Bilerarako gonbidapen elektronikoa | Aholku, adibide eta txantiloi onenak (% 100 doan)

Bilerak taldearen eraginkortasunaren, koordinazioaren eta batasunaren elementu ezinbestekoak izan daitezke. Enpresa askok astean behin gutxienez bilera bat egiten dute, eta bilera informala izan daiteke langileekin sakon hitz egiteko, edo zuzendaritza batzordearen bilera formalagoa, enpresaren etorkizuneko plana eta urteko amaierako txostena eztabaidatzeko. Derrigorrezkoa da administratzaile edo buruek bilerarako gonbidapen gutunak bidaltzea parte-hartzaileei edo gonbidatuei.

Bilerarako gonbidapena garrantzitsua da bilera ofizialak modu eraginkorrean eta ondo burutzeko. Bilerarako gonbidapenak bidaltzeko modu ugari daude. Artikulu honetan, aurre egitean zentratuko gara bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoak, zure bileretan parte hartzera gonbidatzeko metodorik erosoena eta ezagunena.

Edukien aurkibidea

• Zer da bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko bat?
• Zergatik da garrantzitsua bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa?
• Idatzi bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa urratsez urrats
• Bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko motak eta adibideak
• Beheko lerroa

Bilera azkarreko txantiloiak AhaSlides-ekin

Zer da bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko bat?

Negozio-jardueren funtsezko atala den bilera-gonbidapen mezu elektronikoa idatzizko mezua da, bileraren helburuaren azalpena eta data eta leku zehatzen ondoren bilerara batzeko eskaera duena, eta behar izanez gero eranskin zehatzagoak dituena. Estilo formalean edo informalean idatz daiteke, bileren ezaugarrien arabera. Negozio-mezu elektronikoen etiketa betetzeko tonu eta estilo egoki batean idatzi behar dira.

Hala ere, ez nahastu bilera-gonbidapen mezu elektronikoa bilera-eskaera mezu elektroniko batekin. Mezu elektroniko hauen arteko funtsezko aldea da bilera-eskaera mezu elektroniko batek norbaitekin hitzordu bat antolatzea duela helburu, eta bilera-gonbidapen mezu elektroniko batek, berriz, iragarritako datetan eta lekuan bilera batera gonbidatzea.

Zergatik da garrantzitsua bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoa?

Posta elektronikoko gonbidapenak erabiltzeak onura asko dakartza. Posta elektroniko bidezko gonbidapenen abantailak behean zerrendatzen dira:

• Zuzenean konektatzen da egutegietara. Hartzaileek gonbidapen bat onartzen dutenean, berriro gehitzen da haien negozio-egutegian, eta abisu bat jasoko duzu, egutegian adierazitako beste gertaerak bezala.
• Erosoa eta azkarra da. Zure hartzaileak mezu elektronikora irits daitezke berehala bidali botoia sakatu ondoren. Hartzailearengana zuzenean doan heinean, helbide elektronikoa okerra bada, berehala jaso dezakezu iragarkia eta azkar irtenbide gehiago bilatu.
• Denbora aurreztea da. Milaka helbide elektroniko dituzten talde-mezuak bidal ditzakezu aldi berean.
• Kostuak aurrezten ditu. Ez duzu aurrekontu handirik gastatu behar posta bidaltzeko.
• Zure webinar-plataformatik zuzenean sor daiteke. Aurrez aurre bilera bat egiten ez baduzu behintzat, zure lehen aukera Zooma izango da ziurrenik. Microsoft Teams, edo baliokideren bat. Erantzuna berresten denean, esteka eta denbora-tarte guztiak posta elektroniko bidez sinkronizatzen dira, bertaratuak beste gertaera batzuekin nahasketa saihesteko.

Egia da egunero milaka milioi mezu elektroniko bidaltzen direla eta horietako asko spam direla. Denok erabiltzen dugu gutxienez mezu elektroniko bat lanerako, erosketetarako, bileretarako eta gehiagorako mezu garrantzitsuak trukatzeko. Hala ere, egunero tona mezu elektroniko irakurri behar dituzunez, ez da harritzekoa batzuetan "mezu elektronikoen nekea" fenomenoarekin topo egitea. Horrela, gonbidapen-mezu elektroniko on bat bidaltzeak hartzaileen gaizki-ulertu edo ezjakintasun beharrezkoak saihestu ditzake.

