Koosolekukutse meil | Parimad näpunäited, näited ja mallid (100% tasuta)

Koosolekud võivad olla meeskonna tõhususe, koordineerimise ja ühtsuse oluline element. Paljud ettevõtted korraldavad vähemalt kord nädalas koosoleku, mis võib olla mitteametlik koosolek lihtsalt töötajatega põhjalikuks vestluseks või juhatuse ametlikum koosolek ettevõtte tulevikuplaanide ja aastaaruande arutamiseks. Administraatorid või juhid on kohustatud saatma osalejatele või külalistele koosolekukutse.

Koosolekukutse on oluline ametlike koosolekute tõhusaks ja sujuvaks läbiviimiseks. Kohtumiskutsete saatmiseks on palju võimalusi. Selles artiklis keskendume käsitlemisele koosolekukutse meilid, kõige mugavam ja populaarseim viis inimeste koosolekutel osalemiseks kutsumiseks.

Sisukord

• Mis on koosolekukutse e-kiri?
• Miks on koosolekukutse e-kiri oluline?
• Kirjutage samm-sammult koosolekukutse meilisõnum
• Koosolekukutse e-posti tüübid ja näited
• Loosung

Kiire koosoleku mallid AhaSlidesiga

Mis on koosolekukutse e-kiri?

Äritegevuse oluline osa on koosolekukutse, mis on kirjalik teade, milles selgitatakse koosoleku eesmärki ja kutsutakse inimesi koosolekuga liituma pärast kindlat kuupäeva ja kohta, ning vajadusel on lisatud üksikasjalikumaid manuseid. Kutse saab kirjutada ametlikus või mitteametlikus stiilis, olenevalt koosolekute iseloomust. Kutse peaks olema kirjutatud sobivas toonis ja stiilis, et see vastaks ärimeili etikettile.

Kuid ärge ajage koosolekukutse e-kirja segamini koosolekukutse e-kirjaga. Nende e-kirjade peamine erinevus seisneb selles, et koosolekukutse e-kirja eesmärk on kellegagi kohtumine kokku leppida, samas kui koosolekukutse e-kirja eesmärk on kutsuda teid koosolekule väljakuulutatud kuupäevadel ja asukohas.

Miks on koosolekukutse e-kiri oluline?

Meilikutsete kasutamine toob palju kasu. E-posti kutsete eelised on loetletud allpool:

• See ühendub otse kalendritega. Kui saajad kutse vastu võtavad, lisatakse see tagasi nende ärikalendrisse ja te saate meeldetuletuse, nagu ka teiste kalendris märgitud sündmuste puhul.
• See on mugav ja kiire. Teie vastuvõtjad jõuavad meilile kohe pärast saatmisnupul klõpsamist. Kuna see läheb otse adressaadini, saate vale e-posti aadressi korral teate kohe kätte saada ja kiiresti edasisi lahendusi otsida.
• See säästab aega. Saate saata rühmameile korraga tuhandete e-posti aadressidega.
• See on kulude kokkuhoid. Te ei pea postitamisele eelarvet kulutama.
• Selle saab luua otse teie eelistatud veebiseminari platvormilt. Kui teil pole just silmast silma kohtumist, on teie esimene valik tõenäoliselt suum, Microsoft Teams, või midagi samaväärset. Kui RSVP on kinnitatud, sünkroonitakse kõik lingid ja ajaraamid e-posti teel, nii et osaleja saab vältida segadust teiste sündmustega.

On fakt, et iga päev saadetakse miljardeid e-kirju ja paljud neist on rämpspost. Igaüks kasutab vähemalt ühte e-posti aadressi oluliste töö-, ostu-, kohtumis- ja muude sõnumite vahetamiseks. Kuna aga iga päev tuleb lugeda tohutul hulgal e-kirju, pole üllatav, et vahel puutute kokku "e-posti väsimuse" nähtusega. Seega aitab hea kutse saatmine vältida saajate tarbetut arusaamatust või teadmatust.

