Su corazón se acelera mientras imagina los peores escenarios:
❗️ Un locutor cae enfermo minutos antes de subir al escenario.
❗️ Tu local pierde energía repentinamente el día del evento.
❗️ O lo peor de todo: alguien sale herido en tu evento.
Los pensamientos que te revuelven el estómago te mantienen despierto por la noche.
Pero incluso los eventos más caóticos se pueden gestionar, si se planifica cuidadosa y sistemáticamente por adelantado.
Un simple lista de verificación de gestión de riesgos de eventos puede ayudarlo a identificar, prepararse y mitigar posibles problemas antes de que descarrilen su evento. Averigüemos los 10 elementos imprescindibles en la lista de verificación para transformar la preocupación en un plan de acción bien diseñado.
Tabla de Contenido
General
| ¿Qué es el riesgo de evento? | Problemas inesperados e imprevistos, que pueden afectar negativamente a los organizadores y a la marca de la empresa. |
| ¿Ejemplos de evento de riesgo? | Condiciones climáticas extremas, seguridad alimentaria, incendios, disturbios, amenazas a la seguridad, riesgos financieros,… |
¿Qué es la Gestión de Riesgos de un Evento?
La gestión de riesgos de eventos implica identificar riesgos o problemas potenciales que podrían amenazar un evento y luego implementar procesos y precauciones para mitigar esos riesgos. Esto ayuda a los organizadores de eventos a tener planes de contingencia listos para minimizar las interrupciones y recuperarse rápidamente si surgen problemas. También se utiliza una lista de verificación de gestión de riesgos de eventos para garantizar que se superen todas las amenazas potenciales.
¿Cuáles son los 5 pasos para gestionar el riesgo como planificador de eventos?
Sabemos que es estresante como organizador de eventos con todas las posibilidades que pueden ocurrir. Para evitar que piense demasiado, siga nuestros sencillos 5 pasos para crear un plan de gestión de riesgos perfecto para eventos:
• Identificar riesgos – Haga una lluvia de ideas sobre todas las cosas posibles que podrían salir mal en su evento. Considere factores como problemas en el lugar, mal tiempo, fallas tecnológicas, cancelaciones de oradores, problemas con la comida, lesiones, poca asistencia, etc. Piense en términos generales y póngalo en un herramienta de lluvia de ideas para mantener las ideas intactas.
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• Evaluar la probabilidad y el impacto – Para cada evento de riesgo identificado, calcule la probabilidad de que ocurra y qué impacto potencial podría tener en su evento. Esto ayuda a determinar qué riesgos requieren los planes de mitigación más completos.
• Desarrollar planes de contingencia. – Para riesgos de mayor prioridad, cree planes de respaldo, soluciones y contingencias específicas para minimizar la interrupción si esos riesgos se materializan. Esto puede implicar la confirmación de lugares alternativos, proveedores, horarios, etc.
• Asignar responsabilidades – Haga que una persona sea responsable de ejecutar cada plan de contingencia y comunique los roles claramente a su equipo. Esto asegura que alguien tomará medidas si realmente ocurre un riesgo.
• Practica tus planes – Ejecute escenarios potenciales para identificar lagunas en sus planes de gestión de riesgos de eventos. Capacitar a su equipo sobre cómo responder en diferentes situaciones generará confianza para que puedan manejar con éxito los problemas que surjan el día del evento.
Consejos para un mejor compromiso
Lista de verificación de gestión de riesgos de eventos
¿Cuáles son los puntos generales que debe cubrir una lista de verificación de gestión de riesgos de eventos? Busque inspiración con nuestros ejemplos de listas de verificación de riesgos de eventos a continuación.
