Folleto da reunión de inicio do proxecto de unhas en 8 pasos (+modelo gratuíto!)

Mesmo as empresas máis disciplinadas que hai ás veces poden sentir que os seus proxectos se desvían. O máis frecuente é que o problema sexa un preparación. A solución? Un ben estruturado e totalmente interactivo reunión inicial do proxecto!

Máis que simple pompa e cerimonia, unha reunión de inicio ben executada pode realmente conseguir algo fermoso co pé dereito. Aquí tes 8 pasos para realizar unha reunión de inicio do proxecto que crea emoción e consegue todos na mesma páxina.

Tempo de inicio!

Que é unha reunión de inicio do proxecto?
Por que son tan importantes as reunións de inicio do proxecto?
8 pasos para unha reunión de inicio do proxecto Kickass
Modelo de axenda da reunión de inicio do proxecto

Consellos de reunións para lembrar

Debes ter unha axenda da reunión inicial previamente. É moi importante enviar un correo electrónico de inicio do proxecto. Entón, imos ver as poucas mostras da axenda da reunión de inicio!

A sesión inicial debe ser breve e concisa, con moitos xogos e actividades, xa que é cando AhaSlides vén moi útil! Consulta máis consellos connosco como a continuación:

Texto alternativo

Inicia a conversa.

Obtén información valiosa do teu equipo e clientes durante a reunión de inicio do proxecto. Usa enquisas en directo, preguntas e respostas e ferramentas de intercambio de ideas con este modelo gratuíto.

🚀 Consulta o modelo

Que é unha reunión de inicio do proxecto?

Como di na lata, unha reunión inicial do proxecto é unha reunión onde comezas o teu proxecto.

Normalmente, unha reunión de inicio do proxecto é a primeira reunión entre o cliente que encargou un proxecto e a empresa que o dará vida. Ambas as partes sentaranse e discutirán as bases do proxecto, a súa finalidade, os seus obxectivos e como chegará desde a idea ata a súa realización.

En xeral, hai Tipos 2 de reunións de inicio para ter en conta:

Lanzamento do proxecto externo - Un equipo de desenvolvemento senta con alguén de fóra a empresa, como un cliente ou unha parte interesada, e discute o plan dun proxecto de colaboración.
PKM interno - Un equipo de dentro a empresa séntase xunta e discute o plan dun novo proxecto interno.

Aínda que estes dous tipos poden ter resultados diferentes, o procedemento é case o mesmo. Hai esencialmente ningunha parte dun lanzamento dun proxecto externo que non forma parte dun lanzamento do proxecto interno; a única diferenza será para quen o manteñas.

Máis implicación coas túas reunións

Por que son tan importantes as reunións de inicio do proxecto?

O propósito das reunións de inicio debe ser alto e claro! Pode parecer o suficientemente sinxelo como comezar un proxecto con só asignar unha morea de tarefas ás persoas adecuadas, especialmente no lugar de traballo obsesionado polo Kanban de hoxe. Non obstante, isto pode levar aos equipos a perder o camiño continuamente.

Lembra, só porque estás no mesma xunta non significa que esteas no mesma páxina.

No fondo, unha reunión de inicio do proxecto é honesta e aberta Diálogo entre un cliente e un equipo. É non unha serie de anuncios sobre como vai funcionar o proxecto, pero a conversa sobre plans, expectativas e obxectivos aos que chegou un debate desenfreado.

Aquí tes algúns dos beneficios de celebrar unha reunión inicial do proxecto:

Chega a todos preparado - "Dáme seis horas para cortar unha árbore e pasarei as catro primeiras afiando o machado". Se Abraham Lincoln estivese vivo hoxe, podes estar seguro de que pasaría as primeiras 4 de cada 6 horas do proxecto nunha reunión de inicio do proxecto. Iso é porque estas reunións conteñen todo os pasos necesarios para que calquera proxecto saia co pé dereito.
Implica todos os xogadores clave - As reunións de inicio non poden comezar a non ser que estean todos: xestores, xefes de equipo, clientes e calquera outra persoa que teña unha participación no proxecto. É tan fácil perder a pista de quen está a cargo de que sen a claridade dunha reunión inicial para descubrir todo.
É aberto e colaborativo - Como dixemos, as reunións de inicio do proxecto son debates. Os mellores participan todo asistentes e sacar as mellores ideas de todos.

Máis implicación coas túas reunións

8 pasos para unha reunión de inicio do proxecto Kickass

Entón, que se inclúe exactamente na axenda dunha reunión de inicio do proxecto? Reducimos os 8 pasos seguintes, pero sempre debes lembrar que os hai non hai ningún menú para este tipo de reunións.

