Kokouskutsu sähköposti | Parhaat vinkit, esimerkit ja mallit (100 % ilmaiseksi)

Kokoukset voivat olla olennainen osa tiimin tehokkuutta, koordinointia ja yhtenäisyyttä. Monet yritykset järjestävät kokouksen vähintään kerran viikossa. Se voi olla epävirallinen kokous, jossa yksinkertaisesti keskustellaan syvällisesti työntekijöiden kanssa, tai virallisempi johtoryhmän kokous, jossa keskustellaan yrityksen tulevaisuudensuunnitelmista ja tilinpäätöksestä. Hallintovirkailijoiden tai johtajien on lähetettävä kokouskutsukirjeet osallistujille tai vieraille.

Kokouskutsu on tärkeä virallisten kokousten tehokkaan ja sujuvan toiminnan kannalta. Kokouskutsujen lähettämiseen on monia tapoja. Tässä artikkelissa keskitymme käsittelemään kokouskutsu sähköpostit, kätevin ja suosituin tapa kutsua ihmisiä osallistumaan kokouksiin.

Sisällysluettelo

• Mikä on kokouskutsusähköposti?
• Miksi kokouskutsusähköposti on tärkeä?
• Kirjoita kokouskutsu sähköpostilla askel askeleelta
• Kokouskutsujen sähköpostityypit ja esimerkit
• Bottom Line

Nopeat kokousmallit AhaSlidesin avulla

Mikä on kokouskutsusähköposti?

Kokouskutsu on keskeinen osa liiketoimintaa. Se on kirjallinen viesti, jossa esitellään kokouksen tarkoitus ja pyydetään osallistujia liittymään kokoukseen tietyn päivämäärän ja paikan jälkeen. Kutsuun voi liittää tarvittaessa myös yksityiskohtaisempia liitteitä. Kutsu voidaan kirjoittaa muodolliseen tai epämuodolliseen tyyliin kokousten luonteesta riippuen. Kutsut tulee kirjoittaa sopivalla sävyllä ja tyylillä, jotta ne täyttävät liiketoiminnan sähköpostietiketin vaatimukset.

Älä kuitenkaan sekoita kokouskutsua ja kokouspyyntöä. Näiden sähköpostien keskeinen ero on se, että kokouspyyntösähköpostin tarkoituksena on sopia tapaaminen jonkun kanssa, kun taas kokouskutsusähköpostin tarkoituksena on kutsua sinut kokoukseen ilmoitetuin päivin ja ilmoitettuina paikkakuntina.

Miksi kokouskutsusähköposti on tärkeä?

Sähköpostikutsujen käyttäminen tuo paljon etuja. Sähköpostikutsujen edut on lueteltu alla:

• Se yhdistyy suoraan kalentereihin. Kun vastaanottajat hyväksyvät kutsun, se lisätään takaisin heidän työkalenteriinsa ja saat muistutuksen, aivan kuten muutkin kalenteriin merkityt tapahtumat.
• Se on kätevä ja nopea. Vastaanottajasi pääsevät sähköpostiin välittömästi lähetyspainikkeen napsautuksen jälkeen. Kun se menee suoraan vastaanottajalle, voit saada ilmoituksen heti, jos sähköpostiosoite on väärä, ja voit nopeasti etsiä lisäratkaisuja.
• Se on aikaa säästävä. Voit lähettää ryhmäsähköposteja, joissa on tuhansia sähköpostiosoitteita samanaikaisesti.
• Se on kustannussäästöä. Sinun ei tarvitse käyttää rahaa postituskuluihin.
• Se voidaan luoda suoraan haluamaltasi webinaarialustalta. Ellei sinulla ole kasvokkain tapaamista, ensimmäinen valintasi on todennäköisesti Zoom, Microsoft Teams, tai jotain vastaavaa. Kun RSVP on vahvistettu, kaikki linkit ja aikakehykset synkronoidaan sähköpostitse, jotta osallistuja voi välttää sekaannukset muihin tapahtumiin.

On tosiasia, että miljardeja sähköposteja lähetetään päivittäin, ja monet niistä ovat roskapostia. Jokainen käyttää ainakin yhtä sähköpostia vaihtaakseen tärkeitä viestejä työstä, ostoksista, tapaamisista ja muusta. Koska sinun on kuitenkin luettava tonneittain sähköposteja päivässä, ei ole yllättävää, että joskus kohtaat "sähköpostiväsymyksen" ilmiön. Hyvän kutsusähköpostin lähettäminen voi siis välttää tarpeettomia väärinkäsityksiä tai tietämättömyyttä vastaanottajien taholta.

