Koosolekukutse meil | Parimad näpunäited, näited ja mallid (100% tasuta)

Mis on hea koosolekukutse meilile näide?

Koosolekud võivad olla meeskonna tõhususe, koordineerimise ja ühtsuse oluline element. Paljud ettevõtted korraldavad koosolekuid vähemalt kord nädalas, see võib olla mitteametlik kohtumine, et lihtsalt oma töötajatega põhjalikult läbi rääkida, või ametlikum juhatuse koosolek, et arutada ettevõtte tulevikuplaani ja aasta lõpuaruannet. Administraatoritel või juhtidel on kohustuslik saata osalejatele või külalistele koosolekukutse.

Koosolekukutse on oluline ametlike koosolekute tõhusaks ja sujuvaks läbiviimiseks. Kohtumiskutsete saatmiseks on palju võimalusi. Selles artiklis keskendume käsitlemisele koosolekukutse meilid, kõige mugavam ja populaarseim viis inimeste koosolekutel osalemiseks kutsumiseks.

Sisukord

• Mis on koosolekukutse meil?
• Miks on koosolekukutse meilisõnum oluline?
• Kirjutage samm-sammult koosolekukutse meilisõnum
• Koosolekukutse e-posti tüübid ja näited
• Loosung

Kiire koosoleku mallid AhaSlides

• Kohtumised äris
• Koosoleku minutid
• Püstikohtumine

Mis on koosolekukutse meil?

Äritegevuse põhiosa, koosolekukutse e-kiri on kirjalik sõnum koosoleku eesmärgi demonstreerimisega ja inimeste sooviga liituda koosolekuga pärast konkreetset kuupäeva ja asukohta ning vajadusel ka üksikasjalikumad manused. Sõltuvalt koosolekute omadustest võib selle kirjutada ametlikus või mitteametlikus stiilis. Need tuleks kirjutada sobivas toonis ja stiilis, et need vastaksid ärimeili etiketile.

Siiski ärge ajage koosolekukutse meili segamini koosolekukutse meiliga. Peamine erinevus nende e-kirjade vahel on see, et koosolekukutse meili eesmärk on kellegagi kohtumine kokku leppida, koosolekukutse meili eesmärk on kutsuda teid koosolekule väljakuulutatud kuupäevadel ja kohas.

Miks on koosolekukutse meilisõnum oluline?

Meilikutsete kasutamine toob palju kasu. E-posti kutsete eelised on loetletud allpool:

• See ühendub otse kalendritega. Kui vastuvõtjad kutse vastu võtavad, lisatakse see tagasi nende ärikalendrisse ja teile saadetakse sama meeldetuletus nagu muudele kalendrisse märgitud sündmustele.
• See on mugav ja kiire. Teie vastuvõtjad jõuavad meilile kohe pärast saatmisnupul klõpsamist. Kuna see läheb otse adressaadini, saate vale e-posti aadressi korral teate kohe kätte saada ja kiiresti edasisi lahendusi otsida.
• See säästab aega. Saate saata rühmameile korraga tuhandete e-posti aadressidega.
• See on kulude kokkuhoid. Te ei pea postitamiseks eelarvet kulutama.
• Selle saab luua otse teie eelistatud veebiseminari platvormilt. Kui teil pole just silmast silma kohtumist, on teie esimene valik tõenäoliselt suum, Microsoft Teams, või midagi samaväärset. Kui RSVP on kinnitatud, sünkroonitakse kõik lingid ja ajaraamid e-posti teel, nii et osaleja saab vältida segadust teiste sündmustega.

On tõsiasi, et iga päev saadetakse miljardeid e-kirju ja paljud neist on rämpspost. Kuna kõik kasutavad vähemalt ühte meili, et vahetada olulisi sõnumeid töö, ostude, koosolekute ja muu kohta. Kuid kuna peate päevas lugema tonni e-kirju, pole üllatav, et mõnikord kohtate "e-kirjade väsimuse" nähtust. Seega võib hea kutse e-posti edastamine vältida vastuvõtjate tarbetuid arusaamatusi või teadmatust.