Kirjutage samm-sammult koosolekukutse meil

Hea koosolekukutse e-kiri on hädavajalik ja reeglina mõjutab see an e-posti teel kohaletoimetamine määra.

Ärikohtumise kutse e-kirja koostamisel adressaatide suhtes on olemas etikett ja põhimõtted, mida igaüks peab järgima. Standardse kohtumiskutse e-kirja kirjutamise õppimiseks järgige neid samme:

1. samm: kirjutage tugev teemarida

On fakt, et 47% e-kirja saajatest loevad läbi e-kirju, millel on selge ja kokkuvõtlik teemarida. Esmamulje on oluline. See võib panna saajad tundma kirja pakilisust või olulisust, mis omakorda suurendab avamismäära.

• Lühike, sihipärane. Olge faktiline, mitte mõistatuslik.
• Kiireloomulisuse märgina saate teemareal küsida kinnitust kohalviibimise kohta.
• Või lisage tundetoon, nagu ärge unustage tähtsust, kiireloomulisust, ...
• Lisage aeg, kui soovite rõhutada ajatundlikku probleemi 

Näiteks: "Koosolek 4/12: projekti ajurünnak" või "Tähtis. Palun vastake: uue tootestrateegia koosolek 10. 6."

2. samm: alustage kiirsissejuhatusega

Kohe esimeses reas on hea mõte teha lühiülevaade sellest, kes te olete, milline on teie positsioon organisatsioonis ja miks te nende poole pöördute. Seejärel saate otse näidata koosoleku eesmärki. Paljud inimesed teevad vea, esitades koosoleku ebamäärase eesmärgi, kuna eeldavad, et osalejad peavad sellest teadma.

• Muutke oma tutvustus meeldivaks või tööga seotud
• Tuletage osalejatele meelde, kui neil on vaja mõni ülesanne lõpetada või midagi koosolekule kaasa võtta.

NäiteksTere, meeskonnaliige, ootan sind järgmisel esmaspäeval uue toote esitlusel.

3. samm: jagage aega ja asukohta

Peaksite lisama kohtumise täpse aja. Samuti peaksite neile rääkima, kuidas ja kus kohtumine toimub, kas isiklikult või veebis, ning pakkuma juhiseid või platvormilinke juhuks, kui nad neid vajavad.

• Lisage ajavöönd, kui mõni töötaja töötab maailma eri piirkondades
• Märkige koosoleku eeldatav kestus
• Juhiste andmisel olge võimalikult detailsed või lisage kaardijuhend

NäiteksPalun liituge meiega reedel, 6. oktoobril kell 13.00 koosolekuruumis 2 administratiivhoone teisel korrusel.

4. samm: koostage koosoleku päevakord

Käsitle peamisi eesmärke või kavandatud koosoleku päevakorda. Ära maini üksikasju. Võid lihtsalt teema ja ajakava välja tuua. Ametlike koosolekute puhul võid lisada üksikasjaliku dokumendi. See on eriti kasulik osalejate abistamiseks ettevalmistuste tegemisel.

Näiteks, võite alustada järgmisega: Plaanime arutada... / Soovime käsitleda mõnda probleemi või järgmiselt:

• 8:00-9:30: Projekti tutvustus
• 9:30–11:30: Howardi (IT), Nouri (turundus) ja Charlotte'i (müük) ettekanded

5. samm: küsige vastust

RSVP nõudmine võib aidata teie adressaatide vastust kinnitada. Kahemõttelisuse vältimiseks tuleks teie e-kirja lisada eelistatud vastus ja tähtaeg, mille jooksul osalejad teid oma kohalviibimisest või puudumisest teavitavad. Seega, kui te pole reguleerimise ajal nende vastust kätte saanud, saate teha kiireid järelmeetmeid.

Näiteks: palun vastake [kuupäev] aadressile [e-posti aadress või telefoninumber]

6. samm: lisage professionaalne e-posti allkiri ja bränding

Ärikirja allkiri peaks sisaldama täisnime, ametinimetust, ettevõtte nime, kontaktandmeid, isiklikud veebisaidid ja muud hüperlingitud aadressid.

