મીટિંગ્સ ટીમની અસરકારકતા, સંકલન અને એકતાનું આવશ્યક તત્વ હોઈ શકે છે. ઘણી કંપનીઓ અઠવાડિયામાં ઓછામાં ઓછી એક વાર મીટિંગનું આયોજન કરે છે, જે તેમના કર્મચારીઓ સાથે ઊંડાણપૂર્વક વાત કરવા માટે અનૌપચારિક મીટિંગ હોઈ શકે છે અથવા કંપનીની ભાવિ યોજના અને વાર્ષિક વર્ષના અંતે અહેવાલની ચર્ચા કરવા માટે મેનેજમેન્ટ બોર્ડની વધુ ઔપચારિક મીટિંગ હોઈ શકે છે. એડમિનિસ્ટ્રેટિવ અધિકારીઓ અથવા નેતાઓ માટે સહભાગીઓ અથવા મહેમાનોને મીટિંગ આમંત્રણ પત્રો મોકલવા ફરજિયાત છે.
સત્તાવાર મીટિંગ્સને અસરકારક રીતે અને સરળ રીતે ચલાવવા માટે મીટિંગનું આમંત્રણ મહત્વપૂર્ણ છે. મીટિંગ આમંત્રણો મોકલવાની ઘણી બધી રીતો છે. આ લેખમાં, અમે તેની સાથે વ્યવહાર કરવા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરીએ છીએ મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ્સ, તમારી મીટિંગમાં ભાગ લેવા માટે લોકોને આમંત્રિત કરવાની સૌથી અનુકૂળ અને લોકપ્રિય પદ્ધતિ.
સામગ્રીનું કોષ્ટક
- મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ શું છે?
- મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?
- મીટિંગનું આમંત્રણ ઈમેલ સ્ટેપ બાય સ્ટેપ લખો
- મીટિંગ આમંત્રણ ઈમેલના પ્રકારો અને ઉદાહરણો
- આ બોટમ લાઇન
AhaSlides સાથે ઝડપી મીટિંગ નમૂનાઓ
મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ શું છે?
વ્યવસાયિક પ્રવૃત્તિઓનો મુખ્ય ભાગ, મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ એ એક લેખિત સંદેશ છે જેમાં મીટિંગનો હેતુ દર્શાવવામાં આવે છે અને ચોક્કસ તારીખ અને સ્થાન પછી લોકોને મીટિંગમાં જોડાવા માટે વિનંતી કરવામાં આવે છે, ઉપરાંત જો જરૂરી હોય તો વધુ વિગતવાર જોડાણો પણ હોય છે. મીટિંગની લાક્ષણિકતાઓના આધારે તે ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક શૈલીમાં લખી શકાય છે. વ્યવસાયિક ઇમેઇલ શિષ્ટાચારને પૂર્ણ કરવા માટે તેમને યોગ્ય સ્વર અને શૈલીમાં લખવા જોઈએ.
જોકે, મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ અને મીટિંગ વિનંતી ઇમેઇલ વચ્ચેનો મુખ્ય તફાવત એ છે કે મીટિંગ વિનંતી ઇમેઇલનો હેતુ કોઈની સાથે એપોઇન્ટમેન્ટ સેટ કરવાનો હોય છે, જ્યારે મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલનો હેતુ તમને ઘોષિત તારીખો અને સ્થાન પર મીટિંગમાં આમંત્રિત કરવાનો હોય છે.
મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ શા માટે મહત્વપૂર્ણ છે?
ઈમેલ આમંત્રણોનો ઉપયોગ કરવાથી ઘણા ફાયદા થાય છે. ઇમેઇલ આમંત્રણોના ફાયદા નીચે સૂચિબદ્ધ છે:
- તે સીધા કેલેન્ડર સાથે જોડાય છે. જ્યારે પ્રાપ્તકર્તાઓ આમંત્રણ સ્વીકારે છે, ત્યારે તે તેમના વ્યવસાય કેલેન્ડરમાં પાછું ઉમેરવામાં આવે છે, અને તમને કેલેન્ડરમાં નોંધાયેલી અન્ય ઘટનાઓની જેમ જ એક રીમાઇન્ડર મળશે.
- તે અનુકૂળ અને ઝડપી છે. તમે મોકલો બટન પર ક્લિક કરો તે પછી તરત જ તમારા રીસીવરો ઈમેલ સુધી પહોંચી શકે છે. જેમ કે તે સીધા પ્રાપ્તકર્તા સુધી જાય છે, જો ઈમેલ સરનામું ખોટું હોય, તો તમે તરત જ જાહેરાત મેળવી શકો છો અને ઝડપથી આગળના ઉકેલો માટે જઈ શકો છો.
