Jopa kurinalaisimmat yritykset siellä voivat joskus tuntea projektinsa harhautuvan. Useimmiten ongelma on yksi valmistelu. Ratkaisu? Hyvin jäsennelty ja täysin vuorovaikutteinen projektin aloituskokous!
Enemmän kuin pelkkä pomppu ja seremonia, hyvin toteutettu aloituskokous voi todella saada jotain kaunista oikealla jalalla. Tässä on 8 vaihetta projektin aloituskokouksen pitämiseen, joka lisää jännitystä ja saa aikaan jokainen samalla sivulla.
Aloitusaika!
Muistettavat kokousvinkit
Sinulla on oltava aloituskokouksen esityslista etukäteen. Varhaisen projektin aloitussähköpostin lähettäminen on erittäin tärkeää! Joten katsotaan muutama aloituskokouksen esityslistanäyte!
Aloitusistunnon tulee olla lyhyt ja ytimekäs, ja siinä on paljon pelejä ja aktiviteetteja, sillä silloin AhaSlides on erittäin kätevä! Katso lisää vinkkejä meiltä alla:
Aloita keskustelu.
Hanki arvokasta palautetta tiimiltäsi ja asiakkailtasi projektin aloituskokouksen aikana. Käytä suoraa äänestystä, kysymyksiä ja vastauksia sekä ideoiden vaihtotyökaluja tämän ilmaisen mallin avulla!
🚀 Katso malli
Mikä on projektin aloituskokous?
Kuten tinalla sanotaan, projektin aloituskokous on kokous, jossa aloitat projektisi.
Yleensä projektin aloituskokous on ensimmäinen tapaaminen projektin tilaaneen asiakkaan ja sen toteuttavan yrityksen välillä. Molemmat osapuolet istuvat yhdessä ja keskustelevat hankkeen perusteista, tarkoituksesta, tavoitteista ja miten se vie ideasta toteutukseen.
Yleisesti ottaen niitä on 2-tyypit aloituskokouksista kannattaa olla tietoinen:
- Ulkoisen projektin aloitus - Kehitystiimi istuu jonkun kanssa ulkopuolella yritys, kuten asiakas tai sidosryhmä, keskustelee yhteistyöprojektin suunnitelmasta.
- Sisäinen PKM - Joukkue kaupungista sisällä yhtiö istuu yhdessä ja keskustelee uuden sisäisen projektin suunnitelmasta.
Vaikka molemmilla näistä tyypeistä voi olla erilaisia tuloksia, menettelytapa on melkein sama. Siellä on pohjimmiltaan ei osaa ulkoisen projektin aloitus, joka ei ole osa sisäistä projektin aloitusta - ainoa ero on se, kenelle pidät sitä.
Lisää sitoutumista kokoontumisiisi
Miksi Project Kickoff -kokoukset ovat niin tärkeitä?
Kickoff Meetingin tarkoituksen tulee olla äänekäs ja selkeä! Saattaa tuntua riittävän yksinkertaiselta käynnistää projekti vain antamalla joukko tehtäviä oikeille ihmisille, etenkin nykypäivän Kanban-lautakuntien pakkomielle työpaikalla. Tämä voi kuitenkin johtaa siihen, että joukkueet eksyvät jatkuvasti.
Muista, vain koska olet sama lauta ei tarkoita, että olet sama sivu.
Sen ytimessä projektin aloituskokous on rehellinen ja avoin Vuoropuhelu asiakkaan ja tiimin välillä. Sen emme sarjan ilmoituksia siitä, miten projekti toimii, mutta a keskustelu suunnitelmista, odotuksista ja tavoitteista, jotka saavutettiin hillitsemättömällä keskustelulla.
Tässä on joitain etuja projektin aloituskokouksen järjestämisestä:
- Se saa kaikki valmis - "Anna minulle kuusi tuntia kaataa puu ja vietän ensimmäiset neljä kirveen teroittamiseen". Jos Abraham Lincoln oli tänään elossa, voit olla varma, että hän viettää ensimmäiset 4 kuudesta projektitunnista projektin aloitusistunnossa. Tämä johtuu siitä, että nämä kokoukset sisältävät kaikki tarvittavat vaiheet minkä tahansa projektin saamiseksi oikealla jalalla.
