8 näpunäidet töötajate tõhusaks ülevaatamiseks 2024. aastal

Töötajate ülevaated on iga organisatsiooni personalijuhtimise oluline aspekt. Need ülevaated annavad organisatsioonidele võimaluse hinnata oma töötajate tulemuslikkust, anda tagasisidet ja seada eesmärke täiustamiseks. 

Läbiviimine aga edukas ülevaatus töötajatele võib olla keeruline ülesanne. Seetõttu selles blog postituses, uurime mõningaid kasulikke näpunäiteid ja näiteid, mis aitavad teil töötajatele kasulikku ülevaadet anda. 

Rohkem töönõuandeid AhaSlides

• Töötajate tulemuslikkuse hindamine
• Tööeesmärkide näited hindamiseks
• Tulemuslikkuse hindamise näited
• Enesehindamise näited

Sisukord

• Mis on töötajate ülevaade?
• Näpunäiteid töötajatele tõhusa ülevaatuse läbiviimiseks
• Võtme tagasivõtmine 

Mis on töötajate ülevaade?

Töötajate ülevaatus on protsess, mille käigus tööandja hindab töötaja töösooritust teatud aja jooksul. See on võimalus organisatsioonidele jagada tagasisidet oma töötaja kohta, seada eesmärke ja selgitada välja töötajate parendusvaldkonnad.

Lisaks on töötajate ülevaade kriitilise tähtsusega, et aidata töötajatel oma rollis kasvada ja areneda ning võimaldada tööandjatel kontrollida, kas nende meeskond täidab organisatsiooni eesmärke.

Ülevaade võib samuti aidata luua positiivset ja produktiivset töökeskkonda, julgustades avatud suhtlemist ja pideva täiustamise kultuuri.

Näpunäiteid töötajatele tõhusa ülevaatuse läbiviimiseks

Siin on mõned praktilised näpunäited, mis aitavad teil töötajat tõhusalt läbi vaadata:

1/ Määratlege selged eesmärgid ja ootused – Review For Employee

Seades selged eesmärgid ja ootused, saate teie ja töötaja keskenduda sellele, mida ülevaate eesmärk on saavutada. See võib aidata tagada, et ülevaade on kasulik mõlemale poolele. 

Siin on mõned sammud, kuidas seada läbivaatamisele selged eesmärgid.

Määratlege ülevaate eesmärk

Alustuseks peate vastama küsimusele "Mis on selle ülevaate eesmärk?". Kas selleks, et hinnata töötajate tulemuslikkust konkreetsel perioodil (3 kuud, 6 kuud, aasta lõpp), teha kindlaks parendusvaldkonnad või seada eesmärgid tulevikuks? Või kõik ülaltoodud? Suhelge töötajatega, et nad saaksid aru, milleks ülevaade on mõeldud.

Kirjeldage konkreetseid eesmärke

Kui olete ülevaatuse eesmärgi määratlenud, kirjeldage konkreetseid eesmärke, mida soovite saavutada. Need eesmärgid peaksid olema vastavuses organisatsiooni eesmärkidega ja SMARTiga (konkreetne, mõõdetav, saavutatav, asjakohane ja ajaliselt piiratud).

Näiteks töötaja tulemuslikkuse ülevaatel on eesmärk ja konkreetsed eesmärgid, näiteks: 

Eesmärk: hinnata töötaja viimase kuue kuu tulemuslikkust ja teha kindlaks parendusvaldkonnad.

Konkreetsed eesmärgid:

• Vaadake üle töötaja viimase kuue kuu töötulemused, sealhulgas müügieesmärgid, klientide rahulolu hinnangud jne.
• Tehke kindlaks valdkonnad, kus töötaja on silma paistnud, ja valdkonnad, kus ta võib vajada täiendavat tuge.
• Andke konstruktiivset tagasisidet parendusvaldkondade kohta ja tehke töötajaga koostööd, et seada järgmiseks kuueks kuuks teostatavad eesmärgid.

2/ Valmistage ette – ülevaade töötajale

Kui olete töötajate ülevaatuse eesmärgi kindlaks määranud, peate koostama teabe ja andmed, et teil oleks töötaja töö tulemustest terviklik pilt.

• Vaadake üle töötajate ametijuhendid: Vaadake üle töötajate ametijuhendid ja veenduge, et teie hinnang on vastavuses nende kohustuste ja eesmärkidega.

