Meeting Invitation Email | Bêste tips, foarbylden en sjabloanen (100% fergees)

Wat is in goed gearkomste útnoeging email foarbyld?

Gearkomsten kinne in essinsjeel elemint wêze fan teameffektiviteit, koördinaasje en ienheid. In protte bedriuwen hostje op syn minst ien kear yn 'e wike in gearkomste, it kin in ynformele gearkomste wêze om gewoan in djip petear te hawwen mei har meiwurkers of in mear formele gearkomste fan' e direksje om it takomstplan fan in bedriuw en it jierferslach fan it jier te besprekken. It is ferplichte foar bestjoerders of lieders om útnoegingsbrieven foar gearkomsten te stjoeren nei de dielnimmers as gasten.

In gearkomste útnoeging is wichtich foar it útfieren fan offisjele gearkomsten effektyf en soepel. D'r binne genôch manieren om útnoegings foar gearkomsten te ferstjoeren. Yn dit artikel rjochtsje wy ús op omgean mei gearkomste útnoegings e-mails, de meast handige en populêre metoade om minsken út te noegjen om mei te dwaan oan jo gearkomsten.

Table of Contents

• Wat is e-post foar útnoegings foar gearkomsten?
• Wêrom is e-post foar útnoegings foar gearkomsten wichtich?
• Skriuw e-post foar útnoeging foar gearkomste stap foar stap
• Soarten e-post útnoegings foar gearkomsten en foarbylden
• The Bottom Line

Quick Meeting Templates mei AhaSlides

• Gearkomsten yn Business
• Gearkomste minuten
• Stand Up Meeting

Wat is e-post foar útnoegings foar gearkomsten?

In wichtich ûnderdiel fan saaklike aktiviteiten, in e-post foar útnoeging foar gearkomsten is in skriftlik berjocht mei in demonstraasje fan it doel fan 'e gearkomste en in fersyk foar minsken om mei te dwaan oan' e gearkomste nei de spesifike datum en lokaasje, plus mear detaillearre taheaksels as jo hawwe. It kin skreaun wurde yn formele of ynformele stilen ôfhinklik fan 'e skaaimerken fan' e gearkomsten. Se moatte wurde skreaun yn in passende toan en styl om te foldwaan oan saaklike e-post etikette.

Ferwarje lykwols in e-post foar útnoegings foar gearkomsten net mei in e-post foar gearkomstefersyk. It wichtichste ferskil tusken dizze e-mails is dat in e-post foar gearkomstefersyk is it doel om in ôfspraak yn te stellen mei immen, wylst in e-post foar útnoeging fan 'e gearkomste fan doel is om jo út te noegjen foar in gearkomste op oankundige datums en lokaasje

Wêrom is e-post foar útnoegings foar gearkomsten wichtich?

It brûken fan e-postútnoegings bringt in protte foardielen. De foardielen fan e-postútnoegings wurde hjirûnder neamd:

• It ferbynt direkt mei kalinders. As ûntfangers in útnoeging akseptearje, wurdt it werom tafoege oan har saaklike kalinder en jo krije in herinnering itselde as oare eveneminten opmurken yn 'e kalinder.
• It is handich en fluch. Jo ûntfangers kinne de e-post direkt berikke nei't jo op 'e ferstjoerknop hawwe drukke. As it direkt nei de ûntfanger giet, as it e-postadres ferkeard is, kinne jo de oankundiging direkt krije en gau foar fierdere oplossingen gean.
• It is tiidbesparend. Jo kinne groep e-mails stjoere mei tûzenen e-adressen tagelyk.
• It is kostenbesparend. Jo hoege gjin budzjet te besteegjen foar ferstjoeren.
• It kin direkt wurde generearre fan jo foarkar webinarplatfoarm. Utsein as jo in face-to-face gearkomste hawwe, sil jo earste kar wierskynlik Zoom wêze, Microsoft Teams, of wat lykweardich. As RSVP wurdt befêstige, wurde alle keppelings en tiidframes syngronisearre fia e-post, sadat de dielnimmer betizing mei oare eveneminten kin foarkomme.

It is in feit dat miljarden e-mails alle dagen ferstjoerd wurde en in protte fan harren binne spam. As elkenien op syn minst ien e-post brûkt om wichtige berjochten út te wikseljen foar wurk, oankeapen, gearkomsten, en mear. Om't jo lykwols tonnen e-postberjochten per dei moatte lêze, is it net ferrassend dat jo soms it fenomeen "e-mailwurgens" tsjinkomme. Sa kin it leverjen fan in goede útnoegings-e-post unnedich misbegryp of ûnwittendheid fan ûntfangers foarkomme.