- Se liittyy kaikki keskeiset toimijat - Kickoff-kokoukset voidaan aloittaa vain, jos kaikki ovat läsnä: johtajat, tiiminvetäjät, asiakkaat ja kaikki muut, joilla on osuutta projektissa. On niin helppo kadottaa, kuka on vastuulla, ilman aloituskokouksen selkeyttä selvittääksesi kaiken.
- Se on avoin ja yhteistyöhön perustuva – Kuten sanoimme, hankkeen aloituskokoukset ovat keskustelua. Parhaat osallistuvat kaikki osallistujia ja tuoda parhaat ideat kaikille.
Lisää sitoutumista kokoontumisiisi
8 vaihetta Kickass-projektin aloituskokoukseen
Joten mitä tarkalleen sisältyy projektin aloituskokouksen asialistalle? Olemme supistaneet sen alla oleviin kahdeksaan vaiheeseen, mutta muista aina, että siinä on ei määritettyä valikkoa tämän tyyppiselle kokoukselle.
Käytä näitä 8 vaihetta oppaana, mutta älä koskaan unohda, että lopullinen asialista on sinä!
Vaihe 1 - Johdanto ja jäänmurtajat
Luonnollisesti ainoa tapa aloittaa aloituskokous on saada osallistujat tutustumaan toisiinsa. Riippumatta projektisi pituudesta tai laajuudesta, asiakkaiden ja tiimin jäsenten on oltava etunimissä keskenään, ennen kuin he voivat työskennellä tehokkaasti yhdessä.
Vaikka yksinkertainen "kierrä pöydän ympäri" -tyyppinen esittely riittää saamaan ihmiset tuntemaan nimet, jäänmurtaja voi lisätä uuden kerroksen persoonallisuus ja keventää tunnelmaa ennen projektin aloitusta.
Kokeile tätä: Pyöräytä Wheel 🎡
Asettele joitain yksinkertaisia esittelyaiheita a kiekkoa, pyydä jokaista tiimin jäsentä pyörittämään sitä ja vastaamaan mihin tahansa aiheeseen, johon pyörä osuu. Hauskoja kysymyksiä suositellaan, mutta muista pitää ne enemmän tai vähemmän ammattimaisesti!
Haluatko lisää tällaista? 💡 Meillä on 10 jäänmurtajaa jokaiseen tapaamiseen Juuri täällä.
Vaihe # 2 - Projektin tausta
Kun muodollisuudet ja juhlat ovat poissa tieltä, on aika aloittaa kivikylmä bisnes. Kokouksen käynnistäminen onnistuneesti edellyttää, että aloituskokouksen esityslista on selkeä!
Kuten kaikki hienot tarinat tekevät, on parasta aloittaa alusta. Esittele kaikki kirjeenvaihdot sinun ja asiakkaidesi kanssa, jotta kaikki projektiin osallistuvat voivat täysin selvittää, mitä tähän mennessä on tapahtunut.
Nämä voivat olla kuvakaappauksia sähköposteista, teksteistä, pöytäkirjoista aiemmista kokouksista tai resursseista, jotka lisäävät kaikenlaista kontekstia yrityksellesi ja asiakkaallesi. Tee jokaiselle helppo visualisoida tekemällä aikajanaa.
Vaihe # 3 - Projektin kysyntä
Kirjeenvaihtotaustan lisäksi haluat sukeltaa syvälle osaksi miksi tämä projekti aloitetaan ensinnäkin.
Tämä on ratkaiseva askel, koska se antaa selkeän yleiskuvan projektin ratkaisemista kipupisteistä, mikä sekä tiimien että asiakkaiden on pidettävä mielensä eturintamassa koko ajan.
Protip 👊
Tällaiset vaiheet ovat kypsät keskusteluun. Kysy asiakkailtasi ja tiimisi esittämään ajatuksensa siitä, miksi heidän mielestään tämä projekti oli haaveiltu.