Idatzi bilerarako gonbidapen elektronikoa urratsez urrats

Ezinbestekoa da bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko on bat eta, oro har, an eragiten du posta elektronikoa bidaltzea tasa.

Negozio-bilera baterako gonbidapen-mezu elektroniko bat osatzeko, hartzaileekiko errespetuz, denek bete behar dituzten etiketa-arauak eta printzipioak daude. Jarraian ikas dezakezu bilera baterako gonbidapen-mezu elektroniko estandar bat nola idatzi:

1. urratsa: Idatzi gai-lerro sendo bat

Egia da posta elektronikoaren hartzaileen % 47k gai-lerro argi eta zehatza duten mezu elektronikoak irakurtzen dituztela. Lehenengo inpresioa garrantzitsua da. Horrek hartzaileek premia edo garrantzi sentsazioa senti dezaten eragin dezake, eta horrek irekiera-tasa handiagoa dakar.

• Laburra, zuzendua. Izan egitatezkoa, ez enigmatikoa.
• Gai-lerroan bertaratzearen berrespena eska dezakezu premiazko seinale gisa.
• Edo gehitu sentimendu-tonu bat, ez ahaztu garrantzia, urgentzia,...
• Gehitu Denbora denborari dagokion arazoa azpimarratu nahi baduzu 

Esate baterako: "4/12ko bilera: Proiektuaren ideia-jasa saioa" edo "Garrantzitsua. Eman erantzun: Produktu Berriaren Estrategiaren bilera 10/6"

2. urratsa: Hasi sarrera azkar batekin

Lehenengo lerroan, ideia ona da nor zaren, erakundean zein den zure posizioa eta haiengana zergatik ari zaren jakiteko laburpena egitea. Ondoren, bileraren helburua zuzenean erakutsi dezakezu. Jende askok bileraren helburu lauso bat ematearen akatsa egiten du parte hartzaileek hori jakin behar dutela suposatzen baitute.

• Egin zure aurkezpena atsegina edo lanarekin erlazionatuta
• Gogorarazi parte-hartzaileei zereginen bat amaitu behar duten edo bilerara zerbait ekarri behar duten.

Esate baterakoKaixo taldekide, datorren astelehenean produktu berriaren aurkezpenean ikusteko irrikitan nago.

3. urratsa: Partekatu ordua eta kokapena

Bileraren ordu zehatza sartu behar duzu. Bilera nola eta non egiten den ere esan behar diezu, pertsonalki edo sarean, eta behar izanez gero, jarraibideak edo plataforma estekak eskaini.

• Gehitu ordu-eremua langileren batek munduko eremu ezberdinetan lan egiten badu
• Aipatu bileraren iraupen estimatua
• Jarraibideak ematerakoan, ahalik eta xehetasun gehien eman edo mapan jarraibide bat erantsi

Esate baterakoMesedez, batu zaitez gurekin ostiralean, urriaren 6an, 1:00etan administrazio eraikineko bigarren solairuko 2. bilera gelan.

4. urratsa: Bileraren agenda zehaztu

Azaldu helburu nagusiak edo proposatutako bileraren agenda. Ez aipatu xehetasunak. Gaia eta egutegia adierazi besterik ez duzu egin behar. Bilera formaletarako, dokumentu zehatz bat erantsi dezakezu. Hau bereziki erabilgarria da parte-hartzaileei aldez aurretik prestatzen laguntzeko.

Esate baterako, honekin has zaitezke: ... eztabaidatzeko asmoa dugu / Gai batzuk edo honela jorratu nahi ditugu:

• 8:00-9:30: Proiektuaren aurkezpena
• 9:30-11:30: Howard (IT), Nour (Marketing) eta Charlotte (Sales) aurkezpenak

5. urratsa: Eskatu RSVP bat

RSVP bat eskatzen baduzu, zure hartzaileen erantzuna berresten lagun dezake. Anbibalentzia saihesteko, bertaratutakoek bertaratzearen edo ezaren berri emateko lehentasunezko erantzuna eta denbora-muga sartu behar dira zure posta elektronikoan. Horren bidez, arautzen duzun unean ez baduzu erantzunik jaso, jarraipen-ekintza azkarrak egin ditzakezu.

