Nail Project Kickoff Meeting Flyer σε 8 βήματα (+Δωρεάν πρότυπο!)

Ακόμη και οι πιο πειθαρχημένες εταιρείες εκεί έξω μερικές φορές αισθάνονται ότι τα έργα τους παραπλανούν. Τις περισσότερες φορές, το πρόβλημα είναι ένα προετοιμασία. Η λύση? Ένα καλά δομημένο και πλήρως διαδραστικό συνάντηση έναρξης έργου!

Περισσότερο από την απλή δόξα και την τελετή, μια καλά εκτελεσμένη συνάντηση έναρξης μπορεί πραγματικά να πάρει κάτι όμορφο στο δεξί πόδι. Ακολουθούν 8 βήματα για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης εναρκτήριας εργασίας που δημιουργεί ενθουσιασμό και κερδίζει όλοι Στην ιδια σελιδα.

Ώρα έναρξης!

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;
Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;
8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass
Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Συμβουλές συνάντησης που πρέπει να θυμάστε

Πρέπει να έχετε μια ατζέντα εναρκτήριας συνάντησης εκ των προτέρων. Η αποστολή email έγκαιρης έναρξης του έργου είναι πολύ σημαντική! Λοιπόν, ας δούμε τα λίγα δείγματα ημερήσιας διάταξης της εναρκτήριας συνάντησης!

Η εναρκτήρια συνεδρία πρέπει να είναι σύντομη και συνοπτική, με πολλά παιχνίδια και δραστηριότητες, όπως αυτή είναι η στιγμή AhaSlides είναι πολύ βολικό! Δείτε περισσότερες συμβουλές μαζί μας όπως παρακάτω:

Εναλλακτικό κείμενο

Ξεκινήστε τη συνομιλία.

Λάβετε πολύτιμες πληροφορίες από την ομάδα και τους πελάτες σας κατά τη συνάντηση έναρξης του έργου. Χρησιμοποιήστε εργαλεία ζωντανής ψηφοφορίας, ερωτήσεων και απαντήσεων και ανταλλαγής ιδεών με αυτό το δωρεάν πρότυπο!

🚀 Δείτε το πρότυπο

Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;

Όπως λέει στον κασσίτερο, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι συνάντηση όπου ξεκινάτε το έργο σας.

Συνήθως, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Και οι δύο πλευρές θα καθίσουν μαζί και θα συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του, τους στόχους του και πώς θα φτάσει από την ιδέα μέχρι την πραγματοποίηση.

Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν είδη 2 των εναρκτήριων συναντήσεων που πρέπει να γνωρίζετε:

Έναρξη εξωτερικού έργου - Μια ομάδα ανάπτυξης κάθεται με κάποιον από εκτός η εταιρεία, όπως πελάτης ή ενδιαφερόμενος, και συζητά το σχέδιο για ένα συνεργατικό έργο.
Εσωτερικό PKM - Μια ομάδα από εντός η εταιρεία κάθεται μαζί και συζητά το σχέδιο για ένα νέο εσωτερικό έργο.

Ενώ και οι δύο αυτοί τύποι μπορεί να έχουν διαφορετικά αποτελέσματα, η διαδικασία είναι σχεδόν το ίδιο. Υπάρχει ουσιαστικά κανένα μέρος μιας εξωτερικής έναρξης έργου που δεν αποτελεί μέρος μιας εσωτερικής έναρξης έργου - η μόνη διαφορά θα είναι για ποιον το κρατάτε.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;

Ο σκοπός των εναρκτήριων συναντήσεων πρέπει να είναι δυνατός και ξεκάθαρος! Μπορεί να φαίνεται αρκετά απλό να ξεκινήσετε ένα έργο απλώς αναθέτοντας μια δέσμη εργασιών στους κατάλληλους ανθρώπους, ειδικά στον σημερινό χώρο εργασίας που έχει εμμονή με το σανίδι Kanban. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ομάδες να χάνουν συνεχώς το δρόμο τους.

Θυμηθείτε, μόνο και μόνο επειδή είστε στο ίδια πλακέτα δεν σημαίνει ότι είσαι στο ίδια σελίδα.