- તે સમય બચત છે. તમે એક જ સમયે હજારો ઇમેઇલ સરનામાં સાથે જૂથ ઇમેઇલ્સ મોકલી શકો છો.
- તે ખર્ચ બચાવે છે. તમારે મેઇલિંગ પર બજેટ ખર્ચવાની જરૂર નથી.
- તે તમારા મનપસંદ વેબિનાર પ્લેટફોર્મ પરથી સીધા જ જનરેટ કરી શકાય છે. જ્યાં સુધી તમે રૂબરૂ મીટિંગ કરી રહ્યાં હોવ, ત્યાં સુધી તમારી પ્રથમ પસંદગી કદાચ ઝૂમ હશે, Microsoft Teams, અથવા કંઈક સમકક્ષ. જ્યારે RSVP ની પુષ્ટિ થાય છે, ત્યારે બધી લિંક્સ અને સમયમર્યાદાઓ ઇમેઇલ દ્વારા સમન્વયિત થાય છે, જેથી પ્રતિભાગી અન્ય ઇવેન્ટ્સ સાથે મૂંઝવણ ટાળી શકે.
એ વાત સાચી છે કે દરરોજ અબજો ઇમેઇલ મોકલવામાં આવે છે અને તેમાંથી ઘણા સ્પામ હોય છે. દરેક વ્યક્તિ કામ, ખરીદી, મીટિંગ અને વધુ માટે મહત્વપૂર્ણ સંદેશાઓની આપ-લે કરવા માટે ઓછામાં ઓછા એક ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરે છે. જો કે, તમારે દરરોજ ઘણા બધા ઇમેઇલ વાંચવા પડે છે, તેથી તે આશ્ચર્યજનક નથી કે તમને ક્યારેક "ઇમેઇલ થાક" ની ઘટનાનો સામનો કરવો પડે છે. આમ, સારો આમંત્રણ ઇમેઇલ પહોંચાડવાથી પ્રાપ્તકર્તાઓ તરફથી બિનજરૂરી ગેરસમજ અથવા અજ્ઞાનતા ટાળી શકાય છે.
સ્ટેપ બાય સ્ટેપ મીટિંગનું આમંત્રણ ઈમેલ લખો
સારી મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ આવશ્યક છે અને, એક નિયમ તરીકે, તે અસર કરે છે ઇમેઇલ ડિલિવરી દર.
પ્રાપ્તકર્તાઓના સન્માનમાં બિઝનેસ મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ પૂર્ણ કરવા માટે દરેક વ્યક્તિએ શિષ્ટાચાર અને સિદ્ધાંતોનું પાલન કરવું પડે છે. તમે આ પગલાંઓ અનુસરીને માનક મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ કેવી રીતે લખવો તે શીખી શકો છો:
પગલું 1: એક મજબૂત વિષય રેખા લખો
એ હકીકત છે કે 47% ઇમેઇલ પ્રાપ્તકર્તાઓ એવા ઇમેઇલ્સ વાંચે છે જેમાં સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત વિષય હોય છે. પ્રથમ છાપ મહત્વપૂર્ણ છે. આ ખાતરી કરી શકે છે કે પ્રાપ્તકર્તાઓને તાકીદ અથવા મહત્વની ભાવના અનુભવાય છે, જે ઉચ્ચ ઓપન રેટ તરફ દોરી જાય છે.
- ટૂંકું, લક્ષિત. વાસ્તવિક બનો, ભેદી નહીં.
- તમે તાકીદની નિશાની તરીકે વિષય વાક્યમાં હાજરીની પુષ્ટિ માટે કહી શકો છો.
- અથવા લાગણીનો સ્વર ઉમેરો જેમ કે મહત્વ, તાકીદ,...
- જો તમે સમય-સંવેદનશીલ મુદ્દા પર ભાર મૂકવા માંગતા હોવ તો સમય ઉમેરો
દાખ્લા તરીકે: "મીટિંગ 4/12: પ્રોજેક્ટ બ્રેઈનસ્ટોર્મ સત્ર" અથવા "મહત્વપૂર્ણ. કૃપા કરીને આરએસવીપી કરો: નવી પ્રોડક્ટ સ્ટ્રેટેજી મીટિંગ 10/6"
પગલું 2: ઝડપી પરિચય સાથે પ્રારંભ કરો
ખૂબ જ પ્રથમ પંક્તિમાં, તમે કોણ છો, સંસ્થામાં તમારી સ્થિતિ શું છે અને તમે શા માટે તેમનો સંપર્ક કરી રહ્યાં છો તેની ટૂંકી માહિતી આપવાનો સારો વિચાર છે. પછી તમે મીટિંગનો હેતુ સીધો જ બતાવી શકો છો. ઘણા લોકો મીટિંગના અસ્પષ્ટ હેતુને પહોંચાડવાની ભૂલ કરે છે કારણ કે તેઓ ધારે છે કે સહભાગીઓને તે વિશે જાણ હોવી જોઈએ.