Kirjutage samm-sammult koosolekukutse meil

Hea koosolekukutse e-kiri on hädavajalik ja reeglina mõjutab see an e-posti teel kohaletoimetamine määra.

On olemas etiketid ja põhimõtted, mida kõik peavad ärikohtumise kutse meili täitmiseks adressaatide suhtes järgima. Saate õppida, kuidas kirjutada standardset koosolekukutse meili, järgides neid samme.

1. samm: kirjutage tugev teemarida

On tõsiasi, et 47% meilisaajatest loevad läbi e-kirjad, millel on selge ja kokkuvõtlik teemarida. Esmamulje on oluline. See võib tagada, et vastuvõtjad tunnevad kiireloomulisust või tähtsust, mis toob kaasa suurema avamise määra.

• Lühike, sihipärane. Olge faktiline, mitte mõistatuslik.
• Kiireloomulisuse märgina saate teemareal küsida kinnitust kohalviibimise kohta.
• Või lisage tundetoon, nagu ärge unustage tähtsust, kiireloomulisust, ...
• Lisage aeg, kui soovite rõhutada ajatundlikku probleemi 

Näiteks: "Koosolek 4/12: projekti ajurünnak" või "Tähtis. Palun vastake: uue tootestrateegia koosolek 10. 6."

2. samm: alustage kiirsissejuhatusega

Kohe esimeses reas on hea mõte teha lühiülevaade sellest, kes te olete, milline on teie positsioon organisatsioonis ja miks te nende poole pöördute. Seejärel saate otse näidata koosoleku eesmärki. Paljud inimesed teevad vea, esitades koosoleku ebamäärase eesmärgi, kuna eeldavad, et osalejad peavad sellest teadma.

• Muutke oma tutvustus meeldivaks või tööga seotud
• Tuletage osalejatele meelde, kui neil on vaja mõni ülesanne lõpetada või midagi koosolekule kaasa võtta.

Näiteks Tere meeskonnaliige! Ootan teid järgmisel esmaspäeval uue toote lansseerimisel.

3. samm: jagage aega ja asukohta

Peaksite lisama kohtumise täpse aja. Samuti peaksite neile rääkima, kuidas ja kus kohtumine toimub, kas isiklikult või veebis, ning pakkuma juhiseid või platvormilinke juhuks, kui nad neid vajavad.

• Lisage ajavöönd, kui mõni töötaja töötab maailma eri piirkondades
• Märkige koosoleku eeldatav kestus
• Juhiste andmisel olge võimalikult üksikasjalik või lisage kaardistamise juhend

Näiteks: Palun liituge meiega reedel, 6. oktoobril kell 1 koosolekuruumis 00, teisel korrusel haldushoones.

4. samm: koostage koosoleku päevakord

Kirjeldage peamisi eesmärke või kavandatud koosoleku päevakorda. Ärge mainige üksikasju. Võite lihtsalt öelda teema ja ajaskaala. Ametlike koosolekute jaoks võite lisada üksikasjaliku dokumendi. See on eriti kasulik, et aidata osalejatel ettevalmistusi teha.

Näiteks, võite alustada järgmiselt: Plaanime arutada..../ Soovime käsitleda mõningaid probleeme või järgmise ajakava järgi:

• 8:00-9:30: Projekti tutvustus
• 9:30–11:30: Howardi (IT), Nouri (turundus) ja Charlotte'i (müük) ettekanded

5. samm: küsige vastust

RSVP nõudmine võib aidata teie adressaatide vastust kinnitada. Kahemõttelisuse vältimiseks tuleks teie e-kirja lisada eelistatud vastus ja tähtaeg, mille jooksul osalejad teid oma kohalviibimisest või puudumisest teavitavad. Seega, kui te pole reguleerimise ajal nende vastust kätte saanud, saate teha kiireid järelmeetmeid.