Saate hõlpsasti oma allkirja kohandada gmail.

Näiteks:

Jessica Madison

Inco tööstuse piirkondlik turundusjuht

555-9577-990

Saadaval on hulgaliselt tasuta e-posti allkirjade loomise tööriistu, mis säästavad teie aega ja vaeva, näiteks Minu allkiri.

Koosolekukutse e-posti tüübid ja näited

Pidage meeles, et erinevat tüüpi koosolekutel on erinevad standardid ja kirjutamisstiilid, mida järgida. Tavaliselt eraldame koosolekukutse e-kirjad nende formaalse või mitteametliku taseme alusel, sealhulgas virtuaalsed koosolekud või veebipõhised koosolekud või need välja arvatud. Selles osas kogume ja tutvustame teile mõningaid tüüpilisi koosolekukutse tüüpe ja igat tüüpi malle, mida laialt ärikohtumiste kutsete meilides kasutatakse.

#1. Ametliku koosoleku taotluse e-kiri

Ametlikku koosolekukutse e-kirja kasutatakse suurte koosolekute puhul, mis toimuvad tavaliselt üks kuni kolm korda aastas. See on suur ametlik koosolek, seega peaks teie e-kiri olema kirjutatud ametlikus stiilis. Lisatud lisad on vajalikud selleks, et osalejale oleks selgem, kuidas koosolekul osaleda, kuidas asukohta leida ja päevakorda täpsustada.

Ametlikud koosolekud hõlmavad järgmist:

• Juhtkonna koosolek
• komisjoni koosolek
• Direktorite nõukogu koosolek 
• Aktsionäride koosolek 
• Strateegia koosolek 

Näide 1: aktsionäride kutse meili mall

Teema: Tähtis. Olete kutsutud aastakoosolekule. [Aeg]

[Saaja nimi]

[Ettevõtte nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte aadress]

[Kuupäev]

Lugupeetud aktsionärid!

Meil on hea meel kutsuda teid korralisele üldkoosolekule, mis toimub [Aeg], [aadress]

Aktsionäride korraline koosolek on erakordne sündmus teabevahetuseks, teabevahetuseks ja aruteludeks [Ettevõtte nimi] ja kõik meie aktsionärid.

See on ka võimalus end väljendada ja hääletada, et mängida aktiivset rolli oluliste otsuste tegemisel [Ettevõtte nimi], olenemata teile kuuluvate aktsiate arvust. Koosolekul käsitletakse järgmisi peamisi päevakavasid:

Päevakord 1:

Päevakord 2:

Päevakord 3:

Päevakord 4:

Juhised sellel koosolekul osalemise kohta, päevakorra ja kinnitamiseks esitatavate otsuste teksti leiate allolevast dokumendist

Tahaksin teid juhatuse nimel tänada teie panuse ja lojaalsuse eest [Ettevõtte nimi] ja ootan teid kohtumisele [Kuupäev]

Parimate soovidega,

[Nimi]

[Ametikoha tiitel]

[Ettevõtte nimi]

[Ettevõtte aadress ja veebisait]

Näide 2: Strateegia koosolek kutse meili mall

[Saaja nimi]

[Ettevõtte nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte aadress]

[Kuupäev]

Teema rida: Projekti käivitamise turunduskampaania Kohtumine: 2

Nimel [ettevõtte nimi], kutsun teid osalema ärikohtumisel, mis toimub kl [Konverentsisaali nimi, hoone nimi] [Kuupäev ja kellaaeg]. Kohtumine kestab kuni [Kestus].

Mul on hea meel tervitada teid meie projekti esimeses etapis, et arutada meie eelseisvat ettepanekut [Üksikasjad] ja hindame teie väärtuslikku teavet selle kohta. Siin on lühike kokkuvõte meie päevakavast:

Päevakord 1:

Päevakord 2:

Päevakord 3:

Päevakord 4:

Kogu meie meeskond peab seda ettepanekut üheks kõige olulisemaks. Teie edasiseks teavitamiseks oleme sellele kirjale lisanud dokumendi, mis annab teile üksikasjalikumat teavet, et saaksite kohtumiseks mugavalt ette valmistuda.

