Crear un proceso definitivo de planificación de proxectos | Actualización 2024

O que é o proceso de planificación do proxecto na xestión de proxectos?

Unha boa xestión de proxectos inclúe cinco pasos fundamentais: Iniciación, Planificación, Execución, Seguimento e Control, e rematar co Peche. É importante ter en conta que ningún dos proxectos exitosos pode ignorar ningunha destas etapas, especialmente un proceso de planificación do proxecto que mantén todo para seguir o seguimento, como ser entregado a tempo e orzamento.

A planificación do proxecto está no centro do ciclo de vida do proxecto, o que tamén significa que é a fase máis desafiante. Non obstante, sempre hai un xeito de chegar alí.

Neste artigo, aprendemos máis sobre a planificación do proxecto, a definición, os exemplos, o proceso e algunhas ferramentas de planificación para axudarche a comprender mellor o proceso de planificación do proxecto e aprender a xestionar as súas dificultades. 

Índice analítico

• Cal é a definición de planificación do proxecto?
• 7 etapas do proceso de planificación do proxecto?
  • Fase 1: Definición dos obxectivos e alcances do proxecto
  • Fase 2: Realización dunha avaliación integral do proxecto
  • Fase 3: Desenvolvemento dunha estrutura de desglose do traballo (WBS)
  • Fase 4: Estimación de recursos e establecemento de cronogramas
  • Fase 5: Identificación de riscos e estratexias de mitigación
  • Fase 6: Comunicación e implicación das partes interesadas
  • Fase 7: seguimento, control e avaliación
• Por que é necesario o proceso de planificación do proxecto?
• Cales son os compoñentes da planificación do proxecto?
• Cal é o mellor proceso de planificación do proxecto?
• Cales son algunhas ferramentas e software de planificación de proxectos?
• Cales son os 10 pasos da planificación do proxecto?
• Preguntas máis frecuentes
• Consideracións finais

Consellos para un mellor compromiso

• Project Management
• Exemplo de programación do proxecto
• Metodoloxía da Fervenza

Cal é a definición de planificación do proxecto?

A planificación de proxectos pódese definir como o proceso sistemático de delinear, organizar e estratexar os pasos e recursos necesarios para acadar un obxectivo específico nun prazo de tempo definido. Trátase dun enfoque proactivo que implica identificar obxectivos, establecer unha folla de ruta e asignar recursos para optimizar a produtividade e mitigar os riscos.

Relacionados: Proceso de Xestión Estratéxica | A guía definitiva con 7 mellores consellos

7 etapas do proceso de planificación do proxecto?

Nesta parte, afondamos nos 7 pasos que implica a planificación do proxecto da seguinte maneira:

Fase 1: Definición dos obxectivos e alcances do proxecto

A fase inicial do proceso de planificación do proxecto xira arredor da definición clara dos obxectivos e do alcance do proxecto. Isto implica comprender os resultados desexados, identificar as partes interesadas e establecer obxectivos medibles. A definición de límites, entregas e limitacións do proxecto establece as bases para as actividades de planificación posteriores.

Por exemplo, Nike establece o obxectivo de vendas de vender 3,00,000 unidades o próximo ano, o que aumenta un 30% en comparación coas vendas actuais.

Fase 2: Realización dunha avaliación integral do proxecto

Unha avaliación exhaustiva do proxecto é fundamental para a toma de decisións informadas e a mitigación de riscos. Esta etapa implica realizar unha análise detallada dos requisitos, recursos, riscos potenciais e dependencias do proxecto. Ao avaliar a viabilidade, a viabilidade e os posibles retos do proxecto, os planificadores poden identificar factores críticos de éxito e desenvolver estratexias para abordar os posibles obstáculos.

Fase 3: Desenvolvemento dunha estrutura de desglose do traballo (WBS)

Neste paso de planificación do proxecto, todo o proxecto divídese en compoñentes máis pequenos e manexables. Este enfoque chámase estrutura de descomposición do traballo (WBS) que proporciona unha representación xerárquica de tarefas, subtarefas e entregas, garantindo claridade e organización. Facilita a asignación de recursos e a secuenciación de tarefas e establece un marco lóxico para a execución do proxecto.

Fase 4: Estimación de recursos e establecemento de cronogramas

A estimación dos recursos e o establecemento de cronogramas tamén son fundamentais para o éxito da planificación do proxecto. Esta etapa ten como obxectivo determinar o persoal necesario, as dotacións orzamentarias e os materiais necesarios para cada tarefa. Ao considerar as dependencias das tarefas, as prioridades e os recursos dispoñibles, os planificadores ou xestores poden desenvolver cronogramas realistas, identificando fitos clave ao longo do camiño.