Skriuw stap foar stap in e-post foar útnoeging foar gearkomsten

In goede e-post foar útnoeging foar gearkomsten is essensjeel en, as in regel, it beynfloedet in e-post levering taryf.

D'r binne etiketten en prinsipes dy't elkenien moat folgje om in e-post foar útnoegings foar saaklike gearkomsten te foltôgjen as respekt foar de ûntfangers. Jo kinne leare hoe't jo in standert e-post foar útnoegings foar gearkomsten skriuwe folgje dizze stappen:

Stap 1: Skriuw in sterke ûnderwerpline

It is in feit dat 47% fan e-postûntfangers lêze fia e-mails dy't in dúdlike en beknopte ûnderwerpline hawwe. De earste yndruk is wichtich. Dit kin derfoar soargje dat ûntfangers in gefoel fan urginsje as belang fiele, dy't liede ta in hegere iepen taryf.

• Koart, rjochte. Wês feitlik, net enigmatysk.
• Jo kinne freegje om befêstiging fan oanwêzichheid yn 'e ûnderwerpline as teken fan urginsje.
• Of foegje in sentiminttoan ta lykas belang net ferjitte, urginsje, ...
• Tiid tafoegje as jo it tiidgefoelige probleem beklamje wolle 

Bygelyks: "Meeting 4/12: Project brainstorm-sesje" of "Belangryk. Please RSVP: New Product Strategy meeting 10/6"

Stap 2: Begjin mei in rappe yntroduksje

Yn 'e earste rigel is it in goed idee om in koarte te meitsjen fan wa't jo binne, wat jo posysje is yn 'e organisaasje en wêrom't jo nei har berikke. Dan kinne jo direkt it doel fan 'e gearkomste sjen litte. In protte minsken meitsje de flater om in vague doel fan 'e gearkomste te leverjen, om't se derfan útnimme dat dielnimmers dêrfan witte moatte.

• Meitsje jo ynlieding oannimlik of relatearre oan it wurk
• Tink de dielnimmers oan as se alle taken moatte ôfmeitsje of wat mei har nei de gearkomste bringe moatte.

Bygelyks Hallo teamlid, ik sjoch út nei jo te sjen by de lansearring fan nije produkten kommende moandei.

Stap 3: Diel tiid en lokaasje

Jo moatte de krekte tiid fan 'e gearkomste opnimme. Jo moatte har ek fertelle hoe en wêr't de gearkomste plakfynt, persoanlik as online, en biede rjochtlinen as platfoarmkeppelings yn gefal se se nedich binne.

• Foegje de tiidsône ta as meiwurkers yn ferskate gebieten fan 'e wrâld wurkje
• Neam in rûsde doer fan 'e gearkomste
• By it ynstruearjen fan oanwizings, wês dan sa detaillearre mooglik of taheakke in kaartrjochtline

Bygelyks: Doch mei oan freed 6 oktober om 1 oere yn gearkomsteseal 00, op de twadde ferdjipping yn it administraasjegebou.

Stap 4: Skizze de gearkomsteaginda

Cover wichtige doelen of foarstelde gearkomste aginda. Neam de details net. Jo kinne gewoan it ûnderwerp en de tiidline oanjaan. Foar formele gearkomsten kinne jo in detaillearre dokumint taheakje. Dit is benammen nuttich om oanwêzigen te helpen foarôf te meitsjen.

Bygelyks, kinne jo begjinne mei: Wy binne fan plan om te besprekken..../ Wy wolle guon fan 'e problemen oanpakke Of as de folgjende tiidline:

• 8:00-9:30: Ynlieding ta it projekt
• 9:30-11:30: Presintaasjes fan Howard (IT), Nour (marketing), en Charlotte (ferkeap)

Stap 5: Freegje om in RSVP

It fereaskje in RSVP kin helpe om in antwurd fan jo ûntfangers te befêstigjen. Om ambivalinsje foar te kommen, moatte in foarkarreaksje en tiidlimyt foar oanwêzigen om jo te ynformearjen oer har oanwêzigens of ôfwêzigens yn jo e-post opnommen wurde. Dêrmei, as jo har RSVP net krigen hawwe op it stuit dat jo regelje, kinne jo rappe ferfolchaksjes dwaan.

