Die 7 Schlüssel zu einem leistungsstarken Personalplanungsprozess + Beispiele

Als Personalmanager möchten Sie nicht miterleben, dass es in Ihrem Unternehmen zu Personalmangel kommt oder dass täglich Leute mit Beschwerden in Ihr Büro strömen.

Das Durchlaufen des Personalplanungsprozesses kann Ihnen ein hohes Maß an Kontrolle über Unsicherheiten verschaffen.

Entdecken Sie in diesem Artikel jeden Schritt und die Beispiele im Detail, um fundierte Entscheidungen für das Unternehmen zu treffen. Los geht‘s!

Inhaltsverzeichnis

Was ist der Personalplanungsprozess?
Was sind die 7 Schritte im Personalplanungsprozess?
Beispiele für Personalplanungsprozesse
Fazit
Häufigste Fragen

Was ist der Personalplanungsprozess?

Der Personalplanungsprozess (HRP) ist ein strategischer Ansatz, mit dem Unternehmen ihre Personalressourcen effektiv verwalten und an ihren Geschäftszielen ausrichten.

Zu den Faktoren, die bei der Bestimmung der Häufigkeit des Personalplanungsprozesses zu berücksichtigen sind, gehören:

Geschäftsumfeld:Unternehmen, die in sich schnell verändernden Umgebungen tätig sind, müssen möglicherweise häufiger eine Personalplanung durchführen, um sich an die Marktdynamik, technologische Fortschritte oder regulatorische Änderungen anzupassen.

Wachstum und Expansion:Wenn ein Unternehmen ein erhebliches Wachstum verzeichnet, neue Märkte erschließt oder seine Geschäftstätigkeit ausweitet, kann eine häufigere Personalplanung erforderlich sein, um die Expansionsstrategien zu unterstützen und auszurichten.

Dynamik der Belegschaft:Arbeitskräftedynamiken wie hohe Fluktuation, Fachkräftemangel oder Veränderungen in der Mitarbeiterdemografie erfordern möglicherweise eine häufigere Personalplanung, um aufkommende Herausforderungen anzugehen und die Nachhaltigkeit der Talente sicherzustellen.

Strategischer Planungszyklus: Die Personalplanung sollte in die Organisation integriert werden. Strategischer Planungszyklus. Wenn die Organisation jährlich eine strategische Planung durchführt, ist es ratsam, die Personalplanung an diesem Zyklus auszurichten, um Konsistenz und Ausrichtung zu gewährleisten.

Was sind die 7 Schritte im Personalplanungsprozess?

Unabhängig davon, wie eine Organisation vorgeht, gibt es sieben Schritte, die universell angewendet werden können, um erfolgreich zu sein.

#1. Umgebungsscan

Das PEST-Modell wird häufig zur Durchführung einer Umweltanalyse verwendet

In diesem Schritt werden sowohl interne als auch externe Faktoren bewertet, die die Personalplanung eines Unternehmens beeinflussen können.

Zu den internen Faktoren können die allgemeinen strategischen Ziele, Budgetbeschränkungen und interne Fähigkeiten gehören.

Zu den externen Faktoren zählen Marktbedingungen, Branchentrends, gesetzliche und behördliche Anforderungen sowie technologische Fortschritte.

Die gebräuchlichste Methode zur Durchführung einer Umweltanalyse ist typischerweise die Verwendung von STÖSSELoder PEST-Modell, bei dem Sie die politischen, wirtschaftlichen, sozialen, technologischen, rechtlichen und ökologischen Aspekte untersuchen, die sich auf den Betrieb des Unternehmens auswirken.

Durch das Verständnis dieser Faktoren können Unternehmen Veränderungen antizipieren und ihre HR-Strategien entsprechend ausrichten.

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#2. Prognose der Nachfrage

Ein Blick auf Branchen-Benchmarks kann bei der Personalplanung hilfreich sein

Bei der Bedarfsprognose geht es darum, den zukünftigen Personalbedarf auf der Grundlage der erwarteten Geschäftsanforderungen abzuschätzen.

Dieser Schritt erfordert die Analyse verschiedener Faktoren wie prognostizierter Umsätze, Marktnachfrage, neue Projekte oder Initiativen und Expansionspläne.

Historische Daten, Branchen-Benchmarks und Marktforschung können genutzt werden, um fundierte Vorhersagen über die Anzahl und Art der in der Zukunft benötigten Mitarbeiter zu treffen.