- તમારા પરિચયને સંમત અથવા કાર્ય સાથે સંબંધિત બનાવો
- સહભાગીઓને યાદ કરાવો કે તેઓને કોઈ કાર્ય પૂર્ણ કરવાની જરૂર હોય અથવા મીટિંગમાં તેમની સાથે કંઈપણ લાવવાની જરૂર હોય.
દાખ્લા તરીકે: નમસ્તે ટીમ સભ્ય, હું આવતા સોમવારે નવા પ્રોડક્ટ લોન્ચમાં તમને મળવા આતુર છું.
પગલું 3: સમય અને સ્થાન શેર કરો
તમારે મીટિંગનો ચોક્કસ સમય શામેલ કરવો જોઈએ. તમારે તેમને એ પણ જણાવવું જોઈએ કે મીટિંગ કેવી રીતે અને ક્યાં થાય છે, ક્યાં તો રૂબરૂ અથવા ઓનલાઈન, અને જો તેઓને જરૂર હોય તો માર્ગદર્શિકા અથવા પ્લેટફોર્મ લિંક્સ ઑફર કરો.
- જો કોઈ કર્મચારી વિશ્વના વિવિધ ક્ષેત્રોમાં કામ કરે તો સમય ઝોન ઉમેરો
- મીટિંગની અંદાજિત અવધિનો ઉલ્લેખ કરો
- દિશા નિર્દેશો આપતી વખતે, શક્ય તેટલું વિગતવાર જણાવો અથવા મેપિંગ માર્ગદર્શિકા જોડો.
દાખ્લા તરીકે: કૃપા કરીને શુક્રવાર, ૬ ઓક્ટોબરના રોજ બપોરે ૧:૦૦ વાગ્યે વહીવટી ભવનના બીજા માળે, મીટિંગ રૂમ ૨ માં અમારી સાથે જોડાઓ.
પગલું 4: મીટિંગ એજન્ડાની રૂપરેખા બનાવો
મુખ્ય ઉદ્દેશ્યો અથવા પ્રસ્તાવિત મીટિંગ એજન્ડા આવરી લો. વિગતોનો ઉલ્લેખ કરશો નહીં. તમે ફક્ત વિષય અને સમયરેખા જણાવી શકો છો. ઔપચારિક મીટિંગ માટે, તમે એક વિગતવાર દસ્તાવેજ જોડી શકો છો. આ ખાસ કરીને ઉપસ્થિતોને તેમની તૈયારી અગાઉથી કરવામાં મદદ કરવા માટે ઉપયોગી છે.
દાખ્લા તરીકે, તમે આનાથી શરૂઆત કરી શકો છો: અમે ચર્ચા કરવાની યોજના બનાવીએ છીએ..../ અમે કેટલાક મુદ્દાઓને સંબોધવા માંગીએ છીએ અથવા નીચે મુજબ:
- 8:00-9:30: પ્રોજેક્ટનો પરિચય
- 9:30-11:30: હોવર્ડ (IT), નૂર (માર્કેટિંગ) અને ચાર્લોટ (સેલ્સ) તરફથી પ્રસ્તુતિઓ
પગલું 5: RSVP માટે પૂછો
આરએસવીપીની આવશ્યકતા તમારા પ્રાપ્તકર્તાઓના પ્રતિસાદની પુષ્ટિ કરવામાં મદદ કરી શકે છે. અસ્પષ્ટતાને રોકવા માટે, પ્રતિભાગીઓ માટે તેમની હાજરી અથવા ગેરહાજરી વિશે તમને જાણ કરવા માટે પસંદગીનો પ્રતિસાદ અને સમય મર્યાદા તમારા ઇમેઇલમાં શામેલ હોવી જોઈએ. તેના દ્વારા, જો તમે નિયમન કરતા સમયે તેમનો RSVP ન મળ્યો હોય, તો તમે ઝડપી ફોલો-અપ ક્રિયાઓ કરી શકો છો.
દાખ્લા તરીકે: કૃપા કરીને [તારીખ] સુધીમાં [ઇમેઇલ સરનામું અથવા ફોન નંબર] પર જવાબ આપો
પગલું 6: એક વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ હસ્તાક્ષર અને બ્રાન્ડિંગ ઉમેરો
વ્યવસાયિક ઈમેલ સહીમાં પૂરું નામ, પદનું શીર્ષક, કંપનીનું નામ, સંપર્ક માહિતી, વ્યક્તિગત વેબસાઇટ્સ અને અન્ય હાઇપરલિંક કરેલા સરનામાં.