Bygelyks: RSVP asjebleaft foar [datum] nei [e-postadres of telefoannûmer]

Stap 6: Foegje in profesjonele e-posthantekening en branding ta

In hântekening foar saaklike e-post moat kombinearje fan folsleine namme, de titel fan 'e posysje, de bedriuwsnamme, kontaktynformaasje, persoanlike websiden en oare hyperkeppele adressen.

Jo kinne jo hantekening maklik oanpasse mei gmail.

Bygelyks:

Jessica Madison

Regionale Chief Marketing Officer, Inco yndustry

555-9577-990

D'r binne tonnen fergese e-posthantekeningen dy't jo tiid en muoite besparje, lykas Myn hântekening.

Soarten e-post útnoegings foar gearkomsten en foarbylden

Hâld der rekken mei dat ferskate soarten gearkomsten ferskate noarmen en skriuwstilen sille hawwe om te folgjen. Meastentiids skiede wy e-mails foar útnoegings foar gearkomsten op basis fan har nivo fan formele of ynformele, ynklusyf of útsein firtuele gearkomsten of suvere online gearkomsten. Yn dit diel sammelje en yntrodusearje wy jo wat typyske soarten útnoegings foar gearkomsten en it sjabloan fan elk type dy't populêr wurde brûkt yn e-post foar útnoegings foar saaklike gearkomsten.

#1. De formele gearkomste fersyk Email

De formele e-post foar gearkomstefersyk wurdt brûkt foar grutte gearkomsten dy't normaal ien oant trije kear yn 't jier barre. It is in grutte formele gearkomste, dus jo e-post moat skreaun wurde yn in formele skriuwstyl. De taheakke taheaksels binne nedich om de dielnimmer dúdliker te meitsjen hoe't meidwaan oan 'e gearkomste, hoe't de lokaasje te finen is, en detaillearre de aginda.

Formele gearkomsten befetsje:

• Bestjoersgearkomste
• Komiteegearkomste
• Bestjoersgearkomste 
• Oandielhâldersgearkomste 
• Strategy gearkomste 

Foarbyld 1: oandielhâlders' útnoeging email sjabloan

Underwerp line: Wichtich. Jo binne útnoege foar de jierlikse Algemiene Gearkomste. [Tiid]

[Namme fan de ûntfanger]

[Bedriuwsnamme]

[Funksjenamme]

[Bedriuwsadres]

[Datum]

Beste oandielhâlders,

Wy binne bliid om jo útnoegje foar de Jierlikse Algemiene Gearkomste dy't hâlden wurdt op [Tiid], [Adres]

De jierlikse oandielhâldersgearkomste is in útsûnderlike gelegenheid foar ynformaasje, útwikseling en diskusje tusken [Bedriuwsnamme] en al ús oandielhâlders.

It is ek de kâns om josels út te sprekken en te stimmen om in aktive rol te spyljen by it meitsjen fan grutte besluten foar [Bedriuwsnamme], nettsjinsteande it oantal oandielen dy't jo hawwe. De gearkomste sil de folgjende wichtige aginda's dekke:

Aginda 1:

Aginda 2:

Aginda 3:

Aginda 4:

Jo sille ynstruksjes fine oer hoe't jo meidwaan kinne oan dizze gearkomste, de aginda en de tekst fan 'e resolúsjes dy't foar jo goedkarring moatte wurde yntsjinne yn it taheakke dokumint hjirûnder

Ik wol jo, út namme fan it bestjoer, betankje foar jo bydrage en jo trou oan de [Bedriuwsnamme] en ik sjoch der nei út om jo wolkom te hjitten by de Gearkomst op [Datum]

Groetnis,

[Namme]

[Titel fan posysje]

[Bedriuwsnamme]

[Bedriuwadres en webside]

Foarbyld 2: Strategy gearkomste útnoeging email sjabloan

[Namme fan de ûntfanger]

[Bedriuwsnamme]

[Funksjenamme]

[Bedriuwsadres]

[Datum]

Underwerpregel: Project Launch Marketing kampanje Meeting: 2/28

Út namme fan [Bedriuwsnamme], Ik wol jo útnoegje om in saaklike gearkomste by te wenjen dy't hâlden wurde by [Namme fan konferinsjeseal, Namme fan it gebou] [Datum en tiid]. De gearkomste sil duorje foar [Doer].