Jos mahdollista, yritä aina kanavoida asiakkaan ääni tässä osiossa. Tee yhteistyötä asiakkaan kanssa löytääksesi todellisia esimerkkejä kuluttajista, jotka mainitsevat kipupisteitä, joita projektisi yrittää korjata. Heidän mielipiteidensä pitäisi vaikuttaa siihen, miten tiimisi suhtautuu projektiin.
Vaihe # 4 - Projektin tavoitteet
Joten olet tutkinut Ohi projektin, nyt on aika tarkastella tulevaisuutta.
Suorat tavoitteet ja selkeä määritelmä projektin onnistumisesta auttavat tiimiäsi työskentelemään sen eteen. Paitsi, se osoittaa asiakkaallesi, että olet tosissasi työstä ja sinulla on yhtä korkeat panokset sen menossa.
Kysy aloituskokouksen osallistujilta 'miltä menestys näyttää?' Onko enemmän asiakkaita? Lisää arvosteluja? Parempi asiakastyytyväisyysaste?
Tavoitteesta riippumatta sen pitäisi olla aina…
- Saavutettava - Älä venytä itseäsi liikaa. Tunne rajat ja keksi itsellesi tavoite todella on mahdollisuus saavuttaa.
- Mitattavissa oleva - Ehdottaa tavoitettasi datalla. Tavoita tietty numero ja seuraa edistymistäsi kohti sitä.
- ajastettu - Anna itsellesi lopetuspäivä. Tee kaikki voitavasi tavoitteidesi saavuttamiseksi ennen kyseistä määräaikaa.
Vaihe 5 - Työselonteko
"Lihan" asettaminen "aloitusistuntoon", Statement of Work (SoW) on mittava mittasukellus projektin yksityiskohtiin ja siihen, miten se toteutetaan. Se on päälaskutus aloituskokouksen asialistalla, ja siihen pitäisi kiinnittää suurin osa huomiosi.
Katso tämä infografiikka siitä, mitä sisällytetään työilmoitukseen:
Muista, että työilmoitus ei ole yhtä paljon keskustelua kuin muu projektin aloituskokouksen esityslista. Tämä on oikea aika, jolloin projekti johtaa yksinkertaisesti laadi toimintasuunnitelma tulevaa projektia varten, tallenna sitten keskustelu kokouksen seuraava kohta.
Aivan kuten muu aloituskokous, työsi on erittäin vaihteleva. Työselonteosi yksityiskohdat riippuvat aina projektin monimutkaisuudesta, ryhmän koosta, mukana olevista osista jne.
Haluatko tietää enemmän? 💡 Katso tämä kattava artikkeli työilmoituksen laatimisesta.
Vaihe # 6 - Q & A-osio
Vaikka saatat tuntea olevasi pakko jättää Q & A-osasi loppuun asti, suosittelemme sen pitämistä heti työilmoituksen jälkeen.
Tällainen raikas segmentti herättää varmasti kysymyksiä sekä asiakkaalta että tiimiltäsi. Kun suurin osa kokouksesta on niin tuore kaikkien mielessä, on parasta lyödä, kun rauta on kuuma.
Interaktiivisen esitysohjelmiston käyttäminen kysymysten ja vastausten isännöimiseksi voi auttaa pitämään kaiken sujuvasti sujuvana, varsinkin jos projektisi aloitusistunnossa on suuri läsnäololuku….
- Se on järjestetty - Kysymykset on järjestetty suosion (yläneiden kautta) tai ajan mukaan ja ne voidaan merkitä vastauksiksi tai kiinnittää alkuun.
- Se on Valvottu - Kysymykset voidaan hyväksyä ja hylätä ennen kuin ne näytetään ruudulla.
- Se on anonyymi - Kysymykset voidaan lähettää nimettömästi, mikä tarkoittaa, että kaikilla on ääni.
Vaihe # 7 - Mahdolliset ongelmat
Kuten sanoimme aiemmin, projektin aloituskokous on mahdollisimman avoin ja rehellinen. Se miten rakennat luottamuksen tunne kanssa asiakkaasi kanssa get-go.