Esate baterako: Mesedez, erantzun [data] baino lehen [helbide elektronikoa edo telefono zenbakira]

6. urratsa: Gehitu posta elektroniko bidezko sinadura profesional bat eta marka bat

Enpresako posta elektronikoaren sinadurak honako hauek izan behar ditu: izen-abizenak, lanpostuaren izena, enpresaren izena, harremanetarako informazioa, webgune pertsonalak eta hiperestekadun beste helbide batzuk.

Erraz pertsonaliza dezakezu zure sinadura honekin Gmail.

Esate baterako:

Jessica Madison

Eskualdeko Marketin-zuzendaria, Inco industria

555-9577-990

Doako posta elektronikoko sinadura sortzaile ugari daude denbora eta ahalegina aurrezten dizutenak, adibidez Nire sinadura.

Bilerarako gonbidapen-mezu elektroniko motak eta adibideak

Kontuan izan bilera mota ezberdinek estandar eta idazketa estilo desberdinak izango dituztela. Normalean, bilerarako gonbidapen-mezuak bereizten ditugu formal edo informal mailaren arabera, bilera birtualak edo lineako bilera hutsak barne edo kanpoan utzita. Zati honetan, bilerarako gonbidapen-mota tipiko batzuk eta negozio-bileretarako gonbidapen-mezu elektronikoetan erabili ohi diren mota bakoitzeko txantiloiak bildu eta aurkezten dizkizugu.

#1. Bilera formala eskatzeko posta elektronikoa

Bilera formalaren eskaera-mezu elektronikoa urtean behin edo hiru aldiz egiten diren bilera handietarako erabiltzen da. Bilera formal handia da, beraz, zure mezu elektronikoa idazkera formalean idatzi behar da. Erantsitako eranskinak beharrezkoak dira parte-hartzailearentzat bileran nola parte hartu, kokapena nola aurkitu eta agenda xehatzeko argiago uzteko.

Bilera formalek hartzen dute parte:

• Zuzendaritza bilera
• Batzordearen bilera
• Zuzendaritza Batzordearen bilera 
• Akziodunen batzarra 
• Estrategia bilera 

Adibidez 1: Akziodunen gonbidapen email txantiloia

Gaia: Garrantzitsua. Urteko Batzar Nagusira gonbidatuta zaude. [Ordua]

[Hartzailearen izena]

[Enpresaren izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren helbidea]

[Data]

Akziodun maiteak,

Atsegin handiz gonbidatzen zaituztegu egingo den Urteko Batzar Orokorrera [Ordua], [Helbidea]

Akziodunen Urteko Batzarra informazio, elkartruke eta eztabaidarako aukera paregabea da [Enpresaren izena] eta gure akziodun guztiak.

Era berean, adierazteko eta botoa emateko aukera ere bada erabaki garrantzitsuak hartzeko paper aktiboa izateko [Enpresaren izena], duzun akzio kopurua edozein dela ere. Bilerak honako gai nagusi hauek landuko ditu:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Batzar honetan parte hartzeko argibideak, gai-zerrenda eta onartzera aurkeztu beharreko erabakien testua behean atxikitako dokumentuan aurkituko dituzu.

Eskerrak eman nahi nizkizuke, zuzendaritzaren izenean, zure ekarpenagatik eta leialtasunagatik [Enpresaren izena] eta espero zaitut ongi etorria on Bileran [Data]

Best regards,

[Izena]

[Postaren Izenburua]

[Enpresaren izena]

[Enpresaren helbidea eta webgunea]

Adibidez 2: Estrategia bilera gonbidapen email txantiloia

[Hartzailearen izena]

[Enpresaren izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren helbidea]

[Data]

Gaiaren lerroa: Proiektua Abian jartzeko Marketing kanpaina Bilera: 2/28

Izenean [enpresaren izena], bertan egiten diren negozio-bilera batera joateko gonbidapena egin nahi zaitut [Hitzaldi aretoaren izena, eraikinaren izena] [Data eta ordua]. Bilerak iraungo du [Iraupena].

Atsegin dut ongietorria ematea gure proiektuaren lehen fasera, gure hurrengo proposamena [Xehetasunak] eztabaidatzeko, eta eskertzen dizugu horri buruz duzun informazio baliotsua. Hona hemen eguneko agendaren laburpen labur bat:

Agenda 1:

Agenda 2:

Agenda 3:

Agenda 4:

Gure talde osoak proposamen hau garrantzitsuenetako bat dela uste du. Zure erreferentzia gehiago izan dadin, gutun honi informazio zehatzagoa ematen dizun dokumentu bat erantsi diogu, bilera aldez aurretik prestatzea komenigarria izan dadin.

