Dokonce i ty nejdisciplinovanější společnosti mohou někdy cítit, že jejich projekty bloudí. Problém je častěji jeden z příprava. Řešení? Dobře strukturovaný a plně interaktivní zahajovací schůzka projektu!
Dobře provedená zahajovací schůzka může být víc než pouhá pompéznost a ceremonie, a na pravé noze může být opravdu něco krásného. Tady je 8 kroků k uspořádání zahajovací schůzky projektu, která budí vzrušení a dostane se každý na stejné stránce.
Čas výkopu!
Tipy na schůzky k zapamatování
Musíte mít předem program úvodní schůzky. Odeslání e-mailu s včasným zahájením projektu je velmi důležité! Pojďme se tedy podívat na pár ukázek agendy úvodní schůze!
Úvodní část by měla být krátká a stručná, se spoustou her a aktivit, protože právě v tomto případě se AhaSlides velmi hodí! Podívejte se s námi na další tipy, jak je uvedeno níže:
Zahajte konverzaci.
Získejte cenné informace od svého týmu a klientů během úvodní schůzky projektu. Používejte živé hlasování, otázky a odpovědi a nástroje pro výměnu nápadů s touto bezplatnou šablonou!
🚀 Podívejte se na šablonu
Co je Project Kickoff Meeting?
Jak se říká na plechovce, úvodní schůzka projektu je setkání, na kterém zahájíte svůj projekt.
Obvykle je úvodní schůzka projektu první schůzkou mezi klientem, který si projekt objednal, a společností, která jej uvede v život. Obě strany si spolu sednou a prodiskutují základy projektu, jeho účel, cíle a jak se dostane od nápadu až po realizaci.
Obecně řečeno existují Typy 2 zahajovacích schůzek, které je třeba mít na paměti:
- Externí výkop projektu - Vývojový tým sedí s někým z venku společnost, jako klient nebo zúčastněná strana, a projedná plán společného projektu.
- Interní PKM - Tým z v společnost společně sedí a projednává plán nového interního projektu.
I když oba tyto typy mohou mít různé výsledky, postup je skoro stejné. V zásadě existuje žádná část výkopu externího projektu, který není součástí výkopu interního projektu - jediný rozdíl bude v tom, pro koho jej držíte.
Více zapojení do vašich setkání
Proč jsou schůzky projektu Kickoff tak důležité?
Účel úvodních schůzek by měl být hlasitý a jasný! Může se zdát dostatečně jednoduché zahájit projekt pouhým přidělením hromady úkolů správným lidem, zvláště v dnešním pracovišti posedlém Kanbanem. To však může vést k tomu, že týmy budou neustále ztrácet cestu.
Pamatujte, jen proto, že jste na stejná deska to neznamená, že jsi na stejná stránka.
Jádrem tohoto setkání je poctivé a otevřené zahajovací setkání projektu Dialog mezi klientem a týmem. Své ne série oznámení o tom, jak bude projekt fungovat, ale a konverzace o plánech, očekáváních a cílech, ke kterým dospěla nespoutaná debata.
Zde jsou některé z výhod pořádání úvodní schůzky projektu:
- To dostane každého připravený - "Dej mi šest hodin na kácení stromu a první čtyři strávím ostřením sekery." Pokud byl dnes Abraham Lincoln naživu, můžete si být jisti, že první 4 ze 6 projektových hodin stráví na úvodním setkání projektu. Je to proto, že tyto schůzky obsahují všechno nezbytné kroky k tomu, aby se jakýkoli projekt dostal správnou nohou.
- To zahrnuje všichni klíčoví hráči - Setkání Kickoff nelze zahájit, pokud tam nejsou všichni: manažeři, vedoucí týmu, klienti a kdokoli jiný, kdo se podílí na projektu. Je tak snadné ztratit přehled o tom, kdo má co na starosti, aniž by byla jasná úvodní schůzka, která by to všechno vyřešila.
- Je to otevřený a spolupracující – Jak jsme řekli, zahajovací schůzky projektu jsou debaty. Ti nejlepší se zapojí všechno účastníky a přinést ze všech ty nejlepší nápady.
Více zapojení do vašich setkání
8 kroků k setkání Kickass Project Kickoff
Co přesně je zahrnuto do programu úvodního setkání projektu? Zúžili jsme to na 8 níže uvedených kroků, ale měli byste si vždy pamatovat, že tu jsou pro tento typ schůzky není nastaveno menu.
Těchto 8 kroků použijte jako vodítko, ale nikdy nezapomeňte, že konečný program spočívá vy!