Näiteks: palun vastake [kuupäev] aadressile [e-posti aadress või telefoninumber]

6. samm: lisage professionaalne e-posti allkiri ja bränding

Ettevõtte e-posti allkiri peaks sisaldama täisnime, ametikoha nimetust, ettevõtte nime, kontaktteavet, isiklikud veebisaidid ja muud hüperlingitud aadressid.

Saate hõlpsasti oma allkirja kohandada gmail.

Näiteks:

Jessica Madison

Inco tööstuse piirkondlik turundusjuht

555-9577-990

Seal on palju tasuta meiliallkirjade loojaid, mis säästavad teie aega ja vaeva, näiteks Minu allkiri.

Koosolekukutse e-posti tüübid ja näited

Pidage meeles, et erinevat tüüpi koosolekutel on erinevad standardid ja kirjutamisstiilid, mida järgida. Tavaliselt eraldame koosolekukutse e-kirjad nende formaalse või mitteametliku taseme alusel, sealhulgas virtuaalsed koosolekud või veebipõhised koosolekud või need välja arvatud. Selles osas kogume ja tutvustame teile mõningaid tüüpilisi koosolekukutse tüüpe ja igat tüüpi malle, mida laialt ärikohtumiste kutsete meilides kasutatakse.

#1. Ametliku koosoleku taotluse e-kiri

Ametlikku koosolekukutse meili kasutatakse suurte koosolekute jaoks, mis toimuvad tavaliselt üks kuni kolm korda aastas. Tegemist on suure ametliku koosolekuga, nii et teie e-kiri tuleks kirjutada ametlikus kirjutamisstiilis. Lisatud lisad on vajalikud selleks, et osalejale oleks arusaadavam, kuidas koosolekul osaleda, kuidas leida asukoht ja täpsustada päevakord.

Ametlikud koosolekud hõlmavad järgmist:

• Juhtkonna koosolek
• komisjoni koosolek
• Direktorite nõukogu koosolek 
• Aktsionäride koosolek 
• Strateegia koosolek 

Näide 1: aktsionäride kutse meili mall

Teema rida: Tähtis. Olete kutsutud aastasele üldkoosolekule. [Aeg]

[Saaja nimi]

[Ettevõtte nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte aadress]

[Kuupäev]

Lugupeetud aktsionärid!

Meil on hea meel kutsuda teid korralisele üldkoosolekule, mis toimub [Aeg], [aadress]

Aktsionäride korraline koosolek on erakordne sündmus teabevahetuseks, teabevahetuseks ja aruteludeks [Ettevõtte nimi] ja kõik meie aktsionärid.

See on ka võimalus end väljendada ja hääletada, et mängida aktiivset rolli oluliste otsuste tegemisel [Ettevõtte nimi], olenemata teile kuuluvate aktsiate arvust. Koosolekul käsitletakse järgmisi peamisi päevakavasid:

Päevakord 1:

Päevakord 2:

Päevakord 3:

Päevakord 4:

Juhised sellel koosolekul osalemise kohta, päevakorra ja kinnitamiseks esitatavate otsuste teksti leiate allolevast dokumendist

Tahaksin teid juhatuse nimel tänada teie panuse ja lojaalsuse eest [Ettevõtte nimi] ja ootan teid kohtumisele [Kuupäev]

Parimate soovidega,

[Nimi]

[Ametikoha tiitel]

[Ettevõtte nimi]

[Ettevõtte aadress ja veebisait]

Näide 2: Strateegia koosolek kutse meili mall

[Saaja nimi]

[Ettevõtte nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte aadress]

[Kuupäev]

Teema rida: Projekti käivitamise turunduskampaania Kohtumine: 2

Nimel [ettevõtte nimi], kutsun teid osalema ärikohtumisel, mis toimub kl [Konverentsisaali nimi, hoone nimi] [Kuupäev ja kellaaeg]. Kohtumine kestab kuni [Kestus].