Στο επίκεντρο αυτού, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι μια ειλικρινή και ανοιχτή Διάλογος μεταξύ ενός πελάτη και μιας ομάδας. Του δεν μια σειρά ανακοινώσεων σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του έργου, αλλά a συνομιλία σχετικά με τα σχέδια, τις προσδοκίες και τους στόχους που επιτεύχθηκαν από μια ανεξέλεγκτη συζήτηση.

Ακολουθούν μερικά από τα οφέλη από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης έναρξης έργου:

Παίρνει όλους έτοιμος - «Δώσε μου έξι ώρες να κόψω ένα δέντρο και θα περάσω τις τέσσερις πρώτες για να ακονίσω το τσεκούρι». Εάν ο Αβραάμ Λίνκολν ζούσε σήμερα, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι θα περνούσε τις πρώτες 4 από τις 6 ώρες έργου σε μια συνάντηση έναρξης έργου. Κι αυτό γιατί αυτές οι συναντήσεις περιέχουν όλοι τα απαραίτητα βήματα για να βγάλεις οποιοδήποτε έργο στα δεξιά.
Περιλαμβάνει όλοι οι βασικοί παίκτες - Οι εναρκτήριες συναντήσεις δεν μπορούν να ξεκινήσουν αν δεν είναι όλοι εκεί: διευθυντές, επικεφαλής ομάδων, πελάτες και οποιοσδήποτε άλλος έχει μερίδιο στο έργο. Είναι τόσο εύκολο να χάσεις τα ίχνη του ποιος είναι υπεύθυνος για τι χωρίς τη σαφήνεια μιας εναρκτήριας συνάντησης για να τα καταλάβεις όλα.
Είναι ανοιχτό και συνεργατικό - Όπως είπαμε, οι εναρκτήριες συναντήσεις του έργου είναι συζητήσεις. Οι καλύτεροι ασχολούνται όλοι συμμετέχοντες και φέρνουν τις καλύτερες ιδέες από όλους.

Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας

8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass

Λοιπόν, τι ακριβώς περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης του έργου; Το περιορίσαμε στα 8 βήματα παρακάτω, αλλά θα πρέπει πάντα να θυμάστε ότι υπάρχει κανένα καθορισμένο μενού για αυτόν τον τύπο σύσκεψης.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα 8 βήματα ως οδηγό, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ ότι βρίσκεται η τελική ατζέντα you!

Βήμα #1 - Εισαγωγές και Ice Breakers

Φυσικά, ο μόνος τρόπος για να ξεκινήσει οποιαδήποτε εναρκτήρια συνάντηση είναι να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους. Ανεξάρτητα από το μήκος ή το μέγεθος του έργου σας, οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ονομαστικούς όρους μεταξύ τους προτού μπορέσουν να συνεργαστούν αποτελεσματικά.

Ενώ μια απλή εισαγωγή τύπου «go-round-the-table» είναι αρκετή για να εξοικειωθούν οι άνθρωποι με τα ονόματα, ένα παγοθραυστικό μπορεί να προσθέσει ένα άλλο επίπεδο προσωπικότητα και ελαφρύνει τη διάθεση πριν από την έναρξη του έργου.

Δοκίμασε αυτό: Γυρίστε τον τροχό 🎡

Περιγράψτε μερικά απλά θέματα εισαγωγής στο α περιστρεφόμενο τροχό, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να το γυρίσει και να απαντήσει σε οποιοδήποτε θέμα προσγειώνεται ο τροχός. Ενθαρρύνονται οι αστείες ερωτήσεις, αλλά φροντίστε να το κρατήσετε περισσότερο ή λιγότερο επαγγελματικό!

Ένας περιστρεφόμενος τροχός που χρησιμοποιείται ως παγοθραύστης.

Θέλετε περισσότερα έτσι; 💡 Έχουμε 10 παγοθραυστικά για κάθε συνάντηση εδώ.

Βήμα #2 - Ιστορικό έργου

Με τις επισημότητες και τις γιορτές να έχουν απομακρυνθεί, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε την πέτρινη επιχείρηση. Για να ξεκινήσει η συνάντηση με επιτυχία, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση!