Ootame kõik teiega vestlust, et arutada, mida saaksime veel teha, et see ettepanek edukalt toimiks. Palun esitage kõik kohtumiseks vajalikud küsimused või soovitused enne kohtumist. [Tähtaeg] mulle otse, vastates sellele meilile.

Head päeva jätku.

Tänan teid,

Soe soovidega,

[Nimi]

[Ametikoha tiitel]

[Ettevõtte nimi]

[Ettevõtte aadress ja veebisait]

#2. Mitteametliku koosoleku kutse meil

Formaalse koosolekukutse e-kirjaga on tegemist lihtsalt kohtumisega madalama astme töötajate või meeskonnaliikmetega. Sul on palju lihtsam mõelda, kuidas sobivalt kirjutada. Saad kirjutada mitteametlikus stiilis sõbraliku ja rõõmsa tooniga.

Mitteametlikud kohtumised hõlmavad järgmist:

• Ajujahi koosolek
• Probleemide lahendamise koosolek
• koolitus
• Registreerimiskoosolek
• Meeskonna loomise koosolek
• Kohvivestlused 

Näide 3: Registreerimiskoosoleku kutse meili mall

Teema rida: Kiireloomuline. [Projekti nimi] uuendused. [Kuupäev]

Kallid meeskonnad!

Tervitused!

On olnud meeldiv ja lõbus teiega koos töötada [Projekti nimi]. Kuid selleks, et saaksime oma plaanidega tõhusalt edasi minna, usun, et on õige aeg tehtud edusammudest aru anda ja oleksin tänulik võimaluse eest kohtuda [asukoht] asja edasi arutada aadressil [Päev ja aeg].

Lisasin ka nimekirja kõigist päevakordadest, mida peame arutama. Ärge unustage koostada oma ülesande täitmise aruannet. Palun kasutage seda [Link] andke mulle teada, kas saate sellega hakkama.

Palun saatke mulle oma kinnitus niipea kui võimalik.

Soe soovidega,

[Nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte nimi]

Näide 4: Meeskond buildingi kutse e-posti mall

Head meeskonnaliikmed,

Sellega teavitame teid, et [Osakonna nimi] korraldab a Meeskonna loomise koosolek kõigile meie töötajatele liikmed peal [Päev ja aeg]

Edasise professionaalse arengu jaoks on äärmiselt oluline, et me kasvame koos ja see saab juhtuda ainult siis, kui töötame meeskonnana, et meie oskused ja anded saaksid parema soorituse saavutamiseks ära kasutada. See on põhjus, miks meie osakond reklaamib igakuiselt erinevaid meeskonna loomise tegevusi.

Palun tulge ja liituge üritusega, et saaksime kuulata teie häält selle kohta, kuidas saaksime teid paremaks toetada. Neid tuleb ka paar meeskonnatöö mänge, ja ettevõte pakub kergeid suupisteid.

Ootame põnevusega lõbusaid hetki sellel meeskonnatöö üritusel, mis on korraldatud selleks, et aidata meil kõigil areneda. Juhul, kui arvate, et te ei saa sellel kohtumisel osaleda, palun andke sellest meile teada. [Koordinaatori nimi] at [Telefoninumber]

Lugupidamisega

[Nimi]

[Töö nimetus]

[Ettevõtte nimi]

#3. Külalisesineja kutse meil

Külalisesineja kutse e-kiri peaks sisaldama esinejale olulist teavet kohtumise ja esinemisvõimaluse kohta. On oluline, et esineja teaks, kuidas ta saab teie üritusele panustada ja milliseid eeliseid ta üritusel osalemisest saab.

