Ακόμη και οι πιο πειθαρχημένες εταιρείες εκεί έξω μερικές φορές αισθάνονται ότι τα έργα τους παραπλανούν. Τις περισσότερες φορές, το πρόβλημα είναι ένα προετοιμασία. Η λύση? Ένα καλά δομημένο και πλήρως διαδραστικό συνάντηση έναρξης έργου!
Περισσότερο από την απλή δόξα και την τελετή, μια καλά εκτελεσμένη συνάντηση έναρξης μπορεί πραγματικά να πάρει κάτι όμορφο στο δεξί πόδι. Ακολουθούν 8 βήματα για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης εναρκτήριας εργασίας που δημιουργεί ενθουσιασμό και κερδίζει όλοι Στην ιδια σελιδα.
Ώρα έναρξης!
Συμβουλές συνάντησης που πρέπει να θυμάστε
Πρέπει να έχετε μια ατζέντα εναρκτήριας συνάντησης εκ των προτέρων. Η αποστολή email έγκαιρης έναρξης του έργου είναι πολύ σημαντική! Λοιπόν, ας δούμε τα λίγα δείγματα ημερήσιας διάταξης της εναρκτήριας συνάντησης!
Η εναρκτήρια συνεδρία πρέπει να είναι σύντομη και συνοπτική, με πολλά παιχνίδια και δραστηριότητες, καθώς αυτό είναι όταν το AhaSlides είναι πολύ βολικό! Δείτε περισσότερες συμβουλές μαζί μας όπως παρακάτω:
Ξεκινήστε τη συνομιλία.
Λάβετε πολύτιμες πληροφορίες από την ομάδα και τους πελάτες σας κατά τη συνάντηση έναρξης του έργου. Χρησιμοποιήστε εργαλεία ζωντανής ψηφοφορίας, ερωτήσεων και απαντήσεων και ανταλλαγής ιδεών με αυτό το δωρεάν πρότυπο!
🚀 Δείτε το πρότυπο
Τι είναι η συνάντηση του Project Kickoff;
Όπως λέει στον κασσίτερο, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι συνάντηση όπου ξεκινάτε το έργο σας.
Συνήθως, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι η πρώτη συνάντηση μεταξύ του πελάτη που παρήγγειλε ένα έργο και της εταιρείας που θα το φέρει στη ζωή. Και οι δύο πλευρές θα καθίσουν μαζί και θα συζητήσουν τα θεμέλια του έργου, τον σκοπό του, τους στόχους του και πώς θα φτάσει από την ιδέα μέχρι την πραγματοποίηση.
Σε γενικές γραμμές, υπάρχουν είδη 2 των εναρκτήριων συναντήσεων που πρέπει να γνωρίζετε:
- Εξωτερικό έργο Kickoff - Μια ομάδα ανάπτυξης κάθεται με κάποιον από εκτός η εταιρεία, όπως πελάτης ή ενδιαφερόμενος, και συζητά το σχέδιο για ένα συνεργατικό έργο.
- Εσωτερικό PKM - Μια ομάδα από εντός η εταιρεία κάθεται μαζί και συζητά το σχέδιο για ένα νέο εσωτερικό έργο.
Ενώ και οι δύο αυτοί τύποι μπορεί να έχουν διαφορετικά αποτελέσματα, η διαδικασία είναι σχεδόν το ίδιο. Υπάρχει ουσιαστικά κανένα μέρος μιας εξωτερικής έναρξης έργου που δεν αποτελεί μέρος μιας εσωτερικής έναρξης έργου - η μόνη διαφορά θα είναι για ποιον το κρατάτε.
Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας
Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι συναντήσεις του Project Kickoff;
Ο σκοπός των εναρκτήριων συναντήσεων πρέπει να είναι δυνατός και ξεκάθαρος! Μπορεί να φαίνεται αρκετά απλό να ξεκινήσετε ένα έργο απλώς αναθέτοντας μια δέσμη εργασιών στους κατάλληλους ανθρώπους, ειδικά στον σημερινό χώρο εργασίας που έχει εμμονή με το σανίδι Kanban. Ωστόσο, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε ομάδες να χάνουν συνεχώς το δρόμο τους.
Θυμηθείτε, επειδή είστε στο ίδια πλακέτα δεν σημαίνει ότι είστε στο ίδια σελίδα.