Mul on hea meel tervitada teid meie projekti esimeses etapis, et arutada meie eelseisvat ettepanekut [Üksikasjad] ja hindame teie väärtuslikku teavet selle kohta. Siin on lühike kokkuvõte meie päevakavast:

Päevakord 1:

Päevakord 2:

Päevakord 3:

Päevakord 4:

Kogu meie meeskond peab seda ettepanekut üheks kõige olulisemaks. Lisasime teile täiendava teabe saamiseks käesolevale kirjale dokumendi, mis sisaldab üksikasjalikumat teavet, et teil oleks mugav kohtumiseks eelnevalt valmistuda.

Me kõik ootame teiega vestlust, et arutada, mida saaksime veel teha selle ettepaneku edukaks toimimiseks. Kõik küsimused või soovitused kohtumiseks esitage enne [Tähtaeg] mulle otse, vastates sellele meilile.

Head päeva jätku.

Tänan teid,

Soe soovidega,

[Nimi]

[Ametikoha tiitel]

[Ettevõtte nimi]

[Ettevõtte aadress ja veebisait]

#2. Mitteametliku koosoleku kutse meil

Ametliku koosolekukutse e-kirjaga, kui lihtsalt koosolek alajuhtimise tasemel juhtidega või meeskonnaliikmetega. Teil on palju lihtsam mõelda, kuidas õigesti kirjutada. Saate kirjutada mitteametlikus stiilis sõbraliku ja rõõmsa tooniga.

Mitteametlikud kohtumised hõlmavad järgmist:

• Ajujahi koosolek
• Probleemide lahendamise koosolek
• koolitus
• Registreerimiskoosolek
• Meeskonna loomise koosolek
• Kohvivestlused 

Näide 3: Registreerimiskoosoleku kutse meili mall

Teema rida: Kiireloomuline. [Projekti nimi] uuendused. [Kuupäev]

Kallid meeskonnad!

Tervitused!

On olnud meeldiv ja lõbus teiega koos töötada [Projekti nimi]. Kuid selleks, et saaksime oma plaanidega tõhusalt edasi minna, usun, et on õige aeg tehtud edusammudest aru anda ja oleksin tänulik võimaluse eest kohtuda [asukoht] asja edasi arutada aadressil [Päev ja aeg].

Lisasin ka nimekirja kõigist päevakordadest, mida peame arutama. Ärge unustage koostada oma ülesande täitmise aruannet. Palun kasutage seda [Link] andke mulle teada, kas saate sellega hakkama.

Palun saatke mulle oma kinnitus niipea kui võimalik.

Soe soovidega,

[Nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte nimi]

Näide 4: Meeskond buildingi kutse e-posti mall

Head meeskonnaliikmed,

Sellega teavitame teid, et [Osakonna nimi] korraldab a Meeskonna loomise koosolek kõigile meie töötajatele liikmed peal [Päev ja aeg]

Edasise professionaalse arengu jaoks on äärmiselt oluline, et me kasvame koos ja see saab juhtuda ainult siis, kui töötame meeskonnana, et meie oskused ja anded saaksid parema soorituse saavutamiseks ära kasutada. See on põhjus, miks meie osakond reklaamib igakuiselt erinevaid meeskonna loomise tegevusi.

Palun tulge ja liituge üritusega, et saaksime kuulata teie häält selle kohta, kuidas saaksime teid paremaks toetada. Neid tuleb ka paar meeskonna loomise mängud koos jookide ja kergete suupistetega pakub seltskond.

Ootame lõbusaid hetki sellel meeskonna loomise üritusel, mis on korraldatud selleks, et aidata igaühel meist kasvada. Kui arvate, et te ei saa sellel koosolekul osaleda, andke sellest lahkelt teada [Koordinaatori nimi] at [Telefoninumber]

Lugupidamisega

[Nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte nimi]

#3. Külalisesineja kutse meil

Külalisesineja kutse meil peaks sisaldama kõneleja jaoks asjakohast teavet kohtumise ja esinemisvõimaluste kohta. On ülioluline, et esineja teaks, kuidas ta saab teie sündmusele kaasa aidata ja milliseid hüvesid ta saab teie sündmusest osa saada.