તમે સરળતાથી તમારા હસ્તાક્ષરને કસ્ટમાઇઝ કરી શકો છો Gmail.
દાખ્લા તરીકે:
જેસિકા મેડિસન
પ્રાદેશિક ચીફ માર્કેટિંગ ઓફિસર, ઇન્કો ઉદ્યોગ
555-9577-990
ઘણા બધા મફત ઇમેઇલ સહી નિર્માતાઓ છે જે તમારો સમય અને મહેનત બચાવે છે, જેમ કે મારી સહી.
મીટિંગ આમંત્રણ ઈમેલના પ્રકારો અને ઉદાહરણો
ધ્યાનમાં રાખો કે વિવિધ પ્રકારની મીટિંગ્સમાં અનુસરવા માટે વિવિધ ધોરણો અને લેખન શૈલીઓ હશે. સામાન્ય રીતે, અમે મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ્સને તેમના ઔપચારિક અથવા અનૌપચારિક સ્તરના આધારે અલગ પાડીએ છીએ, જેમાં વર્ચ્યુઅલ મીટિંગ્સ અથવા શુદ્ધ ઑનલાઇન મીટિંગ્સનો સમાવેશ થાય છે અથવા બાકાત છે. આ ભાગમાં, અમે તમને કેટલાક વિશિષ્ટ પ્રકારના મીટિંગ આમંત્રણો અને દરેક પ્રકારના ટેમ્પ્લેટ એકત્રિત કરીએ છીએ અને તેનો પરિચય આપીએ છીએ જે વ્યવસાય મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ્સમાં લોકપ્રિય રીતે ઉપયોગમાં લેવાય છે.
#1. ઔપચારિક મીટિંગ વિનંતી ઇમેઇલ
ઔપચારિક મીટિંગ વિનંતી ઇમેઇલનો ઉપયોગ મોટી મીટિંગ માટે થાય છે જે સામાન્ય રીતે વર્ષમાં એક થી ત્રણ વખત થાય છે. તે એક મોટી ઔપચારિક મીટિંગ છે તેથી તમારો ઇમેઇલ ઔપચારિક લેખન શૈલીમાં લખવો જોઈએ. મીટિંગમાં કેવી રીતે ભાગ લેવો, સ્થાન કેવી રીતે શોધવું અને કાર્યસૂચિની વિગતવાર માહિતી સહભાગીને સ્પષ્ટ કરવા માટે જોડાયેલ પરિશિષ્ટોની જરૂર છે.
ઔપચારિક મીટિંગ્સમાં શામેલ છે:
- મેનેજમેન્ટ બેઠક
- સમિતિની બેઠક
- બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સની બેઠક
- શેરધારકોની બેઠક
- વ્યૂહરચના બેઠક
ઉદાહરણ 1: શેરધારકો આમંત્રણ ઇમેઇલ નમૂનો
વિષય: મહત્વપૂર્ણ. તમને વાર્ષિક સામાન્ય સભામાં આમંત્રણ છે. [સમય]
[પ્રાપ્તકર્તાનું નામ]
[કંપની નું નામ]
[જોબ શીર્ષક]
[કંપનીનું સરનામું]
[તારીખ]
પ્રિય શેરહોલ્ડરો,
અમે તમને વાર્ષિક સામાન્ય સભામાં આમંત્રિત કરતાં આનંદ અનુભવીએ છીએ જે આયોજિત થશે [સમય], [સરનામું]
વાર્ષિક શેરધારકોની મીટિંગ માહિતી, આદાનપ્રદાન અને વચ્ચે ચર્ચા માટેનો એક અસાધારણ પ્રસંગ છે [કંપની નું નામ] અને અમારા બધા શેરધારકો.
માટે મુખ્ય નિર્ણયો લેવામાં સક્રિય ભૂમિકા ભજવવા માટે તમારી જાતને અભિવ્યક્ત કરવાની અને મત આપવાની તક પણ છે [કંપની નું નામ], તમારી માલિકીના શેરની સંખ્યાને ધ્યાનમાં લીધા વિના. બેઠકમાં નીચેના મુખ્ય કાર્યસૂચિઓને આવરી લેવામાં આવશે:
એજન્ડા 1:
એજન્ડા 2:
એજન્ડા 3:
એજન્ડા 4:
તમને આ મીટિંગમાં કેવી રીતે ભાગ લેવો તે અંગેની સૂચનાઓ, કાર્યસૂચિ અને તમારી મંજૂરી માટે સબમિટ કરવાના ઠરાવોનો ટેક્સ્ટ નીચે જોડાયેલ દસ્તાવેજમાં મળશે.