Use estes 8 pasos como guía, pero nunca esqueza que a axenda final está ti!

Paso #1 - Presentacións e rompe-xeos

Por suposto, a única forma de comezar unha reunión de inicio é familiarizarse os participantes entre si. Non importa a lonxitude ou a magnitude do seu proxecto, os clientes e os membros do equipo deben estar en termos de nome para poder traballar xuntos de forma eficiente.

Aínda que unha simple introdución do tipo "recorrer a mesa" é suficiente para familiarizar á xente cos nomes, un rompe-xeos pode engadir outra capa de personalidade alixeirar o humor antes do inicio do proxecto.

Proba este: Gire a roda 🎡

Distribúe algúns temas de introdución sinxelos nun roda xiratoria, a continuación, fai que cada membro do equipo o faga xirar e responda ao tema no que atinxe a roda. Anímase ás preguntas divertidas, pero asegúrate de mantelo máis ou menos profesional!

Unha roda xiratoria para ser empregada como rompedor de xeo.

Queres máis coma este? 💡 Temos 10 rompe-xeos para calquera reunión aquí.

Paso #2 - Antecedentes do proxecto

Cos trámites e festas fóra do camiño, é o momento de botar a andar botando a andar o negocio como a pedra. Para iniciar a reunión con éxito, debes ter unha axenda clara para a reunión de inicio.

Como fan todas as grandes historias, o mellor é comezar polo principio. Describe toda a correspondencia entre vostede e os seus clientes para que todos os que se involucren no proxecto comenten o que pasou ata agora.

Poderían ser capturas de pantalla de correos electrónicos, textos, actas de reunións previas ou recursos que engadan calquera tipo de contexto para a súa empresa e o seu cliente. Facer que todos poidan visualizalo facendo unha liña do tempo.

Paso #3 - Demanda do proxecto

Ademais do fondo da correspondencia, quererá mergullarse en profundidade nos detalles de por que este proxecto está sendo iniciado en primeiro lugar.

Este é un paso crucial xa que proporciona unha visión xeral dos puntos de dor que o proxecto está a buscar resolver, algo que tanto os equipos como os clientes teñen que manter á cabeza nas súas mentes en todo momento.

Protip ????

Etapas coma esta están maduras para o debate. Pregúntelle aos seus clientes o teu equipo presentará as súas ideas sobre por que pensan que este proxecto foi soñado.

Se procede, sempre procure canalizar o voz do cliente nesta sección. Colabora co cliente para obter exemplos reais de consumidores que mencionan puntos de dor que o teu proxecto está tentando solucionar. As súas opinións deberían moldear a forma en que o teu equipo aborda o proxecto.

Paso #4 - Obxectivos do proxecto

Así que miraches o pasado do proxecto, agora toca mirar o futuro.

Ter obxectivos directos e unha definición clara de éxito para o teu proxecto axudará realmente ao teu equipo a traballar para iso. Non só iso, mostrará ao teu cliente que te tomas en serio o traballo e que tes intereses igualmente altos en como vai.

Pregúntelle aos asistentes á reunión inicial 'como será o éxito?' Son máis clientes? ¿Máis críticas? ¿Unha mellor taxa de satisfacción do cliente?

Non importa o obxectivo, sempre debe ser...

Achievable - Non vos esforcedes. Coñecer os seus límites e buscar un obxectivo na realidade ter posibilidades de conseguilo.
Mensurável - Apoia o teu obxectivo con datos. Apunta a un número específico e fai un seguimento do teu progreso cara a el.
Temporalizado - Dá unha data de finalización. Fai todo o posible para alcanzar os teus obxectivos antes dese prazo.

Paso #5 - A declaración de traballo

Poñendo a "carne" na "reunión inicial", unha Declaración de Traballo (SoW) é unha profunda inmersión nos detalles específicos do proxecto e como se vai levar a cabo. É o facturación principal na axenda de inicio da reunión e debería estar recibindo a maior parte da súa atención.

Consulte esta infografía sobre o que debe incluír na súa declaración de traballo:

Infografía que explica os 6 mini pasos implicados no anuncio dunha declaración de traballo nunha reunión inicial do proxecto.

Ten en conta que a declaración de traballo non trata tanto de discusión como do resto da axenda de inicio do proxecto. Este é realmente o momento para que un proxecto leve simplemente expoña o plan de acción para o próximo proxecto, logo garde a discusión para o seguinte punto da reunión.

Do mesmo xeito que o resto da súa reunión inicial, a súa declaración de traballo é super variable. Os detalles da súa declaración de traballo sempre dependerán da complexidade do proxecto, do tamaño do equipo, das partes implicadas, etc.