Guztiok irrikaz gaude zuekin hitz egiteko proposamen hau arrakastaz funtziona dezan zer gehiago egin dezakegun eztabaidatzeko. Mesedez, bidali bilerarako galderak edo gomendioak aurretik. [Epemuga] niri zuzenean mezu elektroniko honi erantzunez.

Ondo pasa eguna aurretik.

Eskerrik asko,

Epela dagokionez,

[Izena]

[Postaren Izenburua]

[Enpresaren izena]

[Enpresaren helbidea eta webgunea]

#2. Bilera informala gonbidatzeko posta elektronikoa

Bilera formal baterako gonbidapen-mezu elektroniko batekin, zuzendaritza azpiko langileekin edo taldeko kideekin bilera bat besterik ez da. Askoz errazagoa da zuretzat egoki nola idatzi pentsatzea. Estilo informal batean idatz dezakezu, tonu atsegin eta alai batekin.

Bilera informalak honako hauek dira:

• Brainstorming bilera
• Arazoak konpontzeko bilera
• Prestakuntza
• Check-in bilera
• Team Building Topaketa
• Kafe berriketak 

3. adibidea: Check-in bilerarako gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Gai-lerroa: Premiazkoa. [Proiektuaren izena] eguneratzeak. [Data]

Talde agurgarriak,

Agurra!

Gozagarria eta dibertigarria izan da zurekin lan egiteko denbora izatea [Proiektuaren izena]. Hala ere, gure planekin modu eraginkorrean aurrera egin ahal izateko, uste dut une egokia dela egindako aurrerapenen berri emateko eta eskertuko nuke zuekin elkartzeko aukera izatea. [kokapena] gaia gehiago eztabaidatzeko [Data eta ordua].

Erantsi dut eztabaidatu behar ditugun agenda guztien zerrenda ere. Ez ahaztu zure zereginak amaitzeko txostena prestatzea. Mesedez, erabili hau [Esteka] egiteko gai izango zaren ala ez jakinarazteko.

Mesedez, idazu posta elektronikoz zure berrespena lehenbailehen.

Epela dagokionez,

[Izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren izena]

Adibidez 4: Taldea bugonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Taldekide agurgarriak,

Hau jakinarazteko da [Sailaren izena] bat antolatzen ari da Team Building Topaketa gure langile guztientzat kideak on [Data eta ordua]

Garapen profesional gehiago lortzeko, oso esanguratsua da elkarrekin hazten garela eta hori taldean lan egiten badugu bakarrik gerta daiteke, gure gaitasunak eta talentuak errendimendu hobea lortzeko aprobetxatu ahal izateko. Horregatik, gure sailak hilero talde-eraikuntzako hainbat jarduera sustatzen jarraitzen du.

Mesedez, etorri eta batu ekitaldira, zure ahotsa entzun ahal izateko laguntza hobea emateko nola hobetu dezakegun. Gutxi batzuk ere izango dira talde-lanerako jokoak, eta enpresak emango ditu pintxo arinak.

Talde-lanerako ekitaldi honetan une dibertigarriak izatea espero dugu, bakoitzari hazten laguntzeko antolatua baita. Bilera honetan parte hartu ezin duzula uste baduzu, mesedez, jakinarazi. [Koordinatzailearen izena] at [Telefono zenbakia]

Agur bero bat,

[Izena]

[Lanpostuaren izena]

[Enpresaren izena]

#3. Hizlari gonbidatuaren gonbidapen-mezu elektronikoa

Hizlari gonbidatu baten gonbidapen-mezu elektroniko batek hizlariarentzat bilerari eta hitz egiteko aukerari buruzko informazio garrantzitsua izan behar du. Ezinbestekoa da hizlariak zure ekitaldian nola lagundu dezakeen eta zer onura jaso ditzakeen zure ekitaldian parte hartzeagatik jakitea.