તમારા યોગદાન અને તમારી વફાદારી માટે હું બોર્ડ વતી તમારો આભાર માનું છું. [કંપની નું નામ] અને હું તમને મીટિંગમાં આવકારવા આતુર છું [તારીખ]
શ્રેષ્ઠ શુભેચ્છા,
[નામ]
[પદનું શીર્ષક]
[કંપની નું નામ]
[કંપનીનું સરનામું અને વેબસાઇટ]
ઉદાહરણ 2: વ્યૂહરચના બેઠક આમંત્રણ ઇમેઇલ નમૂનો
[પ્રાપ્તકર્તાનું નામ]
[કંપની નું નામ]
[જોબ શીર્ષક]
[કંપનીનું સરનામું]
[તારીખ]
વિષય રેખા: પ્રોજેક્ટ લોન્ચ માર્કેટિંગ ઝુંબેશ મીટિંગ: 2/28
વતી [કંપની નું નામ], હું તમને એક બિઝનેસ મીટિંગમાં હાજરી આપવા માટે આમંત્રિત કરવા માંગુ છું જે આયોજિત થાય છે [કોન્ફરન્સ હોલનું નામ, મકાનનું નામ] [તારીખ અને સમય]. આ બેઠક સુધી ચાલશે [સમયગાળો].
અમારી આગામી દરખાસ્ત [વિગતો] પર ચર્ચા કરવા માટે અમારા પ્રોજેક્ટના પ્રથમ તબક્કામાં તમારું સ્વાગત કરવામાં મને આનંદ થાય છે અને અમે તેના પર તમારી મૂલ્યવાન આંતરદૃષ્ટિની પ્રશંસા કરીએ છીએ. અહીં દિવસ માટેના અમારા કાર્યસૂચિનો સંક્ષિપ્ત સારાંશ છે:
એજન્ડા 1:
એજન્ડા 2:
એજન્ડા 3:
એજન્ડા 4:
આ દરખાસ્તને અમારી આખી ટીમ સૌથી મહત્વપૂર્ણ દરખાસ્તોમાંની એક માને છે. તમારા વધુ સંદર્ભ માટે, અમે આ પત્ર સાથે એક દસ્તાવેજ જોડ્યો છે જે તમને વધુ વિગતવાર માહિતી પ્રદાન કરે છે જેથી તમે મીટિંગ માટે અગાઉથી તૈયારી કરવાનું અનુકૂળ શોધી શકો.
આ દરખાસ્તને સફળતાપૂર્વક અમલમાં મૂકવા માટે અમે વધુ શું કરી શકીએ છીએ તેની ચર્ચા કરવા માટે અમે બધા તમારી સાથે વાતચીત કરવા આતુર છીએ. કૃપા કરીને મીટિંગ માટે કોઈપણ પ્રશ્નો અથવા ભલામણો પહેલાં સબમિટ કરો. [અન્તિમ રેખા] આ ઈમેલનો જવાબ આપીને સીધો મને.
આગળનો દિવસ શુભ રહે.
તમારો આભાર,
ગરમ સાદર,
[નામ]
[પદનું શીર્ષક]
[કંપની નું નામ]
[કંપનીનું સરનામું અને વેબસાઇટ]
#2. અનૌપચારિક મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ
ઔપચારિક મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ સાથે, તે ફક્ત અંડર-મેનેજમેન્ટ-સ્તરના સ્ટાફ અથવા ટીમના સભ્યો સાથેની મીટિંગ છે. તમારા માટે યોગ્ય રીતે કેવી રીતે લખવું તે વિચારવું ખૂબ સરળ છે. તમે મૈત્રીપૂર્ણ અને આનંદકારક સ્વર સાથે અનૌપચારિક શૈલીમાં લખી શકો છો.
અનૌપચારિક મીટિંગ્સમાં શામેલ છે:
- મંથન સભા
- સમસ્યાનું નિરાકરણ મિટીંગ
- તાલીમ
- ચેક-ઇન મીટિંગ
- ટીમ બિલ્ડિંગ મીટિંગ
- કોફી ચેટ્સ
ઉદાહરણ 3: ચેક-ઇન મીટિંગ આમંત્રણ ઇમેઇલ ટેમ્પલેટ
વિષય પંક્તિ: તાત્કાલિક. [પ્રોજેક્ટનું નામ] અપડેટ્સ. [તારીખ]
પ્રિય ટીમો,
શુભેચ્છાઓ!
