Nail Project Kickoff Meeting Flyer 8 sammuga (+tasuta mall!)

Isegi kõige distsiplineeritumad ettevõtted seal võivad mõnikord tunda, kuidas nende projektid eksivad. Sagedamini on probleem üks ettevalmistamine. Lahendus? Hästi struktureeritud ja täielikult interaktiivne projekti avalöök!

Rohkem kui pelgalt uhkeldamine ja tseremoonia võib hästi läbi viidud avalöögikohtumine parema jala peal tõepoolest midagi ilusat välja tuua. Siin on 8 sammu projekti alguskoosoleku pidamiseks, mis tekitab põnevust ja ärevust igaüks samal lehel.

Algusaeg!

• Mis on projekti avalöök?
• Miks on projekti alguskoosolekud nii olulised?
• 8 sammu Kickassi projekti avakoosolekuni
  • 1. samm – sissejuhatus ja jäälõhkujad
  • Samm nr 2 – projekti taust
  • Samm nr 3 – projektinõudlus
  • Samm nr 4 – projekti eesmärgid
  • Samm nr 5 – tööaruanne
  • 6. samm – küsimuste ja vastuste jaotis
  • Samm nr 7 – võimalikud probleemid
  • Samm nr 8 – sisseregistreerimine
• Projekti avakoosoleku päevakava mall

Nõuanded kohtumiseks, mida meeles pidada

Teil peab eelnevalt olema avakoosoleku päevakord. Varajase projekti avalöögi meili saatmine on väga oluline! Niisiis, vaatame mõningaid avakoosoleku päevakorra näidiseid!

Algusseanss peaks olema lühike ja sisutihe ning sisaldama palju mänge ja tegevusi, kuna just sel ajal AhaSlides tuleb väga kasuks! Vaadake meiega rohkem näpunäiteid järgmiselt:

• 10 ühist ärikohtumist ja parimaid tavasid
• Strateegilise juhtimise koosolek
• Kõikide käte koosoleku juhend

Mis on projekti avalöök?

Nagu tina peal öeldakse, on projekti avalöögikoosolek a kohtumisel, kus saate oma projektile avapaugu.

Tavaliselt on projekti avakoosolek esimene kohtumine projekti tellinud kliendi ja selle ellu viiva ettevõtte vahel. Mõlemad pooled istuvad koos ja arutavad projekti aluseid, eesmärki ja eesmärke ning kuidas see ideest teostuseni jõuab.

Üldiselt on 2 liiki algatuskoosolekutest, mida peaksite teadma:

1. Välise projekti algus – Arendusmeeskond istub maha kellegi päritoluga väljaspool ettevõte, nagu klient või sidusrühm, ja arutab koostööprojekti plaani.
   
2. Sisemine PKM – Meeskond jooksul ettevõte istub koos maha ja arutab uue siseprojekti plaani.

Kuigi mõlemal neist tüüpidest võivad olla erinevad tulemused, protseduur on üsna sama. Sisuliselt on pole osa välisprojekti avalöögist, mis ei ole osa projektisisesest avalöögist – erinevus on ainult selles, kelle jaoks te seda korraldate.

Rohkem kaasamist oma koosviibimistega

• parim AhaSlides ketrusratas
• AI veebiviktoriini looja | Tehke viktoriinid reaalajas | 2024 paljastab
• AhaSlides Interneti-küsitluse tegija – parim küsitlustööriist
• Random Team Generator | 2024. aasta Random Group Maker paljastab

Miks on projekti alguskoosolekud nii olulised?

Kickoffi koosolekute eesmärk peaks olema vali ja selge! See võib tunduda piisavalt lihtne, et projekti käivitada lihtsalt õigetele inimestele hulga ülesandeid määrates, eriti tänapäeva Kanbani juhatusest kinnisideeks jäänud töökohal. See võib aga kaasa tuua selle, et meeskonnad eksivad pidevalt.

Pidage meeles, lihtsalt sellepärast, et olete kohal sama juhatus ei tähenda, et sa oled kohal samal lehel.