Krok 1 - Představení a Ice Breakers
Přirozeně, jediný způsob, jak zahájit jakékoli úvodní setkání, je seznámit účastníky navzájem. Nezáleží na délce nebo rozsahu vašeho projektu, klienti a členové týmu si musí navzájem rozumět, než budou moci efektivně spolupracovat.
Zatímco jednoduchý úvod typu „kolem stolu“ stačí k tomu, aby se lidé seznámili se jmény, ledoborec může přidat další vrstvu osobnost a odlehčit náladu před zahájením projektu.
Zkus tohle: Roztočte kolo 🎡
Rozložte několik jednoduchých úvodních témat na a kolečko, pak přimějte každého člena týmu, aby to roztočil a odpověděl na jakékoli téma, na které se kolo dostane. Vtipné otázky jsou podporovány, ale ujistěte se, že je ponechte víceméně profesionální!
Chcete víc podobných? 💡 Máme 10 ledoborců na každé setkání tady.
Krok 2 - Pozadí projektu
Vzhledem k tomu, že formality a slavnosti jsou mimo cestu, je čas začít tím, že rozjedete chladný byznys. Abyste mohli schůzku úspěšně zahájit, měli byste mít jasný program úvodní schůzky!
Stejně jako všechny skvělé příběhy je nejlepší začít hned na začátku. Nastínit veškerou korespondenci mezi vámi a vašimi klienty, aby se všichni, kdo se projektu účastní, dostali až do nuly, co se dosud stalo.
Mohou to být snímky obrazovky s e-maily, texty, zápisy z předchozích schůzek nebo jakékoli zdroje, které vaší společnosti a klientovi přidají jakýkoli kontext. Usnadněte každému vizualizaci vytvořením časové osy.
Krok # 3 - Poptávka projektu
Kromě pozadí korespondence se budete chtít ponořit hlouběji do podrobností proč tento projekt je na prvním místě.
Jedná se o zásadní krok, protože poskytuje jasný přehled o bodech bolesti, které se projekt snaží vyřešit, což je něco, co si týmy i klienti musí vždy udržovat v popředí své mysli.
Profesionální tip 👊
Fáze jako toto jsou zralé k diskusi. Zeptejte se svých klientů a váš tým, aby předložil své nápady, proč si myslí, že tento projekt byl vysněný.
Pokud je to možné, měli byste se vždy pokusit nasměrovat hlas zákazníka v této části. Spolupracujte s klientem a získejte skutečné příklady spotřebitelů zmiňujících problematické body, které se váš projekt snaží napravit. Jejich názory by měly utvářet, jak váš tým k projektu přistupuje.
Krok č. 4 - Cíle projektu
Takže jste se podíval do Kolem projektu, nyní je čas podívat se na budoucnost.
Mít přímé cíle a jasnou definici úspěchu vašeho projektu skutečně pomůže vašemu týmu pracovat na jeho dosažení. Nejen to, ukáže vašemu klientovi, že to s prací myslíte vážně a že má podobně vysoké sázky na to, jak to jde.
Zeptejte se účastníků zahajovací schůzky „jak bude vypadat úspěch?“ Je to více zákazníků? Více recenzí? Lepší míra spokojenosti zákazníků?
Bez ohledu na cíl, vždy by to mělo být ...
- Dosažitelný - Nepřetěžujte se. Znát své limity a přijít s cílem, který jste skutečně mít šanci dosáhnout.
- Měřitelný - Podporte svůj cíl daty. Zaměřte se na konkrétní číslo a sledujte svůj pokrok k němu.
- Časované - Dejte si datum ukončení. Udělejte vše pro to, abyste dosáhli svých cílů před tímto termínem.
Krok 5 - Prohlášení o práci
Po uvedení „masa“ na „zahajovací schůzku“ je Statement of Work (SoW) důkladným ponorem do specifik projektu a toho, jak bude proveden. To je hlavní fakturace na pořadu jednání úvodní schůzky a měla by vám být věnována největší pozornost.
Podívejte se na tuto infografiku o tom, co zahrnout do vašeho prohlášení o práci:
Pamatujte, že prohlášení o práci není tak o diskusi, jako o zbytku programu schůzky o zahájení projektu. Nastal čas, aby projekt vedl jednoduše stanovit akční plán pro nadcházející projekt, pak uložte diskusi pro další bod schůze.
Stejně jako po zbytek úvodní schůzky je i vaše prohlášení o práci super proměnná. Specifika vašeho prohlášení o práci budou vždy záviset na složitosti projektu, velikosti týmu, zúčastněných částech atd.
Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na toto obsáhlý článek o zpracování prohlášení o práci.