Queres saber máis? 💡 Mira isto artigo completo sobre a elaboración dunha declaración de traballo.

Paso #6 - Sección de preguntas e respostas

Aínda que podes sentirte obrigado a deixar a túa sección de preguntas e respostas ata o final, recomendamos que a teñas directamente despois da súa declaración de traballo.

Un segmento tan robusto seguramente dará lugar a preguntas tanto do teu cliente como do teu equipo. Como a parte máis importante da reunión está tan fresca na mente de todos, o mellor é golpear mentres o ferro está quente.

Usar un software de presentación interactivo para aloxar as túas preguntas e respostas pode axudar a que todo siga sen problemas, especialmente se a reunión de inicio do proxecto ten un alto número de asistencia...

É organizada - As preguntas organízanse por popularidade (a través de votos positivos) ou por tempo e pódense marcar como "respondidas" ou fixarse na parte superior.
É moderado - As preguntas pódense aprobar e descartar antes de que se mostren na pantalla.
É anónimo - As preguntas pódense enviar de forma anónima, o que significa que todos teñen voz.

Paso #7 - Problemas potenciais

Como dixemos antes, unha reunión inicial do proxecto consiste en ser o máis aberta e honesta posible. Iso é como constrúe un sentido da confianza co seu cliente dende o primeiro momento.

Para iso, é mellor discutir os posibles problemas que o proxecto pode enfrontar ao longo do camiño. Ninguén che pide que predigas o futuro aquí, só para elaborar unha lista tentativa de barreiras coas que podes atopar.

Como ti, o teu equipo e o teu cliente abordarás este proxecto con diferentes apostas, é ideal para conseguir todos implicado na discusión do problema potencial.

Paso #8 - Rexistro

Consultar regularmente co teu cliente é outra forma de consolidar a confianza entre ambas as partes. Na reunión de inicio do proxecto, tes algunhas preguntas que resolver que, cando, quen como estes check-ins van ocorrer.

O check-in é un bo balance entre transparencia esforzo. Aínda que é bo ser o máis aberto e transparente posible, tes que xestionar isto dentro do alcance do que estarás realmente dispoñible para be aberto e transparente.

Asegúrate de ter estas respostas a estas preguntas antes de rematar a reunión:

O que? - En que detalle precisa actualizar o cliente? Necesitan coñecer cada pequeno detalle do progreso ou son só os grandes signos que importan?
Cando? - Cantas veces debería o teu equipo actualizar o teu cliente? ¿Deben transmitir o que fixeron todos os días ou simplemente resumir o que lograron ao final da semana?
Quen? - Que membro do equipo será o que se enlace co cliente? Haberá un membro de cada equipo, en cada etapa, ou só un correspondente único ao longo de todo o proxecto?
Como? - ¿Con que método se van manter en contacto o cliente e o correspondente? Videochamada habitual, correo electrónico ou documento en directo actualizado continuamente?

Como ocorre coa maioría dos puntos da axenda dunha reunión de inicio do proxecto, o mellor é discutir á vista. Para un gran equipo e un gran grupo de clientes, quizais che resulte máis fácil facer a votación en directo co fin de reducir as opcións para establecer a mellor fórmula de check-in posible.

Queres saber máis? 💡 Mire algúns mellores prácticas para consultar cos seus clientes.

Enquisa de forma eficaz con AhaSlides

Modelo de axenda da reunión de inicio do proxecto

Coa súa xuntanza de inicio planificada por expertos só esperando para botar un pouco de cabeza na sala de xuntas, o último toque pode ser un pouco interacción para xuntalo todo.

Sabías que só 29% das empresas sentirse conectado cos seus clientes (Gallup)? A desvinculación é unha epidemia a nivel B2B e pode facer que as reunións de inicio se sintan como un proceso plano e pouco inspirador a través dos trámites.

Realmente pode involucrar aos seus clientes e equipos a través de diapositivas interactivas aumentar a participación aumentar a extensión de atención.

AhaSlides ten unha arsenal de ferramentas incluíndo enquisas en directo, preguntas e respostas e diapositivas de intercambio de ideas, e mesmo probas en directo e xogos para acender o teu proxecto da maneira correcta.

Fai clic a continuación para coller un modelo gratuíto sen descarga para a túa reunión inicial. Cambia todo o que queiras e preséntao sen custo.

Colle o modelo

Fai clic a continuación para crear un libre AhaSlides conta e comeza a crear as túas propias reunións atractivas a través da interactividade.

Crea o teu

tags: Encontro de negocios