Tätä varten on parasta keskustella mahdollisista ongelmista, joita projektilla saattaa olla matkan varrella. Kukaan ei pyydä sinua ennustamaan tulevaisuutta täällä, vain keksimään alustava luettelo esteistä, joihin saatat törmätä.
Kun sinä, tiimisi ja asiakkaasi lähestyt tätä projektia eri panoksilla, on ihanteellinen saada jokainen mukana mahdollisessa ongelmakeskustelussa.
Vaihe # 8 - Sisäänkirjautuminen
Säännöllinen sisäänkirjautuminen asiakkaan kanssa on toinen tapa vahvistaa luottamusta molempien osapuolten välillä. Projektin aloituskokouksessa sinulla on muutama kysymys, joista on syytä keskustella mitä, milloin, kuka ja miten nämä sisäänkirjautumiset tapahtuvat.
Sisäänkirjautuminen on melko hieno tasapainotus läpinäkyvyys ja vaivaa. Vaikka on mukavaa olla mahdollisimman avoin ja läpinäkyvä, sinun on hallittava tämä siinä laajuudessa kuin käytettävissäsi olet be avoin ja avoin.
Varmista, että sinulla on vastauksia näihin kysymyksiin ennen kokouksen loppua:
- Mitä? - Kuinka tarkalleen asiakas tarvitsee päivityksen? Pitääkö heidän tietää edistyksen jokaisesta pienestä yksityiskohdasta, vai onko sillä merkitystä vain suurilla merkkeillä?
- Milloin? - Kuinka usein tiimisi tulisi päivittää asiakasta? Pitäisikö heidän välittää päivittäin tekemänsä tehtävät vai tiivistääkö he onnistumisensa viikon lopussa?
- Kuka? - Mikä tiimin jäsen on se, joka on yhteydessä asiakkaaseen? Onko jokaisessa tiimissä jokaisessa vaiheessa jäsen vai vain yksi yksittäinen kirjeenvaihtaja koko projektin ajan?
- Miten? - Millä tavalla asiakas ja kirjeenvaihtaja pitävät yhteyttä? Säännöllinen videopuhelu, sähköposti vai jatkuvasti päivitettävä live-asiakirja?
Kuten useimpien projektien aloituskokouksen esityslistalla olevien asioiden kohdalla, on parasta keskustella avoimessa tilassa. Suurelle tiimille ja suurelle asiakasryhmälle saatat olla helpompaa tehdä live kysely parhaan mahdollisen sisäänkirjautumiskaavan luomiseksi.
Haluatko tietää enemmän? 💡 Katso joitain parhaat käytännöt asiakkaiden kanssa kirjautumiseen.
Tee kysely tehokkaasti AhaSlidesin avulla
Projektin aloituskokouksen esityslistamalli
Kun asiantuntevasti suunniteltu aloituskokous odottaa vain puhaltaa mieltä kokoushuoneessa, viimeinen kosketus voi olla hieman vuorovaikutus tuoda kaikki yhteen.
Tiesitkö sen vain 29% yrityksistä tuntea olevansa yhteydessä asiakkaisiinsa (Gallup)? Irtautuminen on epidemia B2B-tasolla, ja se voi jättää aloituskokoukset tuntumaan tasaiseksi, inspiroimattomalta prosessilta muodollisuuksien kautta.
Asiakkaiden ja tiimien sitouttaminen interaktiivisten dioiden avulla voi todella lisätä osallistumista ja lisätä huomiota.
AhaSlidesilla on työkalujen arsenaali mukaan lukien live -kyselyt, kysymykset ja vastaukset sekä aivoriihi -dioja ja jopa live -tietokilpailut ja pelejä sytytäksesi projektisi oikealla tavalla.
Napsauta alla olevaa nappaa ilmainen, lataamaton malli aloituskokouksellesi. Muuta mitä haluat ja esitä se ilmaiseksi!
Napsauta alla ja luo ilmainen AhaSlides-tili ja ala luoda omia kiinnostavia kokouksia vuorovaikutteisuuden avulla!