Selle keskmes on projekti avalöök aus ja avatud Dialoog kliendi ja meeskonna vahel. See on mitte rida teadaandeid projekti toimimise kohta, kuid a vestlus ohjeldamatu arutelu käigus saavutatud plaanide, ootuste ja eesmärkide kohta.

Siin on mõned projekti alguskoosoleku pidamise eelised:

1. See köidab kõiki valmis - "Andke mulle kuus tundi puu raiumiseks ja ma kulutan esimesed neli kirve teritamiseks." Kui Abraham Lincoln elaks täna, võite olla kindel, et ta veedaks kuuest projektitunnist esimesed 4 projekti avakoosolekul. Seda seetõttu, et need koosolekud sisaldavad kõik vajalikud sammud, et mõni projekt saaks paremal jalal.
   
2. See hõlmab kõik võtmeisikud - Algkohtumisi ei saa alustada, kui kõik pole kohal: juhid, meeskonnajuhid, kliendid ja kõik teised, kes on projektiga seotud. Nii lihtne on kaotada jälg selle üle, kes mille eest vastutab, ilma et oleks selge, kui algav koosolekul on kõik selge.
   
3. See on avatud ja koostöös - Nagu me ütlesime, on projekti avakoosolekud arutelud. Parimad löövad kaasa kõik kohalviibijatest ja toovad kõigist välja parimad ideed.

Rohkem kaasamist oma koosviibimistega

• parim AhaSlides ketrusratas
• AI veebiviktoriini looja | Tehke viktoriinid reaalajas | 2024 paljastab
• AhaSlides Interneti-küsitluse tegija – parim küsitlustööriist
• Random Team Generator | 2024. aasta Random Group Maker paljastab

8 sammu Kickassi projekti avakoosolekuni

Niisiis, mis on täpselt projekti avakoosoleku päevakorda lisatud? Oleme vähendanud seda allpool toodud 8 sammuni, kuid peaksite alati meeles pidama, et see on olemas seda tüüpi koosolekute jaoks pole määratud menüüd.

Kasutage neid 8 sammu juhendina, kuid ärge kunagi unustage, et lõplik päevakava seisneb selles sa!

1. samm – sissejuhatus ja jäälõhkujad

Loomulikult on ainus viis mis tahes avakoosoleku käivitamiseks osalejate üksteisega tutvumine. Olenemata teie projekti pikkusest või mahust, peavad kliendid ja meeskonnaliikmed olema üksteisega eeskätt lähedased, enne kui nad saavad tõhusalt koostööd teha.

Kui lihtsast "ringi laua" tüüpi sissejuhatusest piisab, et inimesed nimedega tuttavaks saaksid, võib jäämurdja lisada veel ühe kihi isiksus ja tuju kergendama enne projekti avalööki.

Proovi seda: Pöörake ratast 🎡

Paigaldage mõned lihtsad sissejuhatavad teemad teemal a ketrusratas, seejärel paluge igal meeskonnaliikmel seda keerutada ja vastata mis tahes teemale, millele ratas langeb. Naljakad küsimused on julgustatud, kuid hoidke seda kindlasti enam-vähem professionaalsena!

Kas soovite veel sellist? 💡 Meil ​​on 10 jäämurdjat igaks kohtumiseks siinsamas.

Samm nr 2 – projekti taust

Kuna formaalsused ja pidustused on pooleli, on aeg alustada kivikülma äriga. Kohtumise edukaks käivitamiseks peaks teil olema avakoosoleku jaoks selge päevakava!

Nagu kõik suurepärased lood, on parem alustada algusest. Esitage kogu kirjavahetus teie ja teie klientide vahel, et kõik projektiga kaasatud saaksid seni toimunuga tutvuda.

Need võivad olla ekraanipildid meilidest, tekstidest, eelmiste koosolekute protokollidest või mis tahes ressurssidest, mis lisavad teie ettevõttele ja teie kliendile mis tahes konteksti. Tehke ajaskaala abil kõigile visualiseerimine lihtsaks.