Στο επίκεντρο αυτού, μια συνάντηση έναρξης έργου είναι μια ειλικρινή και ανοιχτή Διάλογος μεταξύ πελάτη και ομάδας. Του δεν μια σειρά ανακοινώσεων σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας του έργου, αλλά a συνομιλία σχετικά με τα σχέδια, τις προσδοκίες και τους στόχους που επιτεύχθηκαν από μια ανεξέλεγκτη συζήτηση.
Ακολουθούν μερικά από τα οφέλη από τη διεξαγωγή μιας συνάντησης έναρξης έργου:
- Παίρνει όλους έτοιμος - «Δώσε μου έξι ώρες για να κόψω ένα δέντρο και θα περάσω τα πρώτα τέσσερα ακονίζοντας το τσεκούρι». Εάν ο Αβραάμ Λίνκολν ήταν ζωντανός σήμερα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα περνούσε τις πρώτες 4 από τις 6 ώρες του έργου σε μια συνάντηση έναρξης έργου. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι συναντήσεις περιέχουν όλοι τα απαραίτητα βήματα για να βγάλεις οποιοδήποτε έργο στα δεξιά.
- Περιλαμβάνει όλοι οι βασικοί παίκτες - Οι συναντήσεις Kickoff δεν μπορούν να ξεκινήσουν εκτός αν όλοι είναι εκεί: διευθυντές, επικεφαλής ομάδων, πελάτες και οποιοσδήποτε άλλος με συμμετοχή στο έργο. Είναι τόσο εύκολο να χάσετε το ποιος είναι υπεύθυνος για το τι χωρίς τη σαφήνεια μιας συνάντησης έναρξης για να τα καταλάβετε.
- Είναι ανοιχτό και συνεργατικό – Όπως είπαμε, οι εναρκτήριες συναντήσεις του έργου είναι συζητήσεις. Οι καλύτεροι ασχολούνται όλοι συμμετέχοντες και φέρνουν τις καλύτερες ιδέες από όλους.
Περισσότερη ενασχόληση με τις συγκεντρώσεις σας
8 βήματα για μια συνάντηση Kickoff Project Kickass
Λοιπόν, τι ακριβώς περιλαμβάνεται στην ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης έναρξης έργου; Το περιορίσαμε στα 8 βήματα παρακάτω, αλλά πρέπει πάντα να θυμάστε ότι υπάρχει κανένα καθορισμένο μενού για αυτόν τον τύπο σύσκεψης.
Χρησιμοποιήστε αυτά τα 8 βήματα ως οδηγό, αλλά μην ξεχνάτε ποτέ ότι βρίσκεται η τελική ατζέντα you!
Βήμα 1 - Εισαγωγές και παγοθραύστες
Φυσικά, ο μόνος τρόπος για να ξεκινήσει οποιαδήποτε εναρκτήρια συνάντηση είναι να εξοικειωθούν οι συμμετέχοντες μεταξύ τους. Ανεξάρτητα από το μήκος ή το μέγεθος του έργου σας, οι πελάτες και τα μέλη της ομάδας πρέπει να έχουν ονομαστικούς όρους μεταξύ τους προτού μπορέσουν να συνεργαστούν αποτελεσματικά.
Ενώ μια απλή εισαγωγή τύπου «go-round-the-table» είναι αρκετή για να εξοικειωθούν οι άνθρωποι με τα ονόματα, ένα παγοθραυστικό μπορεί να προσθέσει ένα άλλο επίπεδο προσωπικότητα και ελαφρύνει τη διάθεση πριν από την έναρξη του έργου.
Δοκίμασε αυτό: Γυρίστε τον τροχό 🎡
Περιγράψτε μερικά απλά θέματα εισαγωγής στο α περιστρεφόμενο τροχό, στη συνέχεια, ζητήστε από κάθε μέλος της ομάδας να το γυρίσει και να απαντήσει σε οποιοδήποτε θέμα προσγειώνεται ο τροχός. Ενθαρρύνονται οι αστείες ερωτήσεις, αλλά φροντίστε να το κρατήσετε περισσότερο ή λιγότερο επαγγελματικό!
Θέλετε περισσότερα έτσι; 💡 Έχουμε 10 παγοθραυστικά για κάθε συνάντηση εδώ.
