11 étapes pour organiser une réunion de gestion stratégique réussie

A réunion de direction stratégique est l'une des meilleures méthodes qui aident les équipes performantes à revoir et à améliorer la qualité du travail ainsi que la productivité afin de créer les meilleurs résultats pour l'entreprise. Cet article vous donnera tout ce que vous devez savoir sur une réunion de gestion stratégique et comment ouvrir une réunion efficacement. 

Table des matières

• #1 - Qu'est-ce qu'une réunion de gestion stratégique ?
• #2 - Les avantages d'une réunion de gestion stratégique
• #3 – Qui devrait assister à une réunion de gestion stratégique ? 
• #4 – Comment organiser une réunion de gestion stratégique efficace (plan SMM)

Qu'est-ce qu'une réunion de gestion stratégique ?

Gestion des réunions stratégiques (SMM) est un modèle de gestion qui se concentre sur la stratégie globale d'une entreprise, qui comprend la gestion des processus, le budget, la qualité, les normes et les fournisseurs pour évaluer l'efficacité du travail et les performances commerciales.

Cette réunion peut avoir lieu tous les trimestres et peut nécessiter des données collectées lors d'une réunion de stratégie marketing, d'une réunion de stratégie commerciale ou d'une réunion de stratégie commerciale.

En bref, le but des réunions stratégiques est de découvrir comment utiliser le plus efficacement possible les ressources d'une entreprise pour atteindre des buts et des objectifs spécifiques.

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Les avantages d’une réunion de gestion stratégique

Une réunion de gestion stratégique aide non seulement les participants à être plus proactifs dans leur travail en arrivant à l'heure et en préparant les documents et les questions à poser lors de la planification stratégique, mais apporte également 5 avantages comme suit :

Réduire les coûts

De nombreuses organisations sont passées au cadre de réunion de gestion stratégique. Le plan SMM aide désormais les entreprises à utiliser des outils et services peu coûteux (voire gratuits) pour analyser les données entre les réunions afin de voir ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et ce qui peut bien fonctionner. 

Cela permet de dépenser, d’allouer et d’investir les ressources aussi judicieusement et efficacement que possible.

Économisez du temps et de l'énergie

Planifier des réunions efficaces permet aux départements ou aux participants de comprendre le but de la discussion stratégique et ce dont ils ont besoin pour se préparer et contribuer.

Par exemple, quels documents ils apporteront, quels chiffres présenter, et quelles tâches ou solutions à dessiner après la réunion.

Décomposer les tâches pour préparer la réunion permet d'économiser beaucoup de temps et d'efforts en évitant de divaguer ou de devenir une critique de la faute de qui mais en oubliant le but de la réunion.

Augmenter le pouvoir de négociation

Lors de la réunion, les disputes ou désaccords ne seront pas évités. Cependant, cela renforce le pouvoir de négociation des membres de l'équipe en devant discuter et trouver la meilleure solution pour résoudre les problèmes des clients et des entreprises. Vous pourriez être surpris de trouver un excellent négociateur dans votre équipe !

Gérer les risques 

Personne ne veut assister à une réunion qui sera annulée à mi-chemin parce qu'il n'y a pas de données ou de résolution de problèmes.

Par conséquent, une réunion de suivi signifie que tout le monde doit planifier, collecter et fournir les données des réunions précédentes, analyser ces données et contribuer à traduire cette analyse en prochaines étapes concrètes. Ces activités garantissent une meilleure gestion des risques. Ou même rendre la réunion plus productive ou plus axée sur les objectifs que la précédente. 

Gardez un œil attentif sur les budgets et les ressources

La tenue de réunions d'équipe efficaces sera en mesure de surveiller et d'ajuster les ressources et de prendre des décisions budgétaires éclairées. Les réunions d'examen de la stratégie aideront à mettre en évidence les départements ou les programmes qui pourraient avoir besoin de financement supplémentaire pour réussir. Ils sont également un bon endroit pour voir si vous avez besoin d'augmenter/diminuer votre budget ou vos effectifs.

Qui devrait assister à une réunion de gestion stratégique ? 

Les personnes tenues de comparaître à la réunion seront les plus hauts gradés, tels que le PDG (directeur général, directeur exécutif, directeur municipal, etc.) et le responsable direct du projet.

Les acteurs clés doivent avoir leur mot à dire dans la planification, mais tout le monde n'est pas littéralement à la table.