Όπως κάνουν όλες οι μεγάλες ιστορίες, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε από την αρχή. Περιγράψτε όλη την αλληλογραφία ανάμεσα σε εσάς και τους πελάτες σας, ώστε όλοι να συμμετέχουν στο έργο να ενημερωθούν πλήρως για το τι έχει συμβεί μέχρι στιγμής.

Αυτό μπορεί να είναι στιγμιότυπα οθόνης email, κειμένων, λεπτών από προηγούμενες συναντήσεις ή πόρων που προσθέτουν οποιοδήποτε είδος περιβάλλοντος για την εταιρεία σας και τον πελάτη σας. Διευκολύνετε την οπτικοποίηση όλων δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα.

Βήμα #3 - Ζήτηση έργου

Εκτός από το φόντο της αλληλογραφίας, θα θέλετε να βουτήξετε βαθιά στις λεπτομέρειες του WHY αυτό το έργο ξεκινά από την πρώτη θέση.

Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα καθώς παρέχει μια σαφή επισκόπηση των σημείων πόνου που το έργο επιδιώκει να λύσει, κάτι που πρέπει να διατηρήσουν στο μυαλό τους οι ομάδες και οι πελάτες ανά πάσα στιγμή.

Protip 👊

Στάδια σαν αυτό είναι ώριμα για συζήτηση. Ρωτήστε τους πελάτες σας και η ομάδα σας να παρουσιάσει τις ιδέες τους για το γιατί πιστεύουν ότι αυτό το έργο ονειρεύτηκε

Εάν ισχύει, πρέπει πάντα να προσπαθείτε να διοχετεύσετε το φωνή του πελάτη σε ΑΥΤΗΝ την ΕΝΟΤΗΤΑ. Συνεργαστείτε με τον πελάτη για να προμηθευτείτε παραδείγματα καταναλωτών από τον πραγματικό κόσμο που αναφέρουν σημεία πόνου που προσπαθεί να διορθώσει το έργο σας. Οι απόψεις τους πρέπει να διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας προσεγγίζει το έργο.

Βήμα #4 - Στόχοι έργου

Οπότε έχετε εξετάσει το Το παρελθόν του έργου, τώρα ήρθε η ώρα να δούμε το μελλοντικός.

Το να έχετε άμεσους στόχους και έναν σαφή ορισμό της επιτυχίας για το έργο σας θα βοηθήσει πραγματικά την ομάδα σας να εργαστεί προς την κατεύθυνση αυτή. Όχι μόνο αυτό, θα δείξει στον πελάτη σας ότι είστε σοβαροί για τη δουλειά και ότι έχετε εξίσου υψηλά μερίδια στον τρόπο που πηγαίνει.

Ρωτήστε τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση «Πώς θα μοιάζει η επιτυχία;» Είναι περισσότεροι πελάτες; Περισσότερες κριτικές; Ένα καλύτερο ποσοστό ικανοποίησης πελατών;

Ανεξάρτητα από τον στόχο, πρέπει πάντα να είναι...

Εφικτοί - Μην παρατείνετε τον εαυτό σας. Γνωρίστε τα όριά σας και βάλτε έναν στόχο πραγματικά έχετε την ευκαιρία να επιτύχετε.
Μετρήσιμα - Υποστηρίξτε τον στόχο σας με δεδομένα. Στοχεύστε σε έναν συγκεκριμένο αριθμό και παρακολουθήστε την πρόοδό σας προς αυτόν.
Χρονικά - Δώστε στον εαυτό σας μια ημερομηνία λήξης. Κάντε ό,τι μπορείτε για να πετύχετε τους στόχους σας πριν από αυτή την προθεσμία.

Βήμα #5 - Η Δήλωση Εργασίας

Τοποθετώντας το «κρέας» στη «συνάντηση εναρκτήριας», μια Δήλωση Εργασίας (SoW) είναι μια βαριά βουτιά στις ιδιαιτερότητες του έργου και στον τρόπο με τον οποίο πρόκειται να εκτελεστεί. Είναι το κύρια χρέωση στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης έναρξης και θα πρέπει να λαμβάνετε το μεγαλύτερο μέρος της προσοχής σας.

Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το γράφημα σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δήλωση εργασίας σας:

Το Infographic εξηγεί τα 6 μίνι βήματα που εμπλέκονται στην ανακοίνωση μιας δήλωσης εργασίας σε μια συνάντηση έναρξης έργου.

Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση εργασίας δεν αφορά τόσο τη συζήτηση όσο και την υπόλοιπη ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Αυτή είναι πραγματικά η ώρα για ένα έργο να οδηγήσει απλά καθορίστε το σχέδιο δράσης για το επερχόμενο έργο και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη συζήτηση για το επόμενο θέμα της συνάντησης.

Όπως και η υπόλοιπη συνάντησή σας, η δήλωση εργασίας σας είναι σούπερ μεταβλητή. Οι λεπτομέρειες της δήλωσης εργασίας σας θα εξαρτώνται πάντα από την πολυπλοκότητα του έργου, το μέγεθος της ομάδας, τα εμπλεκόμενα μέρη κ.λπ.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε αυτό περιεκτικό άρθρο σχετικά με τη σύνταξη μιας δήλωσης εργασίας.

Βήμα #6 - Ενότητα Q&A

Παρόλο που μπορεί να αισθάνεστε υποχρεωμένοι να αφήσετε την ενότητα Q&A μέχρι το τέλος, θα συνιστούσαμε να την κρατήσετε αμέσως μετά τη δήλωση εργασίας σας.

Ένα τέτοιο έντονο τμήμα σίγουρα θα προκαλέσει ερωτήσεις τόσο από τον πελάτη όσο και από την ομάδα σας. Καθώς το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης είναι τόσο φρέσκο στο μυαλό όλων, είναι καλύτερο να χτυπήσετε όσο το σίδερο είναι ζεστό.

Η χρήση του λογισμικού διαδραστικών παρουσιάσεων για τη φιλοξενία των ερωτήσεων και απαντήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να συνεχίσετε ομαλά τα πάντα, ειδικά εάν η εναρκτήρια συνάντηση του έργου σας έχει υψηλό αριθμό παρόντων....

Είναι διοργάνωσε - Οι ερωτήσεις ταξινομούνται με βάση τη δημοτικότητα (μέσω θετικών ψηφοφοριών) ή με βάση το χρόνο και μπορούν να επισημανθούν ως "απαντημένες" ή να καρφιτσωθούν στην κορυφή.
Είναι μετριοπαθείς - Οι ερωτήσεις μπορούν να εγκριθούν και να απορριφθούν πριν εμφανιστούν στην οθόνη.
Είναι ανώνυμος - Οι ερωτήσεις μπορούν να υποβληθούν ανώνυμα, που σημαίνει ότι όλοι έχουν φωνή.

Βήμα #7 - Πιθανά προβλήματα

Όπως είπαμε και προηγουμένως, μια συνάντηση εναρκτήριου έργου είναι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτή και ειλικρινής. Αυτό είναι πώς χτίζετε ένα αίσθηση εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας από την αρχή.

Για το σκοπό αυτό, είναι καλύτερο να συζητήσετε τα πιθανά προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσει το έργο στην πορεία. Κανείς δεν σας ζητά να προβλέψετε το μέλλον εδώ, απλώς για να καταλήξετε σε μια δοκιμαστική λίστα με τα εμπόδια που μπορεί να συναντήσετε.

Καθώς εσείς, η ομάδα σας και ο πελάτης σας θα προσεγγίσετε αυτό το έργο με διαφορετικά πονταρίσματα, είναι ιδανικό να το αποκτήσετε όλοι συμμετέχει στη συζήτηση για πιθανά προβλήματα.

Βήμα #8 - Check in

Το τακτικό check-in με τον πελάτη σας είναι ένας άλλος τρόπος για να εδραιώσετε την εμπιστοσύνη μεταξύ των δύο μερών. Στη συνάντηση έναρξης του έργου σας, έχετε μερικές ερωτήσεις για να απαντήσετε τι, πότε, ποιος και πως αυτά τα check-in πρόκειται να συμβούν.