તમારી સાથે કામ કરવાનો સમય આનંદદાયક અને રમૂજી રહ્યો છે [પ્રોજેક્ટનું નામ]. જો કે, અમારી યોજનાઓ સાથે અસરકારક રીતે આગળ વધવા માટે, હું માનું છું કે અમારા માટે જે પ્રગતિ થઈ છે તેની જાણ કરવાનો સમય યોગ્ય છે અને હું તમને મળવાની તકની કદર કરીશ. [સ્થાન] પર આ બાબતે વધુ ચર્ચા કરવા [તારીખ અને સમય].
મેં તે તમામ એજન્ડાઓની યાદી પણ જોડી છે જેની આપણે ચર્ચા કરવાની જરૂર છે. તમારી કાર્ય પૂર્ણતાનો અહેવાલ તૈયાર કરવાનું ભૂલશો નહીં. કૃપા કરીને આનો ઉપયોગ કરો [લિંક] તમે તેને બનાવી શકશો કે કેમ તે મને જણાવવા માટે.
કૃપા કરીને મને જલદી તમારું પુષ્ટિકરણ ઇમેઇલ કરો.
ગરમ સાદર,
[નામ]
[જોબ શીર્ષક]
[કંપની નું નામ]
ઉદાહરણ 4: ટીમ બુilding આમંત્રણ ઈમેલ ટેમ્પલેટ
પ્રિય ટીમ સભ્યો,
આ તમને જણાવવા માટે છે કે [વિભાગનું નામ] આયોજન કરી રહ્યું છે અમારા તમામ સ્ટાફ માટે ટીમ બિલ્ડિંગ મીટિંગ પર સભ્યો [તારીખ અને સમય]
વધુ વ્યાવસાયિક વિકાસ માટે, તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે કે આપણે એકસાથે વિકાસ કરીએ અને તે માત્ર ત્યારે જ થઈ શકે જો આપણે એક ટીમ તરીકે કામ કરીએ જેથી અમારી કુશળતા અને પ્રતિભાનો વધુ સારો દેખાવ લાવવા માટે લાભ લઈ શકાય. આ જ કારણ છે કે અમારો વિભાગ દર મહિને વિવિધ ટીમ-નિર્માણ પ્રવૃત્તિઓને પ્રોત્સાહન આપે છે.
કૃપા કરીને આવો અને ઇવેન્ટમાં જોડાઓ જેથી અમે તમારો અવાજ સાંભળી શકીએ કે અમે તમને બહેતર સમર્થન આપવા માટે કેવી રીતે સુધારી શકીએ. ત્યાં પણ થોડા હશે ટીમ-બિલ્ડિંગ રમતો, અને કંપની દ્વારા હળવો નાસ્તો આપવામાં આવશે.
આ ટીમ-બિલ્ડિંગ ઇવેન્ટમાં મજાની ક્ષણો માણવા માટે અમે આતુર છીએ, જે આપણામાંના દરેકને વિકાસ કરવામાં મદદ કરવા માટે ગોઠવવામાં આવી છે. જો તમને લાગે કે તમે આ મીટિંગમાં ભાગ લઈ શકતા નથી, તો કૃપા કરીને જણાવો [સંયોજકનું નામ] at [ફોન નંબર]
આપની,
[નામ]
[જોબ શીર્ષક]
[કંપની નું નામ]
#3. ગેસ્ટ સ્પીકરનું આમંત્રણ ઈમેલ
મહેમાન વક્તા આમંત્રણ ઇમેઇલમાં મીટિંગ અને બોલવાની તક સંબંધિત વક્તાને સંબંધિત માહિતી શામેલ હોવી જોઈએ. વક્તાને ખબર હોવી જોઈએ કે તેઓ તમારા કાર્યક્રમમાં કેવી રીતે યોગદાન આપી શકે છે અને તમારા કાર્યક્રમનો ભાગ બનવા માટે તેઓ કયા લાભો મેળવી શકે છે.
ઉદાહરણ 5: ગેસ્ટ સ્પીકર આમંત્રણ ઇમેઇલ ટેમ્પલેટ
પ્રિય [સ્પીકર],
અમે આશા રાખીએ છીએ કે આ સંદેશ તમને સારી રીતે શોધશે! અમે આજે તમારા ચિંતન માટે બોલવાની અદભૂત તક સાથે પહોંચી રહ્યા છીએ. અમે તમને કૃપા કરીને અમારા માનનીય વક્તા બનવા માટે કહીએ છીએ [મીટિંગનું નામ], એક ઇવેન્ટ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કર્યું [તમારી ઇવેન્ટના હેતુ અને પ્રેક્ષકોનું વર્ણન]. આખું [મીટિંગનું નામ] ટીમ તમારી સિદ્ધિઓથી પ્રેરિત છે અને માને છે કે તમે અમારા સમાન વિચાર ધરાવતા વ્યાવસાયિકોના પ્રેક્ષકોને સંબોધવા માટે સંપૂર્ણ નિષ્ણાત બનશો.