Fase 5: Identificación de riscos e estratexias de mitigación

Ningún proxecto é inmune aos riscos, e abordalos desde o inicio é vital para procesar un plan. Durante esta etapa, identifícanse, analízanse e priorízanse os riscos potenciais e as incertezas. Desenvólvense estratexias proactivas para mitigar os riscos, que abarcan plans de continxencia, mecanismos de transferencia de riscos e cursos de acción alternativos. O seguimento e avaliación de riscos regulares garanten a adaptabilidade ao longo do ciclo de vida do proxecto.

Fase 6: Comunicación e implicación das partes interesadas

Do mesmo xeito que a cola, a comunicación eficaz pode manter un proxecto xunto. É imprescindible establecer un plan de comunicación que describa as canles, a frecuencia e a implicación das partes interesadas. As actualizacións de estado periódicas, os informes de progreso e as discusións colaborativas fomentan a transparencia, melloran a coordinación e xestionan as expectativas das partes interesadas.

Fase 7: seguimento, control e avaliación

Chegar ao final dun marco de planificación eficaz do proxecto é a fase de seguimento e avaliación continua. Esta etapa céntrase en seguir o progreso, comparalo cos fitos establecidos e identificar as desviacións. Se é necesario, realízanse axustes para realizar o proxecto cos seus obxectivos. Documéntanse as leccións aprendidas, que permiten a transferencia de coñecemento e a mellora futura.

Cales son os compoñentes da planificación do proxecto?

Aquí están 7 compoñentes clave do proceso de planificación do proxecto:

• Ámbito da planificación na xestión: Definir claramente os límites e obxectivos do proxecto.
• Estrutura de Desglose do Traballo (WBS): Dividir o proxecto en tarefas máis pequenas e manexables.
• Cronoloxía e fitos: establecer unha liña de tempo realista e establecer fitos para seguir o progreso.
• Asignación de recursos: Identificar e asignar os recursos necesarios, incluíndo persoal, orzamento e materiais.
• Análise e mitigación de riscos: Identificación de riscos potenciais e desenvolvemento de estratexias para mitigalos.
• Plan de comunicación: Establecer canles de comunicación eficaces para facilitar a coordinación e a colaboración entre as partes interesadas do proxecto.
• Seguimento e avaliación: Implantación de mecanismos para supervisar o progreso do proxecto e avaliar o rendemento fronte aos KPI predefinidos.

Por que é necesario o proceso de planificación do proxecto?

Aumenta o rendemento do proxecto e as posibilidades de éxito

Hai unha serie de razóns polas que os proxectos fracasan e unha delas é a falla de definir ben os obxectivos, metas e responsabilidades entre os membros do equipo (estimado preto do 39%). O proxecto non funcionará sen problemas se os membros do equipo están confusos sobre os seus roles e responsabilidades individuais. Ademais, a falta de obxectivos e obxectivos claros ou a comprensión incorrecta da dirección e do propósito do proxecto pode levar a un desalineamento e unha falta de enfoque, o que provoca fallos inesperados e un aumento do alcance.

Mellora a colaboración e a comunicación do equipo 

Un plan ben organizado crea unha oportunidade para que os membros do equipo se comuniquen e colaboren de forma eficaz. Especialmente cando se trata de proxectos interdepartamentais ou interempresas, coa implicación de moitos empregados e expertos de diferentes procedencias que traballan xuntos, o papel da planificación é aínda máis evidente. Como resultado, unha comunicación e colaboración claras melloran o traballo en equipo, promoven unha visión compartida, reducen os conflitos dos empregados e fomentan un ambiente de proxecto positivo.

Asegura a optimización dos recursos

A planificación é a práctica definitiva para o mellor uso dos recursos, incluíndo tempo, recursos humanos, orzamento, equipamento e materiais. Ao identificar os recursos necesarios con antelación, o equipo do proxecto pode garantir que os recursos axeitados están dispoñibles no momento adecuado, minimizando os atrasos e a duplicación, así como optimizando a eficiencia.

Reduce os riscos e problemas inesperados

Ao identificar os riscos desde o inicio, o equipo do proxecto pode desenvolver estratexias de planificación de resposta ao risco e plans de continxencia para abordalos. Este enfoque proactivo axuda a reducir a probabilidade e o impacto dos riscos, mellorando o rendemento do proxecto e reducindo as posibilidades de fracaso.

Cal é o mellor proceso de planificación do proxecto?