It is my in nocht om jo wolkom te hjitten by de earste faze fan ús projekt om ús kommende foarstel te besprekken [Details] en wy wurdearje jo weardefolle ynsjoch deroer. Hjir is in koarte gearfetting fan ús aginda foar de dei:

Aginda 1:

Aginda 2:

Aginda 3:

Aginda 4:

Dit foarstel wurdt troch ús heule team beskôge as ien fan 'e meast krúsjale. Foar jo fierdere referinsje hawwe wy in dokumint taheakke oan dizze brief dy't jo mear detaillearre ynformaasje jout, sadat jo it handich kinne fine om jo foar te bereiden op 'e gearkomste.

Wy sjogge allegear út nei in petear mei jo om te besprekken wat wy mear kinne dwaan om dit foarstel mei súkses út te fieren. Stel asjebleaft alle fragen of oanbefellings foar de gearkomste foar [Deadline] nei my direkt troch te beantwurdzjen op dizze e-post.

Ha in moaie dei foarút.

Tankewol,

Hertlike groetnis,

[Namme]

[Titel fan posysje]

[Bedriuwsnamme]

[Bedriuwadres en webside]

#2. De ynformele gearkomste útnoeging Email

Mei e-post foar formele útnoeging foar gearkomsten, as gewoan de gearkomste mei staven of leden binnen it team ûnder managementnivo. It is folle makliker foar jo om te tinken oer hoe't jo passend skriuwe. Jo kinne skriuwe yn in ynformele styl mei in freonlike en fleurige toan.

Ynformele gearkomsten omfetsje:

• Brainstorming gearkomste
• Probleem-oplossende gearkomste
• Trening
• Check-in gearkomste
• Team Building Meeting
• Kofje petearen 

Foarbyld 3: Check-in gearkomste útnoegings e-mail sjabloan

Underwerp line: Urgent. [Projektnamme] updates. [Datum]

Beste teams,

Greetings!

It hat noflik en amusant west om tiid mei jo te wurkjen oangeande [Projektnamme]. Om lykwols effektyf troch te gean mei ús plannen, leau ik dat de tiid goed is foar ús om te rapportearjen oer de foarútgong dy't makke is en ik soe de kâns wurdearje om jo te moetsjen op [lokaasje] om de saak fierder te besprekken by [Datum en tiid].

Ik ha ek in list taheakke fan alle aginda's dy't wy moatte beprate. Ferjit net om jo rapport oer taakfoltôging te meitsjen. Brûk dit asjebleaft [Keppeling] om my te fertellen oft jo it kinne.

E-post my asjebleaft jo befêstiging asap.

Hertlike groetnis,

[Namme]

[Funksjenamme]

[Bedriuwsnamme]

Foarbyld 4: Team building útnoeging e-post sjabloan

Beste teamleden,

Dit is om jo te ynformearjen dat de [Namme fan ôfdieling] organisearret a Team Building Meeting foar al ús personiel leden op [Datum en tiid]

Foar fierdere profesjonele ûntwikkeling is it tige wichtich dat wy tegearre groeie en dat kin allinich as wy wurkje as in team sadat ús feardichheden en talinten kinne wurde benut om bettere prestaasjes te bringen. Dat is de reden dat ús ôfdieling alle moannen ferskate teambuildingaktiviteiten befoarderet.

Kom asjebleaft en doch mei oan it evenemint, sadat wy kinne harkje nei jo stim oer hoe't wy kinne ferbetterje om jo bettere stipe te jaan. Der sille ek in pear wêze team-building games tegearre mei drankjes en lichte ferfrissingen wurdt fersoarge troch it bedriuw.

Wy sjogge út nei leuke mominten by dit teambuilding-evenemint dat is organisearre om elk fan ús te helpen groeien. Yn gefal jo tinke dat jo net meidwaan kinne oan dizze gearkomste, ynformearje dan freonlik [Koördinator Namme] at [Telefoannûmer]

Earlik,

[Namme]

[Funksjenamme]

[Bedriuwsnamme]

#3. E-post foar útnoeging fan gastsprekker

In e-post foar útnoeging foar gastsprekkers moat ynformaasje befetsje dy't relevant is foar de sprekker oangeande de gearkomste en sprekke kâns. It is essensjeel dat de sprekker wit hoe't se kinne bydrage oan jo evenemint, en wat binne de foardielen dy't se kinne krije om diel te wêzen fan jo evenemint.