Näide 5: külalisesineja kutse meili mall

LUGUPEETUD [Kõlar],

Loodame, et see sõnum leiab teid hästi! Pöördume täna teie poole fantastilise esinemisvõimalusega teie mõtisklusteks. Palume teil olla meie auväärne kõneleja [Koosoleku nimi], sündmus, millele keskendutakse [Teie sündmuse eesmärgi ja publiku kirjeldus]. Kogu [Koosoleku nimi] meeskond on inspireeritud teie saavutustest ja tunneb, et olete ideaalne ekspert meie sarnaselt mõtlevatest professionaalidest koosneva publiku poole pöördumiseks.

[Koosoleku nimi] aastal toimub [Kohtumiskoht, sealhulgas linn ja osariik] on [Kuupäevad]. Meie üritust oodatakse kuni u [Hinnanguline osalejate arv#]. Meie eesmärk on [Koosoleku eesmärgid].

Usume, et olete suurepärane esineja ja teie hääl oleks teie ulatuslikku tööd arvestades sellele vestlusele kriitilise tähtsusega [Teadmisvaldkond]. Võite kaaluda oma ideede esitamist kuni [Duration] minutini, mis on seotud valdkonnaga [Koosoleku teema]. Võite saata oma ettepaneku enne [tähtaeg] järgige linki [link], et meie meeskond saaks teie ideid kuulata ja teie kõne üksikasjad eelnevalt kindlaks määrata.

Igal juhul, kui te ei saa osaleda, palume teil meiega ühendust võtta [link] kaudu. Täname teid aja ja tähelepanu eest. Ootame teie positiivset vastust.

Parim,
[Nimi]
[Töö nimetus]
[Kontaktinfo]
[Ettevõtte veebisaidi aadress]

#4. Veebiseminari kutse meil

Tänapäeva trendide kohaselt korraldab üha rohkem inimesi veebikoosolekuid, kuna see on aja- ja kulude kokkuhoid, eriti kaugtöömeeskondade jaoks. Kui kasutate konverentsiplatvorme, on olemas hästi kohandatud kutseteated, mis saadetakse teie osalejale otse enne koosoleku algust, näiteks suumikutse e-posti mall. Virtuaalse veebiseminari jaoks võite vaadata järgmist näidist.

Vihjeid: Kasutage selliseid märksõnu nagu "Palju õnne", "Varsti", "Täiuslik", "Värskenda", "Saadaval", "Lõppkokkuvõttes", "Parim", "Eriline", "Liituge", "Tasuta" jne.

Näide 6: Veebiseminari kutse meili mall

Teema rida: Palju õnne! Olete kutsutud [veebiseminari nimi]

LUGUPEETUD [kandidaadi_nimi],

[ettevõtte_nimi] on väga hea meel korraldada veebiseminari [Veebiseminari teema] peal [kuupäev] kell [aeg], mille eesmärk on [[Veebiseminari eesmärgid]

See on hea võimalus teenida tohutut kasu kutsutud ekspertidelt [veebiseminari teemade] valdkonnas ja saada tasuta kingitusi. Meie meeskond on teie kohalolekust nii entusiastlik.

Märkus. See veebiseminar on piiratud [Inimeste arv]. Oma koha salvestamiseks palun registreeru [Link] ja jagage seda oma sõpradega. 

Loodan teid seal näha!

Head päeva,

[Sinu nimi]

[allkiri]

Loosung

Õnneks on Internetis palju saadaolevaid ärikohtumiste kutsete malle, mida saate kohandada ja oma osalejatele sekunditega saata. Ärge unustage mõnda osa oma pilve salvestada, et saaksite oma meili täiusliku kirjaga ette valmistada, eriti kui see on kiireloomuline.

Kui otsite oma ettevõttele ka muid lahendusi, võite leida AhaSlides on hea esitlustööriist paljude hämmastavate funktsioonidega, mis toetavad teie veebiseminari üritusi, meeskonna loomise tegevusi, konverentse ja palju muud.

Korduma kippuvad küsimused

Ref: tõepoolest | Sherpany