Trop de personnes dans la pièce peuvent entraîner du stress, du chaos et de la confusion. Si vous avez plusieurs personnes qui souhaitent être impliquées dans ce processus, incluez-les d'une manière telle que Recueillir les opinions des employés par le biais d'enquêtes et charger quelqu'un lors de la réunion pour s'assurer que ces données parviennent à la table et sont considérées comme faisant partie du processus.

Comment organiser une réunion de gestion stratégique efficace (plan SMM) 

Veiller à ce que vos réunions de gestion stratégique soient engageantes et productives commence par une bonne planification. Avec ces étapes

Préparation de la réunion

N'oubliez pas de suivre ces directives pour planifier une réunion en 4 étapes :

• Planifier une heure et collecter les données/rapports nécessaires

Planifiez et assurez-vous d'inviter tous les dirigeants et employés clés qui doivent assister à cette réunion. Assurez-vous que les personnes présentes dans la salle sont des personnes qui peuvent participer activement à la réunion.

Dans le même temps, collectez les données et les rapports nécessaires, mettez à jour les indicateurs d'état et même les questions auxquelles il faudra répondre lors de la réunion. Assurez-vous que les soumissions ne sont pas trop proches de la date de la réunion afin que chacun puisse consulter les données les plus récentes et rédiger une analyse sur les tendances ou les problèmes émergents.

• Modèle d'ordre du jour du plan

Un ordre du jour vous aide, vous et les participants, à rester sur la bonne voie. Les idées d'ordre du jour de la réunion assureront des réponses aux questions :

• Pourquoi avons-nous cette réunion ?
• Que devons-nous accomplir lorsque la réunion est terminée ?
• Quelles sont les prochaines étapes à suivre ?

Rappelez-vous qu'un L'ordre du jour de la réunion de gestion stratégique peut ressembler à un examen des objectifs, des mesures et des initiatives, à la validation de la stratégie et à la poursuite de l'orientation et des projets stratégiques actuels.

Voici un exemple d'ordre du jour :

1. 9.00h9.30 - XNUMXhXNUMX : Aperçu de l'objet de la réunion
2. 9.30h11.00 - XNUMXhXNUMX : Réévaluer l'ensemble du processus
3. 1.00h3.00 - XNUMXhXNUMX : mises à jour des départements et des dirigeants
4. 3.00h4.00 - XNUMXhXNUMX : Questions en suspens
5. 4.00h5.00 - XNUMXhXNUMX : Solutions proposées
6. 5.00h6.00 - XNUMXhXNUMX : Plan d'actions
7. 6.00h6.30 - XNUMXhXNUMX : Séance QnA
8. 6.30h7.00 - XNUMXhXNUMX : Récapitulatif

• Définir les règles de base

Vous pouvez définir des règles pour que tout le monde se prépare avant la réunion.

Par exemple, s'ils ne peuvent pas y assister, ils doivent envoyer un assistant à la place. 

Ou les participants doivent garder l'ordre, respecter l'orateur, ne pas interrompre (etc.)

• Mensuel Réunions à mains nues

Comme mentionné ci-dessus, une conférence de gestion stratégique est un grand événement, généralement organisé tous les trimestres. Donc, si vous voulez que votre personnel se familiarise avec cette pratique et soit aussi préparé que possible. Vous devez passer en revue la réunion et organiser des réunions mensuelles pour informer le personnel de toute nouvelle annonce ne pouvant pas être envoyée par e-mail, définir les objectifs de l'entreprise et suivre les progrès vers ceux existants.

• Réaliser la réunion de lancement du projet

Si une réunion générale peut aider le personnel à se familiariser et à préparer les données pour la gestion stratégique puis une réunion de lancement de projet est la première rencontre entre le client qui a commandé un projet et l'entreprise qui va le concrétiser. Cette réunion n'aura besoin que d'acteurs clés pour discuter des fondements du projet, de sa finalité et de ses objectifs.

La réunion

• Définir le but de la réunion et les résultats souhaités

Une réunion de planification stratégique peut complètement mal tourner si elle se déroule sans donner à chacun des objectifs définis et des résultats exigeants. C'est pourquoi la première étape consiste à définir un objectif clair et tangible pour la réunion.

Quelques exemples d'objectifs clairs :

• Une stratégie sur les réseaux sociaux pour toucher un public plus jeune. 
• Un plan pour développer un nouveau produit, une nouvelle fonctionnalité.

Vous pouvez également définir des sujets de réunion de gestion stratégique spécifiques dans le cadre de vos objectifs, tels que la croissance de l'entreprise au second semestre.