• Andmete kogumine: Koguge kokku kõik asjakohased töötajate andmed, nagu tootlikkuse mõõdikud, igakuised aruanded, ajaarvestuse kirjed ja klientide tagasiside. See teave aitab teil tuvastada töötajate tugevaid ja nõrku külgi, mis vajavad parandamist.

• Vaadake üle varasemad arvustused: Vaadake varasemaid töötajate arvustusi, et teha kindlaks, kus nad on paranenud ja kus probleemid korduvad.

• Saate teistelt tagasisidet: Rääkige oma töötajate kolleegide, alluvate või klientidega, et saada ülevaade nende töö tulemuslikkusest.

• Määra päevakord: Koostage ülevaatuse päevakava, kirjeldage põhivaldkonnad, mida soovite arutada, ja saatke see töötajale ettevalmistamiseks.

• Leppige kokku aeg ja koht: Veenduge, et planeerige piisavalt aega, et katta kõik, mida arutada tuleb. Ja ülevaatus peab toimuma mugavas ja vaikses kohas, ilma segajate ja katkestusteta.

3/ Tooge konkreetseid näiteid – Review For Employee

Kui esitate ülevaatuse ajal konkreetseid näiteid ja konkreetset teavet, saate aidata töötajatel täpselt aru saada, mis neil hästi läheb ja mida neil on vaja parandada. Saate vastata järgmiselt:

Kasutage konkreetseid näiteid

Üldistamise asemel kasutage konkreetseid näiteid, et illustreerida töötajate edu ja parenduskohti. 

• Näiteks kui soovite esile tõsta töötaja suurepäraseid suhtlemisoskusi, tooge konkreetseid näiteid selle kohta, kuidas ta klientidega vesteldes või teiste osakondade kolleegidega koostööd tehes tõhusalt suhtles. 

Kasutage konkreetseid andmeid

Võimaluse korral kasutage tagasiside toetamiseks andmeid. 

• Näiteks kui arutate töötajaga tema müügitulemuste üle, võite esitada võrdlemiseks konkreetsed numbrid. Näiteks nende müügirekord on kõrgem kui eelmisel kuul või nende juurde toodud uute klientide arv või konversioonimäär.

Vältige mitmetähenduslikku keelt

Vältige tagasiside andmisel mitmetähenduslikku keelt. 

• Selle asemel, et öelda: "Peate olema produktiivsem", tooge konkreetseid näiteid selle kohta, kus töötajad võiksid olla produktiivsemad ja kuidas nad saaksid end paremaks muuta, näiteks "Te peaksite kasutama ajahaldustööriista, et vältida tähtaegadest puudumist".

4/ Andke konstruktiivset tagasisidet – ülevaade töötajale

Konstruktiivse tagasiside andmisega saate aidata töötajatel oma rollis kasvada ja areneda. See on juhend konstruktiivse tagasiside andmiseks:

• Keskendu käitumisele, mitte inimesele: Pidage meeles, et keskendumine töötajate käitumisele ja tegevusele, mitte nende isiksusele või isiksusele, aitab hoida teie tagasisidet konstruktiivsena ja vältida konflikte, isiklikke rünnakuid või kriitikat.

• Kasutage toetavat ja lugupidavat tooni: Toetuse ja lugupidamise tundmine aitab säilitada positiivset töösuhet teie ja teie töötajate vahel. Lisaks tagab see, et töötajad tunnevad end mugavalt ja on motiveeritud end täiendama.

• Anna konkreetset tagasisidet: Nagu eespool mainitud, olge tagasiside andmisel konkreetne ja tooge oma mõtte illustreerimiseks näiteid.

• Pakkuge toimivaid samme: pakkuge täiustamiseks rakendatavaid samme, et töötajad teaksid, milliseid konkreetseid samme nad peavad oma toimivuse parandamiseks tegema.

• Lõpeta positiivse noodiga: Lõpetage tagasiside positiivselt, tuues välja töötaja tugevad küljed ja potentsiaali arenguks. See aitab töötajatel säilitada motivatsiooni ja positiivset suhtumist muutustesse.