Kirjoita kokouskutsu sähköpostilla askel askeleelta

Hyvä kokouskutsu sähköposti on välttämätön ja yleensä se vaikuttaa sähköpostin toimitus korko.

Liiketapaamiskutsun täyttämisessä on etikettiä ja periaatteita, joita kaikkien on noudatettava vastaanottajia kunnioittaen. Voit oppia kirjoittamaan tavallisen kokouskutsun seuraavasti:

Vaihe 1: Kirjoita vahva aiherivi

On tosiasia, että 47 % sähköpostin vastaanottajista lukee sähköposteja, joissa on selkeä ja ytimekäs otsikkorivi. Ensivaikutelma on tärkeä. Tämä voi varmistaa, että vastaanottajat tuntevat viestin kiireellisyyden tai tärkeyden, mikä johtaa korkeampaan avausprosenttiin.

• Lyhyt, kohdennettu. Ole asiallinen, älä arvoituksellinen.
• Voit pyytää vahvistusta osallistumisestasi aiheriville kiireellisyyden merkkinä.
• Tai lisää tunnesävy, kuten älä unohda tärkeyttä, kiireellisyyttä,...
• Lisää Aika, jos haluat korostaa aikaherkkää asiaa 

Esimerkiksi: "Kokous 4.: Projektin aivoriihi" tai "Tärkeää. Vastaa: Uusi tuotestrategiakokous 12."

Vaihe 2: Aloita pikaesittelyllä

Aivan ensimmäisellä rivillä on hyvä idea tehdä lyhyt kuvaus siitä, kuka olet, mikä on asemasi organisaatiossa ja miksi otat heihin yhteyttä. Sitten voit näyttää suoraan kokouksen tarkoituksen. Monet ihmiset tekevät virheen esittäessään kokouksen epämääräisen tarkoituksen, koska he olettavat, että osallistujien on tiedettävä siitä.

• Tee esittelystäsi miellyttävä tai työhön liittyvä
• Muistuta osallistujia, jos heidän on suoritettava jokin tehtävä tai tuotava jotain mukanaan kokoukseen.

EsimerkiksiHei tiimin jäsen, odotan innolla tapaamistamme uuden tuotteen lanseerauksessa ensi maanantaina.

Vaihe 3: Jaa aika ja sijainti

Ilmoita kokouksen tarkka aika. Sinun tulee myös kertoa heille, miten ja missä kokous pidetään, joko henkilökohtaisesti tai verkossa, ja tarjota ohjeita tai alustalinkkejä, jos he tarvitsevat niitä.

• Lisää aikavyöhyke, jos työntekijä työskentelee eri puolilla maailmaa
• Mainitse kokouksen arvioitu kesto
• Anna ohjeita mahdollisimman yksityiskohtaisesti tai liitä mukaan karttaopas

EsimerkiksiLiity seuraamme perjantaina 6. lokakuuta klo 13.00 kokoushuoneessa 2 hallintorakennuksen toisessa kerroksessa.

Vaihe 4: Esittele kokouksen esityslista

Käsittele keskeiset tavoitteet tai ehdotettu kokouksen esityslista. Älä mainitse yksityiskohtia. Voit yksinkertaisesti mainita aiheen ja aikataulun. Virallisissa kokouksissa voit liittää mukaan yksityiskohtaisen asiakirjan. Tämä on erityisen hyödyllistä auttamaan osallistujia valmistautumaan etukäteen.

Esimerkiksi, voit aloittaa: Aiomme keskustella..../ Haluamme käsitellä joitakin näistä ongelmista tai seuraavasti:

• 8-00: Projektin esittely
• 9–30: Howardin (IT), Nourin (markkinointi) ja Charlotten (myynti) esitykset

Vaihe 5: Pyydä vastauspyyntö

Vastauspyynnön vaatiminen voi auttaa vahvistamaan vastaanottajien vastauksen. Epäselvyyden estämiseksi sähköpostiisi tulisi sisällyttää haluttu vastaus ja aikaraja, jolloin osallistujat ilmoittavat osallistumisestaan ​​tai poissaolostaan. Jos et ole saanut heidän vastaustaan ​​säädettäessäsi, voit tehdä nopeita seurantatoimia.