Βήμα 2 - Ιστορικό έργου
Με τις επισημότητες και τις γιορτές να έχουν απομακρυνθεί, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε την πέτρινη επιχείρηση. Για να ξεκινήσει η συνάντηση με επιτυχία, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ατζέντα για την εναρκτήρια συνάντηση!
Όπως κάνουν όλες οι υπέροχες ιστορίες, είναι καλύτερο να ξεκινήσετε στην αρχή. Περιγράψτε όλη την αλληλογραφία ανάμεσα σε εσάς και τους πελάτες σας για να εμπλέξετε όλους τους συμμετέχοντες στο έργο ώστε να ξέρουν τι συνέβη μέχρι στιγμής.
Αυτό μπορεί να είναι στιγμιότυπα οθόνης email, κειμένων, λεπτών από προηγούμενες συναντήσεις ή πόρων που προσθέτουν οποιοδήποτε είδος περιβάλλοντος για την εταιρεία σας και τον πελάτη σας. Διευκολύνετε την οπτικοποίηση όλων δημιουργώντας ένα χρονοδιάγραμμα.
Βήμα # 3 - Ζήτηση έργου
Εκτός από το υπόβαθρο αλληλογραφίας, θα θελήσετε να βουτήξετε βαθιά στις λεπτομέρειες του WHY αυτό το έργο ξεκινά από την πρώτη θέση.
Αυτό είναι ένα κρίσιμο βήμα καθώς παρέχει μια σαφή επισκόπηση των σημείων πόνου που το έργο επιδιώκει να λύσει, κάτι που πρέπει να διατηρήσουν στο μυαλό τους οι ομάδες και οι πελάτες ανά πάσα στιγμή.
Protip 👊
Στάδια σαν αυτό είναι ώριμα για συζήτηση. Ρωτήστε τους πελάτες σας και η ομάδα σας να παρουσιάσει τις ιδέες τους για το γιατί πιστεύουν ότι αυτό το έργο ονειρεύτηκε
Εάν ισχύει, πρέπει πάντα να προσπαθείτε να διοχετεύσετε το φωνή του πελάτη σε ΑΥΤΗΝ την ΕΝΟΤΗΤΑ. Συνεργαστείτε με τον πελάτη για να προμηθευτείτε παραδείγματα καταναλωτών από τον πραγματικό κόσμο που αναφέρουν σημεία πόνου που προσπαθεί να διορθώσει το έργο σας. Οι απόψεις τους πρέπει να διαμορφώνουν τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας προσεγγίζει το έργο.
Βήμα # 4 - Στόχοι έργου
Εξετάσατε λοιπόν το Το παρελθόν του έργου, τώρα ήρθε η ώρα να δούμε το μελλοντικός.
Έχοντας άμεσους στόχους και σαφή ορισμό της επιτυχίας για το έργο σας, θα βοηθήσετε πραγματικά την ομάδα σας να επιτύχει. Όχι μόνο αυτό, θα δείξει στον πελάτη σας ότι είστε σοβαροί για τη δουλειά και ότι έχετε παρόμοια υψηλά ποσοστά στο πώς πηγαίνει.
Ρωτήστε τους παρευρισκόμενους στη συνάντηση "Πώς θα είναι η επιτυχία;" Είναι περισσότεροι πελάτες; Περισσότερες κριτικές; Ένα καλύτερο ποσοστό ικανοποίησης πελατών;
Όποιος κι αν είναι ο στόχος, θα πρέπει πάντα να είναι…
- Εφικτοί - Μην υπερβάλλετε τον εαυτό σας. Γνωρίστε τα όριά σας και βρείτε έναν στόχο εσείς πραγματικά έχετε την ευκαιρία να επιτύχετε.
- Μετρήσιμα - Προωθήστε τον στόχο σας με δεδομένα. Στόχος για έναν συγκεκριμένο αριθμό και παρακολούθηση της προόδου σας προς αυτόν.
- Χρονικά - Δώστε στον εαυτό σας μια ημερομηνία λήξης. Κάντε ό, τι μπορείτε για να επιτύχετε τους στόχους σας πριν από την προθεσμία.
Βήμα # 5 - Η Δήλωση Εργασίας
Η τοποθέτηση του «κρέατος» σε «kickoff meeting», μια δήλωση εργασίας (SoW) είναι μια βαριά κατάδυση στις ιδιαιτερότητες του έργου και πώς θα πραγματοποιηθεί. Είναι το κύρια χρέωση στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης έναρξης και θα πρέπει να λαμβάνετε το μεγαλύτερο μέρος της προσοχής σας.