[મીટિંગનું નામ] માં યોજાશે [સ્થળ, શહેર અને રાજ્ય સહિત] on [તારીખ]. અમારી ઇવેન્ટ લગભગ હોસ્ટ થવાની અપેક્ષા છે [અંદાજિત સહભાગીઓની સંખ્યા#]. અમારો ધ્યેય છે [મીટિંગના ઉદ્દેશ્યો].
અમારું માનવું છે કે તમે એક શાનદાર વક્તા છો અને [નિપુણતાના ક્ષેત્રમાં] તમારા વ્યાપક કાર્યને કારણે, તમારો અવાજ તે વાતચીતમાં એક મહત્વપૂર્ણ ઉમેરો હશે. તમે [સમયગાળો] મિનિટ સુધીના તમારા વિચારો રજૂ કરવાનું વિચારી શકો છો જે ક્ષેત્ર સાથે સંબંધિત છે. [મીટિંગનો વિષય]. તમે [અંતિમ તારીખ] પહેલાં તમારી દરખાસ્ત મોકલી શકો છો [લિંક] અનુસરો જેથી અમારી ટીમ તમારા વિચારો સાંભળી શકે અને તમારા ભાષણની વિગતો અગાઉથી નક્કી કરી શકે.
કોઈ પણ સંજોગોમાં, જો તમે હાજર રહી શકતા નથી, તો અમે તમને [લિંક] દ્વારા અમારો સંપર્ક કરવા નમ્ર વિનંતી કરીએ છીએ. તમારા સમય અને વિચારણા બદલ આભાર, અમે તમારા તરફથી સકારાત્મક પ્રતિભાવ સાંભળવા માટે આતુર છીએ.
શ્રેષ્ઠ,
[નામ]
[જોબ શીર્ષક]
[સંપર્ક માહિતી]
[કંપનીની વેબસાઇટ સરનામું]
#4. વેબિનાર આમંત્રણ ઇમેઇલ
આજના ટ્રેન્ડમાં, વધુને વધુ લોકો ઓનલાઈન મીટિંગનું આયોજન કરી રહ્યા છે કારણ કે તે સમય અને ખર્ચ બચાવે છે, ખાસ કરીને રિમોટ વર્કિંગ ટીમો માટે. જો તમે કોન્ફરન્સ પ્લેટફોર્મનો ઉપયોગ કરો છો, તો સારી રીતે કસ્ટમાઇઝ્ડ આમંત્રણ સંદેશાઓ છે જે મીટિંગ શરૂ થાય તે પહેલાં તમારા પ્રતિભાગીને સીધા મોકલવામાં આવે છે, જેમ કે ઝૂમ આમંત્રણ ઇમેઇલ ટેમ્પ્લેટ. વર્ચ્યુઅલ વેબિનાર માટે, તમે નીચેના નમૂનાનો સંદર્ભ લઈ શકો છો.
સંકેતો: “અભિનંદન”, “ટૂંક સમયમાં”, “પરફેક્ટ”, “અપડેટ”, “ઉપલબ્ધ”, “આખરે”, “ટોચ”, “વિશેષ”, “અમારી સાથે જોડાઓ”, “ફ્રી”, ” વગેરે જેવા કીવર્ડ્સનો ઉપયોગ કરો.
ઉદાહરણ 6: વેબિનાર આમંત્રણ ઇમેઇલ નમૂનો
વિષય રેખા: અભિનંદન! આપને આમંત્રણ છે [વેબીનારનું નામ]
પ્રિય [ઉમેદવાર_નામ],
[કંપની નું નામ] [વેબિનાર વિષય] પર [તારીખ] ખાતે [સમય], લક્ષ્ય રાખીને [[વેબિનાર હેતુઓ]
તમારા માટે [વેબીનાર વિષયો] ના ક્ષેત્રમાં તમારા આમંત્રિત નિષ્ણાતો પાસેથી મોટા લાભો મેળવવા અને મફત ભેટો મેળવવાની એક સારી તક હશે. અમારી ટીમ તમારી હાજરી માટે ખૂબ જ ઉત્સાહી છે.
નોંધ: આ વેબિનાર સુધી મર્યાદિત છે [લોકોની સંખ્યા]. તમારી સીટ બચાવવા માટે, કૃપા કરીને નોંધણી કરો [લિંક], અને તમારા મિત્રો સાથે શેર કરવા માટે નિઃસંકોચ.
