co, kdy, kdo a jak tato ohlášení se stanou.

Přihlášení je docela jemné vyvážení mezi průhlednost a úsilí. I když je hezké být tak otevřený a transparentní, jak je to jen možné, musíte to zvládnout v rámci toho, jak k dispozici budete be otevřené a transparentní.

Nezapomeňte na tyto otázky odpovědět před koncem schůzky:

Co? - Jak přesně potřebuje klient aktualizaci? Potřebují vědět o každém malém detailu pokroku, nebo záleží jen na velkých znameních?
Kdy? – Jak často by měl váš tým aktualizovat vašeho klienta? Měli by předávat, co dělali každý den, nebo jen shrnout, co se jim na konci týdne podařilo?
Kdo? - Který člen týmu bude tím, kdo naváže spojení s klientem? Bude člen každého týmu v každé fázi, nebo jen jeden jediný korespondent během celého projektu?
Jak? - Jakým způsobem budou klient a korespondent zůstat v kontaktu? Pravidelný videohovor, e-mail nebo průběžně aktualizovaný živý dokument?

Stejně jako u většiny bodů programu úvodní schůzky projektu je nejlepší diskutovat otevřeně. Pro velký tým a velkou skupinu klientů může být jednodušší udělat: živé hlasování abychom omezili možnosti stanovení nejlepšího možného vzorce pro odbavení.

Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na některé osvědčené postupy pro kontrolu vašich klientů.

Průzkum efektivně s AhaSlides

Šablona programu zahajovací schůzky projektu

S vaším odborně naplánovaným zahajovacím setkáním, které čeká na odpálení mozků v zasedací místnosti, může být poslední dotyk trochu interakce dát to všechno dohromady.

Věděli jste to jen? 29% firem cítí spojení se svými klienty (Gallup)? Odpoutanost je epidemií na úrovni B2B a může zanechat úvodní schůzky jako plochý, neinspirativní proces prostřednictvím formalit.

Zapojení vašich klientů a týmů prostřednictvím interaktivních snímků opravdu může posílit účast a zvýšit rozpětí pozornosti.

AhaSlides má arzenál nástrojů včetně živých hlasování, otázek a odpovědí a snímků brainstormingu a dokonce živé kvízy a hry, které váš projekt zapálí správným způsobem.

Klikněte níže a získejte bezplatnou šablonu pro vaše zahajovací schůzky bez stahování. Změňte cokoli chcete a prezentujte to bez nákladů!

Chyťte šablonu

Kliknutím níže vytvoříte zdarma AhaSlides a začněte vytvářet své vlastní poutavé schůzky prostřednictvím interaktivity!

Vytvořte si svůj vlastní

Tagy: Pracovní schůzka