Ρίξτε μια ματιά σε αυτό το γράφημα σχετικά με το τι να συμπεριλάβετε στη δήλωση εργασίας σας:
Λάβετε υπόψη ότι η δήλωση εργασίας δεν αφορά τόσο τη συζήτηση όσο και την υπόλοιπη ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Αυτή είναι πραγματικά η ώρα για ένα έργο να οδηγήσει απλά καθορίστε το σχέδιο δράσης για το επερχόμενο έργο και, στη συνέχεια, αποθηκεύστε τη συζήτηση για το επόμενο θέμα της συνάντησης.
Όπως και η υπόλοιπη συνάντησή σας, η δήλωση εργασίας σας είναι σούπερ μεταβλητή. Οι λεπτομέρειες της δήλωσης εργασίας σας θα εξαρτώνται πάντα από την πολυπλοκότητα του έργου, το μέγεθος της ομάδας, τα εμπλεκόμενα μέρη κ.λπ.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε αυτό περιεκτικό άρθρο σχετικά με τη σύνταξη μιας δήλωσης εργασίας.
Βήμα # 6 - Ενότητα Ε & Α
Παρόλο που μπορεί να αισθάνεστε υποχρεωμένοι να αποχωρήσετε από την ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων έως το τέλος, θα σας συνιστούσαμε να το κρατήσετε αμέσως μετά τη δήλωση εργασίας σας.
Ένα τέτοιο τεράστιο τμήμα σίγουρα θα δημιουργήσει ερωτήσεις τόσο από τον πελάτη όσο και από την ομάδα σας. Με το μεγαλύτερο μέρος της συνάντησης να είναι τόσο φρέσκο στο μυαλό όλων, είναι καλύτερο να χτυπήσετε ενώ το σίδερο είναι ζεστό.
Η χρήση διαδραστικού λογισμικού παρουσίασης για τη φιλοξενία των ερωτήσεων και απαντήσεων μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα πάντα ομαλά, ειδικά εάν η συνάντηση έναρξης του έργου σας έχει υψηλό αριθμό συμμετοχής….
- Είναι διοργάνωσε - Οι ερωτήσεις ταξινομούνται κατά δημοτικότητα (μέσω ψηφοφοριών) ή ανά χρόνο και μπορούν να επισημανθούν ως «απαντημένες» ή να καρφιτσωθούν στην κορυφή.
- Είναι μετριοπαθείς - Οι ερωτήσεις μπορούν να εγκριθούν και να απορριφθούν πριν εμφανιστούν στην οθόνη.
- Είναι ανώνυμος - Οι ερωτήσεις μπορούν να υποβληθούν ανώνυμα, πράγμα που σημαίνει ότι όλοι έχουν φωνή.
Βήμα # 7 - Πιθανά προβλήματα
Όπως είπαμε και προηγουμένως, μια συνάντηση εναρκτήριου έργου είναι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτή και ειλικρινής. Αυτό είναι πώς χτίζετε ένα αίσθηση εμπιστοσύνης με τον πελάτη σας από την αρχή.
Για το σκοπό αυτό, είναι καλύτερο να συζητήσετε τα πιθανά προβλήματα που ενδέχεται να αντιμετωπίσει το έργο κατά τη διάρκεια. Κανείς δεν σας ζητά να προβλέψετε το μέλλον εδώ, απλώς για να βρείτε μια δοκιμαστική λίστα εμποδίων που ενδέχεται να αντιμετωπίσετε.
Καθώς εσείς, η ομάδα σας και ο πελάτης σας θα πλησιάζουν αυτό το έργο με διαφορετικά μερίδια, είναι ιδανικό να το αποκτήσετε όλοι συμμετέχει στη συζήτηση για πιθανά προβλήματα.
Βήμα # 8 - Άφιξη
Ο τακτικός έλεγχος με τον πελάτη σας είναι ένας άλλος τρόπος για να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη μεταξύ των δύο μερών. Στη συνάντηση έναρξης του έργου σας, έχετε μερικές ερωτήσεις που πρέπει να αντιμετωπίσετε τι, πότε, ποιος και πως αυτά τα check-in πρόκειται να συμβούν.