#3. Analyse des Angebots

In diesem Schritt bewerten Unternehmen die vorhandene Belegschaft, um deren Zusammensetzung, Fähigkeiten und Fähigkeiten zu bestimmen.

Dazu gehört die Durchführung einer Talentinventur, die Beurteilung der Leistung und des Potenzials der Mitarbeiter sowie die Identifizierung etwaiger Qualifikationslücken oder -mängel.

Darüber hinaus berücksichtigen Unternehmen externe Arbeitsmarktbedingungen, um die externe Verfügbarkeit von Talenten zu verstehen, und berücksichtigen dabei Faktoren wie demografische Trends, den Wettbewerb um Schlüsselpositionen und Strategien zur Kandidatenbeschaffung.

#4. Lückenanalyse

Durch die Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse können Ungleichgewichte in der Belegschaft aufgedeckt werden

Die Analyse des Personalbedarfs und der Vergleich mit dem verfügbaren Angebot ist ein zentraler Aspekt der Gap-Analyse.

Diese Bewertung hilft dabei, etwaige Ungleichgewichte in der Belegschaft zu erkennen, wie z. B. einen Mangel oder Überschuss an Mitarbeitern in bestimmten Rollen oder Fähigkeiten.

Durch die Identifizierung dieser Lücken können Unternehmen gezielte Strategien entwickeln, um diese effektiv zu beheben.

#5. Entwicklung von HR-Strategien

Basierend auf den Ergebnissen der Gap-Analyse entwickeln Unternehmen HR-Strategien und Aktionspläne.

Zu diesen Strategien können Rekrutierungs- und Auswahlpläne zur Gewinnung und Einstellung der erforderlichen Talente, Schulungs- und Entwicklungsprogramme zur Weiterqualifizierung vorhandener Mitarbeiter gehören. Nachfolgeplanungum eine Pipeline zukünftiger Führungskräfte, Mitarbeiterbindungsinitiativen oder Umstrukturierungspläne zur Optimierung der Belegschaftsstruktur sicherzustellen.

Die Strategien sollten auf die Gesamtziele und Vorgaben der Organisation abgestimmt sein.

#6. Implementierung

Sobald die HR-Strategien entwickelt sind, werden sie in die Tat umgesetzt.

Dazu gehört die Durchführung der geplanten Rekrutierungsbemühungen, die Umsetzung von Schulungs- und Entwicklungsprogrammen, die Erstellung von Nachfolgeplänen und die Umsetzung aller anderen im vorherigen Schritt identifizierten Initiativen.

Damit der Personalplanungsprozess reibungslos abläuft, müssen die Personalabteilung und andere Abteilungen zusammenarbeiten und gut kommunizieren. So erledigen wir die Dinge richtig.

#7. Überwachung und Bewertung

Sehen Sie anhand von Rückmeldungen, wie gut Ihr Programm abschneidet oder wie zufrieden Ihre Mitarbeiter sind — Sehen Sie anhand von Feedback, wie gut Ihr Programm funktioniert oder wie zufrieden Ihre Mitarbeiter sind

Der letzte Schritt umfasst die Überwachung und Bewertung der Wirksamkeit der Personalplanungsinitiativen.

Behalten Sie die Verfolgung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) im Zusammenhang mit Personalkennzahlen im Auge, wie z. B. die Fluktuationsrate der Mitarbeiter, die Zeit bis zur Besetzung freier Stellen, die Erfolgsquoten von Schulungsprogrammen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Regelmäßige Bewertungen helfen Unternehmen dabei, die Auswirkungen ihrer HR-Strategien einzuschätzen, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um eine kontinuierliche Ausrichtung auf die Geschäftsziele sicherzustellen.

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Beispiele für Personalplanungsprozesse

Hier einige Beispiele, wie der Personalplanungsprozess in verschiedenen Szenarien angewendet werden kann:

#1. Szenario: Unternehmenserweiterung

Wie der Personalplanungsprozess im Unternehmensexpansionsszenario angewendet wird