Samm nr 3 – projektinõudlus

Lisaks kirjavahetuse taustale soovite sukelduda sügavale üksikasjadesse miks seda projekti alustatakse kõigepealt.

See on ülioluline samm, kuna see annab selge ülevaate valupunktidest, mida projekt soovib lahendada, mida peavad nii meeskonnad kui ka kliendid oma mõtetes alati esirinnas hoidma.

Protip 👊

Sellised etapid on küpsed aruteluks. Küsige oma klientidelt ja teie meeskond esitama oma ideed, miks nende arvates see projekt unistati.

Kui see on asjakohane, peaksite alati proovima kanalit suunata kliendi hääl selles jaotises. Tehke kliendiga koostööd, et hankida reaalseid näiteid tarbijatest, kes mainivad valupunkte, mida teie projekt püüab parandada. Nende arvamused peaksid kujundama seda, kuidas teie meeskond projektile läheneb.

Samm nr 4 – projekti eesmärgid

Nii et olete uurinud minevik projekti, nüüd on aeg vaadata tulevik.

Otsesed eesmärgid ja oma projekti edu selge määratlus aitavad teie meeskonnal selle nimel töötada. Vähe sellest, see näitab teie kliendile, et suhtute töösse tõsiselt ja teil on sama suur panus selle elluviimises.

Küsige oma avalöögi koosoleku osalejatelt 'milline näeb välja edu?' Kas rohkem kliente? Veel arvustusi? Parem klientide rahulolu määr?

Olenemata eesmärgist, peaks see alati olema...

1. Saavutatav - Ärge pingutage end üle. Teadke oma piire ja seadke endale eesmärk tegelikult on võimalus saavutada.
2. Mõõdetav - Toetage oma eesmärki andmetega. Sihtige konkreetne number ja jälgige oma edusamme selle suunas.
3. Ajastatud - Määrake endale lõppkuupäev. Tehke kõik endast oleneva, et saavutada oma eesmärgid enne seda tähtaega.

Samm nr 5 – tööaruanne

"Liha" asetamine "alguskoosolekule" on tööaruanne (SoW) kopsakas sukeldumine projekti spetsiifikasse ja selle elluviimise viisidesse. See on peamine arveldus alguskoosoleku päevakorras ja peaks sellele enamiku tähelepanu pöörama.

Tutvuge selle infograafikaga selle kohta, mida oma tööaruandesse lisada:

Pidage meeles, et tööavaldus ei puuduta mitte nii palju arutelu kui ülejäänud projekti avalöögi koosoleku päevakava. See on tõesti aeg, mil projekt viib lihtsalt koostada tegevuskava eelseisva projekti jaoks, siis salvestage arutelu projekti jaoks koosoleku järgmine päevakorrapunkt.

Täpselt nagu kogu ülejäänud alguskoosolek, on ka teie tööavaldus selline ülimuutuv. Teie tööavalduse spetsiifika sõltub alati projekti keerukusest, meeskonna suurusest, kaasatud osadest jne.

Kas soovite rohkem teada saada? 💡 Vaadake seda põhjalik artikkel tööaruande koostamise kohta.

6. samm – küsimuste ja vastuste jaotis

Ehkki võite tunda, et olete sunnitud oma küsimuste ja vastuste jaotisest lõpuni lahkuma, soovitame seda siiski hoida vahetult pärast tööavaldust.

Selline lihakas segment tekitab kindlasti küsimusi nii teie kliendis kui ka meeskonnas. Kuna suurem osa koosolekust on kõigil nii värskelt meeles, on parem lüüa, kui triikraud on kuum.

Interaktiivse esitlustarkvara kasutamine küsimuste ja vastuste hostimiseks võib aidata hoida kõike sujuvalt, eriti kui teie projekti avakoosolekul on palju osalejaid....