5. adibidea: gonbidatutako hizlariaren gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia

Dear [Hizlaria],

Espero dugu mezu honek ondo aurkitzea! Zure gogoetarako hitz egiteko aukera zoragarri batekin iristen gara gaur. Gure ohorezko hizlari izateko eskatu nahi dizugu [Topaketaren izena], ardaztutako ekitaldia [Zure ekitaldiaren xedearen eta audientziaren deskribapena]. Osoa [Topaketaren izena] taldea zure lorpenetan inspiratuta dago eta uste du aditu ezin hobea izango zarela gure iritzi berdineko profesionalen publikoari zuzentzeko.

[Topaketaren izena] urtean egingo da [Lekua, hiria eta estatua barne] on [Datak]. Gure ekitaldiak gutxi gorabehera antolatzea espero da [Parte-hartzaile kopurua zenbatetsi da#]. Gure helburua da [Topaketaren helburuak].

Hizlari bikaina zarela uste dugu eta zure ahotsa funtsezko ekarpena izango litzateke elkarrizketa horretan, [Espezializazio Arloa]-n egiten duzun lan zabala kontuan hartuta. Zure ideiak [Iraupena] minutuz aurkeztea kontuan har dezakezu, arloarekin lotutakoak. [Topaketaren gaia]. Zure proposamena [epea] baino lehen bidali dezakezu [esteka] jarraitu, gure taldeak zure ideiak entzun ditzan eta zure hitzaldiaren xehetasunak aldez aurretik zehaztu ditzan.

Nolanahi ere, bertaratu ezin bazara, apaltasunez eskatzen dizugu gurekin harremanetan jartzeko [link] bidez. Eskerrik asko zure denboragatik eta arretagatik, zure erantzun positiboa jasotzeko irrikitan gaude.

Best,
[Izena]
[Lanpostuaren izena]
[Harremanetarako informazioa]
[Enpresaren webgunearen helbidea]

#4. Webinar-eko gonbidapen-mezu elektronikoa

Gaur egungo joeretan, gero eta jende gehiagok antolatzen ditu online bilerak, denbora eta kostuak aurrezten dituelako, batez ere urruneko lan-taldeentzat. Konferentzia-plataformak erabiltzen badituzu, bilera hasi aurretik zuzenean parte-hartzaileei bidaltzen zaizkien gonbidapen-mezu pertsonalizatuak daude, hala nola Zoom gonbidapen-mezu elektronikoaren txantiloia. Webinar birtual baterako, beheko lagina kontsulta dezakezu.

argibide: Erabili gako-hitzak, hala nola, "Zorionak", "Laster", "Perfektua", "Eguneratu", "Eskuragarri", "Azken batean", "Goikoa", "Berezia", ​​"Sartu gurekin", "Doan", ", etab.

Adibidez 6: Webinar-eko gonbidapen-mezuen txantiloia

Gaia: Zorionak! Gonbidatuta zaude [Webinar-aren izena]

Dear [Hautagaiaren_izena],

[Enpresaren_izena] oso pozik dago webinar bat antolatzeak [Webinarioaren gaia] egunean [data] orduetan [Ordua], helburu duena [[Webinarioaren helburuak]

Aukera ona izango da gonbidatutako adituengandik onura handiak irabazteko [Webinar gaiak] alorrean eta doako opariak lortzeko. Gure taldea oso gogotsu dago zure presentziarekin.

Oharra: webinar hau mugatuta dago [Pertsona kopurua]. Zure eserlekua gordetzeko, mesedez erregistratu [Lotura], eta lasai partekatu zure lagunekin. 

Han ikustea espero dut!

Egun ona izan,

[Zure izena]

[Sinadura]

Beheko lerroa

Zorionez, negozio-bilerarako gonbidapenen txantiloi asko daude eskuragarri Interneten, pertsonalizatzeko eta parte-hartzaileei segundotan bidaltzeko. Ez ahaztu batzuk zure hodeian gordetzea, zure posta elektronikoa idazketa ezin hobeaz prestatu ahal izateko, batez ere premiazko kasuetan.

Demagun zure negozioarentzako beste irtenbide batzuk ere bilatzen ari zarela. Kasu horretan, AhaSlides aurkezpen tresna ona dela ikus dezakezu, zure webinar ekitaldiak, talde-laneko jarduerak, konferentziak eta gehiago laguntzeko ezaugarri harrigarri askorekin.

Galdera arruntak

Ref: Hain zuzen ere | Sherpany