Το check in είναι μια αρκετά λεπτή πράξη εξισορρόπησης μεταξύ διαφάνεια και προσπάθεια. Ενώ είναι ωραίο να είσαι όσο το δυνατόν πιο ανοιχτός και διαφανής, πρέπει να το διαχειριστείς μέσα στο πλαίσιο του πόσο διαθέσιμα θα είσαι πραγματικά be ανοιχτό και διαφανές.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει σε αυτές τις ερωτήσεις πριν από το τέλος της συνάντησης:
- Τι? - Ακριβώς με ποιες λεπτομέρειες χρειάζεται ο πελάτης ενημέρωση; Πρέπει να ξέρουν για κάθε μικρή λεπτομέρεια της προόδου, ή μήπως είναι το μόνο σημαντικό σημάδι που έχει σημασία;
- Πότε? - Πόσο συχνά πρέπει η ομάδα σας να ενημερώνει τον πελάτη σας; Πρέπει να αναμεταδίδουν αυτό που έχουν κάνει κάθε μέρα ή να συνοψίζουν ό, τι έχουν καταφέρει στο τέλος της εβδομάδας;
- Ποιος; - Ποιο μέλος της ομάδας θα είναι αυτός που έρχεται σε επαφή με τον πελάτη; Θα υπάρχει μέλος κάθε ομάδας, σε κάθε στάδιο, ή μόνο ένας μοναδικός ανταποκριτής σε όλο το έργο;
- Πώς; - Με ποια μέθοδο ο πελάτης και ο ανταποκριτής θα επικοινωνήσουν; Τακτική βιντεοκλήση, email ή συνεχώς ενημερωμένο ζωντανό έγγραφο;
Όπως συμβαίνει με τα περισσότερα θέματα στην ημερήσια διάταξη μιας συνάντησης εναρκτήριου έργου, είναι καλύτερο να συζητήσετε ανοιχτά. Για μια μεγάλη ομάδα και μια μεγάλη ομάδα πελατών, μπορεί να είναι πιο εύκολο να το κάνετε ζωντανή δημοσκόπηση προκειμένου να μειωθούν οι επιλογές για να καθοριστεί ο καλύτερος δυνατός τύπος check-in.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; 💡 Δείτε μερικά βέλτιστες πρακτικές για check in με τους πελάτες σας.
Έρευνα αποτελεσματικά με το AhaSlides
Πρότυπο ατζέντας συνάντησης έναρξης έργου
Με την εξειδικευμένη προγραμματισμένη συνάντησή σας να περιμένει να σκεφτεί κανείς την αίθουσα συνεδριάσεων, η τελευταία πινελιά μπορεί να είναι λίγο αλληλεπίδραση για να τα συγκεντρώσουμε όλα.
Το ξέρατε μόνο 29% των επιχειρήσεων αισθάνονται συνδεδεμένοι με τους πελάτες τους (Gallup)? Η αποδέσμευση είναι μια επιδημία σε επίπεδο B2B και μπορεί να κάνει τις εναρκτήριες συναντήσεις σαν μια επίπεδη, χωρίς έμπνευση διαδικασία μέσα από τις τυπικές διαδικασίες.
Η εμπλοκή των πελατών και των ομάδων σας μέσω διαδραστικών διαφανειών μπορεί πραγματικά ενίσχυση της συμμετοχής και αυξάνουν την προσοχή.
Το AhaSlides έχει ένα οπλοστάσιο εργαλείων συμπεριλαμβανομένων ζωντανών δημοσκοπήσεων, διαφανειών για ερωτήσεις και απαντήσεις και καταιγισμό ιδεών, ακόμη και ζωντανά κουίζ και παιχνίδια για να πυροδοτήσετε το έργο σας με τον σωστό τρόπο.
Κάντε κλικ παρακάτω για να πάρετε ένα δωρεάν πρότυπο χωρίς λήψη για τη συνάντηση έναρξης. Αλλάξτε οτιδήποτε θέλετε και παρουσιάστε το χωρίς κόστος!
Κάντε κλικ παρακάτω για να δημιουργήσετε έναν δωρεάν λογαριασμό AhaSlides και ξεκινήστε να δημιουργείτε τις δικές σας συναρπαστικές συναντήσεις μέσω διαδραστικότητας!