Esimerkiksi: Vastaa [päivämäärä] mennessä osoitteeseen [sähköpostiosoite tai puhelinnumero]

Vaihe 6: Lisää ammattimainen sähköpostiallekirjoitus ja brändäys

Yrityksen sähköpostin allekirjoituksessa tulee olla koko nimi, työtehtävänimike, yrityksen nimi, yhteystiedot, henkilökohtaiset verkkosivustot ja muita hyperlinkkejä osoitteita.

Voit helposti muokata allekirjoitustasi gmail.

Esimerkiksi:

Jessica Madison

Alueellinen markkinointijohtaja, Inco-teollisuus

555-9577-990

Tarjolla on paljon ilmaisia ​​sähköpostiallekirjoitusten luontityökaluja, jotka säästävät aikaasi ja vaivaasi, kuten Allekirjoitukseni.

Kokouskutsujen sähköpostityypit ja esimerkit

Muista, että erityyppisillä kokouksilla on erilaiset standardit ja kirjoitustyylit. Yleensä erottelemme kokouskutsusähköpostit niiden muodollisen tai epävirallisen tason perusteella, mukaan lukien tai poissulkevat virtuaalikokoukset tai pelkät verkkokokoukset. Tässä osassa keräämme ja esittelemme sinulle tyypillisiä kokouskutsutyyppejä ja kunkin tyypin mallipohjaa, joita käytetään yleisesti yrityskokouskutsuissa.

#1. Virallinen kokouspyyntösähköposti

Virallista kokouskutsua käytetään suurissa kokouksissa, joita järjestetään yleensä 1–3 kertaa vuodessa. Kyseessä on suuri virallinen kokous, joten sähköpostisi tulisi kirjoittaa virallisella kirjoitustyylillä. Liitteet tarvitaan, jotta osallistujalle olisi selkeämpi käsitys kokoukseen osallistumisesta, paikan löytämisestä ja esityslistan yksityiskohtaisesta esityksestä.

Virallisiin kokouksiin kuuluvat:

• Johdon kokous
• komitean kokous
• hallituksen kokous 
• Yhtiökokous 
• Strategiakokous 

Esimerkki 1: Osakkeenomistajien sähköpostikutsumalli

Aihe: Tärkeää. Olet kutsuttu vuosikokoukseen. [Time]

[Vastaanottajan nimi]

[Yrityksen nimi]

[Työnimike]

[Yritys osoite]

[Päivämäärä]

Hyvät osakkeenomistajat,

Meillä on ilo kutsua sinut varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään [Aika], [Osoite]

Varsinainen yhtiökokous on poikkeuksellinen tilaisuus tiedottamiseen, vaihtoon ja keskusteluun [Yrityksen nimi] ja kaikki osakkeenomistajamme.

Se on myös mahdollisuus ilmaista itseäsi ja äänestää ollaksesi aktiivinen rooli tärkeiden päätösten tekemisessä [Yrityksen nimi], riippumatta omistamiesi osakkeiden määrästä. Kokouksessa käsitellään seuraavat keskeiset esityslistat:

Esityslista 1:

Esityslista 2:

Esityslista 3:

Esityslista 4:

Ohjeet tähän kokoukseen osallistumisesta, esityslista ja hyväksyttäviksi toimitettavien päätösten tekstit löydät oheisesta liitteenä olevasta asiakirjasta

Haluan kiittää teitä hallituksen puolesta panoksestanne ja uskollisuudestanne [Yrityksen nimi] ja toivotan sinut tervetulleeksi kokoukseen [Päivämäärä]

Ystävällisin terveisin,

[Nimi]

[Aseman nimi]

[Yrityksen nimi]

[Yrityksen osoite ja verkkosivusto]

Esimerkki 2: Strategiakokous sähköpostikutsumalli

[Vastaanottajan nimi]

[Yrityksen nimi]

[Työnimike]

[Yritys osoite]

[Päivämäärä]

Otsikkorivi: Project Launch Markkinointikampanja Tapaaminen: 2

Puolesta [Yrityksen nimi], Haluaisin kutsua sinut yrityskokoukseen, joka pidetään klo [konferenssisalin nimi, rakennuksen nimi] [päivämäärä ja aika]. Kokous kestää [Kesto].