Para unha mellor planificación do proxecto, así como para superar os retos que se poidan atopar durante a planificación, paga a pena considerar algunhas metodoloxías de planificación do proxecto. Refírense a enfoques estruturados e marcos utilizados para planificar e xestionar proxectos de forma eficaz.

Planificación da Fervenza

A metodoloxía Waterfall é un enfoque secuencial que divide o proxecto en distintas fases, con cada fase construíndose sobre a anterior. Segue unha progresión lineal, onde cada fase debe completarse antes de pasar á seguinte. As etapas clave normalmente inclúen a recollida de requisitos, deseño, desenvolvemento, proba, implantación e mantemento. A fervenza é máis adecuada para proxectos con requisitos estables e ben definidos.

PRINCE2 (Proxectos en Contornas Controladas)

PRINCE2 é unha metodoloxía de xestión de proxectos baseada en procesos moi utilizada no Reino Unido e no mundo. Ofrece un marco estruturado para a planificación, seguimento e control do proxecto. PRINCE2 divide os proxectos en etapas manexables e fai fincapé na gobernanza eficaz, a xestión de riscos e o compromiso das partes interesadas. É amplamente recoñecido polo seu foco na xustificación empresarial e na documentación completa.

PRISM (Integración de proxectos, alcance, tempo e xestión de recursos)

PRISM é unha metodoloxía de xestión de proxectos desenvolvida polo Project Management Institute (PMI). Ofrece un marco completo que abarca a integración, o alcance, o tempo e a xestión de recursos. PRISM fai fincapé nun enfoque estruturado para a planificación do proxecto, incorporando procesos como a definición de obxectivos do proxecto, a creación de estruturas de desglose do traballo, a programación de actividades e a asignación de recursos.

Relacionados: Mellores modelos de planificación estratéxica en 2024 | Descargar Gratis

Cales son algunhas ferramentas e software de planificación de proxectos?

As ferramentas e o software de planificación de proxectos convertéronse en indispensables para unha xestión eficaz de proxectos no panorama empresarial dinámico e acelerado actual. Como xestor de proxectos, quizais queiras botar unha ollada a estas principais suxestións:

Microsoft Project é un software completo de planificación de proxectos moi utilizado por profesionais de varias industrias. Ofrece unha serie de funcións robustas para xestionar tarefas, recursos, prazos e orzamentos.

Asanas é unha ferramenta versátil de planificación de proxectos coñecida polas súas características robustas e flexibilidade. Ofrece unha plataforma centralizada para que os equipos planifiquen, organicen e rastrexan os proxectos de forma eficaz.

Trello é un popular software de planificación de tarefas coñecido pola súa sinxeleza e atractivo visual. A súa interface amigable consta de taboleiros, listas e tarxetas, o que permite aos equipos organizar e priorizar tarefas sen esforzo.

Relacionados: 10 consellos para usar a xestión de proxectos de Asana de forma eficaz en 2024

Cales son os 10 pasos da planificación do proxecto?

O proceso de planificación do proxecto varía dunha organización a outra, dependendo do alcance e escala dos proxectos. Algúns xestores poden preferir os 10 pasos de planificación do proxecto como segue:

1. Definir obxectivos e metas do proxecto.
2. Identificar as partes interesadas do proxecto.
3. Realizar unha análise exhaustiva do alcance do proxecto.
4. Desenvolver unha estrutura detallada de desglose do traballo (WBS).
5. Determinar as dependencias do proxecto e a secuenciación de tarefas.
6. Estimar as necesidades de recursos e crear un plan de recursos.
7. Desenvolver un calendario realista do proxecto.
8. Identificar e valorar os riscos do proxecto.
9. Crear un plan de comunicación.
10. Obter a aprobación do proxecto e finalizar o plan do proxecto.

Preguntas máis frecuentes

Consideracións Finais

É importante ter en conta que a planificación do proxecto é o mellor proceso para manter todo en progreso positivo. Aínda que o software de planificación de proxectos pode axudar a mellorar a produtividade do proceso de planificación do proxecto, non o deas por feito, o papel do director do proxecto e da coordinación do equipo é moito máis crítico.

Entón, non esquezas ter un reunión introdutoria conectar todos os equipos ao comezo do proxecto e adestramento de habilidades para garantir que os teus equipos teñan un alto rendemento e estean motivados durante todo o proxecto. Se necesitas presentacións de reunións ou formación máis atractivas e emocionantes, AhaSlides pode ser o teu mellor socio con moitas funcións e modelos avanzados gratuítos e un plan de prezos competitivos para todas as empresas.

Ref: BIJU'S | Plan semanal | Teachtarget