Το check in είναι μια αρκετά λεπτή πράξη εξισορρόπησης μεταξύ διαφάνεια και προσπάθεια. Αν και είναι ωραίο να είσαι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτός και διαφανής, πρέπει να το διαχειριστείς στο πλαίσιο του πόσο διαθέσιμος θα είσαι πραγματικά be ανοιχτό και διαφανές.

Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις πριν από το τέλος της συνάντησης:

Τι? - Με ποιες ακριβώς λεπτομέρειες χρειάζεται ενημέρωση ο πελάτης; Χρειάζεται να γνωρίζουν για κάθε μικροσκοπική λεπτομέρεια της προόδου ή μήπως είναι μόνο τα μεγάλα σημάδια που έχουν σημασία;
Πότε? - Πόσο συχνά πρέπει η ομάδα σας να ενημερώνει τον πελάτη σας; Πρέπει να μεταδίδουν ό,τι έχουν κάνει κάθε μέρα ή απλώς να συνοψίζουν τι έχουν καταφέρει στο τέλος της εβδομάδας;
Ποιος; - Ποιο μέλος της ομάδας θα είναι αυτό που θα κάνει επαφή με τον πελάτη; Θα υπάρχει ένα μέλος κάθε ομάδας, σε κάθε στάδιο, ή μόνο ένας μοναδικός ανταποκριτής σε όλο το έργο;
Πώς; - Με ποια μέθοδο ο πελάτης και ο ανταποκριτής πρόκειται να μείνουν σε επαφή; Τακτική βιντεοκλήση, email ή ζωντανό έγγραφο που ενημερώνεται συνεχώς;

Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα θέματα στην ημερήσια διάταξη μιας εναρκτήριας συνάντησης του έργου, είναι καλύτερο να τα συζητήσετε ανοιχτά. Για μια μεγάλη ομάδα και μια μεγάλη ομάδα πελατών, μπορεί να είναι πιο εύκολο να κάνετε ένα ζωντανή δημοσκόπηση προκειμένου να μειωθούν οι επιλογές για να καθοριστεί ο καλύτερος δυνατός τύπος check-in.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε μερικά βέλτιστες πρακτικές για check in με τους πελάτες σας.

Έρευνα αποτελεσματικά με AhaSlides

Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου

Με την εξειδικευμένη προγραμματισμένη συνάντησή σας να περιμένει να σκεφτεί κανείς την αίθουσα συνεδριάσεων, η τελευταία πινελιά μπορεί να είναι λίγο αλληλεπίδραση για να τα συγκεντρώσουμε όλα.

Το ξέρατε μόνο 29% των επιχειρήσεων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους πελάτες τους (Gallup)? Η αποδέσμευση είναι μια επιδημία σε επίπεδο B2B και μπορεί να κάνει τις εναρκτήριες συναντήσεις σαν μια επίπεδη, χωρίς έμπνευση διαδικασία μέσα από τις τυπικές διαδικασίες.

Η εμπλοκή των πελατών και των ομάδων σας μέσω διαδραστικών διαφανειών μπορεί πραγματικά ενίσχυση της συμμετοχής και αυξάνουν την προσοχή.

AhaSlides έχει ένα οπλοστάσιο εργαλείων συμπεριλαμβανομένων ζωντανών δημοσκοπήσεων, διαφανειών για ερωτήσεις και απαντήσεις και καταιγισμό ιδεών, ακόμη και ζωντανά κουίζ και παιχνίδια για να πυροδοτήσετε το έργο σας με τον σωστό τρόπο.

Κάντε κλικ παρακάτω για να πάρετε ένα δωρεάν πρότυπο χωρίς λήψη για τη συνάντηση έναρξης. Αλλάξτε οτιδήποτε θέλετε και παρουσιάστε το χωρίς κόστος!

Πιάσε το Πρότυπο

Κάντε κλικ παρακάτω για να δημιουργήσετε ένα δωρεάν AhaSlides λογαριασμό και ξεκινήστε να δημιουργείτε τις δικές σας συναρπαστικές συναντήσεις μέσω διαδραστικότητας!

Δημιουργήστε το δικό σας

Ετικέτες: Επαγγελματική συνάντηση