Soyez aussi précis que possible avec votre objectif. De cette façon, il est plus facile pour tout le monde de continuer à travailler et de prendre les bonnes décisions.

• Briser la glace 

Avec le changement dans la façon de travailler après deux ans de pandémie, les entreprises doivent toujours être prêtes avec des réunions virtuelles et des réunions traditionnelles combinées. Les personnes qui communiquent via des écrans d'ordinateur pendant que d'autres sont assis au bureau rendront parfois vos collègues moins excités et déconnectés.

Par conséquent, vous avez besoin d'un réunion d'équipe avec des brise-glaces et des activités de liaison au début de la réunion pour réchauffer l'atmosphère.

• Rendre la réunion interactive

Pour que votre équipe s'investisse pleinement dans la session de stratégie, il faut favoriser une véritable interactivité. Plutôt que des présentations autonomes, essayez de vous diviser en petits groupes où différents départements peuvent réfléchir à des solutions aux obstacles récents.

Attribuez à chaque groupe un défi auquel votre entreprise est confrontée. Ensuite, laissez libre cours à leur créativité - que ce soit à travers jeux de consolidation d'équipe, sondages rapides ou questions de discussion réfléchies. Ce partage de points de vue dans un format moins stressant peut susciter des idées inattendues.

Lors de la reprise, demandez des commentaires structurés mais ouverts à chaque groupe. Rappelez à tous qu’il n’y a pas de « mauvaises » idées à ce stade. Votre objectif est de comprendre toutes les perspectives pour finalement surmonter les obstacles ensemble.

• Identifier les défis potentiels

Que se passe-t-il si la réunion dépasse le temps imparti ? Que se passe-t-il si l'équipe de direction doit s'absenter pour faire face à d'autres problèmes inattendus ? Si tout le monde est occupé à blâmer les autres et à ne pas obtenir les résultats souhaités ?

Merci de lister tous les risques possibles avec des solutions pour bien se préparer !

Par exemple, envisagez d'utiliser un compte à rebours pour des points de l'ordre du jour ou des présentations spécifiques. 

• Utiliser les outils en ligne 

L'utilisation d'images et d'outils est aujourd'hui indispensable dans une réunion si vous souhaitez communiquer des idées facilement et rapidement. Les rapports et les statistiques seront également présentés visuellement et sont faciles à comprendre grâce à ces outils. Il encourage également les gens à donner leur avis et vous aide à prendre des décisions rapides en obtenant des commentaires en temps réel. Vous pouvez trouver des outils gratuits et des fournisseurs de modèles comme AhaSlide, Miro et Google Slide.

Par exemple, utilisez Présentations interactives et des outils tels que des sondages et des enquêtes pour générer des idées créatives et les afficher en temps réel.

• Conclusion avec le format de l'assemblée publique 

Terminons la réunion par une séance de questions-réponses à Tpropre format de réunion en salle.

Les participants peuvent poser les questions qu’ils souhaitent et obtenir des réponses instantanées de la part des dirigeants. Cela prouve que les dirigeants ne sont pas seulement des décideurs anonymes, mais aussi des penseurs réfléchis qui non seulement accordent la priorité aux intérêts de l'entreprise, mais pensent également à ceux de leurs employés.

• Conseils pour faciliter une réunion de gestion stratégique

En plus des étapes ci-dessus, voici quelques petites notes pour vous aider à mieux organiser une séance de planification stratégique :

• Assurez-vous que tout le monde participe à la discussion.
• Assurez-vous que tout le monde écoute activement.
• Assurez-vous que chacun applique ses compétences en matière de travail d'équipe.
• Efforcez-vous de réduire le moins possible les options.
• N'ayez pas peur de demander un vote pour connaître le niveau d'opinion et de consensus.
• Sois créatif! La planification stratégique est un moment pour explorer la créativité et voir les réactions et les solutions aux situations de toute l'équipe.

En résumé

Pour mener à bien une réunion de gestion stratégique. Vous devez bien préparer chaque étape des personnes, des documents, des données et des outils. Fournissez un ordre du jour et respectez-le afin que les participants sachent ce qu'ils vont faire et quelles tâches seront confiées. 

AhaSlide espère fournir toutes les réponses à vos questions sur la façon de diriger une session de planification stratégique. J'espère que vous apprécierez les conseils et les techniques d'assistance décrits dans cet article pour que les réunions de gestion stratégique et les activités de groupe restent actives et productives, que ce soit hors ligne ou en ligne.

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