Minulla on ilo toivottaa sinut tervetulleeksi projektimme ensimmäiseen vaiheeseen keskustelemaan tulevasta ehdotuksestamme [Tiedot], ja arvostamme arvokkaita näkemyksiäsi. Tässä lyhyt yhteenveto päivän ohjelmastamme:

Esityslista 1:

Esityslista 2:

Esityslista 3:

Esityslista 4:

Koko tiimimme pitää tätä ehdotusta yhtenä tärkeimmistä. Olemme liittäneet tähän kirjeeseen asiakirjan, joka sisältää tarkempia tietoja, jotta voitte kätevästi valmistautua kokoukseen etukäteen.

Odotamme innolla keskustelua kanssanne ja sitä, mitä voimme vielä tehdä tämän ehdotuksen toimivuuden varmistamiseksi. Lähetäthän kysymyksesi tai ehdotuksesi kokousta varten ennen [Takaraja] minulle suoraan vastaamalla tähän sähköpostiin.

Hyvää päivää eteenpäin.

Kiittää teitä,

Lämpimin terveisin,

[Nimi]

[Aseman nimi]

[Yrityksen nimi]

[Yrityksen osoite ja verkkosivusto]

#2. Epävirallinen kokouskutsu sähköposti

Virallisen kokouskutsun sähköpostiviesti on yksinkertainen tapaaminen johtotason työntekijöiden tai tiimin sisäisten jäsenten kanssa. On paljon helpompi miettiä, miten kirjoittaa asianmukaisesti. Voit kirjoittaa epämuodolliseen tyyliin ystävällisellä ja iloisella sävyllä.

Epävirallisiin kokouksiin kuuluvat:

• Aivoriihi kokous
• Ongelmanratkaisukokous
• koulutus
• Sisäänkirjautumiskokous
• Ryhmän rakentamiskokous
• Kahvikeskustelut 

Esimerkki 3: Sisäänkirjautumiskokouskutsun sähköpostimalli

Aihe: Kiireellinen. [Projektin nimi] päivityksiä. [Päivämäärä]

Hyvät tiimit,

Tervehdys!

On ollut mukavaa ja hauskaa saada aikaa työskennellä kanssasi [Projektin nimi]. Jotta voimme kuitenkin jatkaa suunnitelmissamme tehokkaasti, uskon, että meidän on oikea hetki raportoida saavutetusta edistyksestä ja arvostan mahdollisuutta tavata sinut klo. [sijainti] keskustella asiasta tarkemmin osoitteessa [Päivämäärä ja aika].

Liitin myös luettelon kaikista esityslistoista, joista meidän on keskusteltava. Älä unohda laatia raporttia tehtävän suorittamisesta. Käytä tätä [Linkki] kerro minulle, selviätkö.

Lähetä minulle vahvistus mahdollisimman pian.

Lämpimin terveisin,

[Nimi]

[Työnimike]

[Yrityksen nimi]

Esimerkki 4: Team building kutsusähköpostimalli

Hyvät tiimin jäsenet,

Tällä kerrotaan, että [Osaston nimi] järjestää a Ryhmänrakennuskokous koko henkilökunnallemme jäsenet päällä [Päivämäärä ja aika]

Ammatillisen jatkokehityksen kannalta on erittäin tärkeää, että kasvamme yhdessä, ja se voi tapahtua vain, jos työskentelemme tiiminä, jotta taitojamme ja kykyjämme voidaan hyödyntää paremman suorituskyvyn saavuttamiseksi. Tästä syystä osastomme mainostaa jatkuvasti erilaisia ​​tiiminrakennusaktiviteetteja kuukausittain.

Tule mukaan tapahtumaan, jotta voimme kuunnella äänesi siitä, miten voisimme parantaa tukeasi. Niitä tulee myös muutama joukkueenrakennuspelejä, ja yritys tarjoaa kevyitä virvokkeita.

Odotamme innolla hauskoja hetkiä tässä tiiminrakennustapahtumassa, joka on järjestetty auttamaan meitä kaikkia kasvamaan. Jos koet, ettet pysty osallistumaan tähän kokoukseen, ilmoitathan siitä meille. [Koordinaattorin nimi] at [Puhelinnumero]

Ystävällisin terveisin,

[Nimi]

[Työnimike]

[Yrityksen nimi]

#3. Vieraspuhujan kutsusähköposti

Vierailevan puhujan kutsusähköpostin tulisi sisältää puhujalle olennaisia ​​tietoja tapaamisesta ja puhumismahdollisuudesta. On tärkeää, että puhuja tietää, miten hän voi osallistua tapahtumaasi ja mitä etuja hän voi saada osallistumisestasi.