1. See on organiseeritud - Küsimused on järjestatud populaarsuse (positiivsete häälte kaudu) või aja järgi ja neid saab märkida vastuseks või kinnitada ülaossa.
2. See on modereeritud - Küsimused saab kinnitada ja tagasi lükata, enne kui need ekraanil kuvatakse.
3. See on anonüümne - Küsimusi saab esitada anonüümselt, mis tähendab, et kõigil on hääl.

Samm nr 7 – võimalikud probleemid

Nagu me varem ütlesime, on projekti avalöök võimalikult avatud ja aus. Ongi kuidas te ehitate a usaldustunne oma kliendiga algusest peale.

Selleks on kõige parem arutada võimalikke probleeme, millega projekt võib teel kokku puutuda. Keegi ei palu teil siin tulevikku ennustada, vaid selleks, et koostada esialgne nimekiri takistustest, millega võite kokku puutuda.

Kuna teie, teie meeskond ja klient lähenevad sellele projektile erinevate panustega, on see ideaalne igaüks kaasatud potentsiaalsesse probleemiarutelusse.

Samm nr 8 – sisseregistreerimine

Regulaarne kliendiga suhtlemine on veel üks viis mõlema poole vahelise usalduse tugevdamiseks. Projekti avakoosolekul on teil mõned küsimused, mille kohta vastata mida, millal, kes ja kuidas need registreerimised toimuvad.

Sisseregistreerimine on üsna peen tasakaalustamine läbipaistvus ja jõupingutusi. Kuigi on tore olla võimalikult avatud ja läbipaistev, peate sellega hakkama saama selle piires, kui kättesaadav te tegelikult olete be avatud ja läbipaistev.

Veenduge, et teil oleks enne koosoleku lõppu vastused järgmistele küsimustele:

• Mis? - Millise detaili osas klient täpselt uuendamist vajab? Kas nad peavad teadma iga pisiasja kohta edusammude kohta või on olulised ainult suured märgid?
• Millal? - Kui sageli peaks teie meeskond oma klienti värskendama? Kas nad peaksid iga päev tehtut edasi andma või nädala lõpus tehtut lihtsalt kokku võtma?
• Kes? - Milline meeskonnaliige on see, kes kliendiga suhtleb? Kas igas meeskonnas on igas etapis liige või kogu projekti jooksul ainult üks korrespondent?
• Kuidas? - Millise meetodiga kavatsevad klient ja korrespondent ühendust hoida? Regulaarne videokõne, e-kiri või pidevalt uuendatav reaalajas dokument?

Nagu enamiku projekti avakoosoleku päevakorra punktide puhul, on kõige parem arutada seda avalikult. Suure meeskonna ja suure kliendirühma jaoks võib olla lihtsam teha a otseküsitlus parima võimaliku sisseregistreerimise valemi väljatöötamise võimaluste vähendamiseks.

Kas soovite rohkem teada saada? 💡 Vaadake mõnda parimaid tavasid oma klientidega registreerimiseks.

Küsitlus tõhusalt koos AhaSlides

• Mis on reitinguskaala? | Tasuta küsitlusskaala looja
• Korraldage 2024. aastal tasuta otseülekande küsimusi ja vastuseid
• Avatud küsimuste esitamine
• 12 tasuta küsitlustööriista 2024. aastal

Projekti avakoosoleku päevakava mall

Kuna teie asjatundlikult planeeritud avalöök lihtsalt ootab koosolekuruumis mõningaid mõtteid, võib viimane puudutus olla natuke suhtlemist et see kõik kokku viia.

Kas teadsite ainult seda 29% ettevõtetest tunnevad end oma klientidega ühenduses (Gallup)? Lahkuminek on B2B tasemel epideemia ja see võib jätta kohtumiste avalöögiks tänu formaalsustele lame ja mitteinspireeriva protsessi.

Oma klientide ja meeskondade kaasamine interaktiivsete slaidide abil võib tõesti hoogustada osalemist ja suurendada tähelepanu ulatust.

AhaSlides on tööriistade arsenal sealhulgas otseuuringud, küsimused ja vastused ning ajurünnakute slaidid ja isegi reaalajas viktoriinid ja mänge, et teie projekt õigel viisil sütitada.