Näide 5: külalisesineja kutse meili mall

LUGUPEETUD [Kõlar],

Loodame, et see sõnum leiab teid hästi! Pöördume täna teie poole fantastilise esinemisvõimalusega teie mõtisklusteks. Palume teil olla meie auväärne kõneleja [Koosoleku nimi], sündmus, millele keskendutakse [Teie sündmuse eesmärgi ja publiku kirjeldus]. Kogu [Koosoleku nimi] meeskond on inspireeritud teie saavutustest ja tunneb, et olete ideaalne ekspert meie sarnaselt mõtlevatest professionaalidest koosneva publiku poole pöördumiseks.

[Koosoleku nimi] aastal toimub [Kohtumiskoht, sealhulgas linn ja osariik] on [Kuupäevad]. Meie üritust oodatakse kuni u [Hinnanguline osalejate arv#]. Meie eesmärk on [Koosoleku eesmärgid].

Usume, et olete suurepärane esineja ja teie hääl oleks sellele vestlusele kriitilise tähtsusega, arvestades teie ulatuslikku tööd [ekspertiisivaldkond]. Võite kaaluda oma ideede esitamist kuni [kestus] minutit, mis on seotud valdkonnaga [Koosoleku teema]. Võite saata oma ettepaneku enne [tähtaeg] järgige linki [link], et meie meeskond saaks teie ideid kuulata ja teie kõne üksikasjad eelnevalt kindlaks määrata.

Igal juhul, kui te ei saa osaleda, palume teil alandlikult meiega ühendust võtta [link] kaudu. Täname teid aja ja tähelepanu eest, ootame teie positiivset vastust.

Parim,
[Nimi]
[Töö nimetus]
[Kontaktinfo]
[Ettevõtte veebisaidi aadress]

#4. Veebiseminari kutse meil

Tänapäeva trendides korraldavad üha rohkem inimesi veebikoosolekuid, kuna see säästab aega ja kulusid, eriti kaugtöötajate meeskondade jaoks. Kui kasutate konverentsiplatvorme, on olemas hästi kohandatud kutsed, mis saadetakse otse teie osalejatele enne koosoleku algust, näiteks Zoomi kutse e-posti mall. Virtuaalse veebiseminari jaoks võite vaadata järgmist näidist.

Vihjeid: Kasutage selliseid märksõnu nagu "Palju õnne", "Varsti", "Täiuslik", "Värskenda", "Saadaval", "Lõppkokkuvõttes", "Parim", "Eriline", "Liituge", "Tasuta" jne.

Näide 6: Veebiseminari kutse meili mall

Teema rida: Palju õnne! Olete kutsutud [veebiseminari nimi]

LUGUPEETUD [kandidaadi_nimi],

[ettevõtte_nimi] on väga hea meel korraldada veebiseminari [Veebiseminari teema] peal [kuupäev] kell [aeg], mille eesmärk on [[Veebiseminari eesmärgid]

See on hea võimalus teenida tohutut kasu kutsutud ekspertidelt [veebiseminari teemade] valdkonnas ja saada tasuta kingitusi. Meie meeskond on teie kohalolekust nii entusiastlik.

Märkus. See veebiseminar on piiratud [Inimeste arv]. Oma koha salvestamiseks palun registreeru [Link] ja jagage seda oma sõpradega. 

Loodan teid seal näha!

Head päeva,

[Sinu nimi]

[allkiri]

Loosung

Õnneks on Internetis palju saadaolevaid ärikohtumiste kutsete malle, mida saate kohandada ja oma osalejatele sekunditega saata. Ärge unustage mõnda osa oma pilve salvestada, et saaksite oma meili täiusliku kirjaga ette valmistada, eriti kui see on kiireloomuline.

Oletame, et otsite oma ettevõtte jaoks ka muid lahendusi. Sellisel juhul, võite leida, et AhaSlides on hea esitlusvahend, millel on palju hämmastavaid funktsioone, et toetada teie veebiseminari üritusi, meeskonnatöö tegevusi, konverentse ja palju muud.

Korduma kippuvad küsimused

Ref: tõepoolest | Sherpany