હું તમને ત્યાં જોવાની આશા રાખું છું!
તમારો દિવસ શુભ રહે,
[તમારું નામ]
[હસ્તાક્ષર]
આ બોટમ લાઇન
સદભાગ્યે, ઇન્ટરનેટ પર તમારા માટે કસ્ટમાઇઝ કરવા અને તમારા પ્રતિભાગીઓને સેકન્ડોમાં મોકલવા માટે બિઝનેસ મીટિંગના આમંત્રણોના ઘણા ઉપલબ્ધ નમૂનાઓ છે. તમારા ક્લાઉડમાં કેટલાક સાચવવાનું ભૂલશો નહીં જેથી કરીને તમે તમારા ઇમેઇલને સંપૂર્ણ લેખન સાથે તૈયાર કરી શકો, ખાસ કરીને તાકીદના કિસ્સામાં.
ધારો કે તમે તમારા વ્યવસાય માટે અન્ય ઉકેલો પણ શોધી રહ્યા છો. તે કિસ્સામાં, તમે શોધી શકો છો કે AhaSlides એક સારું પ્રેઝન્ટેશન ટૂલ છે જેમાં તમારી વેબિનાર ઇવેન્ટ્સ, ટીમ-બિલ્ડિંગ પ્રવૃત્તિઓ, કોન્ફરન્સ અને વધુને ટેકો આપવા માટે ઘણી અદ્ભુત સુવિધાઓ છે.
વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો
મીટિંગ એપોઇન્ટમેન્ટ માટે તમે ઇમેઇલ કેવી રીતે લખો છો?
તમારી મીટિંગ એપોઇન્ટમેન્ટ ઇમેઇલમાં શામેલ કરવા માટેના મુખ્ય મુદ્દાઓ:
- વિષય રેખા સાફ કરો
- શુભેચ્છા અને પરિચય
- વિનંતી કરેલ મીટિંગ વિગતો - તારીખ(ઓ), સમય શ્રેણી, હેતુ
- ચર્ચા માટે કાર્યસૂચિ/વિષયો
- જો પ્રાથમિક તારીખો કામ ન કરતી હોય તો વિકલ્પો
- આગળના પગલાંની વિગતો
- બંધ અને સહી
હું ઇમેઇલ દ્વારા ટીમ મીટિંગનું આમંત્રણ કેવી રીતે મોકલી શકું?
- તમારું ઈમેલ ક્લાયંટ અથવા વેબમેલ સેવા (જેમ કે Gmail, Outlook, અથવા Yahoo Mail) ખોલો.
- નવા ઈમેલનો મુસદ્દો તૈયાર કરવા માટે "કંપોઝ" અથવા "નવું ઈમેલ" બટન પર ક્લિક કરો.
- "ટુ" ફીલ્ડમાં, તમે મીટિંગમાં આમંત્રિત કરવા માંગતા હો તે ટીમના સભ્યોના ઇમેઇલ સરનામાં દાખલ કરો. તમે બહુવિધ ઈમેલ એડ્રેસને અલ્પવિરામથી અલગ કરી શકો છો અથવા પ્રાપ્તકર્તાઓને પસંદ કરવા માટે તમારા ઈમેલ ક્લાયન્ટની એડ્રેસ બુકનો ઉપયોગ કરી શકો છો.
- જો તમારી પાસે તમારા ઈમેલ ક્લાયન્ટ સાથે સંકલિત કેલેન્ડર એપ્લિકેશન છે, તો તમે ઈમેલથી સીધા જ કેલેન્ડર આમંત્રણમાં મીટિંગ વિગતો ઉમેરી શકો છો. "કેલેન્ડરમાં ઉમેરો" અથવા "ઇવેન્ટ દાખલ કરો" જેવા વિકલ્પ માટે જુઓ અને જરૂરી માહિતી પ્રદાન કરો.
હું ઇમેઇલ આમંત્રણ કેવી રીતે કરી શકું?
ટૂંકા ઇમેઇલ આમંત્રણમાં શામેલ કરવા માટેની મુખ્ય બાબતો અહીં છે:
- શુભેચ્છા (નામ દ્વારા પ્રાપ્તકર્તાનું સરનામું)
- ઇવેન્ટનું નામ અને તારીખ/સમય
- સ્થાન વિગતો
- ટૂંકો આમંત્રણ સંદેશ
- આરએસવીપી વિગતો (અંતિમ તારીખ, સંપર્ક પદ્ધતિ)
- બંધ (તમારું નામ, ઇવેન્ટ હોસ્ટ)