Esimerkki 5: Vieraspuhujan kutsusähköpostimalli

Rakas [Kaiutin],

Toivomme, että tämä viesti löytää sinut hyvin! Pyrimme tänään tarjoamaan upean puhemahdollisuuden pohdiskeluasi varten. Pyydämme sinua ystävällisesti olemaan kunniapuhujamme [Kokouksen nimi], tapahtuma keskittyy [Kuvaus tapahtumasi tarkoituksesta ja yleisöstä]. Koko [Kokouksen nimi] tiimi on inspiroitunut saavutuksistasi ja sinusta tuntuu, että olet täydellinen asiantuntija puhuttelemaan samanhenkisten ammattilaisten yleisöä.

[Kokouksen nimi] tapahtuu vuonna [Paikka, mukaan lukien kaupunki ja osavaltio] on [Päivämäärät]. Tapahtumaamme odotetaan isännöivän noin [Arvioitu osallistujien määrä#]. Tavoitteemme on [Kokouksen tavoitteet].

Uskomme, että olet loistava puhuja ja äänesi olisi ratkaiseva lisä keskusteluun, ottaen huomioon laajan työsi [asiantuntemuksen alueella]. Voit harkita ideoidesi esittämistä enintään [Kesto] minuuttia, ja ne liittyvät alaan. [Kokouksen aihe]. Voit lähettää ehdotuksesi ennen [deadline] seuraamalla [linkkiä], jotta tiimimme voi kuunnella ideasi ja määrittää puheesi yksityiskohdat etukäteen.

Joka tapauksessa, jos et pääse osallistumaan, pyydämme sinua nöyrästi ottamaan meihin yhteyttä [linkki] kautta. Kiitos ajastasi ja huomiostasi, odotamme innolla kuulevamme sinulta myönteisen vastauksen.

Best,
[Nimi]
[Työnimike]
[Yhteystiedot]
[Yrityksen verkkosivuston osoite]

#4. Webinaarin kutsusähköposti

Nykytrendeissä yhä useammat ihmiset järjestävät verkkokokouksia, koska se säästää aikaa ja kustannuksia, erityisesti etätyöryhmille. Jos käytät kokousalustoja, käytettävissä on hyvin räätälöityjä kutsuviestejä, jotka lähetetään suoraan osallistujille ennen kokouksen alkua, kuten Zoom-kutsusähköpostipohja. Virtuaalisen webinaarin järjestämiseen voit tutustua seuraavaan esimerkkiin.

vinkkejä: Käytä avainsanoja, kuten "Onnittelut", "Pian", "Täydellinen", "Päivitä", , "Saatavilla", "Lopulta", "Suosituin", "Erikois", "Liity", "Ilmainen" jne.

Esimerkki 6: Webinaarikutsun sähköpostimalli

Aihe: Onnittelut! Sinut on kutsuttu [Webinaarin nimi]

Rakas [Ehdokasnimi],

[Yrityksen nimi] on niin iloinen voidessaan järjestää webinaarin [Webinaarin aihe] päällä [Päivämäärä] klo [Aika:], jonka tavoitteena on [[Webinaarin tarkoitukset]

Se on hyvä tilaisuus ansaita valtavia etuja kutsumiltasi asiantuntijoilta [Webinaarien aiheiden] alalla ja saada ilmaisia ​​lahjoja. Tiimimme on niin innostunut läsnäolostasi.

Huomautus: Tämä webinaari on rajoitettu [Henkilöiden määrä]. Tallenna paikkasi rekisteröitymällä [Linkki] ja jaa se ystävillesi. 

Toivottavasti nähdään siellä!

Hyvää päivän jatkoa,

[Sinun nimesi]

[allekirjoitus]

Bottom Line

Onneksi Internetissä on monia saatavilla olevia yrityskokouskutsumalleja, joita voit muokata ja lähettää osallistujille sekunneissa. Älä unohda tallentaa joitakin pilviisi, jotta voit valmistella sähköpostisi täydellisellä kirjoituksella, varsinkin kiireellisissä tapauksissa.

Oletetaan, että etsit myös muita ratkaisuja yrityksellesi. Siinä tapauksessa, voit huomata, että AhaSlides on hyvä esitystyökalu, jolla on monia upeita ominaisuuksia webinaaritapahtumien, tiiminrakennustoimintojen, konferenssien ja muun tukemiseen.

Usein kysytyt kysymykset

viite: Todellakin | Sherpany