Umweltanalyse: Die Organisation analysiert Markttrends, Kundennachfrage und Wachstumsprognosen.
Nachfrageprognose: Basierend auf den Expansionsplänen und der Marktanalyse schätzt das Unternehmen den erhöhten Personalbedarf.
Angebotsanalyse: Die Personalabteilung beurteilt die Fähigkeiten der vorhandenen Belegschaft und identifiziert etwaige Lücken bei der Deckung des Expansionsbedarfs.
Lückenanalyse: Durch den Vergleich von Nachfrage und Angebot ermittelt das Unternehmen die Anzahl und Art der Mitarbeiter, die zur Unterstützung der Expansion erforderlich sind.
Entwicklung von HR-Strategien: Zu den Strategien können gezielte Rekrutierungskampagnen, die Zusammenarbeit mit Personalagenturen oder die Implementierung von Schulungsprogrammen zur Entwicklung der erforderlichen Fähigkeiten gehören.
Umsetzung: Die Personalabteilung führt Rekrutierungs- und Schulungsinitiativen durch, um neue Mitarbeiter einzustellen und einzuarbeiten.
Überwachung und Bewertung: Das Unternehmen überwacht die Wirksamkeit der HR-Strategien, indem es den Fortschritt der Einstellung und die Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen bewertet

#2. Szenario: Fachkräftemangel

Wie der Personalplanungsprozess im Szenario des Fachkräftemangels angewendet wird

Umweltanalyse: Das Unternehmen bewertet die Arbeitsmarktbedingungen und stellt einen Mangel an spezifischen Fähigkeiten fest, die für seine Geschäftstätigkeit erforderlich sind.
Bedarfsprognose: Die Personalabteilung schätzt den zukünftigen Bedarf an Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten.
Analyse des Angebots: Das Unternehmen ermittelt die aktuellen Kompetenzen der Belegschaft und bewertet die Verfügbarkeit von Mitarbeitern mit den erforderlichen Fähigkeiten.
Lückenanalyse: Durch den Vergleich der Nachfrage nach Fachkräften mit dem Angebot erkennt das Unternehmen den Fachkräftemangel.
Entwicklung von HR-Strategien: Zu den Strategien können die Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen oder Berufsverbänden zur Entwicklung von Talentpipelines, die Implementierung von Schulungsprogrammen oder die Erwägung alternativer Beschaffungsmethoden wie Outsourcing oder Vertragsabschluss gehören.
Umsetzung: Das Unternehmen setzt die geplanten Strategien um. Dazu kann die Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen, das Entwerfen und Anbieten von Schulungsprogrammen oder die Prüfung von Partnerschaften mit Anbietern oder Auftragnehmern gehören.
Überwachung und Bewertung: Die Personalabteilung überwacht den Fortschritt von Initiativen zur Kompetenzentwicklung, verfolgt den Erwerb der erforderlichen Kompetenzen und bewertet deren Auswirkungen auf die Fähigkeit des Unternehmens, die Kompetenzlücke zu schließen.

#3. Szenario: Nachfolgeplanung

Wie der Personalplanungsprozess im Nachfolgeplanungsszenario angewendet wird

Umweltanalyse: Das Unternehmen bewertet seine aktuelle Führungspipeline, identifiziert potenzielle Pensionierungen und bewertet den Bedarf an zukünftigen Führungskräften.
Prognose der Nachfrage: Die Personalabteilung schätzt die zukünftige Nachfrage nach Führungspositionen auf der Grundlage der prognostizierten Ruhestands- und Wachstumspläne.
Analyse des Angebots: Das Unternehmen überwacht die potenziellen Nachfolger innerhalb der bestehenden Belegschaft und identifiziert etwaige Lücken in den Führungsqualitäten oder -kompetenzen.
Lückenanalyse: Durch den Vergleich des Bedarfs an zukünftigen Führungskräften mit den verfügbaren Nachfolgern identifiziert das Unternehmen Nachfolgelücken.
Entwicklung von HR-Strategien: Zu den Strategien kann die Implementierung von Führungsentwicklungsprogrammen, Mentoring-Initiativen oder Strategien zur Talentakquise gehören, um Nachfolgelücken zu schließen.
Umsetzung: Die Personalabteilung setzt die geplanten Strategien um, indem sie Programme zur Führungskräfteentwicklung implementiert, Mentoring-Beziehungen aufbaut oder externe Talente für kritische Führungspositionen rekrutiert.
Überwachung und Bewertung: Das Unternehmen überwacht den Fortschritt von Führungskräfteentwicklungsprogrammen, bewertet die Bereitschaft potenzieller Nachfolger und bewertet die Wirksamkeit der Strategien beim Aufbau einer starken Führungspipeline.

Fazit

Der Personalplanungsprozess geht weit über das Finden der richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit hinaus. Er muss in einer Welt voller Unsicherheit ständig überwacht und angepasst werden. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie sicher sein, dass Sie die besten Entscheidungen für Ihr Team und die Ziele Ihres Unternehmens treffen. Und wenn es um die Behandlung von Talentfragen geht, können Sie dies reibungslos und effizient tun.