Dominar la estrategia de comunicación interna | 9 mejores prácticas en 2024

Muy bueno estrategia de comunicación interna es el alma de cualquier organización exitosa. En el clima laboral híbrido actual, garantizar una comunicación transparente y frecuente entre equipos distribuidos es más importante que nunca. Sin embargo, muchas empresas todavía luchan por transmitir mensajes correctamente cuando los empleados están dentro y fuera de la oficina.

En esta publicación, exploraremos las mejores prácticas obtenidas de profesionales de comunicaciones internas en empresas que destacan en la era híbrida. Obtendrá consejos de expertos para crear contenido relevante que genere participación, así como para medir lo que realmente resuena con su audiencia.

Índice del contenido

• ¿Qué es la estrategia de comunicación interna?
• ¿Por qué es importante la estrategia de comunicación interna?
• ¿Quién es responsable de desarrollar la estrategia de comunicación interna?
• ¿Cuándo se lleva a cabo la estrategia de comunicación interna?
• ¿Qué canales utilizará la estrategia de comunicación interna?
• ¿Cómo desarrollar una estrategia de comunicación interna?
• Haga que la comunicación interna sea efectiva con AhaSlides 
• Puntos clave 
• Preguntas frecuentes

Más consejos con AhaSlides

• Complacencia en el lugar de trabajo
• Comunicación efectiva en el lugar de trabajo

¿Qué es la estrategia de comunicación interna?

Imagine que tiene un grupo de personas talentosas trabajando juntas en una empresa. Ahora bien, para que este equipo tenga éxito, necesitan comunicarse bien, como amigos que hablan y comparten ideas. ¡Ahí es donde entra la Estrategia de Comunicación Interna!

Estrategia de Comunicación Interna Es un plan y marco integral diseñado para facilitar una comunicación efectiva y eficiente dentro de una organización. 

El objetivo principal de esta estrategia es crear una fuerza laboral cohesionada, informada y comprometida, que en última instancia contribuya al éxito de la organización y al logro de sus objetivos.

Hay cuatro tipos de comunicación interna:

• Comunicación de arriba hacia abajo (Comunicación de la gerencia al empleado): Esto es cuando la información fluye desde la cima de la jerarquía organizacional (como gerentes o líderes) hacia los niveles inferiores (empleados). Es como un jefe dando instrucciones al equipo. Utilizamos este tipo de comunicación para compartir anuncios importantes, objetivos de la empresa o nuevas políticas.
• Comunicación de abajo hacia arriba (Comunicación de empleado hacia arriba): Es lo opuesto a la comunicación de arriba hacia abajo. La información viaja desde los niveles inferiores (empleados) hasta los superiores (gerentes o líderes). Es como si los empleados compartieran sus ideas, comentarios o inquietudes con sus jefes. 
• Comunicación Horizontal/Lateral (Comunicación entre pares:): Este tipo de comunicación ocurre entre personas del mismo nivel dentro de la organización. Es como si los compañeros de trabajo conversaran entre sí para coordinar tareas o compartir actualizaciones. 
• comunicación diagonal: Imagínese esto como una mezcla de comunicación de arriba hacia abajo y horizontal. Ocurre cuando personas de diferentes departamentos o niveles necesitan trabajar juntas en un proyecto o intercambiar información. 

¿Por qué es importante la estrategia de comunicación interna?

En cualquier empresa, una estrategia de comunicación interna mantiene a los empleados conectados y comprometidos. Los mensajes importantes, como lanzamientos de nuevos productos, cambios en las políticas de la empresa o próximos eventos, se comparten rápidamente. Los empleados también pueden proporcionar comentarios e ideas a la gerencia, haciéndolos sentir valorados y parte del panorama general.

Con una estrategia sólida, el lugar de trabajo se vuelve feliz y productivo, donde todos están en sintonía, el trabajo en equipo prospera y la empresa prospera.

¿Quién es responsable de desarrollar la estrategia de comunicación interna?