#1 – Lugar
☐ Contrato firmado
☐ Permisos y licencias obtenidos
☐ Plano de planta y arreglos de configuración confirmados
☐ Catering y requisitos técnicos especificados
☐ Lugar de respaldo identificado y en espera
#2 – Clima
☐ Plan de monitoreo y notificación de clima severo
☐ Carpa o refugio alternativo disponible si es necesario
☐ Arreglos hechos para trasladar el evento al interior si es necesario
#3 – Tecnología
☐ A/V y otros equipos tecnológicos probados
☐ Información de contacto de soporte de TI obtenida
☐ Impresiones en papel de materiales disponibles como respaldo
☐ Plan de contingencia por corte de internet o energía
#4 – Médico/Seguridad
☐ Botiquines de primeros auxilios y DEA disponibles
☐ Salidas de emergencia claramente marcadas
☐ Personal capacitado en procedimientos de emergencia
☐ Información de contacto de seguridad/policía disponible
#5 – Altavoces
☐ Biografías y fotos recibidas
☐ Altavoces alternativos seleccionados como respaldo
☐ Comunicado del plan de contingencia del orador
#6 – Asistencia
☐ Umbral mínimo de asistencia confirmado
☐ Política de cancelación comunicada
☐ Plan de reembolso vigente si se cancela el evento
# 7 - Seguro
☐ Póliza de seguro de responsabilidad civil vigente
☐ Certificado de seguro obtenido
#8 – Documentación
☐ Copias de contratos, permisos y licencias
☐ Información de contacto de todos los vendedores y proveedores
☐ Programa, agenda y/o itinerario del evento
#9 – Personal/Voluntarios
☐ Funciones asignadas al personal y al voluntario
☐ Copias de seguridad disponibles para completar si no se presenta
☐ Capacitación sobre procedimientos de emergencia y planes de contingencia completada
#10 – Alimentos y Bebidas
☐ Tenga copias de seguridad disponibles para cualquier suministro perecedero
☐ Opciones de alimentos alternativos preparados en caso de pedidos retrasados/incorrectos/clientes con alergias
☐ Hay productos de papel, utensilios y utensilios para servir adicionales disponibles
#11 – Residuos y Reciclaje
☐ Cubos de basura y contenedores de reciclaje distribuidos
☐ Roles asignados para recolectar basura durante y después del evento
#12 – Procedimientos para el Manejo de Quejas
☐ Miembro del personal designado para manejar las quejas de los asistentes
☐ Un protocolo para resolver problemas y ofrecer reembolsos/compensaciones si es necesario
#13 – Plan de Evacuación de Emergencia
☐ Rutas de evacuación y puntos de encuentro preparados
☐ Tener miembros del personal estacionados cerca de las salidas
#14 – Protocolo de persona perdida
☐ Personal responsable de niños/ancianos/discapacitados perdidos
☐ Información de contacto de padres/tutores de menores obtenida
#15 – Informe de incidentes
☐ Formulario de informe de incidentes creado para que el personal documente cualquier emergencia
¿Cuáles son los cinco elementos de la gestión de riesgos?
El riesgo no es sólo mala suerte: es parte de cada empresa. Pero con el plan de gestión de riesgos de eventos adecuado, puede controlar el caos que crea el riesgo y convertir las amenazas en oportunidades. Los cinco enfoques para la gestión de riesgos incluyen:
• Identificación de riesgo – Piense en cosas pequeñas como fallas tecnológicas... hasta una catástrofe total. Enumerar los riesgos los saca de la cabeza y los pone en papel donde puede confrontarlos.
• Evaluación de riesgos– Califique cada riesgo para comprender cuál representa la mayor amenaza. Considere: ¿Qué tan probable es que esto suceda? ¿Qué daño podría resultar si lo hace? Al priorizar los riesgos, centre sus esfuerzos en los problemas que realmente importan.
• Mitigación de riesgos – ¡Tenga planes para contraatacar! Considere formas de reducir las posibilidades de que ocurra un riesgo, disminuya cualquier impacto si ocurre, o ambos. Cuanto más pueda debilitar los riesgos de antemano, menos lo interrumpirán.
• Seguimiento de riesgos – Una vez que sus planes iniciales estén en su lugar, manténgase alerta. Supervise las señales de que están surgiendo nuevos riesgos o están cambiando los riesgos antiguos. Ajuste sus estrategias según sea necesario para mantenerse al día con el panorama de amenazas en evolución.
• Informe de riesgos – Comparte riesgos y planes con tu equipo. Incluir a otros en el circuito genera aceptación, expone las debilidades que puede haber pasado por alto y distribuye la responsabilidad por la gestión de riesgos.
¿Qué es una lista de verificación en la gestión de eventos?
Una lista de verificación en la gestión de eventos se refiere a una lista de elementos o tareas que los organizadores de eventos verifican que se han preparado, organizado o planificado antes de un evento.
Una lista de verificación integral de gestión de riesgos ayuda a garantizar que no se pase por alto nada importante al organizar todos los detalles necesarios para ejecutar con éxito un evento.
Las listas de verificación son útiles para la gestión de eventos porque:
• Proporcionar claridad y estructura. – Presentan en un orden que detalla todo lo que hay que hacer, para que nada se pase por alto.
• Fomentar una preparación minuciosa – Verificar los elementos motiva a los organizadores a asegurarse de que todos los arreglos y precauciones estén realmente en su lugar antes de que comience el evento.
• Mejorar la comunicacion – Los equipos pueden dividir y asignar elementos de la lista de verificación para asegurarse de que todos entiendan sus funciones y responsabilidades.
• Consistencia de soporte – El uso de la misma lista de verificación para eventos recurrentes ayuda a mantener los estándares y las áreas de captura para mejorar cada vez.
• Revelar lagunas o debilidades. – Los elementos no marcados resaltan cosas olvidadas o requieren más planificación, lo que le permite abordarlos antes de que surjan problemas.
• Facilitar los traspasos – Entregar la lista de verificación a los nuevos organizadores les ayuda a comprender todo lo que se hizo para planificar eventos anteriores exitosos.
Takeaways
Con estos extras en su lista de verificación de gestión de riesgos de eventos, ¡está bien preparado para el campo de batalla! La preparación transforma el caos potencial en confianza tranquila. Así que agregue cada elemento a su lista. Táchelos uno por uno. Observe cómo la lista de verificación transforma la preocupación en poder. Porque cuanto más te anticipes, mejores riesgos rendirás a tu meticulosa planificación y preparación.
Preguntas frecuentes
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