Foarbyld 5: E-postsjabloan foar útnoeging fan gastsprekkers

Dear [Sprekker],

Wy hoopje dat dit berjocht jo goed fynt! Wy berikke hjoed út mei in fantastyske sprekkâns foar jo kontemplaasje. Wy wolle jo freegje om freonlik ús eare sprekker te wêzen foar de [Namme fan gearkomste], in evenemint rjochte op [Beskriuwing fan it doel en publyk fan jo evenemint], It hiele [Namme fan gearkomste] team is ynspirearre troch jo prestaasjes en fielt dat jo de perfekte ekspert soene wêze om ús publyk fan likesinnige professionals oan te sprekken.

[Namme fan gearkomste] sil plakfine yn [Lokaasje, ynklusyf stêd en steat] on [Dates]. Us evenemint wurdt ferwachte te host oant likernôch [Antal dielnimmers rûsd#]. Us doel is om [Doelstellingen fan 'e gearkomste].

Wy leauwe dat jo in geweldige sprekker binne en jo stim soe in krityske oanfolling wêze oan dat petear jûn jo wiidweidige wurk yn [Fakgebiet]. Jo kinne beskôgje presintearje jo ideeën oant [Duration] minuten dy't ferbân hâlde mei it mêd fan [Onderwerp fan gearkomste]. Jo kinne jo foarstel stjoere foar [deadline] folgje de [keppeling] sadat ús team nei jo ideeën harkje kin en de details fan jo taspraak foarôf kinne bepale.

Yn alle gefallen, as jo net kinne bywenje, freegje wy jo nederich kontakt mei ús op fia [link]. Tankewol foar jo tiid en konsideraasje, wy sjogge út nei in posityf antwurd fan jo.

Bêst,
[Namme]
[Funksjenamme]
[Kontakt ynformaasje]
[Bedriuwwebside adres]

#4. E-post foar útnoeging foar webinar

Yn 'e hjoeddeistige trends hostje mear en mear minsken online gearkomsten, om't it tiid en kostenbesparring is, foaral foar wurkteams op ôfstân. As jo ​​​​konferinsjeplatfoarms brûke, binne d'r goed oanpaste útnoegingsberjochten dy't direkt nei jo dielnimmer wurde stjoerd foardat de gearkomste begjint, lykas it sjabloan foar e-post foar Zoom-útnoeging. Foar in firtuele webinar kinne jo ferwize nei it folgjende foarbyld.

Oanwizings: Brûk kaaiwurden lykas "Lokwinsken", "Binnenkoart", "Perfekt", "Bywurkje", "Beskikber", "Uteinlik", "Top", "Spesjaal", "Doch mei ús", "Fergees", " ensfh.

Foarbyld 6: E-postsjabloan foar webinar útnoeging

Underwerpline: Lokwinske! Jo wurde útnoege om [Webinar Namme]

Dear [Candidate_Name],

[Bedriuwsnamme] is sa bliid om in webinar te organisearjen foar [Webinar ûnderwerp] op [Datum] by [Tiid], mei as doel [[Doelen fan webinar]

It sil in goede kâns wêze foar jo om enoarme foardielen te fertsjinjen fan jo útnoege saakkundigen op it mêd fan [Webinar-ûnderwerpen] en fergees kado's te krijen. Us team is sa entûsjast oer jo oanwêzigens.

Opmerking: Dit webinar is beheind ta [Oantal minsken]. Om jo sit te bewarjen, registrearje asjebleaft [Link], en fiel jo frij om it te dielen mei jo freonen. 

Ik hoopje dy dêr te sjen!

In moaie dei tawinske,

[Dyn namme]

[Signature]

The Bottom Line

Gelokkich binne d'r in protte beskikbere sjabloanen fan útnoegings foar saaklike gearkomsten op ynternet foar jo om yn sekonden oan te passen en nei jo oanwêzigen te stjoeren. Ferjit net wat te bewarjen yn jo wolk, sadat jo jo e-post kinne tariede mei perfekt skriuwen, foaral yn gefal fan urginsje.

As jo ​​ek op syk binne nei oare oplossings foar jo bedriuw, kinne jo fine AhaSlides is in goed presintaasjeark mei in protte geweldige funksjes om jo webinar-eveneminten, team-buildingaktiviteiten, konferinsje, en mear te stypjen.

Faak Stelde Fragen

Ref: Yndied | Sherpany