La responsabilidad de desarrollar la Estrategia de Comunicación Interna suele recaer en el equipo de liderazgo de la organización y el departamento de comunicación o RRHH (Recursos Humanos). Implica la colaboración entre varias partes interesadas para crear una estrategia integral y eficaz que se alinee con los objetivos y valores de la organización.

Estos son los actores clave involucrados en el desarrollo de la Estrategia de Comunicación Interna:

• Equipo de liderazgo
• Departamento de comunicación o RRHH
• Consultores de comunicación: En algunos casos, las organizaciones pueden buscar consultores o especialistas en comunicación externos para ofrecer nuevas perspectivas y mejores prácticas en el desarrollo de una estrategia eficaz.

¿Cuándo se lleva a cabo la estrategia de comunicación interna?

La estrategia de comunicación interna es continua y ocurre a lo largo de todo el ciclo de vida de la organización. No es algo que ocurre una sola vez, sino un esfuerzo continuo para garantizar una comunicación efectiva. Aquí hay algunos casos clave en los que esto ocurre:

1. Planificación Organizacional: La estrategia se construye durante la planificación para alinear la comunicación con los objetivos de la empresa.
2. Actualizaciones periódicas: Se revisa periódicamente para adaptarse a los cambios y a las necesidades cambiantes.
3. Evaluaciones y Valoraciones: Es muy importante para el proceso de evaluación, incluyendo revisión de medio año, revisión de fin de año, y evaluación del desempeño de los empleados.
4. Durante los cambios: Se vuelve vital durante cambios importantes como fusiones o transiciones de liderazgo.
5. Introduciendo Políticas: Asegura que los empleados conozcan nuevas políticas o iniciativas.
6. durante la crisis: Desempeña un papel crucial en el suministro de información oportuna y precisa durante tiempos difíciles.
7. Empleado de abordo: Ayuda a los nuevos empleados a sentirse bienvenidos e informados sobre sus funciones.
8. Operaciones diarias: Asegura una comunicación fluida entre los equipos y el liderazgo.
9. Buscando retroalimentación: Entra en acción cuando la empresa solicita la retroalimentación de los empleados, retroalimentación del gerente y fomenta la comunicación abierta.

¿Qué canales utilizará la estrategia de comunicación interna?

Los canales utilizados en una Estrategia de Comunicación Interna pueden variar dependiendo de las preferencias de la organización, el tamaño y la naturaleza de la información a transmitir. A continuación se muestran algunos canales de comunicación comunes que puede utilizar una estrategia de comunicación interna:

1. Correo electrónico
2. Intranet
3. Reuniones de equipo (Reuniones regulares cara a cara o virtuales para discutir el progreso, compartir actualizaciones y colaborar en proyectos).
4. Herramientas de colaboración digital (Plataformas como Microsoft Teams, Slack u otras herramientas de gestión de proyectos).
5. Newsletters
6. Reuniones del Ayuntamiento
7. Tablones de anuncios
8. Medios Sociales (Plataformas Internas)
9. Encuestas de retroalimentación

¿Cómo desarrollar una estrategia de comunicación interna?

Desarrollar una estrategia de comunicación interna eficaz implica varios pasos para garantizar que se alinee con los objetivos de la organización y satisfaga las necesidades de comunicación de sus empleados. Aquí hay una guía paso a paso para ayudarlo a desarrollar una estrategia de comunicación interna:

1/ Definir Metas y Objetivos de Comunicación: 

Especifica los objetivos que quieres alcanzar con la estrategia. Tener objetivos específicos dirigirá sus esfuerzos de comunicación, ya sea que impulsen la colaboración, aumenten el compromiso de los empleados o los alineen con la visión de la empresa.

2/ Identificar audiencias objetivo: 

Identifique diferentes segmentos de empleados y sus necesidades de comunicación únicas. Adapte los mensajes y canales para adaptarlos a las preferencias, roles y requisitos de cada grupo.

• Por ejemplo, el equipo de marketing puede requerir actualizaciones frecuentes sobre nuevas campañas, mientras que el departamento de TI necesita información sobre actualizaciones del sistema y problemas técnicos.