Krok 6 - Sekce Otázky a odpovědi
I když se můžete cítit nuceni opustit sekci Otázky a odpovědi až do konce, ve skutečnosti doporučujeme ji podržet přímo po vašem výpisu práce.
Takový svalnatý segment jistě vyvolá otázky jak od vašeho klienta, tak od vašeho týmu. Vzhledem k tomu, že velká část schůzky je v myslích každého tak čerstvá, je nejlepší udeřit, když je železo horké.
Používání interaktivního prezentačního softwaru k hostování vašich otázek a odpovědí vám pomůže udržet hladký průběh všeho, zvláště pokud má úvodní schůzka vašeho projektu vysoký počet účastníků….
- Je to organizovaný - Otázky jsou řazeny podle popularity (na základě hlasování) nebo podle času a lze je označit jako „zodpovězené“ nebo připnuté na začátek.
- Je to moderovaný - Dotazy lze schválit a zamítnout, než se zobrazí na obrazovce.
- Je to anonymní - Dotazy lze zadávat anonymně, což znamená, že každý má svůj hlas.
Krok # 7 - Potenciální problémy
Jak jsme řekli dříve, úvodní schůzka projektu je o tom být co nejotevřenější a nejčestnější. To je jak stavíte pocit důvěry s klientem hned na začátku.
Za tímto účelem je nejlepší prodiskutovat potenciální problémy, se kterými se projekt může během cesty setkat. Nikdo vás nežádá, abyste zde předpovídali budoucnost, jen abyste přijali předběžný seznam překážek, na které můžete narazit.
Protože vy, váš tým a váš klient budete přistupovat k tomuto projektu s různými sázkami, je ideální získat každý zapojen do diskuse o potenciálním problému.
Krok # 8 - Přihlášení
Dalším způsobem, jak posílit důvěru mezi oběma stranami, je pravidelná kontrola u klienta. Na úvodní schůzce k projektu máte několik otázek, na které byste se měli zaměřit co, kdy, kdo a jak tato ohlášení se stanou.
Přihlášení je docela jemné vyvážení mezi průhlednost a úsilí. I když je hezké být co nejotevřenější a nejtransparentnější, musíte to zvládnout v rozsahu toho, jak skutečně budete k dispozici be otevřené a transparentní.
Nezapomeňte na tyto otázky odpovědět před koncem schůzky:
- Co? - Přesně, jaké podrobnosti klient potřebuje aktualizovat? Potřebují vědět o každém maličkém detailu pokroku, nebo záleží jen na velkých znameních?
- Kdy? - Jak často by měl váš tým aktualizovat vašeho klienta? Měli by předávat to, co dělali každý den, nebo jen shrnout, co se jim podařilo na konci týdne?
- Kdo? - Který člen týmu bude ten, kdo je v kontaktu s klientem? Bude v celém projektu člen každého týmu, v každé fázi, nebo jen jeden jedinečný korespondent?
- Jak? - Jakým způsobem zůstanou klient a korespondent v kontaktu? Pravidelný videohovor, e-mail nebo průběžně aktualizovaný živý dokument?
Stejně jako u většiny položek programu úvodního setkání projektu je nejlepší diskutovat otevřeně. Pro velký tým a velkou skupinu klientů může být snazší udělat živé hlasování abychom omezili možnosti stanovení nejlepšího možného vzorce pro odbavení.
Chcete se dozvědět více? 💡 Podívejte se na některé osvědčené postupy pro kontrolu vašich klientů.
Průzkum efektivně s AhaSlides
Šablona programu zahajovací schůzky projektu
S vaším odborně naplánovaným zahajovacím setkáním, které čeká na odpálení mozků v zasedací místnosti, může být poslední dotyk trochu interakce dát to všechno dohromady.
Věděli jste to jen? 29% firem cítí spojení se svými klienty (Gallup)? Odpoutanost je epidemií na úrovni B2B a může zanechat úvodní schůzky jako plochý, neinspirativní proces prostřednictvím formalit.
Zapojení vašich klientů a týmů prostřednictvím interaktivních snímků opravdu může posílit účast a zvýšit rozpětí pozornosti.
AhaSlides má arzenál nástrojů včetně živých hlasování, otázek a odpovědí a snímků brainstormingu a dokonce živé kvízy a hry, které váš projekt zapálí správným způsobem.
Klikněte níže a získejte bezplatnou šablonu pro vaše zahajovací schůzky bez stahování. Změňte cokoli chcete a prezentujte to bez nákladů!
Kliknutím níže si vytvoříte bezplatný účet AhaSlides a můžete začít vytvářet své vlastní poutavé schůzky prostřednictvím interaktivity!