5/ Töötage välja tegevuskava – Review For Employee

Pärast parendusvaldkondade väljaselgitamist või uute eesmärkide seadmist tuleb teil ja töötajal kokku leppida nende jaoks tegevuskava. Tegevuskavas on vaja järgmist teavet:

• Määrake konkreetsed tegevused: Jaotage eesmärgid konkreetseteks tegevusteks, mida töötaja saab nende saavutamiseks teha. Need toimingud aitavad luua selgust ja keskendumist, muutes töötajal oma eesmärkide saavutamiseks lihtsamaks.

• Määrake ajagraafikud: määrake iga toimingu jaoks konkreetsed ajagraafikud, mis aitavad kaasa kiireloomulisusele ja tagab eesmärkide saavutamise.

• Tehke kindlaks vajalikud ressursid: määrake kindlaks, milliseid ressursse töötaja oma eesmärkide saavutamiseks vajab. See võib hõlmata koolitust, juhendamist või kolleegide või juhtide täiendavat tuge.

• Jälgige edusamme: jälgige korrapäraselt edenemist, et tagada tegevuskava toimimine ja vajaduse korral muudatusi teha.

Seda plaani saab nendega integreerida isiklik arengukava mõnel etapil keskendudes tööarengule.

6/ Tunnustage saavutusi – ülevaade töötajale

Töötajate saavutuste tunnustamine on tõhusa ülevaatusprotsessi läbiviimise oluline osa. See võib luua moraali ja motiveerida töötajaid jätkama kõrgel tasemel tegutsemist. Mõned näpunäited töötajate saavutuste tunnustamiseks on järgmised:

• Ole täpne: Töötajate saavutuste tunnustamisel öelge konkreetselt, mida nad hästi tegid ja miks see on oluline. Töötajad võivad tunda, et nad on oma panuse eest hinnatud ja hinnatud.
• Joondage saavutused eesmärkidega: Saavutuste tunnustamisel vii need vastavusse töötajale seatud eesmärkidega. See aitab töötajatel näha, et nende jõupingutused muudavad soovitud tulemuste saavutamisel käegakatsutavaks.
• Tähistage edu: Töötajate edu ülevaatamise ajal saab tähistada suulise tunnustuse, kirjalike preemiate või muude auhindade ja julgustamise vormide kaudu.
• Ole siiras: Töötajate saavutusi tunnustades olge siiras kiituses ja tunnustuses. 

7/ Julgustage avatud suhtlemist – ülevaade töötajale

Avatud suhtluse soodustamine ülevaatuse ajal on oluline, et töötajad tunneksid end ära kuulatud ja hinnatud. Siin on mõned sammud avatud suhtlemise soodustamiseks:

• Looge turvaline ja mugav ruum: Looge töötajale turvaline ja mugav keskkond tagasiside avaldamiseks ja küsimuste esitamiseks. See aitab luua usaldust ja julgustab avatud suhtlemist.

• Kuulake aktiivselt: Kuulake aktiivselt, mida töötaja räägib, ilma teda katkestamata või hinnanguid andmata. Nad tunnevad, et neid kuulatakse ja hinnatakse ning julgustatakse oma mõtteid ja tundeid avalikult väljendama.

• Esitage avatud küsimusi: avatud küsimuste esitamine võib aidata töötajal anda üksikasjalikumat tagasisidet. See on võimalus hõlbustada sisukamat vestlust ja julgustab töötajat olema ülevaates ausam.

8/ Järeltegevus – ülevaatus töötaja jaoks

Pärast ülevaatamist korrapäraselt jälgides saate tagada, et töötaja liigub oma eesmärkide poole ja et kõik probleemid lahendatakse õigeaegselt. 

Lisaks aitab regulaarne järelkontroll pärast ülevaatamist luua vastutuse ja pideva täiustamise kultuuri töökohal.

Võtme tagasivõtmine 

Töötaja ülevaatuse läbiviimine on terve ja produktiivse tööjõu säilitamise ja arendamise oluline osa. Järgides selles artiklis käsitletud näpunäiteid, saate tagada, et teie ülevaatusprotsess on tõhus, õiglane ja kasulik nii töötajale kui ka organisatsioonile.

Ja ärge unustage oma töötajaid iga päev inspireerida ja motiveerida eelnevalt valmistatud mallid Alates AhaSlides. Koolitusprogrammide, koosolekute päevakordade, projekti käivitamise koosolekute, töötajate küsitluste ja MORE kavandamine pole kunagi olnud nii põnev. Tasub proovida!

*Viide: Josh Bersin