3/ Elija Canales de Comunicación: 

Dependiendo del tipo de información que se proporcione y del público objetivo, elija los mejores métodos de comunicación. Piense en utilizar una variedad de canales, como plataformas de chat, correo electrónico, intranet, reuniones de equipo y herramientas de colaboración digital.

4/ Establecer pautas de mensajes: 

Definir el tono, estilo y lenguaje de comunicación. Asegúrese de que los mensajes sean claros, concisos y alineados con los valores y la cultura de la empresa.

5/ Implementar comunicación bidireccional: 

Fomente el diálogo abierto y los bucles de retroalimentación para crear una cultura de compromiso. Proporcionar vías para que los empleados expresen sus opiniones, sugerencias e inquietudes.

6/ Crea un cronograma de comunicación: 

Desarrolle una línea de tiempo para la comunicación regular. Determine la frecuencia de las actualizaciones, reuniones y sesiones de retroalimentación para mantener a los empleados informados y comprometidos.

7/ Preparar Plan de Comunicación de Crisis: 

Tenga un plan implementado para comunicarse efectivamente en tiempos de crisis o situaciones desafiantes. Al tener un plan de comunicación de crisis bien desarrollado, la empresa puede responder eficazmente a los desafíos, mantener informados a los empleados y mantener la confianza en la capacidad de la organización para afrontar las crisis.

8/ Capacitar y Educar: 

Brindar capacitación a los empleados y gerentes sobre prácticas de comunicación efectivas, especialmente para las nuevas herramientas o canales que se están introduciendo.

9/ Medir y Evaluar: 

Establecer métricas para evaluar la efectividad de la Estrategia de Comunicación Interna. Recopile comentarios de los empleados y realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento para realizar mejoras.

Además, mantenga la estrategia flexible y ajústela según sea necesario en función de los comentarios, las necesidades cambiantes de la organización y las tecnologías de comunicación emergentes.

Haga que la comunicación interna sea efectiva con AhaSlides 

AhaSlides puede ser una poderosa herramienta para mejorar la comunicación interna y hacerla más efectiva de varias maneras:

• Reuniones Interactivas y Town Halls: Puedes usar encuestas en vivo, pruebasy Sesiones de preguntas y respuestas para involucrar a los participantes, recopilar comentarios en tiempo real y fomentar la participación activa en reuniones virtuales y ayuntamientos con los empleados. 
• Comentarios en tiempo real: Con AhaSlides, puedes crear y distribuir encuestas rápidamente, nube de la palabra a los empleados Esto le permite recopilar comentarios valiosos sobre varios temas, como iniciativas de la empresa, satisfacción de los empleados o programas de capacitación.
• Entrenamiento y Aprendizaje: Puede incorporar cuestionarios y encuestas interactivas con plantillas prediseñadas para evaluar la comprensión de los empleados y reforzar conceptos clave para mejorar las sesiones de capacitación y talleres.
• Actividades de trabajo en equipo: AhaSlides ofrece actividades de formación de equipos como concursos para romper el hielo y juegos con una rueda giratoria, generador de equipo aleatorio. Estas actividades pueden fomentar el compañerismo y la colaboración entre los empleados, incluso en equipos remotos o distribuidos.
• Reconocimiento del empleado: AhaSlides Se puede utilizar para reconocer y celebrar los logros, hitos y contribuciones de los empleados. Esto aumenta la moral y la motivación de los empleados.
• Comentarios anónimos: La función de encuesta anónima de la plataforma puede permitir a los empleados brindar comentarios sin temor a repercusiones, fomentando un entorno de comunicación más abierto y honesto.
• Involucrar a los empleados remotos: Para organizaciones con equipos remotos o distribuidos, AhaSlides Puede ser una herramienta valiosa para garantizar que todos los empleados se mantengan conectados, comprometidos e informados.

Puntos clave 

Una estrategia de comunicación interna eficaz es la columna vertebral de una organización armoniosa y que funcione bien. Fortalece la cultura de la organización y, en última instancia, conduce a una mayor productividad y éxito. 

Preguntas frecuentes

Ref: Forbes